00:07
お疲れさまです。経営企画のたばこ部屋 27 回目の配信です。パーソナリティのきりんです。よろしくお願いします。
春なので、組織変更の話をしてみようかなと思います。 4 月から新しい決算機に入るっていう、そんな会社も多いんじゃないでしょうか。
私の会社もそうですね、そういった話題がぼちぼち出てきている状態なんですけれども、組織変更って結構、頻繁に起こるところは起こると思うんですよね。
上場企業とかで、あんまり頻繁にやっていると見栄えが良くないので、やるにしても市販機が半期に1回とか、それぐらいがペースとしては一般的なのかなと思いますけれども、
以前、私がいたベンチャー的な会社ですね。そちらだと、もう毎月とか2ヶ月に1回とか、それぐらいのペースで、かなりの頻度で組織変更をやっていたなということを思い出していました。
当時、私は経営企画という立場ではあったんですけれども、周りにソウムだとか、上司製だとか、いろんな方々がいるわけですね。
いろんなシステムが入っているんですけれども、その組織変更が毎回かなりドラスティックなんですよね。
それで、毎回変更に伴う各種タスクに謀殺される皆様を見ていたというのがあって、私ももちろん余波を受けるわけなんですけれども、結構大変だったなというのを思い返していました。
組織変更は生き物だと思うんですよ、組織は。だから、変わるのは当然前提だとは思うんですけれども、
その名前ちょっと変えたらいいだけじゃんとかですね、そういう意識で組織を変更してしまうと、結構現場は実務化は疲弊してしまいますよという、そういう注意喚起も含めた話ではございます。
実際いろんなシステムの対応とかがあるわけで、なので思いつきとか社長の趣味とかですね、ちょっとこの名前のほうがかっこよくないとかですね、
そういうだけの話でコロコロ変えると、本当にそれって会社として合理的な行動なんだっけということになると思います。
やっぱりコーポレートの組織がいろいろと違反していくとか、そういうのってこういったバックオフィスはある種軽視したような現場のオペレーションとかそういったものをあんまり思いをはせずに自由に組織変更してしまうとか、
組織変更だけじゃないですね、制度変更とかそういうのもありますけれども、そういうことをしてしまうからコーポレートが育たず、違反して、ずっと採用をコロコロ入れ替え続けてみたいなことが起こっている、そんな会社少なくないんじゃないかなと思います。
これは例えば転職するときに、この会社に明るい人が身近にいるのであれば、組織変更の頻度とか制度変更の頻度とか、こういうものを少しヒアリングできるのであれば、なんとなくその会社のバックオフィスに対する姿勢とか理解が透けて見えてくるんじゃないかなとも思ったりしていますので、アクセスできる場合はぜひ聞いてみるといいかなと思います。
03:15
いろんな見えない調整コストとか、システムのメンテナンスのコストってバカにならないんですよね。
それどれくらい具体的に大変なのっていう話を少ししてみようと思いますけれども、やってみたことがない方においては、やっぱりそんなにかかるんだっていうふうな印象を持っていただけるような気もするんですけど、
例えば、当然ながら側の組織図の更新が走りますよね。これは別にやればいいだけの話だと思います。
Excelで作っているのか何なのかわかりませんけれども、その紐をつなぎ替えて名前を変更してっていうことぐらいだと思います。
厄介なのはここからで、組織が分割なのか新設なのか合併なのかっていろいろとあると思いますけれども、
何にせよこれまで使っていた組織名が変更になるということは、いろんなシステムに登録しているその組織名をすべて変更する必要があるということになります。
それが結構大変で、何が大変って思うかもしれませんが、どのシステムにどういう感じで名前を登録しているかということをすべてちゃんと洗い出さないといけないわけですね。
1回やってマニュアル化しておけばいいだけの話ではあるんですけれども、あまり整っていない会社ですと、何を更新したのかしていないのかわからなくなっているということも少なくはないわけですね。
これに加えてコードの変更も必要ですし、そのコードがシステムごとにちゃんと連携が取れていないといけないというのもありますので、
そのコードのマスターをどこかで持っているわけですけれども、そのマスター自体が一箇所にちゃんとあるかどうかというのもまた会社の管理次第では大変だったりするわけですね。
このマスターってここにもあるし、ここにもあるし、ここにもあるしというのがいくつかあって、
Excelで持っているものと、どこかにCSVで吐き出したものと、それを利用した別の帳表とかという話に結構波及してくるんですよ。
もちろん人事マスターってどこかのシステム上かどこかに置いてあるはずなんですけれども、最も基本となるものが。
なんですが、それを吐き出して使っている別の帳表のコードも同時に書き換えないといけない。
じゃないとアウトプットしたマスターがエラーを吐くようになるんですよ。
だからシステム上だけ更新すればいいというわけじゃなくて、他の帳表類とかKPIのダッシュボードとかに使っている、
