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おつかれさまです。経営企画のたばこ部屋第22回目の配信です。 パーソナリティのきりんです。
今日も経営企画に関するいろんな話題をお届けしようかなというところでございますが、今日は経営企画の
前回ホームについて話をしました。ホームと関わるときの話ですね。 今日はまたちょっと別の方面で営業事務との関わり方についてお話をしてみようと思います。
経営企画、まずはいろんなデータを各所で集めないといけないですよねっていうのがいろんなところでお話をしていますけれども、
営業事務の方、非常に重要なデータを生成する立場の方々というふうに思っていい存在じゃないでしょうか。
データの正しさを司る要の存在として鍵を握っている方々だと思います。 営業の最前線の人間とか、営業部長といろいろ会話をして
こうしましょうみたいな方針がまとまったとして、結局この営業事務の方々にうまく動いていただかないと、それが実現しない、
本当に実務の要になっていらっしゃる方々だと思います。 早期に正しく実績を固めるために、営業事務の方々の存在が不可欠ですし、
協力をいただける体制を組んでいく必要があるということになります。 営業事務って言いますから、事務作業なのかと思うかもしれません。
全くやったことない方はですね。これ舐めちゃいけなくてですね、すごく煩雑かつ細かく難しい作業を実はやっていただいていることが多いと思います。
もう全部ですね、マニュアル通りで済むような、そういう仕事であればですね、簡単な業務かと思ってしまうかもしれませんけれども、そういうわけではなくてですね、
いろんなイレギュラーな作業が発生するんですね。お客さんありきの商売ですので、お客さんからのいろんな要望、例えば請求書をですね、早めに送ってほしいとか、本来は
翌月の、この末のタイミングで送るんだけれども、どうしてもこの今月に処理したいから早めに請求書を今月だけくれとかですね、
あとは分割をちょっとしてくれないかとか、ちょっとあんまりいいかわからないんですけれども、会社さんによってはありますよね。請求書を
分割してくれ、あるいは一つにまとめてくれみたいな、そういうイレギュラーな話があったりとか、結構困るわけですよ。
例えば、セールスフォースとかで一枚一枚出しているものをですね、分割、あるいは一つにまとめるみたいなことをすると、システム上で処理できなかったりとか、
システムのデータの持ち方を変えないといけないとかですね、そういうこともあるので非常に厄介なんですよね。他にもですね、
請求書の分割とか、今の話ですけれども、消費税が分割する前後で、分割している場合よりも一緒にしたときの方が、
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消費税が安くなるとか、分割した場合と分割しない場合で、請求額に1円とか2円ぐらい差が出てくるの、これどうしたらいいとかですね、そういうことまでケアしていただいている場合もあるわけですね。
1円、2円ってどうでもいいじゃんっていうふうに思うかもしれませんけれども、非常に重要な話だったりするんですよね。
はい、なんでこういう重要な作業になっていただいている営業事務の方とうまく連携をしていく必要があるわけですね。
この営業事務、経理事務かもしれません。役割としては会社によっては違うかもしれませんけれども、例えば、これは公になっている話で、ある会社で経営企画をやられていた方が、
この経営企画を立ち上げる上で、決算の早期化とかデータを正しく持つためにっていう取り組みをされていた話を以前どこかのセミナーでやられていたんですけれど、
この話が非常に印象的で、その会社でもやっぱりデータの入力がうまくいっていなくて、遅くて、性格性もあんまり高くなくてという状態でしたと。
そのデータの入力を司っているのはやっぱり営業事務の方々だったという話なんですけれども、その前提にですね、
うまくその方々に対してこういうふうにオペレーションを組んでくれっていう指揮命令権が欲しかったらしいんですね、その方は。
なので、この方々に対してちょっとまあ、うちの部署でやらせてくれないかというふうに話をされたらしいんですね。
当然その人を持っていかれるっていうことについてはやっぱり組織においては結構いたでなわけですね。
だからじゃあその人たちがやっていることも営業事務関連以外もすべて持っていってくれるんならいいよみたいな話があったらしいんです。
それこそ花瓶の水を変えるとか、お茶を出すとかそういうこともやっていらっしゃったと聞いた気がしますけれども、
そんな雑務もですね、一緒に引き受けまして、その方はですね、その雑務よりはどちらかというとこっちに集中をしてほしいみたいなのがあって、
できることはその方も部長級の方だったんですけれども、そういう日頃の雑務も自分がやるのでぐらいの感じで一緒に巻き取って、
組織を組み替えてその営業事務への指揮命令権を獲得したみたいなこともおっしゃってました。
なのでそれぐらいやってても通知を正しく入力するとか、そういった最前線のオペレーションを正しく組むというのは非常に重要だというエピソードかなと思います。
こういう要は営業事務というのは重要ですし、思っている以上に複雑なことなんですよというのがまず言いたかったことですし、
営業事務とどう関わるのかというのが経営企画としての今回の話になります。
まずどうしてもやりたいことは今オペレーションがないのであれば新しく作りましょうとかという話になってくると思います。
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なのであればですね、まずは新しいオペレーションの話をする前に、今のオペレーションについて完全に同じ目線で同じ業務プロセスを見ながら、
理解をするということをまずする必要があるかなと思います。現状をまず理解しましょうと。
現状でさえも大体皆さん営業事務の方々苦しんでおられるというか、必死なんですね多分。
いろんなイレギュラーとか締め切りと戦いながら、場合によっては限られた時間でお子さんがいらっしゃったりとかそういう方も多いと思いますし、
そういうところで必死にやってらっしゃる中で、いきなり新しい話とかっていうのをされたところで、いやそんなできませんよっていう話になっちゃうわけですね。
