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仮面夫婦ですが、何か?
戦略的仮面夫婦カブの人生解放チャンネル。
このチャンネルは、仮面夫婦、仕事はポジティブライスワークなわままのカブが、
戦略的に仮面夫婦として生活をしながら幸せに生きるために、
心を解き放して自由に配信をするチャンネルです。
仮面夫婦、仕事など、同じ悩みを持つ誰かに寄り添う配信をしたいです。
お疲れ様です。カブです。
仮面夫婦カブです。
今日は、仕事でメールをやり取りする際の、試すぎないコツについてお話をしたいと思います。
今日なんですけど、近所で工事をしていて、ちょっと音が入ってしまうかもしれないんですが、
ちょっと今日以外収録の時間が撮れなくて、お聞き苦しいところがあったらすみません。
そして、本編に入る前に対談の告知を2つさせてください。
1つ目が5月23日木曜日のお昼に ストリングスファインダーの講師のゆうかりさんと
クソオットーのストリングスファインダーの資質 予想ライブを行います
私はクソオットーに対してピタイチも払いたくないですし
ストリングスファインダー こんな良いものがあるよなんてお話
世間話をすることもないので クソオットーの資質は一生わからないんですが
ただ資質がわかることで 彼がどういう価値観で
私に貴行や愚行を繰り返すのかっていうのが ちょっと気になるなっていうところで
本当にハードルが高いと思うんですけど
私の配信内容からゆうかりさんに オットーの資質を予想してもらうというライブを行います
私も当日まで結果がわからないのですごく楽しみです
アーカイブも残しますが ぜひ聞いていただけたら嬉しいです
そしてもう1つが5月26日日曜日の夜の10時ぐらいから
癒し継承所占い師のリッピーさんと 夜の営みや仕事のあれこれとか
ザックバランに話すライブを行います
こちらはテーマをがっつり決めるっていうよりかは
お酒を片手にスナックで来てワイワイ 夜の明けすけなことを話すような
そういったイメージをしています
気軽に登壇もしてもらいたいですし コメントもしていただきたいですが
あまりに過激になりすぎちゃったら アーカイブも残らないかもしれないので
こちらぜひリアルタイムでご都合のつく方は 遊びに来てもらえたら嬉しいです
こちらの対談の告知を私がよく出入りしている 占いのダオの中にある
熟女スナックの部屋に投稿したら すごく皆さん盛り上がってくれて
やっぱり夜のことって大やけに言えないけど すごく興味があるというか
性欲って食欲と睡眠欲と性欲だっけな 3大欲求なのになかなか
おっぴろげに言えないというところも すごくあると思うんですよね
なんで私もフラストレーションがたまってますから 日曜日はたくさん話したいと思います
5月の26日 ぜひ遊びに来てください
それでは本編に入ります 私がメールを処理するテクニックのお話を
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フォルダの作り方とか受信をしたときに 大きく2つに分けてお話をしたいと思います
まずは前提条件のお話となります
私の会社はとある大きい会社で メールのシステムはOutlookとなります
そしてセキュリティが厳しいので こんなシステムがいいななんて
気軽に入れることは厳しくって Outlook 1本で頑張るしかないという感じです
そして私の仕事はメンバー級で 現場職場とか内勤職場とか
いろいろあるんですけど 私はデスクワークをしています
仕事というと企画というか事業所の運営に 携わっているというところもあって
メンバー級の割にはメールの受信は多いけど 多分ベンチャーとかITに比べたら
全然少ないほうなのかなと思っています
休みの日で1日メールとか見ないで ほっぽっておくと
Outlookに30通ぐらいあるような感じですかね
なので そんな量で何言っとんねん という感じかもしれないですけれども
少しでも誰かの参考になれば嬉しいです
まずはメールを送受信する前の下準備として ポルダを作るお話をしたいと思います
このポルダを作ること自体も 賛否両論あるかなと思うんですけど
私は自分の仕事のやり方として やっぱりポルダ分けしておいたほうが
楽かななんて思っています
どういうふうに作るかというと 私は複数のイベントやタスクを抱えているので
それごとに作るっていう感じですね
皆さんも自分の手持ちの仕事とかやることって 何があるかなって思い浮かべてもらうと
いくつかあると思うんですけど それごとに作るっていう感じですね
例えば私のメールのポルダを見ると ちょっと仕事の内容は伏せますが
○○イベントですとか あと定例で毎月やっている○○会議ですとか
あとは何かしらの報告会 なんとか報告会
そして各種表彰 事業所内の表彰ですね ○○表彰の対応
