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こんにちは、採用の仕事をして13年、営業のマネージャーをしている、ワーキングマザーのわかまろと申します。
今日はですね、会社員であれば誰もが避けて通れない、業務の引き継ぎについてお話をしたいなと思います。
私もですね、今絶賛大きなプロジェクトの引き継ぎの真っ最中、私が出す側で引き継ぎの真っ最中なんですけども、
結構やっぱり引き継ぎって、自分のやってきた業務を他人にそのまま受け渡すっていうのはすごく難易度の高いスキルだなというふうに思ってまして、
ちょっとそれについてお話をしたいなと思ってます。会社員の方であればおそらく引き継ぎを受けた側か、もしくは引き継ぎをする側か、いずれかは経験がある方が多いかなと思うんですけれども、
これはプライベートでも結構使えるスキルだと思うんですね。例えば子育てのある業務、あるタスクに関して妻から夫側に引き継ぐ。
自分のやってきたことを言語化して、一般化して、夫ができるようにするっていうですね。結構引き継ぎと一言に言ってもいろんなスキルが詰まっているし、結構仕事だけではなくてプライベートでも
使える大事なスキルだなと思ってますので、ちょっと今日はそのことについてお話をしたいなと思っております。
まず前提ですね、私が営業をしているので、ちょっと営業色が強くなるというか、もしかしたら他の職種ではちょっと通じない話もあるかもしれないんですけども、ご容赦いただければと思います。
まずですね、引き継ぎにあたって大事なことその1が、スケジュールと公認を決めるっていうことですよね。スケジュールも公認も会社が自動的に決めてくれていれば話が早いんですけども、
例えば機の途中で自分だけが退職とか休職に入るとか、引き継ぎをする場合、自分から能動的にいついつまでにこういう公認を決めてもらって、いついつまでに引き継ぎを終わりたいですっていうのを能動的に言わないといけません。
なので、まず引き継ぎにどれくらいかかるのかっていう構数の見積もりと、あと公認はどんな人、どんなタイプの人が適役なのかっていうのを自分の中で試算して、それで周りに、主に上司ですかね、上司に調整をつけてもらうように伝達っていうのをしないといけません。
私も管理職をやっているのでよくわかるというか、よくあるあるなのが、管理職からすると公認を決めるっていうタスクが後回しになりがちなんですよね。そうなんです。あんまりあってはならないんですけど、ちょっと後回しになりがちなので、あんまり上司の人が動いてくれないときは、やっぱりこの引き継ぎが、今3ヶ月かけてやりたいと思ってるけど、これが2ヶ月1ヶ月と短くなることによって、
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会社にとってどんなデメリットがあるのかっていうのもセットで伝える方が動いてもらいやすくなるのかなというふうに思います。
自分にとってのその業務の優先順位と、上司から見た場合のその業務の優先順位、重要度っていうのが異なっている場合があるんですよね。どういうことかというと、ある一人のメンバーの方からすると、その業務が全てなのですごく重要な業務に感じるけれども、上司でその組織を全体を見ている立場からすると、
その組織の中では、そんなに優先順位の低い、高くない業務ということもあり得ます。なので、自分の業務を本当にそのまま引き継ぐのか否か、公認をつけるのかつけないのかということも含めて、そこら辺は上司とコミュニケーションをこまめにとり、スケジュールの部分と公認の部分というのを自分から言っていくのがいいのかなというふうに思います。
いざスケジュールと公認が決まったとなったら、その業務の棚下ろしをしていくわけなんですけれども、ここも結構難しいですよね。自分が今までやってきたことを言語化して、かつ他人が分かるようにする。そしてその全くの他人が自分がやってきたことをできるようにするっていうふうに仕立てるっていうのがすごく難しいスキルだよなというふうに思ったりします。
その時にちょっと大事な観点だなと思うのが、まず公認の習熟度、その公認の人はその業務に長けているのか長けていないのか、穴がありそうだとしたらどんなところでつまずきそうなのかっていうのをまず棚下ろしをするということと、
あと自分の業務の中の棚下ろしとして事実と感想を分けるっていうんですかね。事実と見解っていうのを分けて言語化できるととても良いのかなと思います。
例えば事実としてある顧客、あるお客の臨時を通すのに、これこれこういうスケジュールでこういう書類提出物が必要だっていうのは簡単に言語化できますよね。まず事実を言語化すると。
そこから自分が抱いている見解、この人はこういう相手の顧客はこういう妨な書類提出業務がすごく嫌がるからここはサポートしてあげたほうがいいとか、顧客は事実と論理で話したがるのであんまり感情的なコミュニケーションを避けたほうが良いとかですね。
ここら辺のその見解っていうのを分けて棚下ろしをするとすごく良いんじゃないかなと思います。事実は誰が見ても事実など揺るがないものなのでその引き継ぎ書とかマニュアルにもちゃんと書いてあげると。
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ただ見解っていうのはもしかしたら担当する人が違ければ違う感想だったり見解を持つかもしれないわけです。なので引き継ぐ内容としては事実はこういう事実があるんだけれどもこれに対して私はこういう見解を持っているというのを口頭なり何なりでこれはあくまでも見解ですよという形で示してあげると購入の人も動きやすいんじゃないかなと思っています。
実際に自分が行ってきた業務の言語化棚下ろしができた段階で次は公認がそれをできるようにするっていう段階になりますよね。
