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仮面夫婦ですが、何か?
戦略的仮面夫婦カブの人生解放チャンネル。
このチャンネルは、独夫妻、仮面夫婦、仕事はポジティブライスワークなわーままのカブが、
戦略的に仮面夫婦として生活をしながら幸せに生きるために、心を解き放して自由に配信をするチャンネルです。
仮面夫婦、親、仕事など、同じ悩みを持つ誰かに寄り添う配信をしたいです。
お疲れ様です。カブです。
今日は仕事の話、本業のマルチタスクを行なすコツについてお話をさせていただきます。
その前に2つ告知をさせてください。
3月26日火曜日お昼から、おあさんのチャンネルで、
ダレバス問題からひも解くパートナーの関係のあり方についてコロナライブをします。
次に3月27日水曜日お昼に、こちら私のチャンネルで、
パッチさんという男性の方と仮面夫婦についてセキュララに話すライブをします。
2つとも今から楽しみです。
2つにとも私の知らない世界の扉を開いてくれそうな予感しかしません。
アーカイブは残す予定ではありますが、もしご都合のつく方は遊びに来てもらえたら嬉しいです。
それでは本編に入ります。
今回仕事のマルチタスクのコツについてお話をしますが、
先週ぐらいの配信で、私が仕事をしていたら上司に、
3分クッキングみたいだね、みたいなお話をさせていただいたんです。
その際にコメントで何点か株さんがマルチタスクを行うために、
心がけているコツとか教えてくださいというありがたいお言葉をいただいたので、
話してみようなんて思いました。
こちらも、ボイシーを聞いている方にとっては目新しいことはあんまりないかななんて思う反面、
結構自分なりに工夫していることもあるかなと思うので、少しでもお役に立てればと思います。
なおこちらの配信は、配信翌日には有料化すると思います。
ご承知をおきください。
それではよろしくお願いします。
まず本編に入る前に、私の仕事の前提条件ですね、概要とかをお話をしたいと思います。
私はとある会社の企画職をしています。
その事業所の方針の策定とか運営の補佐、そしてその事業所の経営層の思いですね、
事業所を良くするためにこういう取り組みをしたいとか何かないだろうかという思いをゼロから何かを作り上げるみたいな、そういう仕事が多いです。
そしてその事業所全体の会議のファシリテーターみたいなことをすること、
あと事業所代の資料を作成するなんてことも多いです。
そのため当日突発的に仕事が増えるとかトラブル対応とかそういったものもあまりないのと、
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電話対応とかお客様対応、訪問とか来客もあまりないので、
比較的自分のベースで仕事ができる内容かななんて思っています。
勤務形態ですね、在宅勤務をするか出社を絶対しなきゃいけないかとかは比較的自由でして、
私は出社と在宅勤務が半々ぐらいの割合でとっています。
在宅勤務だともちろん移動時間も少ないし、いろいろできる副業とか隙間時間にできるっていうのもあるんですけど、
私自身は出社自体もおめかしをしてお外に出るとか、帰り道に寄り道するとか、
あと歩いて運動するっていうのも好きなので、結構出社自体は好きなので半々という働き方をしています。
そして使用しているパソコンはマイクロソフトで、メールはOutlookになります。
ちなみに社外システムとか社外のアプリの使用は厳禁で、社内のシステムしか使っちゃいけないみたいな会社です。
なのでお話をしていく中で、株さんこういうアプリあるけどみたいなのはコメント欄で教えていただければ皆さんの気づきになるので、
ぜひぜひなんですが、株さんこれ使えばいいのになんで遅れてるのみたいなご指摘はいらないなと思います。
ですが皆さんの気づきになるので、ぜひ情報ももらえたらと思います。
では早速私がマルチタスクを行う一つ目のコツについてお話をします。
まず一つ目が、休みと在宅勤務とフレックス、短く仕事の時間をするとか、時差勤務とかですね、予定を立てるということです。
これが何でマルチタスクに影響するのと思われるかもしれないんですが、意外と、というかこれがかなり私的には重要なので、
後々理由は話させていただきますが、まずはこれの予定の立て方についてお話をしたいと思います。
私は前月の中旬ぐらいにその来月の自分の予定を立てます。
