オープニング：整理整頓がテーマの理由
皆さんこんにちは。Webフリーランスエンジニア、Toshi Seitoです。
ひとりビジネスのためのWeb戦略研究室は、個人事業主やフリーランスに役立つウェブマーイの話から、
集客に関する話まで実体験をもとに、皆さんと一緒に考えを学んでいく番組です。
今回は、仕事が捗る整理術というテーマについてお話ししていこうと思います。
今年の目標で整理整頓というのは、私自身がちょっとあって、
やっていることを1月からいろいろやっているんですけど、
その中で仕事に関することを今日は共有したいと思っています。
今回なんですけど、実は最近私は自主開発をしていて、
その話について何か話せることはないんですけど、
そういうときって意外と何かに作業を没頭しているときって、
あんまりクリエイティブというか、マーケティング的な話、
結構大きい話で全然浮かばなくて、ひたすら作業をしている頭でいるので、
集客の話は一旦離れて、今日は実践的な、実務的な話をしていこうと思って、
整理整頓みたいな話をしようかなと思って、今日はこういうテーマにしました。
今日のエピソードは整理整頓なんですけど、
今回はPCのデスクトップとか、PCのデータ整理の話をしようと思うんですけど、
あと日々の整理のことも、プライベートのこともお話しできればなと思っています。
PCデスクトップ整理術：Fencesの活用
まず早速なんですけど、デスクトップですよね、皆さんPCを使っていて、
デスクトップってみればどんな感じですかね、きれいに整理されています?
なんか私お客さんとクライアントさんと打ち合わせするときに、
お客さんのデスクトップというか画面共有してもらうときに、
見るじゃないですか一緒に、皆さんも多分そういうのを経験すると思うんですけど、
お客さんによってはもう凄まじいファイルの量があって、
どれだどれだみたいなのを探す人って結構いますよね。
なんか自分の感覚だとそういう人がほとんど、忙しく働いている方って
多分そういう感じになっちゃってるんじゃないかなと思うんですけど、
デスクトップの整理について結構私お勧めのツールがあって、
ちょっとそれを紹介したいなと思うんですけど、
それはフェンシズっていうアプリでデスクトップを整理するアプリです。
でこれ残念ながらAppleはないんですよね、
MacのアプリにはなくてWindows専用の話になるんですけど、
私もこれこれもう10年くらい、10年というかもう10何年も使ってるのかな、
結構2015年くらいから多分使ってると思うんですけど、
買い切りで買って、でこれスタードックっていう会社だったかな、
そういうサイトに行くとフェンシズ、スタードック、
デスクトップ整理アプリみたいなことを検索すると出ると思います。
で一応今はサブスクリプションモデルになっちゃってるんですけど、
でもなんか見たらなんかAQライセンスみたいな買いで買うっていう方法もあったんで、
今でも買い切りで使えるアプリなんじゃないかなと思います。
この話はちょっと本当は後ですよね。
でどういうアプリかって話なんですけど、
さっき言った通りそのデスクトップにあるファイルを
そのアプリで綺麗にまとめてくれると。
でフェンスっていうのはいわゆる枠部ですね、
デスクトップに枠を作ってそこにグループ分けしてまとめると、
まとめてくれてるっていうことなんですよ。
でそれだとなんていうかな、
それだとすごい単純なことで言うとたくさんあるファイルがあって、
スクロールバーで箱をいっぱい作ってスクロールしてファイルを見るって形なんで、
デスクトップの整理っていう根本的な解決にはならないんですよね。
グループ分けするだけだと。
でも実はそうじゃなくて、
このフェンシスのすごいところっていうのはポータブル化っていうのがあって、
デスクトップにポータブルっていうのを作ると何が起きるかっていうと、
実際にあるフォルダーの中身をフェンスっていう枠の中に表示してくれるわけですよ。
で例えばCドライブのその中に案件っていうフォルダーがあるとするじゃないですか。
仕事でもいい、仕事。
でその下にさらに企業名があって、さらにその下にプロジェクトっていうフォルダーがたくさん階層があるとするじゃないですか。
デスクトップがそもそもごちゃごちゃになる理由っていくつかあると思うんですけど、
まずその一つが、さっさと本当はそういうプロジェクトファイルに入れればいいんだけど、
