整理術の重要性
はい、バーニング大家のアウトプット読書術、本日の一冊は
図解ビジネスエリートがたどり着いた仕事力に差がつく超整理術
こちらの一冊を紹介させていただきます。 著者は吉澤準特氏
インフラサービス管理を専門分野とし、ファシリテーションやコーチングを行うIT部門の特科コンサルタントの方でございます。
日々お仕事をされてたら、再見なくやることって増えていきますよね。
いかに裁くか、普段皆さんどんなお仕事をされてます? まあね、分野は多岐に渡るでしょうけども、一応に事務職とかされている方に関しては
メールに添付されている電子ファイルとか、これ整理しとかないとダメやなぁっていうのを保存するその時に名前を付けたりとか
そのメールにもそもそも作業依頼が書いてあったりとか、はたまた上司から口頭で頼まれた、あれやっといてこれやっといてっていうことを書き出しておいて、それをいつやるのかっていうのを決めたりとか言っている間に電話がかかってきて
クライアントから依頼されましたよとかね、Zoomとの打ち合わせとかがあったら、もうそのチャットで決まったTo-Doリストをまた作成していかなきゃいけないし
今度会議で配布されたあの紙の資料はどのタイミングでスキャンして読み込んだらいいのか
疑似録に書かれてた、またTo-Doリストも作らなきゃ、どうしたらいいの、なっちゃうんですよね
何とかしたい、というあなたは是非とも続き聞いてください
本来整理術って自分を楽にするもののはずなのに整理のために時間取られちゃってませんか
そんなあなたにヒントとなる一冊でございます。大きく3つのフローに分けてお伝えしますね
まず一つ目、フロー、流れを整えるということです
いろいろ書いてあるんですが、ざっと抽出しますと、オープンタスクとクローズドタスクに分けようということなんですよね
僕も過去にこういったことを何度も言ってはきてるんですけど、何度もいろんな方に書かれていることは大事なことなんですよ
オープンタスクどういうことかと言いますと、僕は大学に合格するぞ
どこの?いつ?みたいな、ざっくりしてることですよ
これオープンタスクなんですよね。ここから細分化していくことがクローズドタスクです
大学に合格、それは分かりました。じゃあもっと細かく分けていきましょう
目標大学そして学部を決める。次に受験科目を調べる。何勉強したらいいのか
そして学習計画を立てる。こうやって細分化することがクローズドタスク。さらに学習計画の中でもサブタスクというものを決めていきましょう
具体的に今週土曜日までに問題集をこれを100ページやるぞって決めること
こういう風に分割していくんです。そして真相に迫っていく
分けていくってこと大事なんです。不動産投資家が一等物件を買うぞ
いつ?どんな?どこで?なるでしょ
クローズドタスク分けましょう。エリアをまず決めよう
次は金額どのぐらいの価格帯?蓄電数は何年経ってるやつだったらいいの?構造はRC?木造でもいいの?
問い合わせましょう。物件情報を入手しましょう。ここからサブタスク潜ります。今週の日曜日までに内覧実験やるぞ
こういう風にどんどん細かく分けていく。オープンタスクとクローズドタスクに分けて細分化していきましょう。そして一つずつ消していく
ものによってはサブタスクを決めていくというこの流れですね。フローを整えるということです。そして仕事の予定は必ず前日のうちに決めておくこと
これもお勧めされてますね。メールの下書きとかに書くのはいいっておっしゃってましたね
今やるのにこれは時間がなくなっちゃうから明日に回そうということをメールの下書きでこの時に宛先を決して入れない
入れちゃったらもう相手に送られちゃう。何このメールってなっちゃうのでそれを気をつけましょう
で書いていって必要であれば自分に対して送る。次の日は自分のそのToDoのリストのメールを開けるところからスタートするという風に
必ずしもねToDoリストのそういったアプリを使わなくても使いやすいようにやったらいいんですよっていうこともヒントとして書かれてます。そしてこの予定を立てる時のコツ一つ
所要時間は予定の2倍かかると想定しましょう。 スケジュールが遅れる人ってこのバッファが取れてないんですよね
余分のちゃんと設計できてないんですよ自分の中で。だから2倍かかると想定しましょう。それで終わればラッキーやし
それ以内でねやれたら別のこともできます。 だいたいね電話とか入ってくるんですよもうそのまんまのもうスケジュールで終わった試しがない
タスクの優先順位
だから想定の2倍かかるように想定しましょうこうやって流れフローを整えましょう では2つ目
ことを整理する すぐやるべきタスクを選ぶんですまずはね
もちろんね重要かつ緊急これも第一のタスクですよ で本来やりたいのは重要だけど緊急ではないタスクねここをやっていきたいっていうの
分かるんですけどまず最初にすぐやるべきタスクを決めていくところからですね 2つしかねえっておっしゃってるんですよ
著者は一つ目すぐやるもの 今すぐに着手しないと間に合わないタスク
明日期限やー言うてるのにまだ何も手がかってもそれさえ優先でやりやりなさいって なりますからねもう他のこと頭足でいいからもうそれはやれ期限決まっててやら
なきゃいけないやつも当然ですねこれすぐやるべきタスク そして2つ目
5分で終わるタスク これはやっちゃえっておっしゃってるんですよね
メールの返信とかね それ5分で終わるやつを細かくやってしまったら本来やるべきこと手につかないんじゃないのっていう意見
5もっともそこにもちゃんとね触れられているんですよ 確かにメールの返信とかそういう雑多なものは時間を決めてまとめてやっちゃった方が
効率的です朝の10時とか12時そして15時に まとまって返信しようって決めておく方がいいんですただここで言う