今収録をしているのは3月なので、例えば3月の中旬に4月の休みと在宅勤務のフレックスの予定を先に立てるっていう感じです。
結構先々の会議とかイベントが埋まっていることが多いので、こうしておかないと自分の休みが取れない、どんどん会議が入ってしまうっていうのも大きいです。
私の会社の社内のスケジュールシステムみたいのがあるんですけど、それに休暇を取りたい日とか在宅勤務をこの日はしたいなというときは先に入れてしまいます。
すいません、犬が鳴いちゃってうるさかったらごめんなさい。
ここで一つコツなのが、子どもの予定ですね。
健診とか予防接種とか学校行事とかもあれば、このときにスケジュールで休暇ないし、ボランティア休暇、PTAとかに伝える休暇がうちの会社はあるので、それを入れたりしています。
休暇制度を有効に活用する私なりの方法として、私の会社の休暇はいくつか種類があります。
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有給休暇と小病休暇と子どもの監獄休暇とボランティア休暇、PTAとか地域行事の休暇ですね。
ありがたいことにたくさんあるので、全部フルで使えるように自分でExcelで表を作成して、自分がどのぐらい残りがあるかを可視化するようにしています。
年度始めはまっさらなんですけど、取得した日付をExcelに限って埋めていくことで取りっぱぐれないようにしています。
私の会社の場合は月に1回休まないと最低でも有給が損しちゃうので、絶対月に1回休むように計画的に取っています。
そして在宅勤務についてなんですが、業務内容によってここは皆さんも同じかなと思うんですが、絶対出社しなきゃいけない日とかもあると思いますし、
あと会社に出ている人の面々ですね、この人とはコミュニケーション、この日に取りたいとかあると思うので、そういうのは出社にしつつ空いてる時間、日は在宅にしたりとか、そういうのも先に入れます。
これで副実績効果として、空き時間にこういったスタイフとかの副業とか、あと私電子書籍書いてるんで、その執筆とかもできます。
また最近対談とかコラボしませんかというお声掛けもありがたいことにたくさんいただいているんですが、
私は夜よりもこういった日中在宅勤務の空き時間に実施をさせていただきたいなということもあって、このように次月の予定を先に入れておくことで、先方にこの日が大丈夫ですって言いやすい日程情勢がしやすいという副実績効果もあります。
次にフレックスの話をしたいと思います。仕事の内容によって早く行かなきゃいけないこともあるし、あとは居残りをしなきゃいけない仕事も、私は時短勤務なんですけど時々おります。
研修とか会議体運営をしなきゃいけないという点では仕方ないのかなと思っています。
この予定が先々も分かっているので、その予定が分かったらもうそこで時差勤務ですね。
遅い仕事の場合は遅く来て遅く帰るとか、あとフルでいなきゃいけないプラス残業になる場合は別日でフレックスで短くして残業を創札プラマイゼロにするようにしています。
私は家事と育児と、あとこういった副業とか、あと自分持育程庁に向き合う時間も欲しいので、とにかく無駄な時間残業はしたくないんですよね。
男の人が多いという職場もあって、結構ダラダラやってる方も多いんですけど、私はそういった働き方をしたくないので、
ただこのフレックスの予定を先に入れとかないと、私も早くいなくてもいいのにいて、無駄な時間を過ごすとか、逆にこの日遅くいなきゃいけないのに創札する、
違う日だったら遅く来て、朝例えばスタバとかによって自分持育程庁時間が取れるみたいな日があるとか、そういう見通しが立てられるというところもあって、フレックスの予定も入れます。
なので、前月の中旬に休暇と在宅勤務の予定とフレックスの予定を決めるというところが第一段階です。
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次に仕事が新しく発生したときのコツをお話をしたいと思います。
うちの会社はメールがOutlookということもあって、私は仕事の細かいタスクはOutlookの予定表を活用しています。
これには理由があって、メールとかで対応の依頼が来たりとか、ウェブ会議の番号とかがメールで来ることがあるんですけど、
Outlookの予定表、それをそのままコピペができるっていうのがいい点です。