それを入れないですぐ使うからといってデスクトップに置いてるからですよね、まず。
そうそう、でそれが良くないと。
でそうなった時に今みたいに階層が深ければ深いほど入れるのってめんどくさいじゃないですか。
でショートカットとかって作ってる人いると思うし、私実際もそうだったんですけど、
ショートカットですらめんどくさく感じません?ね、多分。
それがちょっと問題だと。
でさっき言ったポータブル化って何かっていうと、
今言った5つぐらい階層したプロジェクトのフォルダーを探すのがめんどくさい時に、
そのフォルダーの中身をボンと表示できると。
ってことはお客さんから資料をもらった時に、じゃあダウンロードするよねと。
でそれを、例えばデスクトップないし、私はダウンロードフォルダーもポータブル化して、
ダウンロードしたファイルもそこにすぐデスクトップの枠の中に、フェンスの中に入るようにしてるんですけど、
そのデスクトップないしそのダウンロードのフォルダーに入ったやつを、
もう案件のポータブルとかにもうドロップ&ドラッグでフッと移動できるわけですよ。
これはめちゃくちゃ多分ストレスが低い作業だと思いませんか?
なんかねさっきみたいにどのフォルダーどのフォルダーとか。
それがもうドロップ&ドラッグでフッと持っていけるから、
もうこれだけで多分その整理のストレスが下がるわけですよ。
だからこのポータブル化っていうのがめちゃくちゃ便利なんですよね。
で特にその個人事業主とか自営業の人ってこう領収書とかも結構めんどくさいじゃないですか。
あれもだからその領収書ダウンロードしたら、
その会計ソフト用のまあ例えばじゃあその領収書フォルダーみたいなの作って、
領収書の下の2026年の下の3月って作ったとしたら、
その3月こっち3月になったら3月って枠を作っといて、
そこにフッとデスクトップ上でこう移動させることで、
ちゃんとした実体のフォルダーの中にファイルが入るんですよ。
これめちゃくちゃ楽だと思いますねこれ。
これ使ったことある人じゃないとこの良さってわかんないと思うんですけど、
まあそんな感じでデスクトップ上でちゃんとそのフォルダーに入れられるのがめちゃくちゃ便利だと。
そういう感じなんですよ。
なんでこれをぜひ使ってほしいなって、
もしね使ったことなければ使ってほしいなと思うんですよ。
であとはもう一つ効率が上がるあの整理の仕方の話をすると、
フォルダー自体にもう意味を持たせるというか、
フォルダーを見れば何をやったこと、何がやったとかね、
わかるようにした方がいいんですよね。
これも今年の1月からもう劇的にこう改善したもので、
もうすでにこれはなんかその企業のノウハウ、
フォルダ・ファイル命名規則による「探す」の排除
会社の整理の仕方で、
そういう風にやってる方もいらっしゃるかもしれないし、
あとは会社のルールでそういうことできない人もいるかもしれないんですけど、
まあ一応個人事業主っていうかね、
商業事業者向けにちょっとこれ話してるので、
一応ちょっと私のやり方を共有したいんですけど、
もとにかくフォルダー名の命名規則を決めちゃうと。
でじゃあどういう風にするかっていうと、
私がやったやつは日付と。
日付は2026年-03-03みたいな。
でその次にアンダースコアを引いて、
例えばですけど、
じゃあメールで来た話だったら、
じゃあメールっていう風にして、
でまたアンダースコアやって、
で要件をもうフォルダー名長くなってもいいから書いちゃうんですよある程度。
何々の件とか、修正依頼とかね、
例えばわからないけど、
デザイナーさんだとかもあるかもしれない、
私HTMLとかホームページの制作に関わるものだったら、
修正依頼とかね、
あとは記事の作成依頼とかかな、
カスタマイズ依頼っていう名前がつけて、
でその中にファイルを入れると。
そうするとこれ何がいいかっていうと、
フォルダーを見ただけで、
いつ何の連絡が来て何をしたかっていうのが分かるんですよ。
だからフォルダーだけで分かると。
一番良くないのは日付だけのやつですよね。
日付だけのやつ。
であとは番号ね。
番号プラス、
私がずっとそうやってたんですけど、
番号プラスプラスがドット、
あとは要件ですよね、要件。
でも要件もね結構適当に書いちゃって、
あれ何だっけみたいになっちゃうんですけども、
日付とどっからこの連絡が来たか、
だからテルとかでもいいんですよ、電話。
あとはメール何がありますかね、
あとチャットワークとかさ、
そういうツール?
