バックオフィスの重要性
お疲れ様です。経営企画のたばこ部屋、30回目の配信です。パーファナリティのきりんです。
今日はバックオフィスの話でございます。バックオフィスというのは、ビルの基礎であって、この基礎が脆弱だと高い建物は建てられませんという、そういうことを伝えたいわけです。
このチャンネルで一貫して伝えているのは、そういった実務の経営史って良くないですよと、実務こそが価値の源泉であり、
上流の戦略をいくら考えたところで実行されない限りは、価値が生まれないのであるという、その実務の大切さ、尊さについて語りたいチャンネルでもあります。
特に私自身が経営企画というところで働いていますけれども、いろんなところにバックオフィスと絡む機会があります。
そういう業務を目で見て、手で触って、自分で作ってということをしているからこそ、この尊さを世にもっと伝えたいという話がございます。
このバックオフィスについての実務の経史、これは結構な会社で多いんじゃないでしょうか。
もちろん売り上げの大切さというのは当然そうです。
売り上げがないと社員の給料が払えませんし、企業が存続している意味がない、社会に求められていないという話ですから、もちろん売り上げは大切なんですけれど、
このバックオフィスを作らなければならないというのは、それこそ会社を大きくしていくぞという意気込みのある会社であったり、
それこそIPOしようとか上場しようみたいな会社なのであれば、一定以上の規模になろうということであるから、
大きな会社になるのであればバックオフィスというのは不可欠であり、このオペレーションにちゃんと人的投資、システム投資をしないといけませんよという話ですね。
業務の実行とコンプライアンス
このバックオフィスを経史するということは、むしろリスクなのであるという話をまずはしたいと思います。
これは分かりやすく、コンプライアンスの経史と同様だというふうに捉えていただきたいです。
人事制度、例えばですよ。人事制度の不利益変更、これ普通にやっちゃだめなんですね。
日本の働き方ですけれども、不利益があるのであれば、ちゃんと同意を取らないといけないとか、
そういうことについての理解がそもそも代表としてないと自由に気分で変えてしまうとか、そういうこともやりがちです。
他にもですね、本当は来期の形状が望ましい案件があったとして、売り上げですね。
売り上げについて来期に入れるべきなんですが、今期にどうしても入れたいんだみたいな何か力学が働いたとしたときに、
それを無邪気に経理に言ってやらせるとかですね。
ある種、ありがちなあるあるの話なんですけれど、そういうことを平気でやってしまうのは、
これはバックオフィスに対する軽視といいますか、意識の欠如というかそういうところの話でもあります。
気づくとルール違反をおっしゃっているのがこういうコーポレート周りの話なので、非常に気をつけてくださいと。
気づくとコンプライアンス違反になりますよという話に加えて、
どちらかというとですね、これをちゃんとやっているからこそ業務がちゃんと回るのであるという話がいくつかあります。
具体的に話すとやっぱり売り上げの回収とかもそうですね。
ちゃんと売り上げを立てるだけじゃなくて、売りかけ金を回収しきるところまでが業務なわけですよ。
そのためには請求書をちゃんと発行して、そもそも売りかけ金として今いくらあって、
それが入金されているのかされていないのかという確認ができる体制を作らなければなりません。
つまり売りかけ金のいわゆる年齢表みたいなやつが作られたりもしますけれども、
そういうオペレーションを作る体制を整えなければいけません。
これがないと、お金が、本来売り上げが立っているのにお金が入ってきていないということに気づきもできないことがあるんじゃないかと思います。
2,3件ならいいんですよ。4,5件とかですね。
それぐらいの単位であれば、どこからお金が入ってきて入ってきていないって通知を見るだけでわかると思うんですけど、
それが大きな会社になろうとするのであれば100件200件というふうになっていくわけで、
そんなものをちゃんと管理しないと見られるわけがないわけですね。
経営人の意識と組織体制
他にも不正ってやっぱり起こりますし、ミスも起こります。
業務は当然そういう間違いとか、人間がやりますので間違うことが前提であると、
そして人間は弱いのであるということが前提、脆弱説と言いますけれども、
なのでそれを前提にした場合に、いわゆるキックバックとかそういうものも発生する前提のオペレーションをしないといけません。
つまり予算がちゃんと取れていることを確認しないといけないし、何か発注するときですね。
その発注に関して申請を上げさせなければなりませんし、その申請は倫理でもって承認を受けなければなりません。
実際それがお客さんというか発注先に発注されて何かが納品されたら納品書をもらわなければなりませんし、
研修書も出さなければいけないと。
一連のこういった仕入れに関するオペレーションみたいなものも、