ドラッグで予定表に入れて日付を選ぶと、例えば1日、4月の1日にペッて入れておくと、4月の1日を開くとそこでもウェブの会議の番号が出てくるので、
ウェブの会議の番号どれだっけって、いちいち探す手間が省けるっていうのも大きな点です。
次に新しい仕事ができたらどういうふうにタスクを登録しているか、簡単にお話をしますと、
例えば経営層からこういったイベントを開催してほしい、いつまでにと言われたとします。
そうしましたら、そのタスクの件名は何日までダブルコロンなんとかのイベントっていうふうに入れます。
冒頭の期限を入れるときに大事なことは、これが実際の期限ですね。
経営層からこの日までにやってほしいっていった実際の期限ではなくて、
最初にお話をした自分の予定を踏まえて期限を設定します。
例えば今の時期だと、5月末ぐらいまで、31日までにこのイベントの予定を立てろと言われたとします。
ですが自分の休みが5月31日にすでに入っているとなると、
その期限5月31日に期限を設定してしまうと間に合わないんですよね。
すいません、外でサイレンがうるさくてすいません。
件名はそんな感じで、自分の休暇や詐欺先の予定に被らないように余裕を持った期限を設定して、
予定表のタイトルの次に、中身ですね、フリースペースがあるんですけど、
そこでとにかく細かくタスクやることを洗い出します。
5W1Hですね、いつ誰が何がどのようにどこでかな、ような感じなんですけど、
本当にとにかく思いつく限り細かく入れます。
例えばゴールがイベントの開催だったとすると、その前段階では経営層にこういった内容でやりますみたいなお話もしなきゃいけなくて、
そのさらに前だと自分の上長ですね、上司にお話をしなきゃいけなくて、
イベント運営となると私だけじゃなくてメンバーと協力をしてやるので、
メンバーとのお話し合いというか、ブレスの場を設けなきゃいけない、
逆算すると一つのイベントにもやることが意外とあるなということがあります。
それを思いつく限り細かく書いてみます。
ここで大事なのは、この会議体ですね、この集まらなきゃいけないとかいうのは、
関係者内でほぼ確になっているのであれば、この断面で社内のスケジュールで予定を仮に入れます。
この内訳に仮何日に関係者打ち合わせ、仮何日に上司に話す、
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仮何日に経営層のお諮りというよりも、社内のスケジュールに入れてしまいます。
それに逆算してその会議体をやるってことは、開催案内のメールやご連絡もしなきゃいけないわけなので、
それも逆算してタスクの中に入れます。
例えば4月の1日に関係者の打ち合わせを仮に設けたんだったら、
3月の25日に開催案内を発信するだとか、そういったメール本文も入れます。
この内訳についても先ほどの件名と同様で、この期限間は自分の休暇とかと、
会議の予定とかと被らないようにスケジューリングします。
ここで私が在宅勤務したいなっていうときに、出社用のブレスと会議のようなものがあろうことならば、
なおさら注意で、自分がどうしてもその日に在宅をしたいんだったら、
さらに前倒しした期限の設定が必要です。
かつ、この期限には当然予定どおりうまくいかないこともありますから、
誘導を数日間も出せるようにします。
そしてバーッと羅列した後に、改めて内訳に問題がないか考えます。
Voicyのパーソナリティの春雪さんっていう方が以前配信をしていたと思うんですけど、
きれい幸子の法則というのがあります。
1、聞いておくことはないか。
2、連絡しておくことはないか。
3、依頼をしておくことはないか。
4、作業をすることはないか。
5、調査をすることはないか。
6、交渉をしておくことはないか。
1、2、3、6かな、人が関わることはまず先にやりましょうっていうことを春雪さんおっしゃってました。
概要欄にVoicyのリンクを貼っておきます。
このスケジュールをバーッて書き出したときに、自分一人じゃこれ分からないなっていうことがもしかしたらあると思うんです。
例えばこういったイベントを運営するためには、そもそもこれやっていいのかどこかに確認しなきゃいけないですとか、
どこか社外の人が関わるようだったら下調べをしなきゃいけないとか、そういったことが出てくると、
まさに聞いておくこととか当たることがあった場合は、これも内訳に記載を追加をします。
