リスク管理と契約管理
こんにちは、遠藤克樹です。久野勝也の「労務の未来」の先生、よろしくお願いいたします。
お願いします。
さあ、ということで、今日も行きたいと思いますが、社労士事務所東海のあらゆるツールの開放ということで、前回からやってきているわけですが、前回はまさかのセキュリティ部門だけで終わってしまうと、それでも言い切れなかったというぐらいになってしまったんですけども、
今日はその延長線でまた新たなツールをやっていきたいと思いますが、いろんな切り口があると思いますけども、今日どこからいきましょうかね。
ちょっと早く終わりそうなやつからね。リスク管理。
はいはいはい。
セキュリティじゃないリスク管理というか、1つが私業なので、契約の管理みたいなところ。
はいはい。
全然打ち合わせしていなかったところもあるかもしれない。
いえいえ。
一応、クラウドサインみたいなものはもちろん入れてまして、
そうですよね。
そういうの入れない。契約書って大事だなというところがあると思うんですけど、あともう1個がカイクラっていう、
カイクラ?
はい。電話を録音するっていうシステム入れてるんですよ。
あー。
これは会社の電話だけだと思うじゃないですか。
はい。
会社から対応してるスマートフォンのデバイスの通話も録音できるって形。
えー。全部レコーディング上がってるんですか?
聞いてはいないけど上がってます。
うーん。
なのでお客さんと揉めた時とか、一体はないとかになった時も中身が分かると、
あとちょっとカスタマーハラスメント対策じゃないんですけど、
へー。
なかなかたまにはめちゃくちゃ怒るお客さんとかもいるので、
はいはいはい。
そうするとこっちも対応しなきゃいけないというところもありまして、
へー。
それでどうだったかっていうところで振り返るみたいな。
そうか。だからよくこの音声は電話してた時に録音されておりますことをご了承ください的なあれが。
そうですね。うちは流れないですけど。
あー。
流さなくても最近のシステムってもう録音できるような設定なんですよ。
あ、そうなんですね。
はい。
アイテム同意って別に社内で使うっていうことになれば別にいらないらしいんですよ。
えー。あ、そうなんですか。
うん。
そうですよね。だからこれはなんかあくまでもリスク管理として抑えてるってだけで、
じゃあ何かこう社内で管理してやろうみたいなそういう話ではないということですね。
そうですね。もう時間がもたれなさっています。
そうですよね。どんだけ疑ってるんだってね。
そうそう。そういったものを入れてですね、管理してるっていうのはやってます。
はい。
はい。
リスク管理があるんですね。
そうですね。
業務管理とコミュニケーションツール
あと、業務の管理は均等に使ってるっていう話は
はいはい。業務管ですね。
はい。
で、クラウドストレージは一応うちボックスとシェアポイントっていうのを使ってます。
あ、シェアポイント。これ使い分けどういう隅はされてるんですか?
基本的には社内のデータとか、あとお客さんのデータもボックスに入れてるんですけど、
一部のほんとに300人とか会社超えるような会社さんとかは
ちょっとシェアポイントにあえて入れてるっていう形です。
なるほどね。大規模の企業さんに関してはちょっと隅分けてるっていう感じでシェアポイントも使ってると。
そうですね。どうしてもマイクロソフトのほうがセキュリティ要件が大企業通りやすいっていうところと
反対にシェアポイントに入れるメンバーとかもかなり限定していますので
それだけでも権限が絞れるっていうところと
もちろんボックスの中でもこのファイルにはアクセスできるメンバーは
この階層しかダメだとかっていうところのセキュリティ管理をしてますし
あと一部のところはもう閲覧しかできないとか
誰がどのデータにいつアクセスしたかってところは全部社内で取れてるっていう形です。
なるほどですね。
今日もさらっと流れましたけど、均等に1本でも3、4本取れる以上にいろいろされてますけど
ここは使ってるっていうところでとどめで。
業務管理だとそんなところですか?
そうですね。そういったところですね。
あとはコミュニケーションツールは結構めちゃくちゃいろいろ使ってまして
コミュニケーションツールね。Zoomとかスラック周りってことですか?
