広告会社で担当した社内システムの仕事
こんにちは、取次屋のわけ美です。 向かいのマンションで大規模修繕が始まりまして、
今日はカンカン足場を組む音が入ってしまうかもしれません。 すいません。
そんな中ですが、今日はちょっと私の昔の仕事の話をしようかなと思います。
私は以前、大手の広告会社に10年ほど常駐していたことがあります。
システム部門で社内ヘルプデスクのお仕事をしていました。
ヘルプデスクというと、パソコンが壊れたとか操作がわからないとか、
そういうお問い合わせに応える仕事を創造されると思います。
それももちろんやってたんですけれども、私が主に担当していたのは、
会社の売上や経費、外部への発注などを管理する、いわゆる機関システムって呼ばれるもの。
これがなかなか面白いお仕事だったんです。
その会社が日本の広告業界で二大巨頭の一つと呼ばれる会社だったので、
メジャーな広告に関わるお仕事が社内にたくさんあったんですよ。
例えば、あの有名なタレントさんをCMに起用するのにこれぐらいの費用がかかるんだとか、
あのCMの振り付けは、あそこを経由してあの人に依頼がいくんだとか、
流れですね、そういう情報も仕事の中で目にすることがあって、
普段テレビを見ているだけでは知ることのできない広告の裏側に触れられるのがすごく面白かったです。
テレビCMの放送枠と売買の仕組み
そもそも広告会社って何をしているところなのか、意外と知らない方もいらっしゃると思うので、
昔ながらの分かりやすい例を一つご紹介しますと、
例えば飲料メーカーさんが新しい飲み物を発売するとします。
たくさんの人に知ってもらって買ってもらいたい。
じゃあ広告を出しましょうという話になるわけです。
でも広告を出すと言っても、どんな人に向けてどんな広告を出すといいのか、
テレビCMなのか雑誌なのかイベントなのか、まずはそこから考える必要があります。
仮にテレビCMを作りましょうということになったとします。
そうすると今度はどんなCMにするのか、出演するのは誰なのか、音楽や衣装はどうするのか、
それを取りまとめる広告会社があって、実際に映像を作る製作会社があって、
タレントさんのキャスティング会社、所属事務所が関わったり、
作曲家さん、振付師さん、撮影スタッフなども本当にいろんな専門家が関わって一つのCMが出来上がっていきます。
そして映像が完成したら、今度はそのCMを実際にテレビで流すための放送枠を買うという仕事がまた別にあるんです。
テレビCMには大きく分けてタイムCMとスポットCMという2つの売り方がありまして、
タイムというのは昔からこの番組はご覧のスポンサーの提供でお送りしますという番組提供のCMが代表的です。
一本のスポットCMは例えば新商品の発売に合わせて、
今月は集中的にテレビCMを流しましょうという時に使われたりします。
同じCM映像を流すとしても、実は放送枠の買い方が全然違う。
もう別の商品を買うような感じなんです。
しかもCMって映像が一緒でも流れる場所によって値段とか種類が違って、
番組と番組の間に流れるCMをステブレ、ステーションブレイクって呼んだり、
番組の途中に入るCMをPT、パーティシペーションの略なんですけど、そう呼んだりします。
それからちょっと特殊な枠として、番組が始まる直前のカウキャッチャーっていうんですけど、
それと終わった直後のヒッチハイクって呼ばれるものもあります。
なんか名前だけ聞いてても面白くないですか?
番組の本編が始まる前に、今日の見どころのダイジェストみたいなのがちょっと流れて、
この後すぐってなるの見たことが皆さんあると思うんですけれども、
ああいう場面で本編の直前に流れるCMは料金というか契約の仕方が違ったりするんです。
料金も場合によっては視聴率によって料金変わってくるとか。
そういう私たち視聴者には同じように見えるテレビCMでも、
裏側では全然違う商品として売り買いされているんだなぁって。
それを例えば飲料メーカーさんが各社といちいちやるわけにいかないので、
広告代理店さん、広告会社さんというのが入って取りまとめているっていう、
そういう仕組み。
私の場合は広告を作るというよりはシステムを通してこういう仕組みを知って、
何気なく見ていたテレビのCMの裏側にこんな細かく分かれていることがあるんだっていうのをすごく興味深く覚えました。
さてここまでお話しすると、広告会社には本当にいろんな仕事があるんだなっていうのが何となく伝わったでしょうか。
CM一つ撮っても企画、営業、制作、放送枠を扱う人、売上や経費を管理する人、いろんな部署が関わっています。
業務フローを踏まえた研修とFAQ
そんな中私が担当していたのは、
そういう社内のお仕事を支える機関システムについて各部署からのお問い合わせを受ける仕事でした。
これがシステムの操作方法さえ知っていれば答えられるかというと、そうではなくて、
部署によって使い方やメニューが全然違ったんですね。
だから各部署のどんな立場の人がどういう仕事をしていて、仕事がどんな順番で進んで、
どのタイミングで何をシステムに入力してどんなエビデンスを残さなければいけないのかという、
まずそこを理解していないとお問い合わせが来ても答えられなかったんですね。
だから私たちヘルプデスクは各部署の業務フローを頭に叩き込んだ上で、
システムの操作方法を覚えて対応をしていました。
やっぱり大きい会社ってすごくて、業務フローっていうのが一応ちゃんと基本定められているんですよね。
本当にむちゃくちゃ分厚い辞書みたいな文書でもあるし、文章だけだと分かりにくいので、
業務フロー図っていうのがあったんです。
一つのプロジェクトが始まるところから終わるところまでに、
あなたはこれだけの仕事をしてどこでこんな記録を残しますよっていうのが全部図解されているのがあったんですけど、
横長なんです。左から始まってずっと右側にプロジェクトが流れていくんですけど、
それがもう本当に巻物みたいに長くて何メートルもあるんですよ。
その巻物を頭の中に叩き込んで、システムの操作方法を覚えて案内をしていました。
それで私はそのシステムの操作研修も担当してたんです。
新入社員さん向けに初歩的な研修をすることもあれば、
中途入社の方にその部署で必要な操作だけを教えるということもありましたし、
新しくグループの参加に入ってきた会社の皆さんが、
それまでの会社のやり方とは違うシステムや仕事の流れを覚えることになったときには、
それは研修の土台から考えて実施に関わることもありました。
ただ、研修って教えたら終わりじゃないんですよね。
先生業をやられている方はもうよくお分かりだと思うんですけれども、
研修中、講座中は分かったつもり、
でも実際に自分の日々の仕事が始まると、
あれ、こういう場合はどうするんだっけ?