都合用のマスターとか、そういうものを固着化したデータについても上書きが必要ですとか、
そういう想像力も必要だったりしますよね。
組織の分割だと、管理会計とかこれまでずっと連続的に見ていた組織別のとか事業別のみたいなところがあると思うんです。
06:08
それの連続性もあまり担保できなくなるとか、それを手作業でくっつけてみたいなこともやるかもしれません。
同様に販売管理システムとか購買管理システムとかいろんなシステムありますが、それ以上のメンテナンスが必要になると。
売上げをこれまでこの部署につけていたが、その売上げって商品別に言うと新しくできた分割された場合のA部署とB部署どっちにつけるんだっけっていう、
それぞれの商品団員での売上げの計上先っていうのも検討しないといけないかもしれません。
社内で内部取引をしている場合もあるかもしれませんし、内部取引もどの報道についてどの部署に紐付け直すのかというのが要因になるかもしれません。
これは主に1部署が2部署に分割されるようなそんな場合を想定しているんですけれども、
これが1から1対Nとかだったらまだいいんですけれど、3つぐらいの部署が2つに集約されるとか、しかも混ぜ込んで2ですね。
こういうこともあると思うんですね。
その場合もまた紐付けが非常に難しい。
ちょっと想像するとやっこしいと思うと思いますけれども、非常にそういうことが起こります。
そうですね。
ワークフローシステムとかでも誰が何を任意を挙げたらどのルートで回っていくかみたいな、
そういう条件分岐とかツリーとかを作るんですけれど、これも変更が必要になります。
あとは勤体システムとかその辺も必要ですし、
人も兼務で誰がどことどこに兼務してますっていうのもあると思うんですけれど、
その兼務比率はどのように見直しますかとか、
A部署に紐付いていた人が次にできたBとCの部署にそれぞれ分割されたとしたら、
そのBとCの兼務比率はどうするかとかっていうのもあると思います。
言われますよね、人の話もそうですし。
一番厄介かどうか分かりませんけれども、意外と見落とされがちなのが社内への周知コストですね。
メールで1本組織変更とか人事異動とかっていうふうに出すのはやるとは思うんですけれど、
それだけで別に全員がそれを熟読するわけではないので読み飛ばしてしまう人も多いと。
そうしたらいつまで経っても過去の組織名称で呼び続ける人が出てくるわけですね。
そうなると新入社員が混乱するんですね。
組織図に載ってるこの部署、あれ載ってないよなみたいな話になるし、
でもなんか長年いらっしゃるあの人の言ってることはきっと正しいだろうから、
あれ、ない、どういうことだみたいなふうになるわけですね。
そういうことが1回の組織変更じゃなくて、2回、3回、4回と積もってくると、
もうなんかわけわかんなくなってくるわけです。
もう今って何て組織名かわかんないけどとかっていう話になってくることもあるわけですね。
09:01
これはひどい例ですけども、そういうコロコロ変わりすぎるとそんなことも起こり得ますよねという感じです。
問題点ばっかり述べましたけれども、組織変更って別に悪ではないはずなんです。
もちろん誰だったかな。
有名な人が出した本で、組織は戦略に従うというのもあります。もちろんそうです。
そうなんですけども、それのちゃんとですね、裏側にどういうオペレーションが走るのか、
それによってどれぐらいの工数とかコストが実はかかっているのか。
従業員のコスト、人件費ってただじゃないですからね、当然。
稼働も稼働しただけコストがかかっているという意識が必要ですね。
こういう組織変更をする上で、この場合はこうだね、この場合はこうだねというふうにパシッとできるような、
そんな成熟した組織だったらいいとは思いますけれども、
これがもうよっぽど回数を重ねてきて、累積値が溜まっているところだと思います。
そういう体制を作れればもちろんいいんですけれども、
そのためにはやっぱりシステムの導入だったりとか、そこへの人材の投資、
人がちゃんと住宅にいないと目の前の対応で大変で、
他のマニュアル化とかそういうところまでいけないとかということにもなると思いますし、
いずれにせよ社長とかこの会社自身の自体のバックオフィスへの理解とか、
バックオフィスの尊重みたいなところがないとシステムへの投資もないですし、
これぐらいの人数いれば回っているじゃんみたいな感じで、
追加の人材の採用もないということになってしまって、結構積むわけですね。
冒頭の話でありましたけれども、やっぱりバックオフィス経営者の会社なのか、
どうなのか、会社としての姿勢がどういう感じなのかというのは、
そういう部分に現れてくると思いますので、できるだけこういった見えないコストについての理解を
みんなで共通で持つことで組織変更をするにしても最適で必要十分なものが
できるような会社が増えるといいなというそんな思いでございます。
組織変更の話をさせていただきました。
皆さんの会社では組織はどんな感じで変わっていますでしょうか。
ちょっと考えてみていただければと思います。
今日は以上とさせていただきます。お疲れ様でした。