ここで自分なりの全体の期限感が出来上がったところで、
人が関わる場合、私は基本ほぼそうなんですけど、
メンバーと冗長ですね、上司に今のこの全部の内訳を書く必要はないんですけど、
おおよそのピックアップした期限感ですね。
少し先に話したメンバーと競技、冗長と競技経営層にお諮りこの頃に開催しますみたいな全体のスケジュールですね。
みたいなものはこの断面で関係者に流して確認をしてもらいます。
認識の層があったら修正をします。
ここまで出来上がったら一つのイベントに対しておおよそやることは分かったっていう断面なので、
直近のトゥールがある日にアウトロックの予定表を保存するっていう感じです。
次に前日にやることについてお話をしたいと思います。
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前日はそんなに大したことはないんですけど、5分ぐらいしかかからないと思うんですよね。
結構大事かなと思うことなんでお話をします。
それは翌日にやることを書き出して順番付けするっていうことです。
さっきのアウトロックのタスクをやる際に、もうタスクが埋まってる状態になると思うんですよね。
この日に何やる、あれやるみたいな。
それを日付の中から書き出すっていうことですね。
いくつかタスクがあると思うんで、それを書きます。
書き出すときに左に丸を書いておきます。
これは何でかっていうのは後で説明しますね。
私はここで色分けをしてまして、赤が帰りたいですね。
これは日誌もサッチも避けられないことは赤。
黒は自分がやりたいなっていうことですね。
青で自分のことであわよくばやりたいことですね。
例えば、空き時間に副業のやつ印刷したいなとか、
昼休みにこれやりたいなみたいなことも書いておきます。
この丸を横に書きましたっていうのは何でだろうっていうと、
当日やることの順番を書くっていうことですね。
ぼぱーって羅列した中で、物事の中で重要度は変わると思うんですよね。
これ明日やろうと思ったけど、明後日でもいいやみたいなこともあるでしょうし、
逆にこれ明日やらなきゃ絶対まずいみたいな頃があると思うんで、
それを見て横に丸が書いた中に1とか2とかって書いていくってことですね。
なので前日に次やることを書き出して優先順位をつけるっていう作業をやっています。
これ別に明日で良くないみたいなことを思うと思うんですけど、
デスクに座った瞬間を挑んで仕事をしたいなと私は思うので、
こういった作業をしています。
最後に当日に心がけているお話をします。
当日は大きく分けて5つあるかなと思います。
1つ目が瞑想ですね。
さっきデスクに座って要を挑んで仕事をしたいって言ったと思うんですけど、
私は通勤中の移動時間はもうサードプレイス、
このStarFとか、あと最近Discordで仲良くさせていただいてる人もいますし、
あとXのやり取りとかですね。
サードプレイスがめちゃくちゃ楽しくて通勤時間もそれなので、
もう頭がサードプレイスでいっぱいなんですよね。
なのでデスクに座ったら瞑想をして頭を切り替えます。
瞑想といってもナムナムってでかくやるようなものではなくて、
目をつぶって5秒呼吸をするぐらいな感じなんですけどね。
これでサードプレイスはいったん頭から追い出して、
仕事に集中することができていると思います。
2つ目が昨日作った、前日作った順番付けに対するワンペーパーに沿っても
粛々とやるだけです。
なんですけど、順番通りに基本はやるんですが、
気が散ったりとか気分変えたいなと思った時は、
優先順位によって入れ替えてもOKです。
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例えば資料、PowerPoint作成に疲れたなと思ったら、
後でよかった、ブレストちょっとするかなんていうとですね。
でもやる時間は決めましょう。
PowerPointの優先順位が上だったら、ブレストは5分ぐらいだけにするかとかですね。
ブレストしないとかでも、お菓子食べようとかするのでも全然いいと思います。
終わったものは、私はワンペーパーですね。
手元にある紙っぺらりマッキーとかで斜線を引くとすごく達成感があるので、
そういうふうにピーって線を引いて次のタスクに移ります。
やったものについては、タスクを作った時のお話で少し触れました。
次のタスクが待っている場合があるので、そうしたらそのタスクの件名ですね。
