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お疲れ様です。経営企画のたばこ部屋シーズン2の12回目です。 システムの話をしてみようかなと思います。
予実管理システム以外の話ですね。以前も予実管理システムについては話をさせていただきましたが、 それではない、もう少し実務寄りのシステムの話でございます。
やっぱり予実管理とかする上で、経理と連携は非常に深いと思うんですよ。経理と経営企画って関係性は非常に近いのかなと思うので、経理から情報をもらうことはたくさんあると思います。
毎月実績が締まれば仕分けをもらって、それを実績として分析してみたいなことはすると思うんですが、経理からもらえるデータはあくまで会計システム上のデータでしかないので、
それを分析する以上のことはできないことになってしまいます。もっと将来の見込みとかの数字を正確に出したいとかになったら、やっぱりより現場に近い情報をリアルタイムに取ってこないといけないということになります。
これは売上の読み管理だったり、販売管理システムに直接アクセスをしてしまい、見込み案件がどれだけあるかとか、見積金額が合計いくらなのか、またその角度はどれぐらいなのかみたいな情報が取れれば、営業部長の方に聞くまでもなく自分で分析ができたりもしますし、
そういったシステムにアクセスができるということは、いろんな関わる人とのコミュニケーションを減らすことにもなりますし、自分の都合で情報をうまく、過不足なく取ってくることができるし、痒いところに手が届くオペレーションを自分で組むことができることもいいことかなと思っています。
こういうシステムがいろいろと社内に入っていると思います。販売管理システム、購買管理システム、倫理システム、給与管理システム、経費生産システム、いくらでもあると思うんですけれども、
社内のシステムとして、まず誰が何を使っているのかを把握した上で、情報としてどのシステムにどんな絡むがあって、どれぐらいの頻度でどれぐらいの正しさでちゃんとそれが運用されているのかみたいなことまで把握してみると、
この数字が予実管理上重要なのであると、見込みを整地化する上で大きな要素なのであるというふうに分かれば、そちらを見に行くというふうにすれば問題が解決する可能性が上がるわけですね。
実際にそのシステムの中に必要な情報が開けてみるとなかったとか、ちゃんと運用されておらず適当にしか入力されていなかったとかということが分かれば、そしたらまずはそのオペレーションを自分のほうでもう一度組ませていただくので、これをうまくやってくださいと。
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定期的に内容を見てですね、うまく回っていないとか、やりづらいポイントがあるのであればオペレーションを組み直すので相談してくださいとかいうことができたりするので、いずれにせよそういうどこに情報があるのか、そしてその情報を入れてもらうためにシステムをどのように運用していただけばいいのかみたいなところまで頭が働くようにだんだんなってきますと。
そうすると各営業部長とか人事部長とかそういういろんな人と関わる上でお願いをするんではなくて、具体的なオペレーションの提案とかその支援まですることができるようになると、それの境目と言いますか、分水嶺がシステムをちゃんと理解しているかどうかなのかなというふうに思いました。
はい、私はもともとコンサルティングファームの人間だったんですけれども、8年くらいやりましたが、やっぱり現場の実務の実務まで見なかったんですね。
いわゆる新規事業を策定するみたいなそういうコンサルタントだったので現場の実務まで見切れてなかったというのは残念なんですけれども、そういう実際の現場のオペレーションを見るようになったのは事業会社に移って初めてでした。
それでいろいろとこういうシステムがあるんだということをいろいろ勉強させていただいた中でようやく最近なんとなく王道として使われる会計システムだったりとか、販売管理システムSFAみたいなのがなんとなく分かってきたというところではあるんですけれど、
まずは今の会社、皆さんもですね、今会社で使われているどの部署でどのシステムが何なら費用までですね、理解しておくといいと思うんですけれど、それぞれを見ておくといろいろと動き方がこなれてくるという話になるかと思います。
その具体例としていろいろありますが、販売管理システム、購買管理システム、ワークフローシステム、それで何を情報として見るべきなのかみたいなところの話に移ろうと思います。
