労務問題に対する質問
こんにちは、遠藤克喜です。久野勝也の「労務の未来」の検討をよろしくお願いいたします。
お願いいたします。
さあ、ということで、今日もね、いきたいと思いますけれども、今日はですね、
ちょっとね、AI絡みがね、ちょっと1ヶ月ぐらい続いてしまいましたので、少し質問に戻りたいなと思うんですけれども、
質問も若干ちょっとそっち寄りっていう傾向がね、出始めてるんですが、ということで今日のご紹介したいと思います。
今日は40代の男性の方ですね、ご質問いただきました。ありがとうございます。
久野先生、遠藤さん、こんにちは。いつもポッドキャストを楽しく拝聴しております。
私は建材メーカーで社内SEをしております。この度、昇進試験を受けることになったのですが、
労務問題が出題されることを知り、試験対策として先生のポッドキャストを聞き始めました。
おかげさまで無事試験に合格することができました。ありがとうございます。
どこまで良かったのかわからない。
本当ですね。ぜひどの回が試験に入れたのか教えてほしいですね。
そうですね。
さて、4月4日放送の9つのKPI活用法と実践事例の中で、久野先生が社員の予定と実績を日報アプリに記載させているというお話を伺い、
とても参考になりました。実は私の部署では、週報をExcelを使って実績のみ記載しているのですが、
週に一度実績を確認するだけなので、なぜこの作業にこんなに時間がかかっているんだという話に後からなります。
また、毎日Excelに実績を記載すれば良いのですが、つい面倒になって1週間に1回まとめて記入しています。
そのため、週日前にやっていた作業内容を忘れてしまい、適当に入力してしまっているのが現状です。
さらに上司もそのExcelを使ったり集計するのにかなりの時間を要しているようです。
これを改善したいと思っており、先生が使われている日報アプリについて具体的にどのようなものを使用されているのか教えていただけないでしょうか。
また、アプリの選定基準や効果的に使うためのコツなどもお聞きできたら嬉しいです。
今後もPodcastを楽しみにしています。どうぞよろしくお願いいたします。
日報文化の目的
ありがとうございます。めちゃくちゃありがたいですね。
そういうことですよ。
ありがたい、はい。
何より試験合格おめでとうございます。
おめでとうございます。
どこで良かったのかっていう話みたいですね。
AI絡みではないでしょうね。
そうですね。
そんな中ですけどね、日報をね。
ここで大きなところからいきますと、日報のよく失敗事例としては手段が目的化するというか、何で日報を取っているかというのをまずそこから考えた方がいいかなと思っておりまして、
僕はね、儲けるために日報を書くっていうふうに思ってるんですよ。
シンプルですね。
シンプル。
儲けるために日報。
はい。
さっきほどもね、上司の方が1週間まとめてるって言ってたけど、
ああいうこと自体は良いことじゃないと思ってて、
とにかく時間がかければ儲からなくなるじゃないですか。
はいはいはい。
その分人間に取られてますからね。
趣旨に出た方がいいなと思うのと、
うちの目的はすごく単純で、お客さんに対して何時間かかってるかっていうのを知りたいっていうところがまず目的なんですよ。
ああ、そこなんですね。
はい。で、もう1個はA社に何時間、B社に何時間ってところを取りたいってところと、もう1個は業務ごとの時間数を取りたいんですよ。
例えば給与計算業務に何時間かかってるか。
はいはい。
ローム相談に何時間かかってるか。
要はサービスあたりに時間投入しすぎれば儲からなくなるじゃないですか。
うんうん。
それを測りたいっていうところなんですね。
最後もう1個は従業員の役職ごとの業務の健全化っていう感じで、
ああ。
間接業務と直接業務。直接業務っていうのは稼ぐ時間。間接業務は打ち合わせとか改善する時間って考えていて、
そこの時間を計測したくて、っていうこの3つでやってる。
要は管理職の方が直接業務に9割割いてるところになると問題になるみたいなことを見たいってことですか。
そうですね。本当はやっぱり抽象度高い仕事をしてもらわなきゃいけないので、
管理職は7割割ぐらいで直接業務、間接業務してほしいなとか、
逆に言うとプレイヤーのメンバーは9割直接業務で、1割間接業務なのに会議が多すぎて、
15%ぐらいになってたら機会がなくなってるから改善しようみたいな話になってて、
まずその目的をはっきりさせないと結構その後ろのアプリが何を選定するかっていうのが決められないなと思ってます。
いやいや設計の話ですね。設計思想の整理のところがまず大事で、3つの側面を抑える。
ただ大前提は稼ぐために日報をつけてると。
はい。
この時点でその前提でやってない日報がほぼほぼなんじゃないですかって気がしますね。
シンプルな日報アプリの提案
そうなんですよ。だからいろんな会社さんで相談を受けるんですけど、
なんでやってますかって言われると、やれって言われるからやってますってなりやすくて、