そのコミュニケーションツールの名前を入れると。
そうするとどこからもともと来たものかっていうのも分かるし、
何をやったかっていうのが分かるから、
フォルダーを見ただけで、
いつ作業を何したかっていうのが分かるようになるんですよ。
だからこれも結構便利。
だからファイル名の命名規則が決まってないと、
例えばデスクトップでファイルがこれなんだっけっていう風になっちゃって、
それが無駄なんですよ。
とにかく私のやりたくないことでいうと、
探すっていう行為が本当に私はずっと好きじゃなくて、
例えばファイルの中身を見ないと何が分からないっていうのが一番最悪ですよね。
これやりがちなんですけどね。
調べるために特にダウンロードしたやつとかって、
いらなかったらさっさと捨てた方がいいしっていう、
そこら辺の処理も結構大変なんですけど、
捨てられないんだったら、
さっきみたいにいつダウンロードして、
DLでもいいですよね。
DL、いつ、DL、何のために見つけたか。
それフォルダー名になることもあるし、
ファイル名になることもありますよね。
そういう風にちゃんと日付、手段やったこととか、
そんな風にちゃんとファイル名だけでしっかり、
中身なくても分かるようにするのが理想ですね。
領収書の話もそうなんですけど、
それやっとけばいちいち確認する手間省けますよね。
領収書だったら、
例えば日付、消耗品費、消耗品、新聞図書、
あとは買ったところ、
あとは本だったら本のタイトルとかでもいいと思うんですよ。
だからそのファイル名だけ見て、
とにかく分かるようにするっていうのが結構理想ですね。
このやり方って実はObsidianでやっているんですよね。
Obsidianでもう同じことをやっているから、
ちょっと重複しているのが良くないなって思ったりするんですけど、
そこら辺はちょっとやりながらですよね。
メモ程度のやつなんかObsidianで、
例えば出てる、出る、何の話、みたいなことでまとめることが多い。
実際にやっていることがObsidian。
ファイル管理はフォルダーみたいな感じで一応分けてはいるけど、
まあちょっと若干重複しているので、
これはちょっと課題かなって思いつつ、
まあでも結構こういう、
もうダウンロードしたらすぐその生印刷っていうのは結構ポイントですよね。
これひょっとしたらAIとかでもできたりするのかな?
ちょっと分かんないですけどね。
まあでもダウンロードしたやつで放置するのが一番ストレスじゃないです。
iPhoneの徹底整理術：ホーム画面と通知管理
ストレスなんですよ。
その使うか使わないかよく分かんないものが、
デスクトップとかそこら辺にあるっていうのが、
意外とストレスになっているっていうのを気づいた方がいいんですよね。
そう、なんでこういうストレスをどんどん削っていくのは、
めちゃくちゃ効率以上に大事だと思います。
なんで私結構そういうのに徹底してやってるって感じですね。
で、今の話でちょっと続きというか、
PCの話とはちょっとそれるんですけど、
最近iPhoneもめちゃくちゃ徹底的に整理しましたね。
iPhoneの表示するアプリっていうかアイコン。
あれもその1ページ目に関してはもう自分用のカレンダー。
で、ウィジェットにしてるんですよ、ウィジェット。
で、2つ目がまた横長のウィジェットで家族用のカレンダー。
で、その下にはもう絶対すぐ使うようなアプリしか入れなくて、
例えばカメラとか、あと私オーディブルとか聞くのでオーディブル。
あとはノートで常にチェックしてる人がいるので、
そのショートカット。
あとはジェミニかな?
