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おはようございます、あさひです。
このチャンネルでは、ADHD当事者でうつ病診断も受けている僕が、
業職としてどのように働いているかを発信しています。
さあ、本日は月末です。来週の月曜日は月初です。
僕の大嫌いなこの時期が今月もやってまいりました。
僕だけですか、ADHDの皆さんは嫌いだと、
このタイミングが最も嫌いな時期の一つではないかなと思っています。
なぜかというと、月末月初というのは、もろもろの事務処理が発生するからですね。
近代を占めたり、在庫を合わせたり、売上とかを占めて請求を上げたりとか、
こういうイベントが待っているのが大体月末ですね。
月初になったら、そういう書類を発送したりとか、
そういうタスクが待っているわけですが、
我々ADHDは日ごろミスをやり散らかしているので、
大体その時は気づかず過ごしています。
ところがこの月末になると、自分のやってきたことの中でミスがあると、
ここで浮き彫りになるわけですね。
ということで毎月、これまでは僕はこの時期が恐ろしくて恐ろしくて、
ここで何か起こると、大体犯人は僕ですね。
僕ですね。やらかしているのは、同じ部署に10人から15人とかいますが、
大体この中で何かやっているのは僕ですね。
ということで、何か合わないぞ、何かおかしいぞってなったら、
背中がゾクゾクっとしてですね、そわそわして、
何かやらかしたかな、また今月もやったかということになるわけですよ。
これをいかに減らすか、ミスをなくすかということが、
ここ3年ぐらい僕の中での大きなミッションの一つです。
ということで、今日のテーマは、
事務処理の多い月末月初をいかに乗り切るか、
ADHDがこの難局をいかに乗り越えるかというお話です。
普通の定型発達の方々にしたら、
ここで苦労する意味が全くわからない話だと思うんですが、
そこで苦労するのが我々ということで、
多くの人は理解できない、でも苦手な人は一定数いるということですね。
理解してもらえないけど、同じような苦手意識を持っている方々にとっては、
いや本当ね、あれは嫌だよね、というのが共感してもらえるんじゃないかなと思いますので、
僕が工夫していることですね、試行錯誤して今ここに行き着いていると、
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これで前よりはだいぶマシになったということをお話しますので、
もしよければ参考にしてみてください。
逆に、それは違うんじゃないとか、
私はこうやってますよというのがあればぜひ教えてください。
コメントとかレターとか何でもいいです。
ぜひぜひご意見いただければ、それを参考に僕もアップデートしますし、
何とそんなにいい話があったのかというものがあれば、
ぜひ次の配信とかで取り上げたいなと思いますので、
何かあればぜひコメントいただけると嬉しいです。
それでは内容に入っていきますが、
ここはポイントとして3つに絞ってお話ししようと思います。
ただし3つといっても、まとめでは1つ。
その1つは何かというと、まず確認するということですね。
ここだけ聞くと、いや確認してるから、確認してるけど、
それでもミスってしまうのがADHDなんだよと。
僕もそうですね。
ここだけ聞くと自分でもそういうツッコミを入れたくなるんですが、
確認する上でマインド1つ、スキル2つというところで、
計3つのポイントをお伝えしたいなと思います。
まず1つ目は、5歳児がやったと思って確認する。
これマインド部分ですね。
2つ目に事前に確認する。
3つ目に指差し確認する。
この3つですね。
これが僕がここ3年間いろいろやってきた中で、
これが一番効果が高いと思っている方法です。
最後にメモするということで、
今日、今回、今月この難局を乗り切るにあたって、
もし何か不都合があった場合、もしくはそこまで確認しても
やらかしてしまった場合、
それを必ずメモとして記録に残すということを最後に追加えます。
だからプラスアルファでそこまで含めれば4つになりますけど、
確認に関しては3つ。
プラスアルファのメモで1つで計4つという感じになります。
今日の構成はそんな感じでいこうと思います。
まず1つ目、5歳児がやったと思って確認するですね。
