仕事の時間を削減するために
こんにちは、モロトメ ジョーです。
今日もチャレンジしてますか?
はい、今朝も散歩をしながら収録しています。
この後は、少し走ろうかなと思っているところです。
では、話を始めていきましょう。
とある調査によれば、仕事をしている時間のおよそ3割は、メールの整理に当てられていると言います。
また、仕事の時間の2割は、情報の整理に当てられているとも言われています。
今言ったメールの整理ですね、仕事の時間の3割使われているというメールの整理というのは、
具体的にはフォルダの分類ですね、それから分類されたメールを探すというような時間が含まれているということです。
どうでしょうか。皆さんもそういうフォルダの分類とか、メール探しに時間を使っているということは多かれ少なかれあるでしょう。
それが平均すると仕事の時間の3割にも及ぶということです。
それから情報の整理ですね。仕事の時間の2割使われているという情報の整理。
具体的には紙の書類を分類したり、それを探したり、あるいはパソコンのファイルですよね。
パソコンのファイルをやっぱりフォルダに分類したり、分類されたファイルを探したりという時間が含まれているということなんです。
やっぱりそう考えると情報の整理にも多かれ少なかれ時間を使ってますよねということなんですが、
先ほど言った通り仕事の時間の3割とか2割とか、それってかなり大きな時間ですよねと。
それだけの時間を使ってしまっているのは、習慣で言うと悪い習慣だとも言えませんかということですので、
それを改善できればその分自由な時間を作り出すことができるんじゃないのと。
自由な時間というのはもっと生産的な仕事に当てられる時間を使えるということもありますし、
仕事の時間自体を短くもできるんじゃないのかということなんですよね。
ではどうやって改善するのかということ、どうでしょうか。
メールとファイルの整理方法
僕だったらということでお話をすると、やめることですね、整理するとか、
もう少し厳密に言うと分類するという話がありましたが、その分類をやめてしまうということと聞いて、
いやいやそれはダメでしょう、やめちゃったらますますまずいでしょうと思われるかもしれませんが、
最大の改善はやめることだという話もあります。
なのでその話を僕が実践していることも含めてしてみると、
メールもあるいはパソコンのファイルについても分類するのではなくて、
検索機能で検索すればいいですよねと思っていますし、そうしています。
メールに関して言えば、例えばGmailなどのメールアプリの検索機能はそれはそれで優秀ですよねと、
キーワードを入れれば探すことができますよねと、
それからパソコンのファイルですよね、ファイルについてもファイル名の付け方を間違えなければ、
やっぱり検索で見つけることができますよねということなんです。
ファイルに関して言うと、一生懸命ゴルダの階層を作って整理したように見えたとしても、
探すときにその深い階層をどんどん遡っていくというのは時間がかかりますし、
そう考えると検索をした方がずっと早いということもありませんかと。
メールにしてもパソコンのファイルにしてもフォルダを作って分類して、
メール自体あるいはファイル自体を振り分けている時間がもったいないんじゃないんですかということなんですよね。
ちなみに紙の書類については、基本的に僕の場合にはペーパーレスにしているということもあるので、
紙のまま書類を保存するということはありません。
最悪紙が発生してしまった場合もスキャンしてデータ化しているので、
ここでは紙の書類の分類ということは一旦省いて、先ほど言った通り、
メールとパソコンのファイルを対象にしてお話をしています。
話を戻して、メールに関して言うと分類をしないということなので、
そのまま放っておけばいいということですね。
ただしということなんですが、メールアプリの中にはインボックスフォルダというものは作っています。
インボックスですね。
これは言い換えると、未処理のメールを置いておくフォルダですよと。
未開封であったり、また例えば返信をしなければいけないんですが、
言ったようなものを一時的に置いてあるだけのフォルダということになります。
そこはルールを作って貯めっぱなしにするのではなくて、
僕でしたら1日に3回ですね。朝・昼・夕・夕方、3回インボックスフォルダをチェックして、
基本的にはその場で対応して空にするというような感じです。
インボックスフォルダに入ったメールに対応した後は、アーカイブに飛ばしてしまいます。
アーカイブというのも、またメールを置いておく場所になるんですが、
要は一度見たメール、もう見なくても基本的にはいいかなと思うメールを置いておく場所です。
アーカイブの基本的な機能とか操作の仕方みたいなことは、