書類間をちゃんと凸合してキックバックが起こっていないことを確認できるような仕組みを入れておかないと、
いくらでもキックバックやり放題とかというふうになってしまうということですね。
こういうオペレーションを入れないと自由にお金が使われてしまうとか、
不正がされても気づくことができないということになりますので、
バックオフィスは大事ですよというそういう話ですね。
あとは管理会計周りもそうです。
やっぱり企業の情報を正しく把握してなんぼです。
これは一つ一つの事業について辞めるのかやり続けるのか、
そのためには事業単位の黒字なのか赤字なのかみたいなところも数字を持って把握しなければなりませんし、
そういった管理会計の仕組みを入れられるような、いわゆる経営企画的な人をちゃんと雇ってということをしないといけないと思います。
近々こういった経営管理システムみたいなものがもっと使いやすくなってくれば、
わざわざそのために一人区が必要なのかどうかは分かりませんけれども、
今のところはそういう人間がいないと回らないということだと思っています。
適当なことをしているといつの間にか脱税になってしまうので気をつけましょうということもセットですね。
ちゃんと利益が立っているのであれば法人税納付しないといけませんし、
それは中間納付もそうですし年度末の納付もそうですし、
ちゃんと気をつけましょうというところでございます。
こういうオペレーション、バックオフィス周りのオペレーションが整っている会社ばかりではないと言うんですけれども、
転職例えばされるとしましょう、バックオフィス関連で経営でいきますとか経営期でいきますとか何でもいいんですけれど、
重要なのは今整っているかどうかではなくて、
社長とか経営人の意識がバックオフィスに対してちゃんと向いているかどうか、
向いていたのかどうか、そして向けようとしているのかというところが重要だと思います。
これはだから人がいるかどうかではないという話で意識の問題なんですね。
今後こうしていきたいというのがあればまだセーフなんですけれど、
見られるのはこれまで現在完了的な組織の体制とか実績についてを質問するのがいいかと思います。
これを質問すると、今からいくつか言うんですけれど、
質問すると口ごもるであったりとか何か歯切れの悪い回答をしているなってなったらちょっと赤信号かなと思っています。
具体例を挙げていくと、例えばVizReachとかでいろいろと求人来るじゃないですか、
100名とか200名とかそれぐらいの会社の規模になっているのにコーポレートの立ち上げ責任者を募集とか言っているのはかなり危ないと思います。
立ち上げるんだったら3、40名ぐらいのときに立ち上がっていて叱るべきなんですよね、会社の規模って。
それぐらいになると売り上げって数億になっているはずですし、数億程度の売り上げであればやっぱり数十社とか大食いと100社ぐらい取引先があることもあると思うんです。
そういう中でコーポレートなしでやってきましたみたいなって相当1人の優秀な方が飛び回ってやってましたみたいな、1人バックオフィスの人がいましたみたいな、その人で何とかなっていたから今まで何かやってませんでしたと。
ただその人が辞めてしまったとか何かご退職でとか事情があってもうどうにもならんみたいなんで焦って立ち上げているみたいなことがあると非常にまずいわけですね。
その方と同じような動きを求められてしまうことになります。
その方が優秀だったかどうかっていうよりは立ち上げ当初から非常にいろんな人と顔が聞いて多少無理も言いながら社長とも口が聞けてみたいなそういうところでバックオフィスやるってやりやすいわけですよ。
お金の流れもどういう人かも分かっているみたいなところなので、その動きを中途で採用したまた全然違う人が担えるかどうかって結構無理な話で、この立ち上げメンバーが辞めたとかそういうところに後構として入るのはかなり難しいと思ったほうがいいと思ってます。
これは一つ目ですね、立ち上げ責任者を募集っていう場合のその文脈もそうですし、今まで何してたのって話もそうです。
もう一つ観点があるとしたらですね、メンバーが業務委託なのか正社員なのか、業務委託じゃなくて派遣でもいいんですけど、そういう外部からの委託系の方なのかどうなのかっていうところは非常に大きなポイントだと思います。
これはつまり意識の欠如そのものだと思うんですね。
バックオフィスの重要性
社内に基本的にはオペレーションって積み上げて残していくものなんですけれども、オペレーションってバックオフィスに限らずですけれども、業務委託の方にそれを任せてしまうということは、その方って基本的には辞める前提じゃないですか、業務委託なんだから。
業務委託の方って基本的にはたくさんの会社を相手にしながら、1社あたりの稼働は最低限にしつつ、それでいて1社あたりの報酬は最大化しようという力学が働きますから、当然ながら気に食わないのであれば辞めるっていうふうにもカードを切れる方々ですと、悪く言うとですね。
