決算書をAIで読む前の情報管理
おはようございます。オサナイ和志です。青森で中小企業診断士として経営コンサルをしたり、
オサナイだけど背中は押します!を合言葉に全国の中小企業社長さんや社員さんを応援しています。
ということで今日はですね、税理士さんからもらった決算書、AIでどう使う、社長のための読み方というテーマでお送りいたします。
社長の皆さん、税理士さんからもらった決算書、そのまま棚にしまっていませんでしょうか。
決算終わるとさっぱりして、税理士さんが分厚い決算書を持ってきてくれるじゃないですか。
その場で説明も聞いて、なるほどなーって言ってうなずいてですね、
でも会社に戻ったらですね、封筒のまま棚の上に置いて、
次に開くのは銀行に決算書を出してくださいと言われた時、そんな社長さん結構多いんじゃないかなというふうに思うんですね。
でもですね、決算書は税務署が銀行に出すためだけの書類ではないんですね。
去年1年間会社がどうだったのか、そして来年どうするのか、それを考えるための社長の材料なんです。
とはいえですよ、じゃあ数字がずらーっと並んでいて、これどっから見ればいいのっていうふうにね、
分からないっていう方もたくさんいらっしゃるかと思います。
そこで今日はですね、AIを相手にして社長さんが自分で決算書を読むやり方をですね、じっくり教えますので、
画面を見せながら教えますので、ぜひ最後までお聞きいただければなと思います。
画面で何をしているか、あの声でもね、音声配信の方のために声でもお話ししていきますので、
ぜひ音声配信を聞きの方もそのままお聞きいただければいいかなというふうに思っております。
本題に入る前に少しお知らせをさせてください。
ノートメンバーシップを募集中です。
無料配信では聞けない僕の発答や具体的な話や数字や事例などを公開しております。
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ぜひそちらからご参加ください。
それからもう一つお知らせです。
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ということで、公式LINEの方では週に1回今週の配信のまとめをお届けするほか、
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ということで、今日はゼイリッシュさんからもらった決算書、
AIでどう使う?社長のための読み方というテーマでお送りいたします。
決算書をAIにっていうふうな話をすると、まず聞かれることがあるんですよ。
何かって言ったら、AIに入れたら会社の情報を全部持っていかれるんじゃないの?っていうふうに、
ここの質問、たまに来るんですよって。
大事な質問なので、先にお答えしておきます。
ChatGPTを作っているOpenAIという会社があるんですけど、
このOpenAIの公式のページに何て書いてあるかということで、
よく聞かれる三つの質問に分けてちょっとお話させていただきたいんですけども、
一つ目は、AIの勉強に使われるのかっていうことを聞かれるんですけども、
個人のプランでは、最初は入れたものがAIを良くするために使われる設定になっています。
これは設定のデータコントロールでモデル改善するっていうところをオフにすれば止められます。
火曜日の、昨日とともにの火曜日の回でも実際にお見せしましたので、
まだご覧になっていない方は火曜日の回の放送をご覧いただいて、
設定をオフにしていただければいいかなというふうに思います。
ただし、オフにしてもチャットをずっとやってますと、
たまにこの答えが良いですか、悪いですかみたいなアンケートみたいなのが出てくるときがあるんですね。
そこで、良いねとか良くないとかボタンを押しちゃうと、その会話は学習に使われることがありますので、
それをバッテンを押してください。確かに右側にバッテンボタンがあったと思いますが、
それはバッテンしておいていただければいいんじゃないかなというふうに思います。
それからチャットの画面の上にある一時チャットというのがあるんですが、
これを使うと後から保存しない限り、その会話はAIの勉強に使われません。
履歴印も残りません。
ただし、安全のために最大30日間はChatGPTの会社に保存されるというふうに公式ページに書いています。
