TODOリストの基礎
おはようございます、コンサルタントのくらりんです。今日は、こういうTODOリストは作っちゃダメよ、というテーマでお話しします。
TODOリストの作り方一つで、仕事の効率が5倍10倍に上がるんですよね。
多くの方がやっているやり方、なんだろうな、やらなきゃいけないことをパソコン上、あるいはスマホ、あるいは紙であれ、
箇条書きにして、ペッペッペッペッと書いてらっしゃる方多いと思うんですけれども、
それだと効率悪いかな、といったお話になります。逆に、タスクを消化できずに終わることの方が多いんじゃないでしょうか。
そのあたりで、悩んでますという方いらっしゃれば、ぜひ最後まで聞いていただければと思います。
私、くらりんは学生時代に起業しまして、01でいろんな会社を作ってきました。
今現在は会社経営の傍ら、会社とは別に副業、起業されている方のサポートだったり、
特に起業して1年以上になるんだけれども、月50万いかないんだよね、という方のサポートをさせていただいております。
相談あるよという方は概要欄よりお問い合わせください。
それでは早速今日の本題に入ります。
今日は、仕事効率を上げるためのTo-Doリストの作り方、使い方というテーマになります。
多くの方が、To-Doリストといえば、箇条書きにして書き出して、タスクを行なしたら1個1個チェックをつけるとか、消していくということをやられてるんじゃないかなと思うんですけれども、
To-Doリストね、いっぱい書き出しているものを一度に見ちゃうと逆効果なんですよね。
皆さんも経験あるんじゃないでしょうかね。
要は脳が処理しきれなくてパンクしちゃうという状態になっちゃうんですよ。
逆にね、そのTo-Doリストを忘れないように書き出して、これやる、これやる、これやるっていうのを書き出してるんだけれども、逆に面倒くさい病になっちゃう。
だから、To-Doリストを使う上では大事なことは何かというと、一度に1つとか2つだけしか見えないようにしてあげる。
で、あとは全部隠してしまうっていうのがこれが最強なんですよね。
で、そういう仕方でね、To-Doリストっていうのをうまく活用するっていうのが大事なポイントになります。
タスクの細分化
まあ結論先に言っちゃいましたけど、それはなぜかというとね、人間の脳って前回の配信でもちらっとお話ししたかなと思いますけど、
マルチタスクができないというか苦手なんですよね。
一度に処理できるものってね、1つあるいはせいぜい多くても2つのことしか同時に処理できないように人間ってできてるんですよ。
だから、To-Doリストでね、10個とか20個とかドワーッと並んでいるものを見てしまうと、うわ、やること多すぎ。
これ無理無理無理っていう風に脳が判断しちゃうっていうことなんですよね。
だから、せっかく忘れないように自分に意識付けするためということもあって、To-Doリストって皆さん作ると思うんですけれども、
それがね、一度にやらなきゃいけないことっていうのがドワドワドワドワーッと書き出されていると、
うわ、無理ってまずなっちゃうんですよ、自然にね。
本当はね、能力としてはできるはずなんだけれども、すぐやらない状態になっちゃっている時って、
人間の頭の中に、脳には、絶対ね、余計な情報が入っちゃってるっていうことですね。
だから、渋滞を起こしちゃってる、情報がね、渋滞を引き起こしちゃってる。
だから、的確な指示を脳みそがね、体に出すのが難しいっていう、そういうイメージですかね。
というわけでね、ここからは、僕自身が実際にどういう風な形でTo-Doリストを活用しているのかという話をしたいと思います。
まず第一にね、To-Doリスト、一枚の紙に全部書き出しておいて、それを見ながらチェックしていくのではなくて、
その一枚の紙なり、アプリ、僕はNotionとか使ってますけど、紙書き出すっていうこともありますけどね。
書き出した一覧でね、今日一日やること、それ何時から何時までにこれやるみたいな感じでスケジューリングやってるんですけれども、
その時にね、作業に入る時って必ずそのTo-Doの一項目だけ、一つだけを書き出す、紙に書き出して、
カードサイズの紙に書き出してね、それを机の上に置いてやるようにしてます。
例えばこの時間帯は、メッセージを返す時間、誰それさん、誰それさん、誰それさんにメッセージを返す時間、
それ以外のことは一切やらないという形で、カードには誰それさんにメッセージを返す、メールを返すみたいなね、
