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おはようございます、あさひです。このチャンネルでは、ADHD当事者でうつ病診断も受けている僕が、
営業職としてどのように働いているかを発信しています。
今日のテーマは、メールボックスの整理術ということで、僕がいる会社では、
アウトルックを利用していますが、どうでしょうかね。会社勤めの皆さんはアウトルックが多いですかね。
マイクロソフトですか、Gメールの方もいるのかなと思ったりしますけど、個人の方はGメールが今多いですかね。
昔はヤフーも結構多かったり、ホットメールも多かったりしたと思いますけど、最近はやっぱりGメールが一番多いのかもしれないですね。
いずれにしても、メールボックスってすぐごちゃごちゃになりますよね。僕も結構ごちゃごちゃしてるんですけど、
会社のメールボックスだけはどうにか整理しておかないと、タスクが埋もれてしまうとか、やらなきゃないことが忘れて、
どんどん下の方に新しいメールがどんどん受信されてきて、下の方に行ってしまって、そのうち忘れてしまったとかあるんで、
そこだけはどうにかしたいなと思って、今のやり方になっているわけですが、そのやり方を今日は共有しようかなと思います。
やっている人にとっては普通のことだと思うんですけど、僕はこれ入社してから3年目ぐらいですね。
最初の新人の頃、それから2年目の頃はやってませんでしたね。
誰も教えてくれないんですよ、こういうのって。結構大事な固定先というか、すぐ実践できる技なんですけど、
早々教えてくれないし、教えられるほどこれをやっている人もいないのかもしれないですね。
ビジネス書とか読んだらすぐ書いてあるんですけど、どれだけ多くの人が本を読んでないかというところもこの辺から分かるのかなと思ったりしますね。
結論的には基本的に受信ボックスは空にするというものです、ルールです。
そこにまず驚く人も多いかもしれませんね。僕も最初、そうなんだって驚きでしたね、それを知った時は。
受信ボックスって基本的にどんどん受信したメールが溜まっていく場所ですよね。
それを基本的に空にしておくって、ええ?みたいな感じで僕は思ったんですけど、できる人はこれみんなやってますね、仕事できる人は。
というのも、まずいろんなメールを、仕事に関して今回フォーカスしてしゃべりますけど、いろんなメールが来ると思うんですよ。
業務的な内容のものもあれば、取引先から来るものもあったり、ただの情報共有だったり、返信が求められているものだったり、いろんな種類のメールが来ると思うんですよね。
就業規則に関する改定とかね、いっぱい目を通すだけのものもあれば返事しなきゃいけないものもあったりとかいっぱいあると思うんですよ。
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で、まずこれを読んだら基本的には削除する。これですね、このルールの徹底ですね。
読んで、よしわかったというものは全部ゴミ箱に突っ込んできます。
で、それを実践しようとすると、一つ懸念点があるんですよ。
これ本当に消していいかなっていうものですね。
物を捨てる時と同じ感覚ですよね。
もうこの服着ないかなとかね、ちょっと自分が買った思い出のものだからとっときたいなとかね、
メールだからそんなことはないんですけど、要はもう使うことはないのかどうかっていうそういう感覚ですよね。
なのでここに対する処方箋は、とりあえずアーカイブするボックスを別途作りましょうっていうことです。
アーカイブボックス。
Gmailの方はもうこれ当たり前の概念ですよね。
受信ボックスで開いたメールをそのまま閉じるんじゃなくて、
何を見たらアーカイブに移すっていうね、そういうやり方ですね。
これをぜひOutlookでもやった方がいいというか導入した方がいいですね。
で、見たらアーカイブ、見たらアーカイブっていう感じで全部アーカイブに入れておくと、
とりあえず受信ボックスにはやり残している多数、変遷しなきゃいけないメールだけが残っているわけですよ。
いついつまでに返事くださいっていうのをまず見たとしますね。
見たとして、でもそれがまだ結構先の日付だったとする期日までだとしたら、
一旦それは目を通したから受信ボックスに置いておく。
でも返信するまでは受けた仕事は自分が持っている、要は玉を自分が抱いた状態なので、
それを玉を投げ返すまではその受信ボックスにそのメールを残したままにする。
そうすると毎日メールボックスを開くたびに、
