ケーススタディの紹介と問いの設定
皆さんこんにちは、FeelWorks代表取締役の前川孝雄です。 今日のですね、上司が元気になるラジオは、僕がnoteで続けている上司力実践ケーススタディの中から一つ問いをピックアップしてですね、その解説を特別にしたいなというふうに思っています。
今日取り上げる問いはですね、Qの44番でした。 いつも会議に遅れてくる部下という設定でしたね。
会議の開始時間にいつも遅れてくる部下がいると。「前の打ち合わせが長引いて～」とかですね、仕事を言い訳にしていると。どう注意していればいいでしょうかというふうな問いですね。
これもですね、いつも言ってますが、絶対的な正解じゃないんだけど、部下育成、マネジメント、チームビルディング、こんな観点からどちらの指摘の仕方、注意の仕方がいいのかということを考えながら、理由とセットですね、どっちがいいかを皆さんなりのお考えを教えていただきたいと思っています。
まずアンサーの1番はですね、忙しいのは他のメンバーも同じだよと、仕事を言い訳にして遅れてくるんじゃないと、言い訳をさせないようにした上で、はっきり叱るというのがアンサーの1番です。
アンサーの2番、忙しいのはわかるけど、遅れるのが続いてるねと、段取りの仕方にちょっと課題があるんじゃないかなと、スケジュールは移動時間を考えていれた方がいいねと、改善点を指摘しながら注意するということでございました。
さて、どっちがベターでしょうか、それはなぜでしょうかということですね。
推奨される注意の仕方とその理由
じゃあ、僕なりのおすすめ案をね、早速ご紹介すると、なんとなく想像つかれると思うんですよが、アンサーの2番ですね、もちろん会議に遅れてくるのは皆さんの時間を奪っているわけなので、これは注意しなければいけないわけだけど、その注意の仕方がとても大事だと思うんですね。
単に遅れてくるなというふうに怒鳴るだけ、怒るだけってなってしまうと、いつも話しているように、特に若い人たちなんかでいくと、萎縮してしまって思考停止に陥ってしまって、とにかく行動が促進されなくなってしまうというようなリスクが高まってしまうと思うんですね。
でいくと、なぜ遅刻してはいけないのか、もしくはなぜ遅刻してしまうのか、どう改善すればいいのかっていうのを本人なりに考えさせられるように、次回以降その改善が促せるように、こんな注意の仕方がとても大事だと思うんです。
おそらく遅れることが常態化しているということでいくと、仕事の段取りの力ですね、これに関して多分課題があるんじゃないかなと思うんです。
その意味でいくと、遅れてくる仕事の段取りに課題がある、おそらく移動時間をですね、どういうふうに読み込んでいくか、目算立てるか、その前後の仕事をどういうふうに進めておくか、こんなことをセットで考えていくことが大事なんだよということを伝えていくことが大事だと思うんですね。
その意味では、アンサーの2番のほうが本人に気づかせて、次回以降の改善を促すような指摘注意になっていくなというふうに思うんです。
タスク管理とスケジュール予約の重要性
ちょっと補足ですけども、よく若い人たちにお伝えしてるんですけど、皆さんの職場でどうでしょうか。
スケジュール表なんかね、ネットワーク上で社内で共有されている場合も多いと思うんですけど、大体において、スケジュール表で共有されているのは、チーム全体でのミーティングとか会議帯とか、誰々さんと誰々さんとの打ち合わせのアポイントをしっかり取るとか、会議室の予約とか、こういうことは当然スケジュール表に共有されていると思うんですけど、一方でどうでしょうか。
部下の皆さん一人ひとりが自分自身がどんなタスクを一人でこなしていくかということをスケジュール上に入力するということはあんまりないんじゃないかと思うんですね。
でも僕はね、これ結構入力して、本人のためにもチーム全体がそれぞれ何をやっているかって分かるためにも入力していくことが大事なんじゃないかなと思っています。
すなわち、自分でやるタスクのスケジュールをですね、先んじて自分のスケジュール表として予約しておくということを推奨するということだと思います。
で、やっぱね、特にまだ経験が浅い若い部下なんかでいくと、どんどん業務が増えていくとですね、あれをやらないといけない、これもやらないといけないと思って、気が焦ってしまって、どれも中途半端になってしまって、どれもうまく進まないなんていうことが往々して起こりがちですよね。
みなさんも若かりし頃、そういう経験があったんじゃないでしょうか。
これをどうやって解消していくかというと、やっぱり人はですね、一気に聖徳太子じゃないんで、いろんなことを一気に考えていろんなことを一気に進めるというマルチタスクになるということは聞こえはいいですけど、そんなに簡単にできないんですね。
そういう意味でいくと、いろんな業務がある中で優先順位つけて、先に進めておくのは何なのか、これは後でいいのかということを考えながら、自分の個人でやる業務として、自分の先々、ここから1週間、2週間、1ヶ月、2ヶ月、3ヶ月先まで見越した上で、この業務ならここでやろうというのを、時間も含めて目算を立てて、スケジュールを自分の中で予約していく、かつ全体を共有していくということがとても有効なんじゃないかと思うんです。
よくお話しているんですけど、一旦この業務のスケジュールを全部整理した上で、すべてのタスクの業務を整理した上で優先順位つけて、先々の予定まで埋めてしまえば、もう先々の予定は一旦忘れなさいということですね。
そうすると、目の前に今やらなければいけない仕事だけがクローズアップされて、それをしっかりこなしていくというふうにモードが変わっていくので、仕事が進んでいく。かつスケジュール表に則ってやっていけば、必ず最初はあれもこれも大変だと思ったけど、1ヶ月、2ヶ月、3ヶ月経てば、それが全部こなしていくという状況になるということだと思うんです。こんなことも一つのヒントとして使っていただければななんていうことを思います。
スケジュールの見直しとチーム連携
かつですね、スケジュール表を一旦予約してもですね、仕事ですから突発的なトラブルが発生したりとか、思い通りにいかなかったりとか、スケジュールで目算を立てた時間通りに仕事が進まなかったりとかということは当然起こりますよね。
それは定期的に自分のスケジュールを再度見直して、もう一度この時間でこの仕事をやり直そうとか、この時間では終わらなかったので、じゃあ再来週にもう一度この時間をとってやろうとかということを目算を立て直しながらスケジュールを組み立て直せばいいと思うんですね。
かつそれが共有されていると、上司や先輩としても今こういうことをやっているんだな、進んでいるかな、こういうことを声掛けしてあげたほうがいいかなというのが材料になるので、チームとしても連携ということがうまくいくし、マネジメントにも応用できるんじゃないかなということを思います。
まとめと応用への呼びかけ
はい、いかがだったでしょうか。
今日はですね、会議の時間帯にいつも遅れてくる部下の指導、注意、その場面を通じた育成についてお話をしてまいりました。
ぜひ皆さんの普段のマネジメントに応用していただければというふうに思っております。