ちょっと見てみるんですけど、
あとはレシートですね。
私使ってるんで、やよいとか。
あとSNSの発信に使うバッファーとか。
もうほんとそれだけです。
あとは音楽かな。
で、ここのトップページに何か通知が入ることはありません。
もう絶対1とか2とか数字は出ないと。
なので基本的にこの1ページだけ見て終わるって感じ。
だから基本そんなにスマホは私触んないんですよ。
で、2ページ目に行くと一応そのLINEとかがあるんですけど、
これも通知は一切しなくて、その数字だけ一応出るようにしてるって感じですよね。
数字だけして、ほんとに必要で、
それを今見るべきかどうかっていうことを考えてチェックするみたいな。
あとメールも実際下の固定4つ固定できるアイコンありますよね。
これも電話とメールとブラウザーとメモですね。
だけあって、でもこれも通知は一切来ないです。
だから1とか2とかもならないようにしてて、
メールも能動的に取りに行くだけなので、
急ぎでメールってないと思うんで、
大体電話なのでお客さんとかも。
なので、メールも通知一切ない。
LINEも一切通知ない。
だけど数字は出るとかね。
そういう色々コントロールしてて、
なんか数字出るなんてほんとメルカリぐらいじゃないですか。
わかんないけどメルカリは売れたら困るし、
ホットイット困るからみたいな。
あとLINEか。
あとはそのチャット系アプリか。
チャットアプリも一応数字は出るようになってますね。
っていう感じですね。
紙書類の即時スキャンと処分
あとはその、あと3ページ4ページも一応あるんですけど、
あと会員カードとかね。
これも本当は無くした方がいいんでしょうけどね。
あと現行系とかか。
そういうのも一応はあると。
これは必要だからあるって感じで。
それ以外のアプリは消すっていうよりも
なんか非表示ってできるんですよ。
なので非表示にしちゃうと、
もうほとんど非表示。
であとは下のドットのボタンをクリックすると、
タップすると文字で検索できると。
なんで別にそこで検索すればいいかなって感じで
やってるって感じですね。
なので結構iPhoneもめっちゃ最適化されてるよというのを
話したいって感じですよね。
であとは、なんだっけかな話したかったの。
あと書類関係ですね。
書類関係の整理なんですけど、
皆さん手紙とか届きますよね。
プライベートでも。
保険とかかな。
最近だとなんかその私が保険とかのやつだったりするんですけど。
ああいうのって皆さんどうしてますかね。
あと広報紙とかも今話そうと思うんですけど、
例えば手紙とかに関しても、
その日にもう開けて、
写真、私ドロップボックスって使ってるんですけど、
もうそのドキュメントスキャンみたいなのがあるから、
さっさと取って、もうさっさと捨てますね。
それ絶対取っとかなきゃいけないもの以外は、
もうシレッターです。
速攻シレッターにしてます。
もうその日に取って、
それも同じです。
いつ届いたかとかね。
手紙だったのかとか書いて、
目的書いて、
ファイル名だけ見れば絶対わかるような感じで、
ドキュメントスキャンして、
さっさと捨てると。
これ置いとくとまたこれもストレスなんですよ。
だからこれいつかなんかみたいになっちゃうから。
日付、あと捨てるだ。
捨てるって書いて、捨てた。
捨てるの捨てるって感じにして、
何かっていうのをやって、
あともう捨てると。
紙がたまるのもめちゃくちゃストレスなんですよね。
だからもう基本全部もうさっさと捨てます私。
本当にさっき言った通り、
絶対取っとかなきゃいけないもの以外は。
絶対取っとかなきゃいけないときも、
それも場所決めてるのでなくさない。
でそれもスキャンするんですよ一応。
だから取っとくけどスキャンすると。
これっていつ届いたんだっけ問題とか、
これ手続きしたんだっけ問題みたいのがあるじゃないですか。
これ手続きいつしたっけみたいな。
結構そういう手紙で、
手紙っていうかその封書で、
手続きしなきゃいけないものもありますよね。
あれもだから取っといてるって言っても、
どこにあるかわかんなくなっちゃうから、
これも結構大事なんですよ。
だから取っといてたら取っといてるって書いて、