ちょっと実際の画面をお見せしたいんですけれども、今画面が見えてますでしょうか。
この動画配信の方々見えてますかね。
新しいチャットというボタンがありますよね。
新しいチャットボタンを押して、画面の右上に吹き出しの点線みたいなのがあるんですが、
これは一時チャットというのがあるんです。
ここを押していただきます。
そうすると画面の真ん中が一時チャットというふうに文字に変わりまして、
このチャットはメモリ、プラグイン、カスタム指示を参照できますが、履歴には表記されませんというふうになるんです。
ここの一時チャットという部分を押していただくと記録に残らないというところになりますので、
ここをぜひ皆さん覚えておいていただければいいかなというふうに思います。
これが一つ目ですね。
二つ目。
二つ目ですけれども、人が読むのかというふうな話なんですよ。
ChatGPTの会社の決められた担当者と主否義文のある委託先の会社が会話を読むというのは、
悪いことに使われていないかの調査であったりとか、問い合わせの対応とか、
そういう法律上の対応とか、公式のページに書かれた場合だけなんですよ。
ここだけですね。
勝手にオープンAIの社員が皆さんからデータを吸い上げたいものを勝手に読めるかというと読めないような仕組みになっている、
ルール上になっているということなんですね。
ただ、学習の設定をさっきも言いました。
オンにしたままだと学習のために読まれることがあるということは注意してください。
そして、その公式のページ自身が見られたくない情報は入れないでくださいというふうに書いていますので、
本当にプライベートな機微な情報であったりとか、そういったものは入れないほうがいいかなというふうに思います。
三つ目。
これは外の会社に預けること自体が心配だという声も結構聞こえます。
気持ちはよく分かります。
ただ、社長さんも例えば会計ソフトにも、ネットの銀行にもメールにも会社の数字って預けてますよね。
違いはAIの勉強に使われるかどうかという、そこは設定でさっき言ったように止められるじゃないですか。
不正アクセスとかで外に出てしまう心配というのは会計ソフトでもネットの銀行でもどのサービスにもあるわけですよ。
ですからAIだけが特別ではないということを覚えておいていただければいいかなと思います。
もちろん100%安全というものはありません。
公式のページを一度読んで、自分の会社で入れていいかどうかというのを社長さんが決めていただければいいかなというふうに思います。
この三つをお気をつけいただければいいかなと。
生成AIをご利用していただければいいんじゃないかなというふうに思います。
港食堂の利益と預金の変化を読む
今日は決算書を実際に生成AIに読み込ませましょうということなんですけれども、
今日使う決算書は架空の会社の決算書で試してみたいと思います。
今日の決算書は僕がちょっと作ったんですけれども、架空の会社、港食堂という会社さんです。
青森で飲食店を2店舗と、それから仕出しとお弁当をやっているという会社で、
従業員が10人ほどの会社さんです。
税率さんからもらった2年分の決算書があるということなんですけれども、
早速で画面を見ながらやっていきたいと思います。
まず先ほど言った一時チャットというところをオンにしていただきまして、
ここにまずは決算書の指示文、どういうふうにして決算書を今読み込ませるのかというプロンプトを音声で入力していきます。
私は小さな会社の社長です。
添付は税率さんからもらった決算書2年分です。
社長の私がわかるように教えてください。
去年と比べて儲けはどう変わったか、会社の預金は増えたか減ったか、借りたお金を返す力は足りているか、
そして次に税率さんと話すときに聞いておくと良い質問を5つ、
専門用語は使わず優しい言葉で、計算した数字には計算式も、決算書からわからないことはわからないと書いてください。
こんな感じで今音声入力したものをチャットの欄に入れさせていただいたというところです。
ここに決算書を入れていきます。
決算書を今外からグイッと引っ張ってきて、このまま決算書を押しますと、
ドラッグ&ドロップでこうやって決算書の見本というのが入っています。
例えばこの下の方に写真やファイルを追加とか、いろいろここからも追加はできますけれども、
ドラッグ&ドロップの方が簡単かなというふうに思います。