あとはダイバーシティのイベントがあれば ダイバーシティとか○○イベントとか
あとは新入社員の受け入れが つい最近は4月でありましたので
新入社員の受け入れとか そういう感じですね
なので 抱えている仕事を毎日作ります
あと それプラス意外と大事だなというか 役に立っているのが
その他の業務っていうのを 作っておくようにしています
これは送信済みと何が違うのかっていうと
誰かの仕事に対して ただにアンサー返しただけっていうのは
送信済みでいいんですけど 自分がこのあらかじめ作ったポルダには
当てはまらないけど 一時的にやってる仕事の送信メールっていうのもあるので
それは仮置きというか その他の業務みたいなポルダを1個作っておいています
これをすることでメリットがあるなと思っていて
この送信済みメールのうちのポルダとして いくつかポルダを作っておくんですけど
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これで仕事を見える化しておくことによって 自分の仕事の手持ちが分かるかなと思っています
例えばOutlookを開いたときに メールのポルダが見えますように
するとパッと見に入ったときに そういえば 例えば今 私は新入社員の対応が終わったけど
このイベントの対応やってないかもみたいに 気づくというか
そういったところもあるのかなと思っています
あとは結構 私が発信する立場っていうところもあって
自分が発信したメールの内容に対して 管理職や経営層から
このメールに書いてあることってどういう意味なのとか
詳しく教えてみたいな問い合わせがあったときに ただ単に送信済みアイテムに埋もれていると
あれ 自分で送ったのに何のこと言ってるのかしら なんてなっちゃうことがあるので
あらかじめフォルダを作っておくことで これの話ねっていうことで
自分のメールをたどりやすいっていうことがあると思います
Outlookって結構 Googleに比べると検索機能がいまいちかななんて感じているところがあるので
そこを補完するためにフォルダ分けをしているっていう感じです
このフォルダに対して 私が自分が送ったところの中身も入れますし
例えば 他の人が作った内容ですね
スタッフ一丸としなってやっている仕事 イベントとかもあるので
他のスタッフが私と共同してやっているイベントのメールなんかを送ってきてくれたときも
このフォルダに入れたりしています
あとは 自分が作ったメールに対して さらにリマインドを作ったりとか
あと リモートの会議の情報を作るっていうこともあるので
メールを引用して作るときのためにも ここにお仕事前に分けておくと
自分が送ったメールを探す 再度送るときにっていう機能のメリットもあるかなと思います
なので 私のフォルダの使い方とすると 人によっては当該業務のメールが来たときに
あらかじめそこに 仕事前にフォルダ分けできる機能を使っているっていう人もいると思うんです
それも全然悪くないと思うんですけど 私はそうにしちゃうと漏れがあるかなと思っているので
フォルダ分けをする意図とすると 自分の持っている業務の可視化をすることと
自分が送ったメールや持っている仕事の振り分けというのかな
引き出しに入れるみたいな そういうイメージでフォルダを作っています
このような具合にフォルダを作って 自分が送信したメールとかは
このフォルダに振り分けるふうに使っています
そして次に メールを受信したときの王道についてお話をしたいと思います
これはメールの中身によっていろいろやり方が 私は異なるので1個ずつお話をしますが
まず前提条件としては すぐ開けるようにしています
これも賛否あるかなとは思います 作業とかに集中するためにメールとかのチェックは
いちいちしないで 決まった時間にするっていう方もいると思います
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全然私はそれでもいいかなとは思います
だけど私はとにかく溜まっているのが嫌な性分なので
めちゃくちゃ大事な会議とかでない限りは 会議中でもどんなメールが来たかなって
ちらっと見ちゃうっていうような感じです
そうすることで自分の心も落ち着くかなと思います
会議が聞いてないとバレない範囲でですけどね
これは先日の配信でも話しましたが
先発よりの法則も意識しているっていうところもあって
先に情報を知っているっていうことで
例えば会議中に来たメールの中身に対する話が たまたま出たりとか
そういうこともすごくあると思うので
先に中身を見ておくっていうのも
こいつ知ってるなみたいな風を醸し出せるから そこもいいなと思います
先発よりの配信も概要欄にリンク貼っておきます
では本来のメールを受信した内容前に 私が何をやっているかっていうのを