これはもう新しいことが嫌いとかそういう話以前の問題で、まず現状を理解してくれてないのに何を言ってるんだっていう、そういう反発が当然起こり得るわけです。
なのでそういうまずは現状を理解しましょうというすごく当たり前の話ですが、意外とできていないようなところからの話になると思います。
その上で、現状がわかったのであれば一緒にオペレーションを作るということになります。
一緒にというのがポイントで、やっぱりこういうカラムにこういう情報をいつまでに入力してくださいとか、そういう話を一方的にお願いするのは簡単なわけですね。
オペレーションを作るさえすればお願いするというのはできるわけですけれども、
今の業務に対してそれが整合的かどうかだったりとか、いろんな観点でそれをチェックする必要があるわけですね。
実際にそのオペレーションをやってみたときに、こことここで結局二重でこれ情報入力してませんかねとか、
システムからこれ吐きたいんだけれども、ここのテーブルにはこれがないからめんどくさいねとかいろいろあるはずなんですよね。
なのでそういう場合はオペレーション実際やってみてもらって、ここが不都合だとかっていうことをフィードバックはもらって、
その上でそれを解決するために今のシステム、例えばここにそのカラムがないなら、
セールスフォース上にもうそのカラムここに作っちゃいましょうかと、自動で他のテーブルからデータを持ってきて表示させるようにしておきますねというような話をするわけですね。
すれば、今の既存のオペレーションとそんなに延長線上で別にそんなに手間じゃないですねとかっていうふうに分かってくれたりもするわけですね。
逆にそのフィードバックがないと二重の入力になってしまうとかっていうのが発生してしまったりとか、全体最適でないことになりますので、
そういった一緒にオペレーションを作るというのが非常に重要な観点かと思います。
まだあります。他の部門も巻き込んでそのオペレーションを整理する必要があるという。これが3点目ですね。
いろんな方と関わるのは経営企画だけではなくてですね、営業事務の方もいろんな方と関わります。
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経理とまず関わります。請求書の一覧を発行したらですね、取り急ぎくれとかですね、毎月何営業日までにこれを出さないと経理側ですごい困るとか、
そういうのがあると思いますし、もちろん営業事務ですから、現場で営業されている営業の担当の方との関わりもあると思います。
その方々がすごい雑にいろいろと事務のことを考えずに、イレギュラーなことを持って帰ってきたりもするわけですね。
そういうところにも介入する必要があるでしょうし、さっきの経理との話でもさすがにこれ何営業日までにっていうのは、
ちょっとあれすぎるね、早すぎるねとかいうのもあるかもしれません。逆に言うともうちょっと早く出せそうですね、みたいな話もできるかもしれません。
本当はこういう情報に自分も営業事務の方もアクセスできるようになれば、もうちょっと効率的になるのになとかっていうのがあれば、
情報システムとかですね、そのシステムを管理している管理者の方に連絡をしてアカウントを付与してみるとか、
その付与にお金がかかるなら倫理も一緒にあげてあげようとかですね、そういうことをしするかもしれませんし、
あまりに借資定義な内部統制、こういうここでこの承認を必ず押さなければなりません。何なら反抗をしてもらわなきゃいけないんですよね。これに時間かかってるんですよとか、
そういうのもあるかもしれません。さすがにこれやらなくていいんじゃないですか、みたいなのを、これは現場で判断することではもちろんないんですけども、
それを司る内部統制とかそういった担当の方がいれば、その方も巻き込んで、ここってもうちょっと何とか簡易なオペレーションで
統制効かせていることになりませんかね、みたいな、いう話もできるかもしれません。自衛則数的に言うと、ここの部署の
ここに関してはそんなに重要性が高くないから少し目をつぶってもらえる余地ないですか、とかいう話もあるかもしれませんね。
経理、営業担当、上司数、内部監査、ちょっと考えるだけでもそれぐらいの方と関わるというのがわかるかもしれません。
そういった部署との整理を経営企画としてするのであれば、同じようにその整理をしたら、その整理した内容について
関係する部署との関係性をちゃんと整理しておく、なんていうか、レポートラインを整備するという言い方になるかもしれません。
何勝手なことをしているの、みたいなことを言われないようにですね。
これ経営機能何々さんがこうしてって言ったんです、みたいな弁解を営業事務の方に自分でさせちゃいけないと。
オペレーションを変えてくれって言われて、良かれと思って変えて新しいことをやっているのに他の人から怒られたってなると、
営業事務の方も協力志存みたいな感じになっちゃうわけですね。
それはさすがに次のお願いを聞いていただけないでしょうし、会社として結局うまくいかない、混乱するもとになりますので、
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そういった私は聞いていないって言いそうな人については事前に目回しをして話を目を積んでおくということも必要かもしれません。
なので経営企画として営業部長とは、そういったことで現場の方に直接こういった指示をさせていただけますねとか、
そういうふうに断りを入れるだったりもするでしょうし、
なんせ他の部署の方を動かすために事前に必要な方々のコミュニケーションは怠らないようにしましょうみたいな、そういうまとめになるかなと思います。
ちょっと今日は長くなってしまいましたけれども、営業事務との関わり方としてまとめとすると、
非常に大変なややこしい作業をされていらっしゃる方々に対して現状をまず理解した上で新しいオペレーションをお願いしましょうだったり、
そのオペレーション自体が見直すべき非効率性をはらんでいるのであれば、
関係する他部署、警備だったりとか内部監査だったりとかそういうところとセッションをしながら働きやすい環境を作りつつ、
経営企画として得たい成果を得にいくのがいいんじゃないでしょうかという、そんなお話でございました。
営業事務との関わり方というお話です。お疲れ様です。今日は以上とさせていただきます。
