勤怠システムの理解
こんにちは、遠藤和彦です。久野勝也の「労務の未来」久野先生、よろしくお願いいたします。
お願いします。
さあ、ということで今日も行きたいと思いますが、今日はちょっと久野先生からの面白いお話をしたいということでね、やっていきたいと思います。
テーマとしてはどんな感じになりますかね?
勤怠システムの選び方みたいなことって、そうですね、勤怠システムってみんな結構悩んでいると思うんですけど、
この辺りちょっと話したいなと。
勤怠システムの選び方ね、意外とやってきてないですね。
そして、これがいいよって話ではなくて、選び方の話ってことですね?
そうですね。
おお、どんなところからポイントなんですか?
そう、これ僕は、この前社内で研修をやって、ベスト勤怠さんという方に来てもらって、
はいはい。
お知らせさんという方に、その時の勉強会で僕も勉強になって、ああ、そうだなと思ったことなんで、
ちょっとそれをみなさんに、こう、少し考える。
共有したいと。
はい。
で、あの、よくデジタル勤怠のシステム入れるじゃないですか、もうみんな、たとえばうちだとキングオブタイムとか、
うん。
なんか、修行、武行とかですね、なんか、まあいろいろあるわけです。
ものすごい数がね、勤怠応用ありますからね。
で、僕もすごく大きく勘違いしてたんですけど、入れると魔法のツールみたいに、すごく時間が圧縮されますよっていう風に話してたんですけど、
はいはい。
よくよく考えたら、ちょっと違うなっていう風に思ってて、
で、この、要は、まず勤怠システムが魔法のツールじゃないっていうことを理解するのがめちゃくちゃ大事で、
で、
どういうことだ?
実は勤怠システム入れてもね、時間は全く減らないんですね。
従業員の役割
え?
どういうことですか?
トータルの時間が、みなさんデジタルのツール入れたら楽になると思ってるじゃないですか。
そのために入れますよね、と思ってますよね。
違うんですよ。実はですね、単に、時間が分散されただけなんです。
どういうことかっていうと、
分散、はい。
手作業だと人事の担当者が集計して、確認訂正して、収集するんですよ。
はいはいはい。
勤怠システムもこれ、デジタルに入れるとどうなるかっていうと、
人事担当のまず集計業務が圧縮されるじゃないですか。
減りますよね。
うん。で、その分でも確かにシステムが集計してくれるので、システムの集計時間は増えますよね。
そういう意味でちょっと時間は少し下がるかもしれないんですけど、
実際にさっき話した確認訂正の、集計確認訂正収集っていうのが3つのステップだとすると、
はい。
確認訂正に関しては、まずですね、人事はもちろんやらなきゃいけないんですけど、
この仕事っていうのは実は従業員とかマネージャーに移管しただけなんですよ。
あー、だから人事が全部、今言ってた3つの集計確認訂正収集を全部やってたのが、
人事担当の要は減ったけど、減った分が、そうか、社員が自分でやらなきゃいけない仕事になってるだけってことですね。
そうですそうです。で、収集も人事が全部やってたやつが、従業員に一部仕事が行ってるわけなんで、
はいはいはい。
で、そうなってくると、どこがポイントなのかっていうのを、もう改めてそうなんですけど、
いかに従業員の方にちゃんと動いてもらうかが大事で、
はー。
で、多くの中小企業が多分、従業員の方がちゃんと締めれずに、月末にまとめてやったりだとか、
はいはいはい。
不備がめちゃめちゃ増えて、で、結果として、人事が最後確認をして、また現場に戻すみたいなことをやってるから、
なるほどね。要はその、でもこれって聞き方、違う聞き方すると、
勤怠システムの導入は人事が楽になってるだけであって、他の社員の資格がかかってるじゃんとも聞こえちゃう話ですね。