誰が見てるんですかって言ったら本人も見てないし、上司も見てないし、会社もチェックしてないんですよ。
業績悪くなると見始めておかしい話になるんで、そうじゃなくて、
できれば日本はまず自分で見るって大事だと思うんですよ。
日本ってやっぱり変で、タイムマネジメントまで上司がやるんですけど、
自分の時間でどういうふうに、すごい単純にお金時間に変えてるだけじゃないですか、労働団体は。
時間をお金に変えてるわけなんで、
時間がどうお金に変わってきたかを自分でチェックしない限りは自分の給与は増えないはずなんで。
確かにね。
そういうことかなと思いますけど。
大人数を見られてきて失敗事例も、自分たち自身もいろいろトライアンドエラーやって、
今からご紹介するやり方の話にもなってくると思うんですけど、
ちょっとその手前で1個聞きたいんですけど、
大体多く見てきた中で、会社が日本をつけている目的って見ている限りだと、
くの先生みたいに稼ぐためってなってないじゃないですか、きっと。
どういうのが実態なんですか、あるあるとして。
一応社員が何をやってるか把握したいっていうのが一番多いじゃないですか。
ああ、把握したいね。
でも把握ってプロセス管理じゃないですか。
売上結果出てたら別にそれでいいのかなと思う。
そしたら売上の結果を追った方がいいでしょ。見ないんだったらね。
やっぱりそういうところを突き詰めていく感じ。
社員が何をしてるかを知りたい、見ときたい、把握しときたい。
確かにね、この感じなんでしょうね。
なるほど。
あんまり僕、興味なくて。
結果的にくの先生がやっている稼ぐための管理って、何をしてるかを見ることになりますよね。
そうです。ただ時間がお金にちゃんと変わってるかっていうところのチェックって感じです。
なるほど、そういうことですね。
それもちろん個人ごとにムラがあるので、最後に個人の話になってくると思います。
全体としてちゃんとお金に変わってるかっていうのが大事。
それは個人の皆さんの給与をちゃんと上げていくためにも、本人たちがそれを意識してほしいっていうのもあっているってことですよね。
そうなんですよ。みんなで間接時間を5%減らして、無駄な限り減らして、売上上がる業務に変われれば絶対に儲かりますから。
そうですね。という中でどうやってやってますかということになりますけれども。
うちはそういう目的があるので、単純に売上と時間がひもつかないと集計がうまくいかないんです。
考えていろいろやってきたんですけど、今は均等に使ってやってます。
この時点でいきなり真似ができないカードルが出ちゃいますかね、まずは。
でもそんなに難しく作ってなくて、ここはポイントでめちゃくちゃシンプルに作ってて、
自分の経験上なんですけど、シンプルにしない限りは社員が打たないっていう。
本当にシンプルでプラスボタンを押して、お客さんの名前と、やる業務、予定時間、これだけ入れて、最後仕事終わった後に実行数入れるっていう。
この今の4項目だけですか。
日報で作る時間は1日5分、最悪10分。
お客さんのお客様を選び、やった業務の内容を選び、予定と終わった後の実績を入れて終了。
これもマネジメント上のコツがあって、朝来てもらったら、もちろん自分で実装してるメンバーは別にいらなくていいと思うんですけど、
一部のプレイヤーは朝来たら、今日何やりますかっていう予定コースだけ入れて保存かけて、そのリンクを上司にチャットワークで送るんです。
それでちょっと報告だけ先に朝して、終わった後に予定に対して実行数入れますんで。
ズレが分かるんで、上司も予定より甘かったのかなとか、逆に朝来た時に時間ちょっと余ってるなって分かってるんで、そこでマネジメントチェックみたいな効果もありまして。
訂正要素なしですか、そこは。
訂正要素はないです。
はっきりないんですね。
感想とかも一切書かないです。
なんか感想とか、むしろ訂正情報の方が多いような日報も多いじゃないですか。
感想もだって昔やってましたけど、コメントとか。
やってたね、そんな時期もあるんですね。
大体一緒じゃないですか、書いてあることは。
毎日ですからね、日報って。
だから時間だけ聞いて、それを1週間なり1ヶ月集計すると、そこで自動で出ることが大事なんですよ。
kintoneによる日報文化の形成
裏で番号を持たせておいて、例えばこの業務は1101みたいな、番号だけ持たせておけば後から集計するのって簡単だと思うので、
休業計算に何時間かかった、このお客さんに何時間かかったっていうのがあるので、売上の管理をニッピントンでやりまして、
その売上に対して投入時間を割り戻したりしながら、ワンボタンで集計をかけていくというような仕組みにしている。
質問があるんですけども、この方今回お勧めの日報アプリとかありますかっていう意味で言うと、日報アプリではない話になると思うんですが、
ニッピントンってそんなちょっとミニマムで部署単位で導入してやるみたいなこともできるくらいの導入できるんですか?