今の指示文のポイントは社長の私がわかるようにというふうに最初に立場を書くということなんです。
ここ大切なんです。
これを書かないと専門家向けに難しい答えが返ってきたりしますから、
それから最後の計算式も書いてとか、わからないことはわからないと書いてというふうに、
ここも大事かなと僕は思います。
AIって計算を間違えたり書いてないことをそれらしく本当に作ってしまうことがありますから、
計算式があれば後で出入りしたに確かめることもできますから、
ぜひそこは指示として出しておいたほうがいいかなというふうに思います。
これをポチッと押します。
じゃあどうなるかということなんですけれども、
AIは今計算している日記文ですけれども、
今数値を整理するとか試行中とかって出てますけれども、
いろいろ考えて今一生懸命やっています。
どんな感じで出てくるかということなんですが、
はい、もう出てきましたね。
あっという間にいろいろなってますね。
じゃあまずどういうふうになっているかということを見ていきたいなというふうに思います。
まず儲けはどう変わったかということなんですけれども、
はい、まず去年と比べて儲けはどう変わったか、
まず売上と利益を比べてみましょうということで、
表のようになってますね。
売上と、それから売上から仕入れを引いた利益と、
本業での利益と最終的な利益という4つの項目が並んでいます。
それぞれ数字が前期と当期と、あと増減プラスマイナスですね。
というふうに並んでいるということなんですけれども、
まず売上を見ますと、前期が9800万、
今期が1億400万ということで600万円増えているというふうには見えます。
一方で売上から仕入れを引いた利益というのが6566万円前期が、
当期が6552万で14万ほど減ってますということです。
最終的な利益というのは、実は前期168万儲けたんですけど、
今期は20万マイナスだった、つまり赤字だったということなんですね。
だから188万ほど前期と比べて減っているということになるということなんですね。
ここにAIに書いてくれているように、
売上が増えてますよというように、今さっき言ったように言えてます。
だいたい6.1%増えてるという計算式も入れて書いてます。
売上だけ見ると会社は成長してます。
ところがということで利益が減ってますよということで、
本業の利益が254万減ってますということで、
なんで利益が減ったのかというところもちゃんと理由が書かれてます。
大きな理由は二つあります。
一つ目は仕入れにかかるお金が増えたということで、
去年は3234万しかかかってなかったのが、
今年は3848万ですから614万仕入れが増えちゃいましたという話ですね。
つまり売り得が増えても仕入れにかかるお金がそれ以上に増えてしまいましたというふうに書かれているということですね。
もう一つの理由は人件費などの経費が増えたということで、
給料とか水道高熱費、手数料とか、これ多分近隣の話かな、いろいろあってますけども、
特に給料と水道高熱費が増えているということで、
この結果本業の利益が大きく減っていますというふうになってます。
社長としての見方ということでここに書いてあるのが、
売上を増やすことだけを考えるのではなくて、
仕事ごとの利益が十分に取れているかであったりとか、
材料とか仕入れの値上がりを価格に反映できているかとか、
あと人件費とか経費に見合った利益が出ているかっていう、ここを確認する必要があります。
ここまで生成AIは出してくれるんですよ。
だからこういうことって社長が頭の中でバーッと計算してるとかもしますけども、
やっぱり文章をAIが出してくれるということで、
やっぱりより客観的に見ることができるんじゃないかなというふうに思うんですね。
やっぱり売上が増えちゃうと社長さんがつい良かったって思うじゃないですか。
でも売上が増えても今言ったように儲けが減るっていうこともあるわけですから、
やっぱり利益がどれだけ増えたかということが大切かなというふうに思います。
次に会社の預金が増えたか減ったかという項目なんですけども、
ここも項目現預金があって、前期末と後期末のそれぞれの現預金の段差が書かれています。
これを見ますと約550万円減っているということなんですね。
つまり約28.2%の減少になっているということなんです。
なんで預金減ったのっていうことですね。ここもちゃんと書かれています。