これは日々自分はいろんな行動、業務、タスクをこなしているということで、
その1つ1つの中で僕らはかなりケアレスミスを起こしやすい存在です。
なので日頃から注意を払って業務に当たっていたり、
何か作業をしたりすると思うんですが、
それでもやっぱりミスしてしまうのが、ミスが多いのが僕らADHDですね。
ここミスしてしまうのはこの場面ではもはやしょうがない。
なんであの時ちゃんとやらなかったんだって思ったとしても、
もうやってしまったものはしょうがないんですね。
だからここでは確認するということを大事にしたい。
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その確認するときにちょっと大事なのがですね、マインドなんですけど、
自分がやったと思って確認すると、ちゃんとやってるから大丈夫っていう、
そういうちょっと偏見じゃないですけどね、フィルターかかってしまうんですよね。
だけど僕過去の経験で他の人が作った資料とか、
それを添削する場面って結構間違いを見つけられたっていうことがあるんですよ。
自分の作った資料とか書類とかそういうものは何か見過ごしてしまうんだけど、
他の人が作ったご注文書とか電表とか資料をチェックすると、
意外と穴漏れ見つけることができた経験があったので、
これを生かすならば自分が作った資料だけど、
あたかも別の人が作ったと仮定して想定してチェックするっていう、
ここのマインドが結構大事。
これによってミスを見つけられやすくなる。
圧倒的にミスが見つけやすくなると僕は感じました。
なので同僚の誰かが、後輩の誰かが、新人さんが作ったと思ってチェックしてもいいんですけど、
この際僕は子供がいるんで、自分の子供5歳児がこの資料を作ったと思ってチェックするようにしています。
5歳児が作ったんだから、絶対抜けや漏れがあるはずだと。
そんな全部あっているわけがない。
というかこの忙しい中、ここまでチェックの時間をとっているんだから、
1つや2つミスを見つけてやれと。
ミスを見つけなかったのであれば、ここのチェックはいらなかったんじゃないかというぐらいの気概で、
もう無理やりにでも何かミスを見つけて修正をお願いしてやろうと、
修正を依頼してやろうと、要は指摘してやろうということですね。
それぐらいのかなり攻撃的な目線でこのチェック作業に当たります。
ここのマインド部分は僕は結構大事だと思っています。
それによってやることはあんまり変わらないんですけど、
もうハンターになった気持ちで、ミスハンターになった気持ちでここは狙いに行きます。
次に2つ目です。
2つ目は事前に確認するということです。
まずだいたいこの棚下ろしとか何か月末・月初のイベントっていうのは、
月末・月初に行うものが、行うのが普通ですよね。
事務所、出社する部署の自分のいるところの人間全員で作業に当たるとかいうことが普通だと思うんですが、
ここでミスに気づいてももはや手遅れなわけです。
なのでここではリカバリが効かなくなってしまうので、
少なくとも前日までにセルフチェックをすることがとても重要ですね。
この3ステップの中で一番大事なのはこの真ん中のポイントですね。
2番目のポイント。
事前に自分の中でセルフチェックをしておく。
プレ棚下ろしみたいな感じですね。
ここでもし何か間違いがあっていれば修正できます。
修正して差も間違ってなかったかのように。
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普通を装って事前に修正したミスを自分だけが知っている。
でも周りの人は別にそんなことを気にしてもいないので、
何事もなかったかのように月末月初の締め作業だとか棚下ろしだとかに当たるわけです。
自分はもうすでにチェック済みなので、
自分が関わるところの作業はもうミスってないというのが自信満々ですね。
これによって精神衛生上非常に良好な状態で月末を迎えられます。
ここで前立までにミスを見つけられることができたならば、
その日のうちに修正をかけて何か間違っていれば直してそれで済むんですね。
要はリカバリーをする時間を確保しておくということがとても大事です。
みんなより前にここはやっておきましょう。
そして僕も先月6月に自分でセルフチェックをしてミスを発見しました。