その時によくあるのが自分は完璧に引き継ぎ書を作ったので見ておいてっていうケースがあるんですけども、職種によるかもしれないんですけどちょっと不親切な対応かなと個人的には思っております。
なぜなら書面に書かれた情報というのは正確性っていうのが担保されている反面飲み込むのに非常にパワーがかかりますし書き手が多少曖昧な表現をしてしまうと解釈がずれたりするっていうことが往々にしてありますので、
その業務の重要度にもよるとは思うんですけれども、できればテキスト情報その後に残るテキスト情報と後頭できちんと補足をしてあげるっていうのが大事かなというふうに思います。
あと最後に、公認がきちんとオンボーディングできるように業務によっては伴奏期間を必要に応じて設けるのが良いのではないかなと思っています。
やっていく中で頭で分かっていたとしても実際やってみると分からないことが出てくるとか、実際例えば私は営業なので顧客との関係性とかコミュニケーションにおいてちょっとロスだったりバグが発生するっていうことがあるんですね。
なので、そこら辺のバグがあったとしてもその前任者がきちんとサポートしてスムーズにオンボーディングができるようにサポートする伴奏期間というのも仕事によっては必要なのかなというふうに思っています。
私は今実際大きなプロジェクトとか大きな顧客を一社引き継ぐので、それにあたってまず最初は社内を調整したんですけど、なかなか公認を決めてもらえなかったんですね。
公認を決めてもらえなかったので、この引き継ぎが遅れると月々いくらいくらの損害が発生する可能性がありますよっていうのを女子に結構しつこく言って頑張って公認を決めてもらいました。
その後の棚卸しについては、だいぶ過去の経緯、過去にこういう改善提案を繰り返してこういう経緯があったっていうのを事実と解釈を分けて、事実コーナーと解釈コーナーっていうのを分けて引き継ぎ所っていうのを作りました。
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その後に引き継ぐ先の新しい営業がですね、私よりはだいぶ歴の浅いというか、まだまだエントリーキャリアと呼ばれる人に任せる形になるので、就職度を見ながら業務の引き継ぎっていうのをミーティング何回かに分けてコートで行っていって、
で、あと伴走期間ですね、あの接客も不安にならないように、あと公認もスムーズにオンボーディングできるように伴走期間っていうのは割と3ヶ月ぐらいたっぷり取って今動かしているっていうような感じです。
で、あと最後にもう一個だけ大事だなと思うのが、あんまりこう前任のバイアスを入れすぎないっていうことなんですよね。
私はこうした方がいいと思うとか、私はこうしなかった、理由はこれこれみたいなですね、あの前任の思い入れっていうのがあると思うんですけど、
これから担当していくのは自分ではないので、ある程度公認の人に任せるのが良いんではないかなと思います。
で、そうですね、例えば今私が引き継いでいる顧客もですね、例えばこれこれこういう商品はこういうインバイで入らなかったっていう情報を事実としては伝えるんですけど、だから今後も入らないと思うかどうかは、
まあ本当にそうなるかどうかは分からないわけです。公認の人の方が自分よりもっともっといい仕事をする可能性だって大いにあるので、
そういった可能性をのめを積まないためにも、事実はちゃんと伝えるけれども、見解、特にネガティブな見解っていうのは控える方が良いのかなと思っています。
ということで今日も最後まで聞いていただいてありがとうございました。
最後にコメントなんですけれども、前回の放送で101回でメンバーを褒めるのをやめた話というのをさせていただいております。
この回では私が管理職としてメンバーをめちゃくちゃ褒めてたけど、それはダメなんだってことに気が付いたっていう話をしてまして、
ここに対して高野とウェブデザイン修行中さんからコメントをいただいております。
冒頭聞いていて、嫌われる勇気にこんなこと書いてあったなと思っていたら、まさにアドラ心理学が出てきました。
子育てにおいて褒めないっていうのはなかなか難しいですね。ついつい反射的に褒めてしまいます。笑い。ということでコメントありがとうございます。
そうなんですよね。私もまさにアドラ心理学に出会ったのが、嫌われる勇気がきっかけだったので、共通点があってすごく嬉しいなと思いました。
子供は褒めちゃいますよね。私も毎日褒めちぎりに褒めちぎってます。
すごい天才最高みたいな感じで褒めちゃうので、いつかやめていきたいなと思ってますが、難しいですよね。すごく共感します。ということでコメントありがとうございます。
ここからは余談なんですけれども、年賀状って皆さん毎年どうされてますか?
私はですね、結婚した当初1,2年ぐらいはちょっと気まぐれにというか待たしてたんですけど、最近辞めたんですね。
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辞める時に友達にもちょっと辞めます。SNSと言っても、LINEとかですかね。LINEとかで緊急報告させてくださいみたいな感じで辞めまして、
今は宛名のない空の年賀状っていうのを6枚ぐらい作っておいて、親戚の方とかからいただいたらお返しするっていう形にしております。
年賀状ってもらうとすごく嬉しいんですけど、やっぱり作成するってなると負担なのと、
同時に私が送ることによって相手にも負担をかけてるんじゃないかっていうこともありまして、ちょっと最近年賀状からは遠のいておりますが、皆さんはいかがされてますでしょうか。
ということで今日も最後まで聞いていただいてありがとうございました。私は明日で仕事おさめなのですごくワクワク元気いっぱいで、
今日、明日過ごしたいなと思っております。最後まで聞いていただいてありがとうございます。また明日も聞いていただけると幸いです。