注目したい数字があります。それはまだお客様から受け取らないお金、売りかけ金です。
これ売りかけ金のこともちゃんとわかりやすく、まだお客様から受け取らないお金っていうふうに優しく書いてくれてます。
この売りかけ金が前期末は390万円だったけど、後期末が640万円増えちゃってるということで250万円増えてるんですね。
さらに決算書の最後には次の説明があります。
当期の10月から近くの会社向けに仕出し弁当を始めた。これが月末締め、翌々月払いになっているということなんですね。
つまり新しく始めた仕出しの弁当の代金はすぐに誘金されないと。
例えば10月にお弁当を始めてますから、この10月分代金というのは翌々月、10月末に締めてその代金が入ってくるのは翌々月ですから12月に入ってくるということなんです。
2ヶ月間お金キャッシュにならないということなんですね。
ですから仕事をして売り上げが経っていても実際にお金が入るまでの時間がかかる仕組みになっちゃってるよということをAIがここでお知らせしているということなんですね。
ただし、預金が500万円、50万円減った正確な理由はこの決算書だけではわかりません、ちゃんとわからないということも書いています。
ここでまた社長の見方として、売り上げが増えることと預金が増えることは別ですよというふうなことをちゃんと書いているということ。
こういうふうに優しい言葉で分析をしてくれるとすごくわかりやすいじゃないですか。
どうしても僕ら資源を、税理士さんもそうですし僕ら信頼士もそうですけども、やっぱり知らず知らずには専門用語、難しい言葉を使ったりするんですよ。
ですからこうやってAIが書いてくれることによって、僕らが説明するよりむしろわかりやすかったりしますから。
こういう一般的な部分に関してはこういうふうな説明で十分僕はいいんじゃないかなというふうには思います。
借入金の返済力と税理士への質問
あと最後、借りたお金を返す力は足りているかというところですね。ここはちょっと慎重に見ていきますというふうに書いています。
借入金に比較ということで、ここにずらずらと表で書いていますけども、結局銀行とかからの借入が2,900万円で去年の3,500万から600万円減ってますよということで、
借金を減らせていることは良い点だということをAIも言っています。
ただし役員からの借入金は100万円増えています。つまり社長が個人で会社に入れているお金が100万円増えているということなんですね。
じゃあ返済する力はあるのかということ、ここが大事なんですよ。ここもちゃんと優しく書いてますね。
ここで本業で稼いだお金に注目しますと、当期の数字は本業の利益が62万。
あと建物や設備などの価値のめびり分、これ原価消却って言うんですけど、これをあえて建物や設備などの価値のめびり分ということで290万。
これは実際の費用としてお金は出てませんから、この分キャッシュとして残っている。
景品はなるけども現金の支出にならないということで、この2つを足すと352万になります。
これは返済に回せるお金を考えるときの参考になる数字ですということで、一方で決算書には1年以内に返す借金が600万円でかかる。
つまり352万円のキャッシュがあるんだけど600万返さなきゃいけないということは248万足りないということなんですね。
ですから本業で稼いだ力だけでは1年以内に返す予定の600万に届いていませんというふうにAIは判断しているということになります。
だから社長としての見方としては借金そのものは減っているけど本業の利益が大きく減っちゃっているので預金も減ってますと。
ですからこれから同じように借金を返していけるのか一回ちゃんと確認した方がいいですよということでこういうふうにアドバイスもしてくれるという本当に優秀ですよね先生。
これもプロンプトンの入れ方なんです。
さっきも言ったようにただ分析してとか決算書を読んでだけだとやっぱり難しい言葉でゼラゼラというふうに出てきちゃうから、
さっき言ったプロンプトンみたいなことをやっていくとわかりやすく出てくるかなというところ。
そして今回の決算書で良かったところ審判のところというふうなところも出てきているじゃないですか。
こういうところもAIが先読みしてやってくれるということここが大事ですよね。
あとは税理士さんに最後に質問を5つ書いてくださいというふうに命令しました。
