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こんにちは、モロトメ ジョーです。
今日もチャレンジしてますか?
はい、今朝も散歩をしながら収録をしていますが、
雨が降っていますね、横浜は。
それほど強くは降っていませんが、
しっかりと降っているという感じで、
朝に雨が当たる音がマイクに入るか入らないかといった感じかと思いますが、
話を始めていきましょう。
今日の内容としては、メールですね。
メールの受信・返信に関するようなお話なので、
若干仕事寄りの話ということになりますでしょうか。
ただ、メールを使うよという方は多いかなと思いますので、
そのメールに対してどういった行動をしているか、
考え方をしているかによって、
つまりメールに対する習慣によって、
時間を効率的に使えたり、あるいは生産性の高い1日を過ごせるか過ごせないかといったことの差になってくるのかなと思っているんですね。
そこで、メールに関する僕のルールということでお話をしてみようかと思います。
ルールというのは、僕がメールに対してどういったことを考えて、
どういったことを実践しているかということになります。
何かご参考になることがあればいいなということで話をしていきますが、
まずは、メールを頻繁にはチェックしないということを実践していますね。
どうでしょうか。あなたはメールを1日にどれくらい、つまり何回くらいチェックしていますでしょうか。
僕も昔を振り返ると、
勤務時間中にめちゃめちゃ頻繁にメールをチェックしていましたね。
あるいは、通知をオンにしているというケースもあるかと思います。
新しいメールが届くと通知が届くというか、音が鳴るとか、
ポップアップするとか、そういった設定をしていると、
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自分がチェックをしなくてもメールが来たことがわかるわけですよね。
今は僕がどうしているかというと、そういった通知は一切オフにしていますし、
チェックは1日に3回というふうに決めています。
その3回というのは朝ですね、午前中とお昼、それから夕方、その3回ということです。
で、なんでメールをチェックする回数を少なくしているかというと、
もう言うまでもありませんが、目の前の仕事なり、
目の前でやっていることに集中するためですよねと。
もしメールを途中でチェックし始めたり、あるいは通知で気がついたりということになると、
目の前でやっていることは中断せざるを得ませんよねと。
その中断した場合、また元に戻ってきてその仕事なりを再開するのに、
実は大きなロスを生じているということが研究ではわかっているんですよねと。
一度物音が中断して集中力が途切れると、
その集中力を取り戻すのにおおむね20分ぐらいかかるんじゃないのということが言われています。
じゃあ、日に仮にですけれども20回30回メールをチェックしたとしたら、
その度に20分無駄が生じているとしたら、ちょっと怖くないですかという話です。
まあ20分は大げさかもしれないですけれども、やっぱり1回途切れるとまた集中し直すとか、
中断する前にどこまでやったっけという話を確認していくだけでもある程度時間はかかりますよね。
だからそういうことを考えても、やっぱり頻繁にメールをチェックするというのはあまり良くないよねと。
なので全体的に見てパフォーマンス下がりますよねというようなことがあるわけです。
ですからなるべくメールをチェックする頻度を少なくするということも考えてみてはいいのかなと思っているところです。
どうでしょうか。
次に僕が考えていることを実践していることということでいえば、受信フォルダーは空にするというところですね。
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どうでしょう。
自分のメール、アプリというんですかね。
メールを開いたときに受信フォルダーの中にとんでもない数のメールが置きっぱなしになっているということはありませんでしょうか。
結構あるあるじゃないかと思うんですよね。
僕は、今の僕はということですけれども、受信フォルダーは必ず空にするというようにしています。
必ずというのは先ほど言った1日に3回のメールチェックをするときにチェックをした都度空にしているということなんですよね。
空にするというのはどうやって空にしているのかということなんですけれども、
1つはすぐに返信できるものがあれば返信してしまうということ。
それから不要なものですよね。
どうしてもメールを使っていると、いらないメールが届き始めてしまうということはありますよねと。