そうなんですよ。だから、ほとんどの会社がみんな結構不満多いって言うんですよ。
なるほどね。確かにそういうレトリックが。
で、なんか楽になってんじゃないのかなって思ってたら、やっぱり楽になってないっていう前提を思いっきり持たなきゃいけないから、
あー。
SaaSの設定
だから僕は最近やっぱこう思ってるのは、再設計しなきゃダメだと。
とにかくどこの会社も、やらなきゃいけないプロセスとしては、まあ人事の仕事は絶対減ってるわけなんですよね。
で、人事が良かったって思ってるわけですよ。
そうだよね。人事がね。
でも、現場ふざけるなってことになってるので、
なるほど。
やらなきゃいけないこととしては、まず従業員の方にもっとなんか楽に金帯を押す、例えば場所とか含めてとか、ルールの設定とか、
例えばインセンティブつけるってなかなか難しいと思うんですけど、
打たなかったらもうお給料出ませんよとか、そういうペナルティとか制裁加えるとか、
そういうような再設定とかも必要だなと思いますし、
あと管理職とかが1週間ごとにちゃんと確認するような仕組みとか、
そういう仕組みをもう一回作るっていうのと、
あともう一個は、なんだかデジタルで入れると適当に入れる会社さんそうなんですけど、
意外とその後手集計してExcelに乗っけてるみたいな人結構いるんですよ。
なるほど。デジタルからまたアナログに戻るみたいな。
そう。で、そういうのを隠してる人事の方は、一回再設計が必要なので、
システムの再設定でフルで自動に勤怠データが出るように、
コンサルお願いするとか、そういうのを得意な社長事務所にお願いするみたいなことを、
ちょっとやり直さないと、なんかもう働き方書いたけど、
2019年ぐらいから勤怠システムめちゃくちゃ流行ったんですけど、
蓋開いてみるとどこの会社もExcel使ったりとか、現場が全然閉まらなくてみたいなことが多いんじゃないかなと思うので、
ぜひやり直してほしいっていうのが思ったところです。
要はこれシステムとか社員の作業量が増えて、
管理者とかその人事の人の負担が減っているだけっていう、絶対量が変わってないはずだよねって話で。
壮大な茶番が起きていたってことで、僕もやっぱり勤怠システム入れまくってたんで、
毎回世の中に対して悪だったなって。
悪のこの点をね、見逃しちゃうとってことですね。
でもだからこそそこが分かっていればいいわけですよね。
そう分かって、その前提でもっとオペレーション組み直さなきゃいけなくて、
現場は閉まらないものだと、もういかにどう閉めるかっていうことと、
システムはなかなか、特にSaaS系のシステムって安い分だけ設定が甘くなるので、
自動で上がらないものだっていう前提を考えて、
自動で上げようと思ったら社内の仕組みシンプルにするとかっていうのも大事だし、
もっと、とにかく今日お伝えしたいのは、
勤怠システムは魔法のツールではないということを、
もう一回伝えたいっていうところがあります。
なるほどね。逆に言うと、変に入れるぐらいだったら手作業の方が、
何も変わらないんだったらそのままでもいい可能性もあるんで、
そこを意識しないと意味ないことをするってことですね。
茶番って教えましたもんね。
そうそうなんですよ。本当にそういう会社も実は多いので、
改めて考えてほしいなっていうところが今日お伝えしたいところと、
あとこれから入れるとか入れ直すっていうお客さんいると思うので、
いやいや、そうですね。その時に。
その時にですね、一応、
最近、SaaSって月額300円とか400円とかっていうところがあって、
実はSaaS系のところも自社設定タイプっていうのとメーカー設定タイプっていうのがあるんですね。
これどういう意味ですか?自社設定とメーカー?