先々月、5月もミスを発見しています。
4月も発見しています。
ただこれ自分でセルフチェックしなかったらみんなが棚下ろしとかをして、
あれ何か台詞が合わないぞと、どこで間違ったんだというか誰が間違ったんだという犯人探しになってしまうわけですね。
ここで自分のミスだということが発見されると、
やっぱりこの犯人探しをしている時間はみんなの時間を奪っているので、
ここがまずもったいないし、いろんな人に迷惑をかけるし、
またあいつかとなるし、自分でもまたやっちまったとなるわけですね。
これが非常によろしくない。
自分のメンタルもやっぱり病んでしまうことになるし、
いろんな人に迷惑をかけてまたがみがみに怒られることにつながってしまうので、
事前にチェックして修正を入れておく。
これがとても大事ですね。
そして3番目のポイントとしては、確認をするときに必ず指差し確認をするというのが僕はすごくいいなと、
効果があるかなと思っています。
馬鹿みたいに思えるかもしれませんけど、
例えば、お注文書とかであれば顧客名良しとまず指差す。
多分社内の管理上、顧客ナンバーとか顧客コードとかあると思うので、
それと顧客名が一致しているか指差して間違いないと。
注文であれば企画とか数量とか商品名とか、
あとご請求に関するところとか、
この辺を一個ずつ指差ししながら、
請求大丈夫とか企画大丈夫とか数量大丈夫とか、
こういうふうに確認をしていくわけですね。
声に出した方がよりいいですね。
これは駅の車掌さんだとか、
倉庫とか物流センターとかではリフトに乗る作業員がいるんですけど、
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こういう人たちも指を指して、
後ろ大丈夫とか横大丈夫とか、
こうやってから進んだりバックしたりということに、
一応マニュアル上なっていますし、
かなりそれを厳格に守っている企業も多いです。
工事現場とか。
これが本当に安全上、
働く人の命に関わるところなので、
ここは結構本当に大事な指差し確認なんですね。
それぐらい危険を伴う人がやっている指差し確認を、
僕らがやらない理由がないということですね。
実際にこれをやると、まさに発見率は高くなります。
人のやった、一番最初に言った、
5歳児が作った資料だと思い込んで、
そして指差し確認をするのを、
このダブルの方法を取り入れると、
かなりミス発見能力は上がると思います。
格段に上がりますね。
自分が作ったものからどうせ合っていると思って、
目視で流すよりかは、
はるかにこれでチェック精度が上がります。
これら3つのポイントを抑えて、
もしミスを見つけたときには、
ほらやっぱり間違っているというつもりで、
いう気持ちで喜んでください。
喜ぶことじゃないんですけど、
確認してよかったなと、
満足感、やってよかったという経験、
これが結構大事ですね。
これがあるからこそ、
翌月もやろうというモチベーションになってきます。
そしてここまでで大きなポイントを3つで、
冒頭に言ったプラスアルファのメモするというところなんですけど、
これが結構僕は意識している重要なところでして、
これだけ確認をしたり、
意識を高めてチェックしているにもかかわらず、
やっぱり間違ってしまうというのは、
どうしても人間なのであります。
ここまで来るともはやADHDと関係なくて、
もう誰しも人間だから間違いは起こるもの、
というぐらいの感覚でいいかなと思いますね。
これだけチェックして間違っているんだから、
もうそこは自分では無理というところです。
もしくは初めてのケースで、
想定していなかったミスが起こったとか、
経験不足というのももしかしたらあるかもしれませんね。
こういうケースは今までなかったけど、
こういうことで間違いが起きてしまって、
みんなでなんだなんだということになったと。
この場合はもうメモしておきましょう、メモ。
1回起きたということは、
2回目3回目が起きる可能性がゼロではないし、
もしそれが本当にシンプルな単純な理由で
自分のケアレスミスだったとしたら、
このポイントを押さえておくことで、
翌月からそこに重点を置いてチェックすることができます。
つまり翌月同じようにチェックする場面が
来たときに、ちょっと待てよと。
先月そういえば何かやらかしたなと。
何に間違ったんだっけ?