全然できます。
そんなんでもいいって感じなんですね。
ちょっと金額忘れちゃいましたが、1人本当に1600円とか1700円とかだったと思うんですけど、
別に本当にごユーザーとかだから契約できると思うので、それで契約して日報アプリ作ってしまうというのがアリなんじゃないかなと。
キーントーンで作ったらどうですかっていうことですか。
あともう1個、それをできる背景が担当のお客様を選ぶっていうイメージを受けますけど、
あと職種とかによってもちょっとやり方が変わってくるのと、
それができるってことは業務を全部棚卸ししきって概念化というか言語化しきっているから、
この業務って選んで時間、コースって入れますけど、
だいたい仕事が全部可視化できてないんで、今のやり方のハードルってそこが一番高そうだなと思ったんですけど、このあたりはどうなんですか。
それ僕が言わなきゃいけないことなんですけど、日報を続ける上でコツがありまして、
まず、流度を細かくしすぎないというのは結構大事かなと思っておりまして、
だから今日の問い合わせは顕在メーカーの方だと思うんですけど、
例えば移動とか打ち合わせとかこれを分けた方がいいと思うんですけど、
打ち合わせの中でもいろんな種類がありますとかというのは一旦忘れて打ち合わせを打ち合わせに入れちゃうみたいな感じが大事なのと、
時間も15分単位とかにするんですよ。
バクッとね。
バクッと。それからまずどんどん徐々に流度を上げていくっていう形が大事で、
ここができないと立ち上げるのにもう業務の頼まししようぜみたいな感じで半年くらいかかってるみたいな。
ああね、やだりとなりそう。
そう、そういうのじゃない。
感覚的に言うとまずは始めるときには業務の分類何項目ぐらいからできるでしょうってイメージの話してるんですか?
まあやっぱりマックス一部署で10個ぐらいじゃないですか。
そんなミニマムな単位ですか?
もうほんと会議とかさ、会議、移動、お客打ち合わせ、社内打ち合わせとかで見積り作成とかそんな感じで作って、
それで大まかに把握する大事なのじゃないですか。
あ、そんなんでいいんですね。で、外れるものに関しては一旦その他でちょっと。
で、やってみるとその他が多すぎるといけないので、その他が増えすぎたなと思ったらその他の中で分析をして、
あともう一個はその他に入れるとか微妙なやつでみんな迷うとその他に入れちゃうので、
こういうケースはこっちに入れてないとかでルール化していくことはいると思うんですけど、
ただ10個ぐらいのものを選んですぐに入れられるので、大事なことはあくまでも大まかに把握して、
最後何に使うかっていうのは大事なので。
あ、なんかいきなり参入障壁が下がりましたね。
そうなんですよね。
そのぐらいの裸なんですね、まずは。
そうなんです。
へー。
だから結構均等はいいなと思ってて。
はいはいはい。
なんかコスト的にも結構安く済みますし、
いろんな日報用の僕のアプリも昔はやってたんですけど、
どうしても入れるのが目的になってて、ちょっと機能が多すぎるなっていう感じがしてて。
なるほどですね。
はい。
へー。
まあということですね。
なんかいきなり揃いましたね。
このぐらいの10個と項目ぐらいの単位で会社担当と、
ちなみにそうなんですか、
クロン先生、全ての業界業種でもクロン先生入れば一旦このぐらいの日報は作れるっていう前提で喋ってますか?
そう思ってます。
だから僕いろんなセミナー呼ばれるんですけど、
折骨院とか会社さんとかでもやったほうがいいよって言ってますし。
製造業もあるでしょうけど。
製造業は現場はちょっとなかなかきついけど、
製造業は逆に現場に出てる時間は直接なので、そこまでたぶんやらないといけない。
100%直接そうですね。
はい。
全然機械の稼働とかっていうことで業種は変わりますけど、
全てのサービス業とかほぼサービス業は世の中多いと思うんですけど、
そこに関しては日報っていうのは有効かなっていうふうに思ってて、
そうですか。
お勧めします。
ということで、ぜひこの方非常に前のめりにいろいろ取り組んでくださってみたいですので、
ぜひやってみて、トライアンドユーラーして何かありましたらまたちょっとフィードバックいただいて、
質問一緒に考えていきたいなというふうに思ってますので、お待ちしております。
ということで終わりましょう。ありがとうございました。
業務の可視化と流度調整
ありがとうございました。
本日の番組はいかがでしたか。
この番組では、くのまさやの質問を受け付けております。
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たくさんのご質問お待ちしております。