まだこれやってないなっていうタスクが浮き彫りになるわけですよ。
これをですね、もし受信ボックスにたくさんメールを残したままにすると、
上からどんどんたくさんのメールが積み上がってくるんで、
そのメールが埋もれてしまうんですよね。
こうなると、あ、やべ、期日過ぎてる。
返信してなかったっていうことが起こるわけですよ。
これがね、いろんな人に迷惑をかけて、
そういう人からも怒られるし、
あいつは仕事できない奴だっていうレッドレを張られる理由にもなってしまうわけですね。
なので、見たメール、確認したメールは全部アーカイブにどんどん突っ込む。
これです。
で、そのうち大事だと思うメールは必ず後で検索したり、
日付を遡ったりして見るんですよ、やっぱり。
だけど、そのうち、アーカイブに突っ込んだメールのうち、
見返すものって、まあ1割もあるかないかですね。
うーん、100件あったら10件も多分見返さないと思うんですよ。
なので、基本的にはほぼ全部ゴミ箱に突っ込んでいいんじゃないかっていうふうに、
あの、やってると気づきますね。
やってると気づきます。
ただ、やる前は本当に削除するのが、
だんだんね、恐ろしくなってできなくなってくると思うんで、
最初からできないかもしれませんね。
なので、一旦ワンクッションでアーカイブボックスを作って、
保存しておくのがいいと思います。
とにかく受信箱は空にするっていう、これ鬼の鉄則ですね。
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これをしないと仕事が漏れたりするんで、危険です。
僕はもうこのやり方で、もう何年でしょうね、7年ぐらい、7,8年かな、やってるわけですが、
今からもう受信箱をいっぱいにしておくっていう方法には、
もう絶対戻れないというか、それやったらもうカオスになっちゃうんで、
これはほぼほぼ、全ビジネスマンがやったほうがいいテクニックかなとは思います。
新人さんなんかが入ってきて、メールボックスを、
まじまじとは見ないですけどね、たまに横目に入った時に受信ボックスの状況を見ると、
やっぱりあふれかえってますね。
基本的に積み上げ方式で全部ね、受信箱ですね。
なので、困ってたら教えてあげたり、
その人が聞く耳を持ってる人だったら、こうやった方がいいよって教えることもあるかもしれませんが、
基本的にはね、やっぱりね、あんまり教えてないかもしれないですね。
で、自分も教えてもらってなかったんで、果たして教えなくていいのかっていうのは思ったりもするんですが、
言われたからといってね、やるわけでもないですよね。
だから、その人がやってくれそうだったら、そうやったら効率上がるよっていう風に言った時に、
すぐにね、それを取り入れてくれそうな人だったらもちろん言うけど、
みんながみんなね、そうじゃないですよね。
僕もそうですけど、喉から手が出るほどアドバイスを求めてるっていう時だったら、
待ってました、そういうアドバイス待ってましたっていう感じで、
すぐ取り入れるんですけど、多くの場合、
いや、そんな食べ過ぎない方がいいよ、痩せたいんだったらみたいな感じで、
そんなこと言われても、別に痩せようと思ってないしみたいな感じになるかもしれないなと思ってるんで、
あんまりおせっかいで言わないようにはしてるんで、
自分が言われなかったのもそういうことがあるのかな、
どうしても自分で改革したいとか、どうにかしたいって思ってるんだったら、
調べるだろうし、本読むだろうし、ググるだろうしね、いっぱいできると思うんで、
そういう人だけがやってる技なんだろうなっていう風に、
10年近く経ったんでね、分かりましたね。
ということで、メールボックスは基本的に空というルールをまずは理解してもらい、
実践してください。
はい、最初はどっからやるかですよね。
多分最初ね、受信ボックスをどんどん過去に遡って一件ずつ削除する、削除しないとかやると思うんですけど、
めんどくさいと思うんで、全部全選択して一括アーカイブに突っ込むとかいうのをやった方がいいと思いますね。
そうしないと、今からセリとかやってたら何時間かかるかわかんないんで、
それこそ時間の無駄ですから、まずは一括アーカイブに突っ込む。
で、その後で必要に応じて検索するっていう風にやった方がいいと思いますね。
そこからまずは取り入れてもらった方がいいかなと思います。
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ではまた。