すぐやるべき5分で終わるタスクでいうところのメール返信というのは 自分が返上すれば相手がすぐに動き出せるメール
かつ5分で終わるものについては即答しましょうっておっしゃってるんですね 逆の立場で考えてみてください相手にメールを送った時にこの承認を得たい効果を
こういうふうにやろうと思っています承認を頂けませんでしょうかって送ったやつに ok って言い方は何でもいいんですけどね
帰ってきたらよしこれで進められる いつになっても返事後編どうしたらいいのかなでも電話で聞くのもあれやしなーって思うのが
パッと帰ってきたらこの人ありがたいってなるじゃないですかそうやって信頼が積み重なるんです よねクライアントからのも信頼も良くなっていくと
だからすぐやらなくてもいいなっていうこととちょっと時間かかっちゃうなっていうもの に関しては1回中身は見通すんですけど未読の状態に戻しておいて後で時間決めた時に対応し
ましょうでいいんですよ だからすぐ返信できてかつ相手がすぐ動き出せるメールに関してはすぐに回答しましょうっていう
このあたりをすぐやるリストとして整えていきましょうなんですよねことを整える っていうことです3つ目
データ整頓の方法
ものを整える ここなんですがねことをやること今度はものなんです
パソコンの中にデータいっぱいいれますよねスキャンしたやつとかその時にファイルの 命名のルールをちゃんとつけよう
あのファイルどこ行ったっけーって検索しても全然出てこないんですよね 自分がつけるならまだしも社員さんが行ったやつとかあれどこ行ったみたいなやつとか
あるんです履歴事項証明書って入れてるんかと思ったら土地建物の権利書っていう風に 出てたりとかそこと整えてくれへんかったらわからへんやんとかいうことがあるんですよね
だから決めておくんです 最初にプロジェクト名とかチーム名
不動産のファイルであれば最初に物件名とかね入れて次に文書名 例えば売買契約書重要事項説明書とか賃貸借契約書とかね
書類の名前そして最後に日付 20250607みたいなね感じで入れていくとかこういうふうにしましょう
これを徹底すること探しやすくするようにすること大事です そしてファイルは最終作成物だけを残しましょうね
この土地建物の当本とかもそうなんですよね購入するときに検討したやつをスキャン しておいておくんだけど購入した後に自分の法人にちゃんと名義が書き変わってるやつがあったら
それだけ残して前のやつ捨てちゃって じゃないと後でいる時に探してこれどっちやったっけっていちいち開いて確認したこれ
古いやつやってその判断が無駄なんですよ 途中計画のやついらないから何だったらドラフトでいただいたその案
カッコでついてる奴いらないから整理していきましょう ね新しい奴だけ残しましょう迷ったらね残すかどうか迷ったら過去ファイル
んとかオールドファイル結構いうのを作ってそこにぶち込んでおくってねいうふうに 判断をしやすくやりましょう
はいそしてスクの引き出しの音整理の方法とかも書かれているんですよ 基本引き出しは3段で整理しましょう
上は文房具 鉛筆とかね消しゴムとかねそういうのすぐ使う奴とかね中断は私物
例えば携帯の充電器とかティッシュ箱とかはたまたお菓子とかでもねあのちょっと 休憩タイムにチョコをねパクって食べたりとかね
そういうの中断に入れましょうそしてした一番下段のところに書類とかバインダーと 書類関係を縦置きでね積んじゃったら下のやつなんて絶対見ないんだから
でもってこの縦置きにしたやつの手前中ほど奥というふうにも分けましょう 手前はクイックフォルダー
だから今やっているプロジェクトとかすぐ使うやつで入り出しするやつはクイックなんです 手前なんですでその一つのプロジェクトファイルっていうの中断中ほどに入れましょうそして
アーカイブもう一旦一区切りついて終わっている奴は奥に入れよう これももう長くずっとしまっているものに感謝別の棚に収納するとかいうふうに分けて
いきましょう あとデスクの上はもう週2回以上使うものだけを置いておくそれ以外のものは目に
見えないところにちゃんと収納をしておきましょう こういうふうにルール分けをしてすっきりと視界の中も整理していく大事なんです
名刺のことも触れられてる名刺はあった目的をもその名刺に書いちゃう 目的なんですこの辺は同の会議であった人でもう何人組で生きてたもう真ん中の
あのメガネの人やとかそんなんでもいいんですよ名前だけあったら特徴わからないです からね
でこのプロジェクトに関しての責任者の広告こういう人ですぐらいを書いてそれをスキャン してちゃんとアプリで保存していく
ね 実物のあのファイルに保存はいらないです見ないもん
万が一を組んだとも時系列でただただ並べていくってだけにしましょう 必要なければもう処分で結構でちゃんとスキャンしているのであればね
ファイリングいらないですよ他にもいろんなねー いろんな案がありますもメールの下書きにトゥードゥリスト入れちゃえそして内容によって色分けを
していくとかね あとはスマホのアプリの整理術とかでよく使う奴は一番下段の方に入れておいて
あとはもうこうこういうふうに分けていったらいいよとかでもうアイディアたくさん あるのでうわ整理術かーしっときたいなぁ自分全然片付けられへんねって思う方は本当に
図解でめちゃくちゃ詳しく書かれてますもうこの g メールはどうやとかアウトロックを使う場合や たら広報こういう機能を使いましょうぐらい詳しく書かれているので気になった方
一度手に取ってみてくださいということで本日は 図解ビジネスエリートがたどり着いた仕事力に差がつく
超整理術こちらの一冊を紹介させていただきましたということで本日もワクワクと 楽しく元気に行きましょう
デスク周りの整頓
それではまた明日