まずは売上げの関連で販売管理システムについてお話をすると、結構ですね、顧客マスターとか商談マスターとか、あとは行動ベースのどこの会社に何をしたのかっていうそのトランザクションについて格納しているデータベースがあったりすると思います。
その顧客マスターにはどういう情報があって、これは具体的に例えば業界フラグみたいなのが立っているのか、会社の規模のフラグみたいなのが立っているのか、売上げのフラグとかがですね、あるのかどうかとか、要は経営企画として何か戦略を立てるみたいなシーンで使い得る顧客マスターなのかみたいなところはまずチェックしてみるといいとは思います。
商談についても同じで、角度とかですね、特にB2Bのビジネスの場合は具体的にお客さんの名前がずらーっと並んでいると思うんですね、誰に何を売ろうとしているのかっていう商談マスターがあると思います。
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案件マスターというかもしれません。そういうものをひも解いてみてですね、実際にどの程度の運用がされているのか、角度とか営業のステータスみたいなものはどういう定義でやっているのかとか、それをいつのタイミングで誰が何をトリガーとして更新しているのかみたいなところまで把握してみるとですね、どういった形でそれを利用することができるのか、分析に活用し得るのかというところがわかると思います。
それらが情報として信頼できるのであれば、これまでは毎週とか各週で、営業部署の方がExcelにエクスポートしてそれを連携してくれていたとしましょう。
でも毎月なんか本当はこのデータ欲しかったんだよなみたいなのがあるのであれば、自分でその出力の帳表とかCSVを加工してみるとかもできるでしょうし、なんならスプレッドシートにそれを自動で連携するみたいなAPIが使えたりするかもしれません。
そういうことも含めて、そのSalesforce Automation、SFAについて具体的にいろんなマニュアルを見るとか、ヘルプページを見てみるとか、場合によっては営業の方にヘルプを求めてみるとかいうこともできると思いますので、いろいろ触ってみると便利かなと思います。
他にもですね、ワークフローシステムとかありますね。これも重要で、さっきは売上げの話、販売管理システムの売上げをより整地化するために見るべきシステムとして話しましたけれども、ワークフローシステムの方はむしろ購買系ですかね。
費用が発生するときに、当初の予算になかった予算が新たに取られた場合、上がってくるようにしておこうだったりとか、あるいは人が新しく入りますとか、辞めますもそうですね、ちゃんとそれが倫理として上がってきている会社であれば、
その必要な情報が承認とかシステムでされたときに自分にもその情報が上がってくるように設計をしておくとかいうことができるかもしれません。それができれば、毎月人事の方から情報を待たずともリアルタイムに何月何日に誰が辞めますとかということが分かって人件費の見込みのところに反映できたりもしますね。
なので、そういうワークフローシステムの使用として、どういう通知機能があるのかだったりとかいうことは把握しながら、それの担当者と会話をしてみると意外と自分の方に情報を集めやすくなるハブになるかもしれませんね。
なので、そういった形で販売管理システムとかワークフローシステムの話を今日もしてみましたけれども、そういった形でいろんなシステムに新しいシステムにどんどんと慣れていくというのが非常に重要かなと思っています。
人によってはすぐできませんとか、そんなコースないですとかって言われるんですけれど、自動化できたりとか、CSVダウンロードするなんて別に2,3分あればできるとかっていうことを嫌がる人も中にはいるかもしれませんよね。
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そういうところで煙に撒かれることなく、なら自分でやりますよというふうに言えるのはやっぱりシステムを理解して初めてできることだと思うので、自分の領域を広げる意味でもぜひシステムからは逃げずにそれを理解しにいくというのは重要だという話になります。
なんかあんまり根本的にこういうシステムって個別具体的すぎてあんまりポータブルスキル感ないんですけど、とはいえ意外とかつて触ったことあるなっていうものの似たようなものなんですよね。他の会社で別のシステムを入れていても。
なので割といくつか触ってみるとなんとなくシステムが変わったとしてもすぐにキャッチアップできたりするので、その辺はぜひ関わってみるといいかなという、そんなお話ができたかなと思います。それでは今日は以上にします。お疲れ様でした。