Zoomとかそうですね。スラック、チャットワーク
あとLineworks
Lineworks
あとTeamsを使ってますね。
そうかTeamsもそりゃそうですよね。
昔は一つに絞りたいと思ってたんですけど
思いますよね。
お客さんのニーズが早おかしいのでここはちょっとおりざるを得ないとやろうってところで
コミュニケーションツールはお客様が選択できるってところにしてるんですけど
その代わりちょっと業務のシステムは絞らさせていただいてるっていう形です。
例えばデザインソフトとかいったところは少し絞らさせていただいてます。
作業効率だとそんなところですか?コミュニケーションツール、チャットワーク、Lineworks、Zoom、スラック、Teams。
そうですね。あとはマニュアルツールの作成でNotionっていう
あとStockっていうのも使ってるんですよ。
結構シンプルな作りなんですけど
お客さんのマニュアルとかはStockっていうのにまとめてまして
企業経営者の手順とか注意事項みたいなところをまとめてるってことです。
社内マニュアルはNotion、仕事上のお客様、顧客対応マニュアルはStockみたいなのに
ちょっと今移行させてるっていう感じです。
どうしてもNotionが超高性能なのでいろんなものが作れすぎるんです。
ですよね。本当に何でもできますもんね。
そうなんです。ちょっとUIが良すぎて、あと用途が広くなりすぎると
逆に社内の問題としては見つけられないっていうようなところが出てくる。
探せない。
なのでお客さんのデータはここにありますよとか。
あと逆に言うとデータが広がりすぎるとデータ絞るのが難しくなってくるんです。
どうしてもセキュリティの基本、先ほどセキュリティに戻っちゃうんですけど
誰がどこまでアクセスできるかっていうところが
すごくセキュリティには大事になってくると思うので
Stockにはしかお客様のデータは入れないでくださいと今絞ってるって感じです。
なるほど。そんな流れになってるんですね。
これが社内マニュアル的なところですかね。マニュアル絡み。
そうですね。
Notion、Stockね。
業務管理、コミュニケーションツール、リスク管理あたりまで。
教育管理システムの利用
結構今日はいろいろ細分化したところまで話しきましたけど。
あと教育はYuumuっていう動画をそこに載っけてテストしてるっていう形ですね。
Yuumuね。
社内教育動画の自主制作をしたものを閲覧する管理サイト的な。
教育DXみたいな感じですね。
ラーニングマネジメントシステム。
そう言えよっていうね。全然単語が出てこないですね。
ラーニングマネジメントシステムですね。
背景としてあるのが社内で教育コンテンツを制作できる環境があるからYuumu使えるっていうところが成立してますよね。
そうですね。なかなか作れないですよね。大変ですよね。
その辺もまた教育動画コンテンツ制作どうやってるのみたいな話は別切り口があるんでしょうけど。
うちの役員呼びます。
今日はちょっと我慢して。ツールシリーズなんでね。
教育そんなもんですか意外と。
教育はそうですね。そこに集約していってるって感じです。
そこでテストも受けられるし、動画見れるし、資料も見れるし。
そういう風になってるんですね。
マニュアルこんな感じで考えてて、キントンで今うち看板方式、トヨタ生産方式ちょっと真似してて、看板方式になってくるんですけど。
どうしても作業工程の中に分からないことあるじゃないですか。
だからストックのマニュアルとか農書のマニュアルを見て、もしくはYuumuの動画を見れば仕事ができるみたいな形にする。
意外とシンプルなんですね。そういう意味では。
そうです。そういった形で組んでいこうっていうのが社内の仕組みです。
ほんとですよね。ファクトリーみたいな会社ですもんね。
ツールの活用
なるべくそうですね。規模の経済を享受しないとなかなか生産性も上がらないし。
大量にとにかく早く処理していくっていうのは、車道修業務においてはすごく大事かなと。早く正確にですって大事かなと思ってるんで。
あと切り口ありますっけ?使ってるツールで言うと。
あと最近やっぱSSAIですよね。
SSAIで何使ってるんですか?当然チャットGPTやって。
あとGoogleワークスペースのビジネスプランにするとGeminiが今使えるので。
Geminiを使ったりとか。
メール返信とかはGeminiに結構委託っていうか、委ねて的なってことですか?
そうですね。Gmailでもともとドメイン作って、Gmailにハットマークとかとかってのが全部乗っけてるので。
Gmailが機関システムになってるんで。返信分とかGeminiに考えてもらって。
あとはチャットGPTのチームっていうので、管理職のメンバーはチャットGPTの個人版に契約してるので。
そこでMyGPTとか作ってるってことですね。
MyGPTとか皆さんちゃんと作ってるんですね。
ちょこちょこです。あとはマーケティング関係ですよね。
出たー。これいっぱい忘れてましたね。ありそうですね。
マーケティング関係教えてくださるんですか?