ああそうだ、商品コードを間違ったんだということを気づいて、
今月はその商品コードのチェックを
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より意識的にすることに繋がったりということになるわけですね。
要は自分自身がより良いコードを取るための
カンペになるわけです、このメモが。
自分だけの自分専用のカンペを
自分が作るという感じですね。
よく大学のテストとかでは
メモの持ち込みが許されると思うんですけど、
要はそういうことですね。
答えを持っているのであれば、
もしくはヒントになるものを持ち込んでいれば
そのテストの点数は格段に上がるわけで、
そういうことを人生でもやっておくべきことからかなと。
それがあるといろんなプロジェクトを進めるとか
提案書を作るとか、申請する場面、
これどうなるんだろうな、過去にやったけど
もう覚えてないなという場面で記録が残っていれば
もうそれを見て後は進めるだけなんで、
仕事というか作業になるんですよね。
この作業にできるかどうか、目の前の仕事を
いかに楽にできるかどうかというのは
過去の自分だけが頼りです。
周りに知っている人がいれば、
気軽に聞ける中の人であれば
もちろん聞いてもいいんですけど、
全員が全員気軽に絡める人間関係とはならないですよね。
普段は仲良しの気軽に聞ける間柄の人が
その場面では勇気を取っているかもしれない
というのも普通にあり得るわけです。
だから最後、頼りになるのは自分だけ。
その自分が過去に経験したけど
どうやったか覚えていないというのでは
まるで当てにならない、使い物にならないわけで
僕らは記憶力も大して優れているわけではない。
かえってADHDはいろんなことを考えているから
ワーキングメモリーが少なかったり
記憶力が乏しいかもしくはないに等しい場面も
結構あると思います。
要所要所で。
そういう時に役に立つのがメモなんですよね。
だからメモ、これは
皆さんの得意なメモ媒体でいいと思うんですけど
僕はこのチェック項目だけは
結構紙で残すようにしてますね。
手帳とか小型のノート、鋭力のノートとか
月末にチェックする項目というのを作って
そこに間違ったこととか
実験で言ってもいいんですけどね
この辺は何でもいいんですけど
とりあえずメモとして残しておく。
未来の自分がそれを参照できることを想定して
参照することを想定して書いておくと
いいメモが残るんじゃないかなという風に思います。
以上3点プラスアルファの計4つ
まずはおさらいをすると
ご祭司が作ったと思って
他人が作ったと思って
作った資料だと思ってチェックをする。
そしてそれを事前にチェックする。
それからチェックする時は指差し確認
できればブツブツ声を上げながら確認する。
この3点として
それでももし間違った場合には
それを次回以降繰り返さないために
もしくは自分自身が今後読む
カンニングペーパーを作るつもりでメモを残す。
自分があくまでも将来の自分が読むべきもの
読むものだと思って書くというところが結構ミソですね。
これを取り入れて月末・月正
僕らが大嫌いなこの山を乗り越えるツールとして
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漏れたらいいんじゃないかなと。
僕はこれを自分自身に言い聞かせながら
確認を必ず怠るなと。
怠ったら誰かに怒らせる隙を与える。
もしくは誰かに迷惑をかけることに繋がってしまう。
それは自分の評価を避けることでもあり
周りからの評価も下がるし
自分自身でも自分の評価を避けることになってしまうので
それは百害あって一理なし。
ここですね。鬱になってしまうので
ここを避けるために
この確認作業は徹底するようにしています。
気を抜くと本当におろそかにしてしまうので
ここは大事に
もうあらかじめ月間の予定に入れてあります。
それぐらいの気概を持ってやっていますので
強い気持ちを持って
気持ちだけじゃならないから
スケジュールに入れるというところですけどね。
もし実践してみようという方がいましたら
一緒にやっていきましょう。
そして冒頭に言ったように
もっといい何かアイディア
実践している皆さんのスキルとか
考え方あれば教えてください。
今回の内容で疑問点とか
質問事項があったら
ぜひ言ってもらえれば回答いたしますので
よろしくお願いします。
ではまた。