スラックを返すみたいなことしか書いてない紙を一枚だけ置いておくんです。
それが終わったら次のTo-Do、何でもいいんだけれども、講義の準備とかセミナーの準備のスライド作りとかね、
そういった形のカードをぺっと置いて、それ以外のものは一切排除して作業をしていくという感じですね。
これがポイントの一つ目ですね、To-Doリスト、一気にリストになったものを全部見ない、
一つのタスクの紙切れ、カードサイズの紙切れ、僕使ってますけど、裏紙ですね。
それに書いて、それ以外は机の上に置かない。
で、終わったらそれをポイッて捨てるみたいなね、破って捨てるみたいな感じですかね。
これがポイントの一つ目ですね。
それから二つ目、ちょっと大きめのタスクっていうのは必ず細切れにした方がいいです。
なんかこれボリューム感があって結構めんどくさそうだなって思った瞬間ね、やりたがらないじゃないですか。
なのでそのタスクをね、もうちょっと分解してあげるっていうことが大事ですね。
具体的にどうするのかっていうと、例えば僕がセミナーとか大学の講義とかでね、
準備をするっていう場合、何が必要なのかな、今回はこのテーマでいこう。
テーマを決めるっていう作業、一つのタスク。
で、それを話の構成を考えるというタスクとかね。
その例え話とかをリサーチするっていうタスクとかね。
そういったものを全部タスクで分解していくんですよね。
で、一個ずつ、さっき言ったようにね、一枚の紙にそれを書いて、
消化し終えた、やり終えたら破って捨てるみたいな感じですね。
そういう形でタスクが重たそうとか面倒くさそうだなと思った場合は、
複数の細かいタスクに分解して、それを一個ずつ消化していくっていうイメージですね。
とにかく人間の頭ってシングルタスクしかできないんですよ。
複雑なことを同時にっていうのは無理なので、複雑そうに見える、重そうに見えるっていう場合は、
一個一個のタスクを分解していってね、よりシンプルで簡単なものに整理してあげて、
それを一個ずつ一個ずつ潰していくってこれがすごく大事ですね。
こうするとね、ハードルが下がってくるので、やってみるかっていう気持ちにもなっていくっていう感じですね。
開始のトリガー
それからそれから3番目に、何だっけな、何喋ろうと思ってたのか忘れちゃった。
あ、そうそうそうそう。開始のトリガーを決めてあげるっていうことですね。
僕の場合だったら朝起きたら、もうすぐ机に向かってこれをやるっていう風に、
前日の夜もセッティングしてるんで、自然と机に向かったら、
まあそうだこれやるんだなっていうので、スッと仕事に入れるんですよね。
人によってはね、朝の時間よりも夜の時間に仕事をされてるっていう方もいらっしゃるかなと思いますね。
帰宅したらやらなきゃいけない仕事だったり、資格試験の勉強だったり、人それぞれだと思いますけれども、
帰ったら○○をやるっていう風にね、決めておく、ルールを決めておくっていう感じですかね。
そうするとね、自然と他悩む必要なく、悩むっていうのがね、一番意識を散漫にして集中力を落として、
せっかくやろうと思ってたやる気を削いでしまうんですよね。
なのでこうなったらこうなる、まあ偽善プランニングみたいな言い方もされますけれどもね。
それをあらかじめルール化しておくって、これ最強なんですよね。
よく僕ら朝活動をやってますけれども、大体5時半くらいに起きて、起きたらすぐ一旦仕事、僕の場合でね、仕事をして、
ちょっと外の空気を吸ってシャワー浴びて、その後こうやるって一通り全部ルーティン化されてるんですよね。
そうじゃなくて、まず朝起きることを目標にしてね、頑張って朝の時間を有効活用しようと思った方々、
ハマるのがね、朝せっかく早起きできたのに、そっからね、いやー、今日は早起きできたって言って、
いやー、この時間、自由な時間、集中できる時間、何をやろうかなってそっから考え始める。
で、いろいろ考えてるうちにね、あっちにフラフラこっちにフラフラ意識がいっちゃって、
あれ気づいたらもう1時間経ってるやっていう風になりがちなんですよね。
なのでもうあらかじめね、先に決めちゃう。
TODOリストの活用法
朝起きたらこれをやるっていう風に決めてしまう。
直前の構造に紐付けて決めてしまうっていうのがすごく大事ですね。
今の例で言えばね、朝起きたらすぐデスクに向かう。
で、デスクで作業し終えたら外散歩行くとかね、シャワーを浴びる。
シャワーから出たら歯磨きをしながらオーディブルを聞くとか、何でもいいんですけど、
