メールチェックの影響
こんにちは、モロトメ ジョーです。今日もチャレンジしてますか?
さて、あなたは毎日パソコンを立ち上げて、あるいは朝起きてスマホを手に取って最初に開くアプリは何でしょうか?
あるいは仕事中につい無意識にクリックしてしまうアプリありませんか?
そう聞かれて、その答えがメールだという人は多いんじゃないでしょうか。
今日は、僕たちがついやってしまいがちな頻繁なメールチェック、これがいかに僕たちの生産線を下げてストレスを増やしているか、
そしてその支配から抜け出すための具体的な習慣についてお話ししてみます。
まず、僕たちがなぜこんなにもメールをチェックしてしまうんでしょうか。
その背景には、仕事をした気になるという甘い罠があるように思うんですよね。
次々と届くメールを処理していると、タスクをたくさんこなしているような感覚になって達成感すらありますよね。
でも、その多くは本当に重要で、創造的な仕事から逃げるための単なる先延ばしだったりします。
さらに、これには心理的な仕組みも関係していると言われます。
どういうことかというと、新しいメールが届くことは脳にとって一種の報酬なんですよね。
いつ来るかわからない報酬を求めて、まるでスロットマシンのように無意識にチェックを繰り返してしまう、
そして緊急の連絡を見逃したらどうしようという不安。
これが僕たちをいつも受信トレイに縛り付けているわけです。
というようなメール疲労、メールによる疲れは科学的にも証明されているんです。
ブリティッシュ・コロンビア大学の研究によると、
メールチェックを1日3回までに制限したグループは、
無制限にチェックしていたグループに比べてストレスが大幅に軽減されたという結果が出ています。
なぜそうなるのでしょうか。
最大の理由は集中の中断にあります。
集中が途切れるということです。
1つの作業に集中しているときにメールの通知が来て、
意識をそちらに切り替える、そしてまた元の作業に戻る、
この切り替えの度に僕たちの脳には大きな負担がかかって、
集中力は著しく低下してしまうんです。
受信トレイからの脱出法
では、どうすれば僕たちは受信トレイから手動権を取り戻せるのか。
今日はこの後、そのための4つの習慣を提案してみたいと思います。
僕も実践しているものなので、気になるものがあればぜひ試してみてください。
それではまず習慣の1つ目。
朝のゴールデンタイムを始手するです。
朝一番は1日で最もエネルギーレベルと集中力が高いまさにゴールデンタイムですよね。
この貴重な時間をメール処理のような受け身の仕事に使うのは本当にもったいないことでしょう。
企画を練るとか、ブログを書くとか、難しい課題に取り組むとか、
あなた自身の頭で考える、いわゆる想像的な仕事に朝のゴールデンタイムを使いましょう、そういうお話です。
続いて習慣の2つ目は、通知を切りメールを迎えに行くです。
パソコンのデスクトップの通知、あるいはスマホの通知アイコンのバッジ、これらはすべてオフにしましょう。
仕事の主導権をメールの通知から自分自身に取り戻すということです。
メールに呼ばれるのではなくて、自分で時間を決めて主体的に迎えに行く、この意識の転換がとても重要だと思います。
続いて習慣の3つ目ですけれども、バッジ処理で集中力を最大化するです。
先ほど1日3回という話をしましたが、その1日3回のメールチェックを具体的に実践するために、バッジ処理という考え方を取り入れます。
例えばですけれども、午前8時、午後の1時、そして仕事を終わる前の午後4時というように決まった時間にまとめてメールを処理するということです。
そしてそれ以外の時間は、メールソフトとかメールアプリは完全に閉じておきましょう。
最後、習慣の4つ目は、スマホでの返信は原則禁止、パソコンで完結させるです。
その手軽さというところからついついスマホでメールを返信してしまいがちじゃないでしょうか。
これも避けたい習慣だと思っています。
スマホでの返信はパソコンに比べて入力に手間がかかるというか、非効率、それだけではなくて文章も短くなりがちですよねと、
結果的に文章の丁寧さを損ねてしまったり、何度も結果的にやりとりが増えたりする原因になります。
ですから、メールはパソコンで効率的に処理すると決めてしまいましょう。
とはいえ、でも本当に緊急のメールを見逃したらどうしよう、みたいな不安も残るかもしれませんよね。
その不安への処方箋はこうです。
まず、本当に緊急の要件はメールでは来ないと割り切ること。
今すぐ対応が必要なことは、例えば電話とかそういった別の手段で連絡が来るはずです。
そしてチームがあればチームとか、あるいは仕事相手に対しては、メールは1日数回しか確認しないので、
お急ぎの際は電話をくださいと、あらかじめ期待値をコントロールしてしまうのも一つの方法だとは思います。
ただ、お急ぎの際は電話という話をしてしまうと、気軽に電話をかけられてしまう可能性もあるので、
そこは注意が必要かもしれません。
とにかくポイントとしては、相手の期待値を下げておくというか、コントロールするということです。
そしてメールは仕事を円滑に進めるための便利なツールであって、
僕たちの時間とか集中力を支配するボスや上司ではないんだと、そういう意識を持つことも大切です。
受信トレイを開く時間とか回数を減らすことで、本当に大切な仕事、本当に大切なことに深く集中できるようになって、
心にも大きな余裕が生まれるはずです。
今日からまずは、パソコンやスマホの通知を切るところから始めてみませんか。
すでにメールの通知を切っているのであれば、その他のアプリについても通知をもう一つ切っていきましょう。
その小さな一歩があなたの仕事の質、生活の質、そして毎日の幸福度、これを大きく変えるかもしれません。
というわけで、今日も最後まで聞いていただきありがとうございました。
それではこの後も良いチャレンジをまた3日後にお会いしましょう。