そしたらちゃんと質問1利益が減った原因についてということで売り上げを600万円増えたのに本源の利益が254万円も減っています。
何が一番大きな原因でしょうか。来年利益を増やすために何を改善すればよいでしょうか。
税理士さんに向けた質問の文章も作ってくれたりとか。
来年必要な利益とAI活用の注意点
あと例えば借入金の返済について今の利益と預金の状態で借入金の返済無理なく続けられますか。
今後1年間で元金と率とか合わせていくら払う予定でしょうかということでこういう質問も考えてくれたりします。
そして最後に社長として覚えてほしいことってことで数字3つ気をつけてください。
利益、預金、銀行の借入金というこういうこともちゃんと生成AIは決算書を入れると分析してくれて
そして優しい言葉で教えてくれるということなわけですよ。
こういうふうに生成AIを使うと社長の皆さんどうですか決算書って苦手な方たくさんいらっしゃると思いますが
なるほどとすごく分かりやすいねっていうふうになるじゃないですか。
やっぱりそれが自社の数字をきちんと社長が理解しておくこれが僕は大事かなというふうに思うんですね。
ですから冒頭言いました税理士さんの話説明聞いて頷いて終わるという。
それで終わらないでください。何を聞けばいいか分からないわけですよ。
結局なぜかといったら今までみたいに生成AIを分析してくれなかったからということがあると思うんですね。
やっぱり質問を持っていけば話の中身がぐっと深くなりますから銀行の担当者さんと話すときも同じように使えますから
ぜひこういうふうな使い方をしていただければいいんじゃないかなというふうに思います。
あともう一つ答え返ってきたらこういうふうに続けてみてください。
実際に僕もまたプロンプトを入れてみますね。
来年借りたお金の返済を賄うには利益はいくら必要ですか。計算式も書いてください。
こんな質問をしてみましょう。計算式も書いてくださいというふうにして質問をしてみました。
そうするとどういうふうにAIが今判断するかというとすぐ出てきますね。
店舗の計算書をもとに来年1年間に借入金を返すためにどれくらい利益が必要なのかを計算してみますということで
まず来年返す借入金がいくらかということでこの600万円返す必要がありますよと
返済するために必要な利益はここでいくと310万円必要ですと
今の利益と比べたら330万円必要になりますよということなわけですね。
ということで今と比べて330万円利益を改善する必要があるという計算ということで
こういうふうなことも結果として出せるということなんですね。
例えば原価率でどのくらいなのという話とかまたさらに質問を続けると33%必要ですとか
そういうふうなことが返ってきたりとか
あとじゃあどうすればいいのといったら例えば支出の代金を早くもらう約束にするとか
さっき言ったように翌々月にしたりとか
もうちょっと支払いの約束取引のルールを変えたりとか
そういうふうにして社長さんが考えることがはっきりしてくるじゃないですか。
ここが大事なんですね。
ただしAIの計算は間違っていることもありますので
数字は最後に税理士さんにちゃんと確かめてください。
AIの答えはあくまでも下読みというかそういうことですね。
決めるのは最後社長さんですからいいですか。
ここ大事です。
今日もずらずらといろいろお話してきました。
いろんな命令文もありますけれども
こちらも今日も公式LINEに登録していただいた方限定で
AIというふうに公式LINEの方に送っていただきますと
火曜日と水曜日と一緒に文字でお届けできますので
ぜひ音声でお聞きの方もそのままコピーして使えますので
リンクは概要欄にありますので
ぜひそちらから公式LINEの方登録していただければいいかなというふうに思っています。
ということで今日も聞いていただきましてありがとうございました。
税理士さんからもらった決算書は棚にしまっておくものではありません。
AIを相手にして儲けお金返す力
これを読んで
税理士さんへの質問と来年の目標をつくる決算書
社長の作戦の材料にしてみてはいかがかなというふうに思います。
はいということで今日は税理士さんからもらった決算書
AIでどう使う社長のための読み方というテーマでお送りいたしました。
挑戦が人生だ。
Don't worry. Be happy.
それではまた明日この時間にお会いしましょう。
今日も元気にいってらっしゃい。