お話をしたいと思います
まず一つ目がアンケートとか社内研修 eランニングとかかな
Web でお勉強しなさいみたいな そういった対応
軽い対応依頼みたいなものですね
これは開封をしたら Outlook のタスクに移動します
期限を入れタイトルに 例えば5月の31までだったら
5月31までのアンケートっていうふうに
当該の日期限よりも 3日ぐらい前かなに入れます
5月31日期限ってタイトルに入れたら
5月の27ぐらいまでの日付に移動をしておきます
そうすることでメールは消えますし
いつ実際やればいいかっていうところまで
ものも動くので やり漏れもないと思います
次にリモート会議の Web コードですね
数字バックアウトとかパスワードですね
そういったものは こちらも同様に
タスクにすぐコピーをしておきます
当該の日付にですね
これは受信メールに残しておくというか
未開封にしておく必要は全くないかなと思っていて
むしろ日付のところに動くことで
中には 会議の直前に会議のコードどこだなんて
わたわたしてる人いますけど
そういったこともなくなるので これもいいかなと思います
こちらもメールに未読で残しておく必要は
全くないかなというところですね
次に三つ目はしょぼいものですね
例えばメールマガジンとか
そういったものを社外システムに登録していると
商品のご案内みたいなものあると思うんですけど
そういったものはもう未読せずに
開けすらもせずにすぐ消します
それで消えますね
次にしょぼいメールっていうのかな
ちょっと言い方ありですけど
例えば雑談というか
例えば来週に新しく着任した人がいるから
ランチ会をやりますから希望のメニューを教えてください
みたいなそういった感じですね
しょぼいけどコミュニケーション上
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必要なメールっていうんですかね
そういったものは考えない
後で返そうじゃなくてもその場ですぐ返します
例えばこのメニューって
10個 よく考えたところに何が生まれるのっていうところですし
メニューをタタカが決めるのに何日も何時間も待たせるんじゃ
相手の時間を奪ってる時間泥棒にもなるかなと思っているので
こういったものは私は深く考えずにすぐ返します
すぐ返すことで相手の時間も奪わないですし
自分のメールもたまらないからいいと思います
次はCCっていうのかな
写し自分に用事はないんだけれども
情報としてきたものっていうメールですね
これは特段やることはないけど
言っておいたほうがいいみたいなそういったことですね
こちらはもし私のやっている仕事の上で
必要な情報があればその当該の文章だけコピーして
タスク Outlookのタスク
その当該の業務のタスクにコピペをしておきます
この当該の仕事のタスクのコピーで何っていうところなんですけど
私は以前の配信でマルチタスクをするためには
仕事前にタスクを作ってスケジューリングしましょう
みたいな話を以前してるんですけど
そこのタスクに情報を補完するみたいなそういうイメージですね
タスクって何でやってるところはマルチタスクの配信を
リンクで貼っておくのでそれ聞いてもらえたらなと思います
簡単に言いますと
CCできたメールもそのメールを単独として管理というか
見るのではなくて私の仕事の中身に取り込むというのが
必要な情報だけ取り入れてもう即メールとして
管理は終了みたいなそういうイメージを目指しています
次に最初のフォルダ分けの話も下にも出たんですけれども
自分の仕事と関係するけど他のスタッフや社員が
送ってくれたメールみたいなものですね
これは自分が一つのイベントを持っているとして
でも誰かとみんなで協力してやっている
他のスタッフがそれに関する開催案内とか
関係者にメールを送ってくれたみたいなそういうイメージですね
これについては特段自分はやることないんですけれども
自分が先ほど作ったフォルダに移動しておきます
例えばとあるイベントでスタッフがリマインドを打ってくれたと
そしてそのリマインドはそのイベントのフォルダの
メールに移動しておくというそういう感じですね
こうすることで何がいいかというと
私が送ったメールではなくても
そのイベントの関係者だからっていって
私に問い合わせが来ることがあるんですよね
そういった場合に私が送ったメールではないんで
知りませんなんて言えばちょっと言えないので
その質問にもすぐ答えられるといったところを
目指してフォルダ分けをしています
そして次に緊急事態のメールですね
これは私は社内の研修というかイベントしかやってないので
皆さんに比べれば大して緊急じゃないかもしれないんですけど
例えばで言うと私たちが送ったメールに対して
管理職がクレームじゃないですけど怒ってるんですとか