手続き済みみたいなことを書いて、
スキャンしておくと。
そうすればドロップボックス上で少なくても、
日付に遡って、
あこれやったんだみたいなのがわかるので、
それもストレスが減る、
ストレスというか、
効率ですよね。
探すっていうことを極力避けるために、
やるノウハウですね。
ぜひねこれもやってほしいなと思うんですけど、
あとはさっき言った広報誌とかね、
自治体の広報誌、
あれも割と分厚いじゃないですか。
であれ以前は、
本当にそれこそ機械のスキャンで
ダーッとして、
ノートブックLMに読ませて、
我々に関係ありそうな、
レジャーも含めてね、
遊ぶも含めて、
子供と遊ぶとかも含めて、
抽出してたんですけど、
最近はしなくなっちゃったと。
じゃあでもそれ取っとくのかって言ったら、
これも結構溜まっちゃうとあれなので、
どうしようかなって考えたら、
実はねアプリがあるんですよそういう。
まちいろっていうアプリなんですけど、
これあのどこの自治体の、
そのなんていうかな、
登録してればなんですけどその自治体がね、
多分。
自治体なのかちょっとごめんなさい、
まだ分かんないですけど、
自治体の広報誌がまとまってるアプリがあって、
すぐ最新がすぐその日に、
届いた日に反映されてるかって言ったら
そんなことないんですけど、
たぶん数週間後に
反映されるって形なんですけど、
物理的なモノの整理とまとめ
それでも、
必ず広報誌が出るので、
ダウンロードできるんですよ、
そのアプリで。
ダウンロードというか見れるようになってると。
なので、
そのアプリがあるので、
これも取っとく必要ないから、
もうすぐ資源ごみって感じですね。
っていう感じで、結構広報誌のこのまちいろってやつは
おすすめですね。
ずっと取っといてもしょうがないんだよね、
あれもね。
なので結構おすすめですよって感じですかね。
あと物の整理ですね。
物の整理なんですけど、
私もそんな得意じゃないんですけどね、
私、例えば
ウォールポケットに
ポケット?
4×8とかあるぐらいの
ちっちゃいポケットが
いっぱい集まるんですけど、
そこにいろいろ入れてますね。
なんか文具関係バーっと。
そうするとこれも探す手間が省けると。
あとお財布とか
いろいろカード類とか
そういうのも
ブロックって
3つ穴があるブロック
コンクリートのやつあるじゃないですか。
なんていうんですかね、
ブロック。
で、そういうの発泡システムオルバムがあって、
それを私使ってて、
それちょうど縦に
3つ穴があるから、
そこに保険証とか
そういう大事なカードとか、
あと時計とか、
チキスとか、
穴を使って上手く入れたりとか
やってたりするんですよね。
整理術とか得意じゃないんであれなんですけど、
目の前にすぐ
探さないようにしてるって感じですね。
そういうのも結構
おすすめだったりするので、
私なりの
いろいろ共有してみたんですけど、
よかったらみなさんも
こういう整理術いいよとか、
整理の仕方いいよとか
教えてもらえたらなって思うので、
よかったらコメントだったりしてください。
今日は
仕事が飾る整理術というテーマで
お話ししてきましたが、いかがでしたでしょうか。
さっきの今日お話した
フェンシズってやつはとにかく
おすすめです。
デスクトップが散らばりがちな、
散らかりがちな人には結構
おすすめなので、
今というか
使用期間もあるので、
1回ぜひ使ってみてほしいなって思います。
あとは最後に言った通り、
これちょっとAI的じゃないんでね、
自分のアナログな整理術なので、
ひょっとしたら今AIで
できたりするのかなって気もしているので、
よかったら最新、
もっと楽に整理できるよみたいなのがあったら
共有してくれたら嬉しいです。
この番組ではご意見ご感想リクエストを
受け付けています。
番組詳細欄のリンクからお気軽にお送りください。
Xではハッシュタグ
ウェブ戦略研究室を付けて投稿してください。
またSpotifyやApple Podcastでは
レビューもできますので、
こちらからもご感想など書いていただけたら
嬉しいです。
それではまたお会いしましょう。
お相手は
フリーランスエンジニアのとしせいとうでした。