自社設定タイプっていうのは多分ネットとかで気軽に申し込んで、
で、その代わり自分たちでやらなきゃいけないっていう設定。
あー、なるほど。設計を自分で頑張るってことですね。
そうですね。タッチオンタイムとかジョブ勘とか、
博士とかチームスピリットとかっていうの、いろいろあると思うんですよ。
で、そこはでも自社設定タイプのところと、あとメーカー設定タイプの中、
天野さんとかやってるサイバーシードとかですね、
勤労の趣旨とか良い宗教とかいろいろあるんですけど、
あとみなじんさんがやってる、うちもみなじんさんと結構アライアンスやってるんですけど、
みなじん修行管理とかってあると思うんですけど、
勤怠管理の設定方法
そのどっちが良くてどっちが悪いっていうのはメリットでメリットがありまして、
で、うちの会社はどっちが合ってんだっていうのをしっかりはっきりさせてから、
やった方がいいかなと思ってて。
当然でもあれですよね。自分たちでできなかったらメーカー設定でお願いするしかないですよね。
そうですね。で、メーカー設定のコストが高いので、
みんなメーカー設定嫌がるんですけど、
結局メーカー設定しないと、私が冒頭話した茶番みたいなのが起こります。
なるほど。なるほど。
ただ、例えば自社設定も良いところがありまして、
メリットはまず安く済むっていうところがあるのと、
あとなんか部分導入みたいなのができるので、
なんかこの部署だけやってみようとか、
あーなるほど。
反対に社内に詳しい人いればですね、
結構メーカー設定の場合って、初期設定やった後にメンテナンスかけてやるのにまたお金かかったりするので、
アップデートがしづらいんですね。
なるほど。
なので、そこそこ大きな組織にしないと一人だけできる人がいて、
その人やめるともう逆にやったら危ないような形になるので、
自社のリソース見ながらになりますけど、
メリットは自社設定は安いし、部分導入とかできるよっていうところなんですけど、
デメリットは本当に人がいないと初期設定ができないし、
あとお金ケチって皆さん結構ご選択するんですけど、
なんかほぼさっきの話、自動化しないと手集計が入るみたいな。
結局。
はい。
壮大な茶番が起きがちと。
起きがちだと。
で、メーカー設定はやっぱり初期設定はしっかりやってくれるので、
あと本番運用はだいたい5ヶ月くらいかかるんですけど、
結構しっかりデータ出してくれるので、
給与計算とかにも本当に自動で取り込めるようなものはできるんで、
僕はやっぱりメーカー設定は結構お勧めだなと思ってるんですけど。
そうなんですね。
ただ、初期費用が高いのと、
あと、結局これ自社設定やってもメーカー設定もそうなんですけど、
要件定義をちゃんとしないとちゃんとアウトプットされてこないので、
どちらにしてもちゃんとした担当者いるっていうことはありますか、
いないんだったら経営トップが真剣にメーカー設定するにしても、
よくメーカーにお前ら設定してるの頼むぜみたいな人いるじゃないですか。
それで絶対うまくいかないので、
そこをちゃんとやれるかどうかっていうのがポイントかなと思います。
前回の評価制度の話に近いですね。
制度だけ入れて何年かやっても経営者が制度に対して
ものすごい問題意識を持っていない限りうまくいかないのと一緒で、
勤怠管理もきちんとそこは丸投げで業者に頼むんではなくて、
しっかりと意識してないとうまくいかないよと。
そうなんですよ。だから結構人事の方大変だなと思ってて経営陣の方から、
なんで勤怠システムが綺麗に集計されないんだとか、
給与にそのまま取り込めばいいだろうって言うんですけど、
そんなに簡単な仕事じゃなくて、
本当にルールそのものを変えてもらわなきゃいけないケースとかもあるんで、
そういう板挟みになっている人事の方を応援したいっていう企画で。
ありがたいコメントですね。
でもそうですよね。だって制度を作るっていうことは、
制度を作る目的が明確にない限り、作る側の方は困りますからね。
そこの目的は経営者がちゃんと意識していない限り、
どう作りゃいいんだよって話でぐるぐる回っちゃいますもんね。
そうなんですよね。
自社設定タイプとメーカー設定タイプがありますが、
それぞれの目入れ目がありますよというお話をしていただきましたかね。
はい。そのあたりちょっと考えながら、
これから近代、今うまくいっている方は別に問題ないと思うんですけど、
僕見た感じ8割くらいの方が何かしら問題を抱えているなと思います。
8割もですか、感覚値。
はい。
機能あんまりしてないと。
一番ライトナーな従業員がちゃんと占められないとか、
管理職がそこに意識がなくて占まらないとか、
そこはルール変えればいいと思うんですけど、
でも多いのは大半会社の変なルール、
ほぼ意味ないようなルールがあって、
それが近代で出ないとか、
なんで経営人がルール変えれば自動で集計できるのになと思っていて、
そしたら生産性がガンと上がるのになっていうのもあるので。
なるほど。
なんでPodcastを聞いている方は、
全社見直しするということでお願いします。
ということですね。厳しい指導が入りましたので、
経営者の意識とルール変更
各皆様、近代システム一度見直してみるというのが大事かもしれませんね。
ということで、今日も終わりたいと思います。
ありがとうございました。
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