あと経営層に依頼が漏れてたみたいな
そういう緊急事態みたいなものですね
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これはすぐに関係者に転送と共有をして
ちょっとどうするみたいなことを
ヘルプというか相談をします
これは法連層のうちの報告とか連絡みたいなところになるのかな
と思うんですけど自分のところに個人で
そういったちょっと緊急性のあるメールを
未読で温めておいていいことは全く一つもありません
これはもう熱い玉はすぐに持たない
熱い玉は持たないじゃないですけど
手放すというか皆さんに知恵を借りたほうがいいかなと思います
なんでそういった緊急事態のメールが来たら
直続の上司いないし一緒にイベントをやっている
スタッフやメンバーに対して転送して
ちょっとこういったメールが来てるんですけど
どうしましょうみたいなことで投げる相談をするということですね
このクレーム緊急事態系のメールの
さっきも仕事前のタスクに振り分けておくと
後で振り返ったときにこういったクレームがあったから
次やるとき気をつけようなんて思うので
転送が終わったら当該のフォルダ分けもしておきます
次に対応の依頼ですね
これは開封してすぐ処理ができるかというよりか
これをやってくださいこれはこうでこうでこうで
いったらすごく細かく対応の依頼がメールできたっていう感じですね
これはすぐに開封をしてこういった依頼が来たんだ
へえなんて思うんですけど一旦未読に戻します
次の日の朝とか時間ができたときにゆっくり見て
マルチタスクのコツで話しました仕事の段取りを考えるようにします
そして次にこれが最後かな相談を受けたみたいなことですね
例えばで言うとさっきの一緒にイベントをやってる同僚とかから
こういったイベントに対してこういったことがあるんだけど
どうしたらいいかなっていう相談ですとか
あと上司とか経営層とかこういったイベントのときは
こういったことをエッセンスとして入れてほしいみたいな
そういった相談みたいなことですね
これはすぐ開いたとてすぐ何を考えもなしに返すっていうのは
失礼かなと思うのでこれも一旦先ほどの依頼と同じで
未読に戻しますが考えを自分の中でまとめておくというか
たまたま自分が今メールを開いたとき当時の会議が
例えば暇でぼーっとしててもいいようなものだったら
その登壇に対して思いを馳せるというか
こういうこと言われたんだけどどうしようかななんて
考えておくような感じですね
最終的に未読に戻してメールを返すのは下行こうとかかもしれないんですけど
一旦開くっていうことで考える時間を作る
あとは本当ワークライフバランスとは言いながら
私は通勤の電車とかでぼんやりこういうことが来たけど
どうしようなんて考えることがあるんです
そういった時間にも使えるのでとりあえず未読にして
明日返すけど頭の片隅にこういう相談が来たみたいな
知っておくっていうことも必要かなと思うので
すぐに開けるようにしています
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以上がメールの内容によって私がどういうふうに処理をしているか
みたいなお話になります
まとめとなりますが私の考え方として
来た時すぐすぐ都度都度見ろというわけでは
というまでは言わないけど
とにかく溜めないっていうことが大事だと思います
人によっては未読のメールが100件200件とか
溜まっちゃってる人もいるのでチラッと見たりもするんですけど
それだけ忙しいんだろうなと思いながら
そこまで溜まっちゃうと何見ていいかわからなくなっちゃう
ということが想定されるかなと思います
来たら都度ベルトコンベアじゃないですけど
はいこれはこっちこっちってポイポイさばいておいて
とにかく未読のメールはないっていう状態のほうが
私は精神衛生的にもいいかなっていうところで
気持ちがいいので私は極力来たらすぐ開ける
すぐに片付けられたりとか
あと当該の日付に移動できるものは移動する
すぐに処理はできないものは一旦未読に戻して
次の日にまた処理をするみたいな
そういったふうに段階を分けて処理をしています
またしょぼい内容とかなんだろうな
あんまり考える必要はないけど
誰かに回答を必要としているものっていうのは
本当にすぐに返すっていうのが
私は心がけていることです
相手の時間を奪わない時間泥棒っていうのは
ろくなことがないので
本当に細かい小っちゃいことだったらすぐに返すっていうのは
皆さんもぜひ取り入れてもらいたいな
なんて思っています
それでは配信終わります
亀井夫婦の皆さん
亀井夫婦とまではいかなくても
パートナーとうまくいっていない皆さん
毎日大変ですが無理して頑張りすぎないでください
お互い自分の体と心を一番大事にして
しなやかに楽しく乗り切りましょう
それでは失礼します
