はじめに
スッキリストのおつきです。今日も配信を聞いてくださり、ほんま大きに。このチャンネルでは、家をスッキリしたことにより、時間も心もスッキリして人生好循環、やりたいことを思い切りできるようになったおつきが、暮らしやデコボコ子育ての築き、夢に向かって育んでいる日々について発信しております。
はい、それではですね、今日は月曜日ということで、月曜日は片付けの配信を15本間していきますので、15本片付けチャレンジしていただけると嬉しいです。お月の月ということで、月曜日は片付けの配信をしています。ぜひね、聞きながら片付けチャレンジしていただいて、撮影していただければなというふうに思っております。
今月はですね、仕事関係であったり書類整理に関してのお話をね、している感じなんですけれども、今日はシンプルにね、管理できる仕組みづくりについてね、お話ししていこうかなというふうに思っております。はい、ぜひ15分間聞きながら片付けしてみてください。
本題に入る前にお知らせをさせていただきたいなというふうに思います。今日夜21時半からですね、毎月恒例でさせていただいております中村新さんとコラボライブ、新月ライブですね、今日新月なので新月ライブをさせていただきたいなというふうに思います。
今回は新さんのチャンネルでいたしますので、ぜひぜひご参加いただけると嬉しいなというふうに思います。プラススペシャルゲストも来られる予定ですので、私も初めてお話しする方なので楽しみにしております。下の概要欄に新さんのチャンネル貼っておきますので、21時半からもしお時間あう方がいらっしゃいましたらお越しいただければ喜びます。
この番組は心もお部屋もすっきりしましょう。スッキリスト応援団の提供でお送りします。
はい、それではですね、今日はシンプルにね、管理できる仕組みづくりについてね、ちょっとお話ししていきたいなというふうに思うんですけれども、皆さんどうでしょうか?日々の仕事や生活の中でですね、書類がどこ行ったかわからへんとか、机の上でがね、どんどんね紙で埋まっていったり、ミール費用みたいに重なってる方っていらっしゃったりしないでしょうか?そんな経験はありませんでしょうか?
私もですね、気が抜けばやっぱりそういうふうになりやすいのでですね、仕組みづくりでそんなことにならないように、すっきりできるようにやっております。
だから大事な請求書であったりだとか、大事なお仕事の資料であったりを後で整理しようってとりあえず置いとこうって思った結果ですね、あれどこにあるんやろうって、何がどこにあるかちょっとわからへんなって探すのに時間が取られるっていうことはないでしょうかね。
大事な書類、大事な時間に間に合わさないといけないことで焦って探すっていうことも今まで経験された方も多いんじゃないかなっていうふうに思います。
こんな無駄な時間なんですよね。あるものを探すっていうことは結構無駄な時間です。これがストレスにもなってきますので、これはねやっぱり仕組みづくりを作っていただいて、
しっかりここに入ってるって自分自身がわかってパッと取り出せるようにできるようなお話をね、今日は仕組みづくりをね、管理できるような仕組みづくりをお話ししていきたいなというふうに思っております。
なぜこのシンプルな仕組みづくりが大事かっていうお話なんですけれども、人間っていうのはですね、そもそも複雑なルールは続かないっていうところがあります。
例えばこの書類はですね、この書類ごとに5つのパターンに分けて、さらに例えば十字系列に並べてとか、めちゃくちゃ細かく細かく決めたのにですね、次にできないっていうことないでしょうか。
最初はこうやって決めて、このほうがわかりやすいって言ってやったもののですね、次やるとあれ、どういう仕組みだったっけというね、逆にこの仕組みを複雑化させてですね、わからない、次やった時にわからないというところになる場合も多いんじゃないかなというふうに思います。
これがですね、一人やったらまだマシなんですけれども、家族となるとですね、お母さんどこにやったんやって言われたりするんですよね。私的にはですね、こうやってこうやってこうやってこうやってこの順番でやってるからすごく綺麗じゃないってなってるのにも関わらずですね、周りの人がわかんない難しいルールになってるっていう方もいらっしゃるんじゃないかなっていうふうにも思います。