何日までっていうのをちょっと変えたり打ち分けとかを修正して、
当該のやることがある日まで予定表を移動させます。
あとはこんなところかな。
自分が抱えている研修やイベントとかっていうのは複数あるんですけど、
この段取りのところでタスクを自分の予定表に合わせて、
あと被らないようにすることで、表から見るとマルチタスクなんですけど、
当日その日にやっているのはシングルタスクなのかなと結構思っていて、
実際一つずつやっていると思います。
次に仕事の最中のお話、3点目ですね。お話をしたいと思います。
まずはダラダラやらないことですね。さっきも触れましたがメリハリを持ってやります。
あとは関係者と協議をして、タスクの打ち分けの順番が変わることもあるんですよね。
例えば上司の打ち合わせの前に経営層が何台って声をかけて、
これどうなっているのって言われたから順番が変わっちゃったみたいなこともあると思うんですけど、
変更が出たらタスクを修正します。
あとは目的を意識することは色々考えています。
例えば一言で資料作成といっても、見栄えを良くする段階なのか、
あとは叩きでいい、ポンチエでいいのかみたいなことで、
かける時間というのは大きく変わってくると思います。
そして内容にもよるのが100%を目指さないようにしています。
私はメンバー級ということもあって、上司に確認をしてもらうことも多いので、
70、80ぐらいの仕上がりで出して、すぐに手元から話す、
どうせ確認してもらうのでというふうに心がけています。
確かボイシーのパーソナリティの竹顔さんもおっしゃってたと思うんですけど、
自分の手元にはボールがない状態がいいのかなと思います。
そして重要なんですけど、上司への確認依頼は仕事の予定、
上司の予定ですね。上司もお休みとかあると思うので、
そういったものも配慮した期限間でやることが重要です。
あとはですね、ボーッとしている時間は作らない。
これは3分クッキングの話でも出ましたが、
ぼんやりする時間があったら他のタスクをやるとか、
明日のこと手をつけるとかできます。
あとは個人的にリフレッシュするのに、
40サジという鉄分ドリンクですね、
ノスティックタイプも酸っぱくて元気も出るので、
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それでリフレッシュしていることもあります。
リンクを貼っておきますので、ぜひご興味ある方は
購入してみてください。
4つ目ですね、コツがメールが来たらということですね。
結構対応の依頼とか会議の開催内とかメールでいっぱい来るので、
そのときに心がけていることは、
軽い内容はすぐ中身を見てやっちゃいます。
例えばウェブの会議の番号が来ただけとかだったら、
予定表そのまますぐコピーをします。
軽い内容だったらすぐ返します。
社内で交流会ランチするからいつがいいとか、
そういったごく軽いものはすぐ返すようにしています。
これは自分が忘れっぽいっていうのも大きいんですけど、
相手の時間を奪わないようにするっていうことが大きいかなと思います。
私個人的には時間泥棒みたいな人嫌いなんですよね。
返事を先延ばしにする人、
答えられないならしょうがないと思うんですけど、
機嫌になっても返事がない人とかのリマインドって、
すごく心身を疲弊するし時間の無駄って思っているので、
そういったことを相手にさせないためにも、
すぐに返事はするということと、
もし返事がすぐにできないんだったら、
理由もお伝えするように心がけています。
あとは進めていく上で、
最初にお話ししたタスクに対する補足とか、
これ気をつけなきゃいけないなみたいなことが
メールで依頼が来ることもあるので、
そしたら当該の仕事のタスクにコピーをします。
当日やることの5つ目最後、これは簡単で、
先ほどお話した前日にやることですね。
をやるっていうことで、おしまいです。
ちょっと私の会社特有の事情とかもあるかなと思うんですけれども、
少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。
それでは配信を終わります。
仮名夫婦の皆さん、仮名夫婦とまではいかなくても、
パートナーとうまくいっていない皆さん、
毎日大変ですが、無理して頑張りすぎる必要はありません。
お互い自分の体と心に相談をしながら、
自分を大切にして乗り切りましょう。
それでは失礼します。
