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おはようございます、あさひです。
今日の配信のテーマは、仕事が早い人の特徴を3選でいこうと思います。
ちょっと壮大なテーマを付けたものの、これはですね、僕自身が自分のために配信している収録したものです。
後で定期的に僕が聞き返して、自分自身を今しめるため、そして毎日これができているかと自問するための収録です。
月1回はこれを聞き返そうかなというふうに思っています。
本当にこれは、いろんな情報を僕が収集して、どうやったら仕事がテキパキこなせるのか、スピーディーにこなせるのか、抜け漏れなく的確にこなせるのか、
これをいろいろ調べた結果、いろんな人がこれを言っていますし、いろんな書籍でもこれを言っている。
だからまず間違いないということで、いろんな項目があるんですけど、この3つは絶対に重要だということを僕は言い切ります。
だから自分自身にこれを何回も聞き直せるように、改めて自分の言葉で喋っておこうかなということで収録して発信していきます。
なので多くの方にとってもこれは響くものというか大事な項目なんじゃないかなと思うので、テキパキ仕事をこなしたい人、仕事ができるなというふうに思われたい人、
うまく的確に手際よく仕事をこなせていない人、ついついマルチタスクしてうまく時間を使えなかったって思う人にとっては重要な項目じゃないかなと思いますので、
この辺気にしている方は最後まで聞いてもらえたらいいかなと思います。
ボールを手放す重要性
ということで早速内容に入っていきますが、一つ目はボールを持ちすぎない、ボールを手放すということです。
このボールが比喩表現で案件ですね、仕事のタスクだと思ってください。
いろんな案件が降ってくると思いますし、自分も抱えていると思うんですけど、基本的に仕事って一人では完結しないと思うんですね。
僕のような営業マンであれば対顧客、お客さんとセッションをしてチームを取る、その上で提案して相手からの回答を待っているとかっていう状態が一番いい状態ですね。
こっちからの提案をしなきゃいけないというときは、球を自分が持っている状態ですね。
なのでこの状態では自分が球を投げない限りは仕事が進まないわけですよ。
これは社内であっても同じような感じで、例えば上司から何か依頼のメールが入っている。
このメールをいついつまでに返信してくださいというような指示があったとします。
このいついつまで、これが仮に1週間先であったとしても、もうできるだけ早く返信してしまうんです。
要は自分の手から離してしまう。
これを早くやらないと、球をあっちからも受け、こっちからも受け、もう両手では受け切れなくなっている。
それ以上受け切れないからこぼれちゃうんですね。
こぼれちゃうってことが、これがまさに抜け漏れの原因となるわけです。
落としてしまったものを自分で落ちていると思って気づいて投げ返すればいいんですけど、
多くの場合、これ気づかないで落としたまんまになっているんですね。
で、後から誰かがそれに、多くの場合は上司だと思うんですけど、上司が落ちているぞお前って言われて怒られるわけですね。
なので極力持ちすぎないようにすぐ球は手放す、離すということですね。
ジャグリングを想像したらいいかもしれませんね。
1個持っているうちは全然余裕ですよね。
2個持ってても多分多くの場合はジャグリングできると思うんですよ。
ただ3個当たりになった段階で怪しいんじゃないですか。
空中でね、2つ、もしくは1つか、3つだったら1つですね。
常に浮かしておかなきゃいけないんですよね。
これを上手くジャグリングするの、なかなか慣れないと難しいと思うんですよね。
もちろん慣れたら3つ4ついけると思うんですけど、上手な人に限ってこれ球持ってないんですよね。
なのでここは仕事ができる人の鉄則かもしれないです。
特に社長とか幹部とかになると、いろんな部下、多分3桁の部下とかを抱えることになると思うんで、
そうなったらね、これ案件抱えてたら1人1個から案件来た前で100個超えですよね。
こうなったらね、ニッチもサッチもいかなくなると思うんで、
多くの場合は球を持たないように、持ちすぎないように、すぐ投げるという癖をつけておかないと仕事が回らないかなというふうに思いますので、
これはね、僕自身が常に覚えておきたい項目です。
優先順位の付け方
で、次2つ目ですね。
2つ目はですね、優先順位付けに絡むところなんですけど、
これは過去の配信でもしゃべったことがあるんで、聞いたこともある人いるかもしれませんが、
優先度の高い案件っていうのは、緊急性の高いものか、それとも重要性の高いものかっていうね、
ここ結構大事なポイントなんですけど、
よく僕もそうですけど、仕事の知識がない人、仕事のさばき方についてあまり深く知らない人は、
緊急の高い案件から処理してしまうんですよ。
もちろん緊急なんで、こっちから手を出さないといけないっていうふうに思うと思うんですけど、
緊急なことってなんで緊急になったかっていうと、
自分が大事なことなのに早く手を付けないで締め切りが近くなったから緊急になっているんじゃないかなと。
いきなり緊急な案件って早々に降ってこないと思うんですよね。
例えばお客さんからクレームが来て、今すぐ対応しなきゃいけない。
そういうこともあるかもしれません。
でもそれって年にそんなに何回もありますかって話なんですよね。
多くの場合は締め切りがもともと設定されていて、