マーケティング関係大丈夫ですよ。
いいんですね。
残せるっていうマーケティングオートメーションツール使ってまして。
残せるって。
要はうちのホームページでいろいろデータ閲覧できるんですけど。
そうすると見ない人が出てくるかもしれないけど、誰がどのぐらいまで見たかっていうのが見れるツールがあるんですよ。
そういうのを使って、例えばAさんっていうのがこの資料結構長いこと見てくれてるなとか、このページまで見たなってことがわかるので。
わかったらそこで電話かけたりだとか、メールでアクションしたりとかっていうのをやってるってことですね。
あとはタクトSEOっていうので記事書いたりだとか、これAIでライティングとかできるようなものになります。
これ私は知らなかったんですけど、くの先生に教えていただいてえげつないですよね。
今まで一生懸命自分たちで検索して何度も後でこのへんキーワードで文章を作ろうみたいな、あの工程がワンストップでAIがやっちゃうってことですよね。
すごいですよね。目次作ってライティングして、あと人間が直すっていう完全に逆の工程ですよ。
本当ですね。工程が逆ですよね。
全部人間がやったっていうのもありますね。
あとはその増法っていうCRMです。
お客管理システム、どちらかと言えば既存の小物先はキントーンで業務管理してるんですけど、営業先は増法っていうので。
増法を使ってるんですね。
はい。
セールスフォースとかは使わずに。
そうですね。セールスフォース結構。
でかすぎますか。
収集経営がちょっと高すぎると。増法でメルマガとか、あとお客さんの管理してるとかっていうことですね。
そこでホットリードとかっていうのを管理してるって感じです。
はいはい。
大体こんな感じです。
マーケティング側は増法をたくと残せるあたりを駆使して作っていってると。
ここに生成AIを駆使しつつ、製作チームが大量のコンテンツマーケティングを社内にも社外にもやっているという動きが出てるわけですね。
マーケティングの戦略
だいぶ全体像は、よくこんなの教えてくださいますね。
いやもうちょっと喋りたいけど一個一個。
むしろ。
むしろこの回流すだけになっちゃう。大丈夫かな。
いやいや、でも一個一個ね、この辺をね、今度は絞って話してもらえませんかみたいなのがありましたらね、ぜひ質問いただけたら。
質問が欲しいですね。どこにいっていいか。
いろいろここも喋らせてくれよ感じてますんでね。
大枠そんなとこですか?
大枠ほんとこんな感じだと思います。
いやー大変ですね。
そうですね、入った社員が大変ですね。こんなに覚えなきゃいけないのが。
言われてみればね。
あ、まだあった。
まだあったね。
今なんか。
名刺のエイトとかも使ってます。
エイトのチームとかね。
エイトね。
懐かしいというか、そうですよね。いつ上場するんだってこの懐かしいですね。
これはツール入れてるだけで総額でとんでもない金額になりますね。
そうですね、社員の1人入ると相当金額は大きいけど、必ず1人1アカウント持たせることにしてました。
使い回しとかしないんですよね。
ただそれでも生産性が上がるとか、その生産性をちゃんと、そのお金払ってちゃんと採算が合うようにプライス決めたりだとか、
お客さんに理解してもらって、ちゃんとしてるほうが安全、安心なわけです。
でも確かにね、アウトプット一緒だとしてもこのプロセス背景でやってますっていうものと、
って言ったら全然ね、スピードも安全性も全然実は違うんだろうっていうのが逆に確かに言われてみると伝わりますね。
いやー、どこから手をつけ真似をしていけばいいんだろうかという打ちひしがれた気持ちでいっぱいですけれども、
くの先生もね、こんなものなかったところからスタートしてるわけですよね。
そうですね、もともと13年くらい前はギブのたじみっていうWi-Fiが通ってないんじゃないかと言われてた町ですから。
そんなところがない。
たじみの人に怒られるかもしれないけど。
本当ですね、大事なところ的にもちょっと大変です。
ということで、今日ね、前回から続きまして2回にわたって東海のツールを開放させていただきました。
ぜひまたちょっと踏み込んでこの辺聞きたいなとか情報欲しいということがありましたら、
くの先生、遠慮なく開放してくださいますのでね、ぜひぜひお寄せいただけたらと思います。
ということで、終わりましょう。
ありがとうございました。
ありがとうございました。
本日の番組はいかがでしたか。
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たくさんのご質問お待ちしております。