ネットで検索していただければわかると思うので、そこは省かせていただきますが、
とりあえずインボックスフォルダを作るということと、対応が終わったらアーカイブに飛ばしてしまう。
なので、先ほど言ったようなフォルダの分類とかはしないというところにポイントがあります。
何かあれば、メールアプリの検索機能を使えば、アーカイブの中からすぐに見つかりますよねということなんです。
それからパソコンのファイルですよね。
こちらはファイル名を工夫するということなんですが、まあ工夫と言っても別に大したことはなくって、
自分の中でルールを作って、基本的にはお客様名ですね。
そのファイルにお客様がひも付いているのであれば、お客様の名称、それからそのファイルの種類と言いますか、書類の種類と言うんですかね。
例えばですけど、請求書とか。
お客様A社の請求書みたいなことであれば、A社請求書といったようなタイトルを付けるというような感じです。
あとはそこに日付ですね。日付を付けるかどうかなんですけれども、
パソコンのファイルであれば、作成日付のようなものが自動的にデータとして付きますので、
日付については必ずしもファイル名に付ける必要はないのかなということではあります。
そのあたりは自分でルール作りをするということですよね。
その上でやっぱりファイルを探すときには、パソコンの検索機能で探していけばいいということになります。
ファイルをストレージですね。クラウドストレージに置いている人もいるかと思いますが、
やっぱりクラウドストレージの中でも検索機能がありますので、それで探せば十分だよねということで、僕もそのようにしています。
なのでパソコンのファイルをフォルダーに分けて分類するという場合でも、本当に最低限、
少なくとも階層2つも3つも作っていくというような必要はないのかなということです。
というわけで今、メールとパソコンのファイルについて話をしたんですけれども、
似たような話としてということなんですが、写真とか動画の整理というのもあるのかなと今思いまして、付け加えてみようかなということなんです。
写真や動画の整理について
そうですね。基本的にはスマホが多いのかなと思いますが、スマホで写真を撮ったり動画を撮ったりすると、
そのデータがどんどん溜まっていきますよねと。
そうするとストレージ、保存する場所の容量がいっぱいになってくるので、そのままでは次の写真や動画が撮れないと。
そうすると古い写真や動画の中からいらないものを削除していくというようなことをされている方もいるかと思います。
ただこれもまたどうですかねという話でして、それをする必要がありますかとそこにかける時間はもったいなくないですかということなんです。
ではどうするかということですが、基本的にはストレージを増やせばいいということなんじゃないでしょうか。
もちろんお金はかかるんですよね。
ちょっと今調べながら話をしていたのですが、例えば僕が使っているGoogleのストレージですね。
Google 1ですと100GBで年間2500円です。
100GBというとかなり容量としては大きなものになるので、普通の方であれば結構十分使っていけるのかなと。
それが年間2500円ですから、1月あたり200円ちょっとですよね。
だと考えると、時間をかけて整理をしている、自分のコスト、時間給とかに置き換えて考えると、月200円ちょっとというのは決して高くはないんじゃないのかなという気がしますがどうでしょうかと。
あとはiPhoneとかであれば、iCloudプラス、これもストレージサービスということになりますが、200GBで月400円ですかね。
先ほどは100GBで月200円ちょっとなので、200GBになれば倍ですから、金額もほぼ倍で月額400円というようなところです。
200GBともかなりの容量ですから、これはこれで十分なんじゃないんですかということなんですよね。
なので、もしそういった写真や動画の整理に時間をかかっていますよということであれば、もうストレージ自体を増やしていくということも考えてみるのはどうでしょうか。
もうこういう時代ですからねと、どんどん写真や動画も撮っていくんでしょうし、その度に古いものを消したり整理したりするのは大変じゃないんですかと。
増えていくということを前提に考えた方がいいのではというお話でした。
というわけで最後はちょっと違う話にそれましたが、今日のお話はメールやファイルを整理する無駄というものがあるのではないかと、それを改善するにはどうしたらいいのかというお話をしました。
何か今日のお話の中から試してみたいと思うものがあれば、ぜひ一つでも試してみていただければと思います。
それでは今日の話はここまで。この後も良いチャレンジを。また明日。