明日までに返信しなきゃいけない、明日までに提出しなきゃいけない、
そういう資料があったとしますね。
それを明日が締め切りなのに、今日やろうとしてるから緊急な案件になってるわけですね。
そうじゃなくて、それって重要な案件であったら緊急度が高まる前にもっと早くさばかなきゃいけないんですよ。
それをずっと自分の中で、さっきも言ったように弾をずっと持ってるから、
そのうち次元爆弾が爆発してしまうということになるんで、
やばいもうすぐ爆発する、早く投げないとってなるわけですね。
そうなる前に重要なものから手をつけて、さっさと手を離してしまう。
だから重要×緊急のこのマトリックスがあったとしたら、緊急度が高まる前に重要なものからさばいていく。
緊急度は低いけれど重要な案件から手をつけていく。
ここのポイント、これが大事なポイントですね。
なんで大事かというと、7つの週刊でも有名な本ですね。
ビジネス書の古典ですね。大ベストセラー。
7つの週刊でも言及されている考え方です。
緊急性ではなくて重要性、ここを大事にすると。
優先順位を考えるときに、この重要度の高いものから手をつけていくということですね。
これは気を抜くと、すぐ何でもかんでも緊急性が高まってしまうので、緊急度が高まる前に重要なものから手をつけていくというのは、
受信ボックスの管理
本当は念頭に、これを念頭に仕事を進めていかなきゃいけないんですけど、気を抜くとできなくなってしまうということですね。
最後に3つ目ですね。3つ目はですね、これちょっと小手先というか、かなり具体性の高いテクニックなんですけど、
メールボックスとか、最近はチャットのこともあるかもしれませんけど、
メールボックスって基本的には受信ボックスがありますよね。
一旦受信したメールがここに付きますよと。その受信ボックス。
この受信ボックスは基本空にしておくというのが大事です。空。
メールマガももしかしたら届くかもしれないし、上司からの指示のメールもあるかもしれないし、
ただただあなたも関わってほしいから、もしくは関わっているから、CCとして、カーボンコピーとして受信しているメールもあると思います。
これらのメールって受信ボックスに一旦溜まるんですけど、見たら消す。返信したら消す。
そういう感じにしておいて受信ボックスは基本的に空っぽにしておくのが大前提です。
これ入社した時に本当は教えてほしかった。
多くの新人はこれ知らないと思うんですよ。
僕も22歳で新卒で入社して、25歳か26歳くらいまで知りませんでした。
だから受信ボックスは基本的にあふれかえっています。100件、200件どころか1000件くらいになっていますね。
その中から手をつけていなかったものはなんだったっけなということで、
未読のメールを探したり、もしくは1回開封してしまったら埋もれてしまうので未読にしたり戻したりやっていましたけど、
これがそもそも間違いなんですね。処理したメールはすべてアーカイブかゴミ箱に突っ込むということですね。
1回見たメールをもう1回見返すってそんなに多くないと思うんですよ。
重要なメールであれば探してもう1回見返すってこともあるかもしれませんけど、
それをわざわざ受信ボックスに取っておかなくたって、削除してゴミ箱から検索すればいい話だと思うんですね。
最近はもうクラウドもすごい容量たっぷりなんで、ゴミ箱もそんなにそんなに頻度高く削除しなくてもいいと思うんですね。
1年に1回くらいクリーニングすればいいかなと思うんで、それは換算機にやればいいと思うんですよ。
なので、処理したら受信ボックスから消す。これは鉄則ですね。これをできていない人が多いと思います。
僕も気を抜くと受信ボックスが山のようにあふれ返っちゃうんですね。
これを喋ってて今でも10件くらい残ってます。
これは本当にどうにかしなきゃいけないなと思いつつも目の前の仕事が忙しいからということで後回しにしちゃうんですね。
残っているのはただの情報共有のメールだったりするんで、そんなに心配ないかなとは思うんですけど、
とにかく残っているのはどうにかしなきゃいけないんですよね。
なので、共有事項として送付しますみたいな、そういう案件のメール。
これは一刻も早くチラ見して目を通して削除する。
削除ができない、削除したらどうなるのか心配であれば一旦アーカイブフォルダを作ってそこに突っ込むってことですね。
多くの場合、突っ込んだこのメール不要です。
後になって仕事のための日とかにこういうアーカイブボックスを見返したら分かるんですけど、
基本的に全削除になります。いらないってことが分かるんですね。
だからこのワンクッションを挟んで削除するっていう方が精神衛生上楽かもしれませんけど、
とにかく受信ボックスは空にするっていうことが大事ということで、
仕事をスピーディに進めるための心構え
この3点、僕は定期的にこの配信を聞き直して自分の肝に銘じていきたいなと思います。
これを聞いてくださっている皆さんももし仕事ができる人間になりたい、スピーディーに仕事をこなせる人になりたい、
そういう風になりたければ、細かいかもしれませんけどね、
この一つ一つの積み重ねができる人間へとブラッシュアップさせてくれるんじゃないかなと思いますので、
僕もいつもできているわけじゃないんです。
たまにできなくなるからこれを収録しています。
たまに聞き直そうとしています。
なので一個ずつクリアしていきましょうということで、
今日の内容は以上になります。
ではまた。