マニュアルを見ても、あれ、システムが思い通りに動かないぞということが必ず出てきますよね。
そういった時の困った時のお問い合わせを受けるのも、
同じ私たちの部署の仕事だったんです。
問い合わせに対応した後は、よくある質問をFAQにまとめて、
次に同じことで困った人が自分で調べられるようにしていきます。
FAQは私、10年ぐらいの間に作ったり作り変えたりで、
2000件以上は作ったと思います。
そうやって日々現場の声を聞いていると、
皆さんが実際に使い始めてからどんなところでつまずくかというのが分かってくるんですよね、だんだん。
だから、次に研修ってなると、
今度はそのつまずきポイントを意識して説明するとか、
研修の内容を考えることができるようになる。
研修を企画して実施して、
使い始めた人の困りごとを実際に聞いて、
それをまた研修やFAQに反映する。
この一連の流れを担当できたのは、
今振り返ってもものすごくいい経験だったと思っています。
手取り足取りから自立支援へ
それからもう一つこの仕事を通して学んだことがあって、
それは手取り足取りを教えることと、
相手が自分でできるようになること。
この両方を考える必要があるってことです。
手取り足取りと、あとは相手が自分ができるようになるっていう。
システムが苦手な方とか、
特に無茶苦茶丁寧に説明しますし、
必要であればリモートで繋いで、
リモート操作、こっちが相手の画面を操作して一緒にやる。
何とかするってやるんですけど、
でも社内ヘルプデスクって、
別に問い合わせが来れば来るほど儲かる仕事でもないんですよ。
むしろ社員の皆さんがシステムの操作で困らなくなって、
自分で日々の仕事を進められるようになるってことが目標なんです。
だから最初は手取り足取りを教えます。
でも次に同じことが起きた時には自分でできるようになってほしい。
そのためにどこまで手伝って何を覚えてもらうのがいいのか、
そこまで考えた上で対応するってことをこの仕事で学びました。
大事だなと思いました。
経験を取次屋の講座支援へつなぐ
長々と昔の仕事の話をしてきたんですけど、
実はこの経験が今の取り継ぎ屋の仕事にもすごくつながっております。
例えば資格認定講座とか、
講師養成講座を運営している主催者さん。
ちょっと聞いてみたいんですけど、
受講生さんに知識や技術を教えて資格を取ってもらいますよね。
資格を取ってもらったら、
その先は自分で講座を開いたり活動したりできるようになってほしいですよね。
そのための講座ですから。
でも止まっちゃう方いらっしゃいませんかっていう。
講座を終了してから初めて出てくる困りごとで
うってなる人すごく多いと思うんです。
ちゃんと教わって理解してても、
いざ一人でやろうと思うとどうか止まっちゃうっていうのは意外とある。
あるあるだと思います。
最近こういうお仕事をしましたって言うと、
あるあるすぎるっていう反響をいただきます。
しかもそのつまずき方は一人一人違うんですよね。
使っているパソコンも生活環境も得意なこと苦手なこと、
気合も人によって全然違いますから当然なんですけど、
一人一人つまずき方が違う。
そんな風に研修が終わってつまずきかけた頃、
一方でもう主催者さんは、
次の受講生さんの募集して何ならもう次の講座始まってて運営で忙しい。
修了生さんのコミュニティも回していかなきゃいけない。
そんな忙しい先生たちの状況を修了生さんも分かっているから、
今更こんなこと聞けない。聞いていいのかな。いや聞けないって。
遠慮しちゃって余計に進まないってことがあったりします。
お見かけします。
最近私のような第三者にそこを何とかしてっていうご依頼をいただくことが増えてきて、
あーなるほどこういうところでお役に立てるんだなーっていうのを気づき始めました。
主催者さんと修了生さんの間に入って困りごとを受け止める。
必要なら操作を一緒に練習することもありますし、
何から始めればいいのかわからなくなっている方には、
開催までの段取りを一緒に考えようって話し合ったりすることもあります。
修了生さんたちが実際にどこで困っているのかが分かると、
主催者さんが次の講座やフォローの仕組みを考える材料にもなります。
これって私が昔やっていた仕事のサイクルと実はとてもよく似ていたんです。
講座で教え終わることと修了生さんが自分の力で活動できるようになることは
必ずしも同じではないっていうその間をつなぐ仕事を
今はさせていただいているんだなと思います。
もし講座や教会、コミュニティの主催者さんで
資格を取った後なかなか活動を始められない修了生さんがいるとか
修了後のフォローまで手が回らないという方がいらっしゃったら
ぜひ一度取り継ぎ屋にお話ししに来ていただけたら嬉しいです。
ということで今日は華やかな広告業界の裏側で
私が10年間やっていた地味なサイクルのお仕事の話でした。
最後までお聞きいただきありがとうございました。
あけみでした。