ですし、そういう方々、元来評価をされたくないとか、自由にやりたいのであるという方も多いんですけれど、少なくとも評価されないところにコミットはないと思った方がいいでしょう。
業務領域もですね、基本的には業務委託である限りは、何が業務であるとかっていうのは明文化されていてしかるべきですし、あまり偽装受け負いにもなりますから、具体的な指示とか命令をすることはもうできないわけですね。
派遣でも同じです。派遣契約にもどういう業務を任せるかというのはしっかり明文化しておくべきものになっているので、何か問題が目の前で起きているときにポテンヒットが起きやすくなる。私の仕事はこれですというふうに言われてしまう関係ではあるということは考えておかなければなりません。
ですので、こういう業務委託の方中心、あるいは外部の社長氏とか税理士とかですね、そういう方に任せているからっていう姿勢でやってきた会社だと、あんまりですね、やっぱりかゆいところに手が届かない組織になってしまっているでありましょうと。
かつ、社長とかのその姿勢として、会わなければ対話をするとか、会話して理念を伝えてっていう、その対話を避ける方が多いんじゃないかなという気もします。これはちょっと偏見もあるかもしれませんけれど、要は従業員というものをですね、あんまり育てるとかコミットしてもらうではなくて、物として自由に入れ替えたいのだみたいな、そういう言い方はしないと思いますが、
根本的な思想発想としてそういうものをお持ちの方が、業務委託中心の組織を作ってしまうんじゃないかなというふうに思ったりはします。
ちょっと語弊があったかもしれませんけれども、私業の方、弁護士、税理士、社労士、そういった方々に依頼をするのは必然だと思います。ですし、それが悪いことだとは言っていません。会社の中で具体的な業務を任せる方が業務委託なのかどうかというところがポイントだと思います。
もう一つちょっと長くなってきてしまいましたが、退職者が多いかどうかというのも一つのポイントですね。これ具体的に前任者がどういう理由で辞めたのかというのをエージェント経由で聞いてみるというのはいいかと思います。
基本的には健全に成長していて、しっかりとバックオフィスにも意識を向けてくれる会社で、声を上げればリスクがあるということを伝えればちゃんと対応してくれるような会社であれば、バックオフィスの方ってそんな辞めないんですよ、基本的に。
あんまり会社を移るってそんなポジティブなことではなくて、というのは業務が変わるし会社が変わるし人が変わると、仕事でまた一から覚え直さなきゃいけないというのがあるので、基本はとどまり続けたいわけなんですけれども、あえてその中で辞めるってのは普通の営業とかとは違うハードルの高さをクリアして辞めているような感じなんですよ。
つまりそれだけ何か原因があったと考えるべきで、社長のやっぱりバックオフィスに対する不理解であったり、何かがあって組織が崩壊してしまっていてとか、あとはやっぱり風通しも悪いとか、あとはバックオフィスで特に経営とかですと社長のお金の使い方とか全部見えますと、そういうところで何にお金を使っているんだこの人っていうそういう愛想を使われたという場合もあるかもしれません。
特にそういった経理の方、経理が頻繁に入れ替わっているとか、経理部長のレベルでガンガン変わっているとかっていうふうになっていると、それはもはや紛失の疑いすらあるんじゃないかというふうに考えるぐらいでちょうどいいと思っています。
なのでやっぱりバックオフィスで退職者が多いのかどうかというのは一つのポイントとして見ていただくといいと思います。
どこかの回ですね、組織変更の話もしたと思います。組織変更がやたらと多くて一貫性がないみたいなところもですね、やっぱり戦略の一貫性の無さだったり、社長のバックオフィスに関する理解の無さみたいなところにつながっていきますので、こういう部分も含めて確認をしていただくと、あんまり地雷の会社は避けうるのかなと思います。
退職者の確認ポイント
いろいろな観点で語ってきました。まとめがあるとするとですね、バックオフィスというのは基礎ですので、大きな会社を志すのであればやはり避けて通ることはできないですし、ここにシステム投資、お金と人の投資をしなければいけませんと、それを意識として持っていない会社はぜひ避けてくださいと。
その避け方として組織が業務委託とか外部への委託中心になっていないかだったりとか、不自然な前任者の方が辞め方をしていないかだったりとか、組織変更がやたら多くて現場の疲弊するのを迎えに見るようなことをしていない状態になっていないかとかですね、そういう観点をぜひエージェント経由なのか、実際に聞けるのであれば質問の中で聞いてみるとか、
その相手の剥ぎれの良さみたいなところにも注目をしていただくとよいかなと思います。
そんなところでございます。バックオフィスについてのお話でした。聞いていただきありがとうございました。
良ければフォローであったりとか、いいねを押していただければと思います。
以上といたします。ありがとうございました。