そういう何かの行動に紐付けてね、それをトリガーにしてあげて、
次の行動っていうのをあらかじめセッティングしておくだけで、
めちゃくちゃね、集中してその仕事に取り組むことができるんですよね。
で、こういったものをトゥードゥに入れ込んでいくっていう感じですね。
はい。で、トゥードゥを消化したら、
その紙に書き出した1枚のカード、それを丸めて捨てて、
まあ僕の場合ですよ、丸めてポイして、
で、一覧のリストになってるもの。
これはね、普段は自分が見えるとこに置かない。
それを見てしまうと、他の作業にね、こんなにやらなきゃいけないことがあるっていうので、
余計な情報で脳が渋滞を引き起こしちゃうっていう話、先にしましたよね。
それを起こさないために、作業してる最中はね、それを見ないんですよ。
作業が終わった時に、その目に見えるとこに置いてる1タスク1カードみたいな、
そのカードを破り捨てて、ポイってやってね。
ポイってやってね。
で、さあ次のタスクっていう、そのタイミングでね、
一覧に捨てたものを引っ張り出して、
あ、次はこれだなっていうので、それを紙に書き出して、
それを机の上に置いて、作業に集中するって、この繰り返しですね。
で、その一覧表に捨てるものは、紙を捨てて、引っ張り出したタイミングでね、
僕は横線引いて消していくんですけどね、これがまた気持ちいいんですよ。
一つの作業をやり終えて、紙をクシャクシャってやって捨てる。
この瞬間、気持ちいい。
で、一覧に捨てるto-doリストを引っ張り出して、
さあ次の作業に移る。
あ、まずこの作業終わったなっていうので、
僕は斜線引いてますけど、その斜線を引く時のこの快感。
で、それを繰り返しているうちに、だんだんね、タスクを消化すると、
そのカードサイズの紙切れ、ポイポイポイポイってなっていきますよね。
で、一覧に捨てたリストも上の方から順々にね、
時間帯に応じて消していくっていう、その斜線で一個一個タスクが消えていく。
そのね、消えた瞬間、消してる瞬間、捨ててる瞬間で、
その消化された状態を見る時に、いや達成感が湧くんですよね。
達成感が湧く時、ドーパミンが分泌されてますけど、
そうするとね、もうちょっと頑張ろうかなとかね、
結構楽しくなってくるっていう大事な効果もありますね、そういえばね。
ちょっとこれ言い忘れてましたね。
はい、というわけで、今日の話どういう風にまとめればいいんだろう。
何の話してきたんだっけな。
とにかくTo-Doリスト、いっぱい書き出したものを見えるところに置いちゃダメですよ。
見えるところには、書き出したTo-Doリストにしているものの一つだけを見て、
その作業だけに集中して、それ以外は考えない。
一個ずつ片付けていって、リストのはい次、はい次、はい次っていう風にやるのが一つ。
タスク消化の重要性
それから重たいとか複雑に見えるようなタスクっていうのは分解して、
取り付き、と付きやすくしてあげる。
敷居を下げてあげるっていうのが一つですね。
それから何か3つぐらい話したんだっけ。
何でしたっけね。
そうそうそうそう、行動のトリガーを決めてあげる。
これをやったらこれとかね。
そういう仕方で直前の行動に紐付けて、
次の行動のところでTo-Doを消化させていくっていう、
そういう仕組みを最初に設計しましょうねっていうお話でしたかね。
はい、でしたかねって自分で喋っといてあれですけどね。
そうするとたったこれだけなんですけれども、
やる気がなくて進まないな、
To-Doリストあるけど全然消えていかないっていう風にね、
悩まれてる方多いかと思いますけれども、
このやり方を試していただければね、
行動力がぐっと上がるかな、
一個一個のタスクをね、
しっかり消化していけるようになるんじゃないかなと思ってます。
で、今日の配信を聞いて、
お、なるほどと思った方、
ぜひ今日からね、
特に1タスク1カード、
これすごく使えます。
使えますんで、
ぜひやってみてほしいなと思います。
あるいは他にもこういうやり方あるよっていうのが、
あれ、ございましたね。
教えていただけると嬉しいです。
というわけで、
今日のお話少しでもためになりましたでしょうか。
ぜひ、いいねとかコメント、チャンネル登録等々、
ぜひぜひお願いいたします。
あるいはビジネスやってて悩んでますという方、
いらっしゃれば概要欄よりお問い合わせください。
今日もあなたにとって素敵な1日になりますように。
それではまた次回の配信でお会いしましょう。
バイバイ。