広告みたいなメールですとか、メルマガで読まなくなってしまったものとか、
もちろん解除をするという、読者登録を解除するという方法もあるわけですけれども、
あれも解除をしたら別のメルマガが届き始めるとか、そういうこともなきにしもあらずというところがあって、
いたちごっこかなと。
これは完全に余談でしたが、なので登録を解除するのもめんどくさいので、
どちらかというと僕はメールの自動振り分け機能を使ってそのままゴミ箱にスルーといいますか、
自動的に受信フォルダーを通さずにゴミ箱にメールが移動するように振り分け設定をしているという感じですかね。
なのでそういった自動振り分けを使っていらないメールは即受信フォルダーからなくしてしまうという方法もありますよねと。
あとは返信をしなくてはいけないんだけれども、ある程度時間がかかりそうだというものもあるじゃないですかと。
例えば少し調べ物が必要だとか、あとはタイミング的に今じゃないとか。
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そういったものについては僕は一度スヌーズをしていますね。
スヌーズというのはとりあえず受信フォルダーからは見えなくなるんですけれども、その見えなくなるのをいつまでにするかということですよね。
メールのアプリの中ではスヌーズ機能があると思いますので、それで例えば明日の何時とかという設定をしておくということですね。
そうするとその時間までは受信フォルダーからは見えなくなるんですけれども、その時間になると逆に受信フォルダーに戻ってくるというか見えるようになる。
そのタイミングで次にメールチェックをした時に返信をすればいいのかなということですよね。
あるいはチェックのタイミングではなくてもタスクリストか何かに入れておいて、自分が返信をするタイミングでその時はメールを開けばいいのかなということになります。
いずれにせよということなんですけど、受信フォルダーにメールがたくさん入りっぱなしになっているとテンション下がりませんか、気持ち悪い気分になりませんかということなんです。
慣れてしまえば気持ち悪くないよねと思われるかもしれませんが、では逆に受信フォルダーが空っぽになったらどうかというのをぜひ試していただきたいんですよね。
受信フォルダーが空っぽになるとめちゃめちゃ気持ちいいですよと、その気持ち良さがわかると常に空っぽにしておきたいという、そういった欲求が生まれるんですよねと。
なのでぜひ一度空っぽにしてその気持ち良さを体験していただければとは思っています。
ではもう一つくらいお話をしておくと、スマホでメールの返信をしないということも僕は気をつけています。
今はスマホでもメールをチェックできますよねと、パソコンに届くメールと同じメールをスマホでも見れるじゃないですか。
だとするといつも手元にある便利なスマホでメールチェックをするというのはいいのかなとは思います。
でもそのスマホで返信をするまで、それはどうかなという話なんですよね。
僕は返信はパソコンですることにしています。
よほど緊急性の高いものは別ですけれども、そうでなければスマホで返信をするよりも後でパソコンを開いてそのタイミングで返信をすればいいと。
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それはなぜかといえば、僕の場合はスマホで返信をするよりもパソコンのキーボードを使って返信する方が圧倒的に早いからなんですよね。
このあたりはもしかしたら実はスマホの方がフリック入力早いですよという人はいるかもしれませんので、それはそれでいいのかなと思いますけれども、
もしパソコンの方がやっぱり早いよねということであれば、僕はスマホでの返信はお勧めをしないですねと。
いつもこのチャンネルでは言っていることではありますが、1回1回はわずかな時間であったとしても、それが積み重なればやっぱり大きな時間になってくるので、
1つのメールをスマホで返信するなんていうのは大した時間じゃないということはあるかもしれませんが、それも積み重なれば大きな時間になり得るので、
そういったこともこだわって取り組んでいくのがいいのかなという話なんですよね。
結局使わなくていい時間を使ってしまうと、本来使った方がいいことに対して時間が使えなくなってしまうというのが問題なので、
少しでも使うべきところに時間を残しておくためにも使わなくていい時間は使わないと。
今の話で言えば、スマホで時間をかけて返信はしないということでいいのかなと思っていますよという話でした。
というわけで、今日の話はこの辺りでおしまいにしようかと思います。
それではこの後も良いチャレンジを。また明日。