できるだけですね、脳っていうのは考えたくないっていうね、人間の生き物なのでですね、こここれってどこに入れようかなって迷うだけでそれだけでも疲れてしまうんですよね。だから迷わない仕組みを作るっていうことがシンプルな仕組みっていうところにつながってくるっていうところになります。
で、それを踏まえてですね、私自身がですね、実践しているシンプルな整理整頓術を今日は3つのポイントに分けてご紹介していきたいなというふうに思います。
まずポイント一つ目ということで、とりあえず置きをまずやめてください。とりあえずこのここに置いておこうとか、またいるかもしれんからとか、これちょっと仕分けがまだやからとかいうふうにしてみるふうになっていることってあるかなというふうに思うんですけど、
これをですね、とりあえず置きを止めるという習慣をまずつけることが一番これめちゃくちゃ大事です。何よりも大事。で、あのとりあえずで重ねているものに関してはここに置いてたはずなのに、とりあえずで置く場所はここって思ってるのにないっていう時代になることが私も過去経験でありますので、
まずですね、まずこの書類どうしようとなった時にこれは捨てるのか、持て放してしまうのか、それからすぐ使うのか、それとももうちょっとしてから一時保管しといて何月何日に出さなあかんとかね、保存しておくべきなのかっていうところの3つの分類に分けていただきたいなというふうに思います。
私もですね、学校からの何日までに出してくださいっていうのも入ってきた瞬間、その日に次の日にも持って行ってもらうようにしてます。子供のものは特にですね。後でどうしようかなーって迷うものに関してはですね、これは後からになってしまうので、ここを絶対見るっていうボックスに入れたりだとか、目に見えるとこに貼り付けたりもします。
で、もう貼り付けるのがめちゃくちゃ多くなってくるようやったら早く決断してしまう。これをどうするのか、これをもう早く出せるものなら、出せへんものもありますよね。何日までにしか出せない、何日以降しか出せないっていうものに関しては一時保管のところには入れるんですけれども、とりあえずその自分がわかるようにですね、携帯でリマインドをかけたりします。
私はあのグーグルカレンダー使っているので、グーグルカレンダーで何日にわかるようにっていうふうにそちらに入れるようにしたりしてますね。
だからその場でいらないやつは捨てる。すぐ使うやつはすぐ使ったりだとか、すぐ渡せるもの、子供に渡せるものはすぐ渡す。あとは保存する。保存するものに関しては保存する場所を決めていただいて、私みたいに忘れそうやったらこれを何日までってカレンダーに書くなりをしていただくといいんじゃないかなっていうふうに思います。
ファイルっていうのはですね、たくさん持っていると余計わからなくなります。なので3つぐらいに分けていただくのがいいかなっていうのは思ってますね。だから今使うものとか確認待ちとか保存するものって分けていただくのでもいいし、3つと言うやつは人の人数分、例えば家族の1人ずつの人数分でもいいかなと思うんですけれども、人数分にした時にですね、誰でも私も人数分はお家はないんですけど、
私、夫、子供って3つの種類になってるんですけど、それ以外にもやっぱり今ちょっと確認待ち、さっきほどお話ししてたように確認待ちのやつがあったりするので、それは別にしていたりします。だいたいね、NOって3つぐらいだと思いやすいんですよ。
なのでジャンルをできるだけ細かくしない。いっぱいいっぱい細かくすると余計わからなくなるので、ジャンルも3つぐらいに絞るっていうのは大事かなというふうに思います。
全部まとめて保管してもらうのでもいいかなと思うので、今使うもの、確認一時保管の待ち、長期保存するものっていう形で3つ分けていただくと、お仕事なんかはそれでいけるんじゃないかなと思う。
家族がいると家族の保存のところが変わってくる場合があるけれども、自分自身1人だけあったらこの3つ今使うもの、確認待ち、保存するものっていう形で分けていただくといいんじゃないかなと思います。
見直しタイムの重要性
そこにラベリングなり色を変えたりだとかファイルを変えたりだとかしてわかりやすくパッと見でわかるようにしていただくと効率よく仕事もしていただけるんじゃないかなと思いますね。
ポイント3つ目ということで、3つ目はですね、これ前回の時にもお話ししたんですけども、見直しタイムを設けるってとこなんです。
朝の5分、10分でもいいですし、月に1回だけ、このポイント1、2ができている方はですね、そこまで毎日やらなくてもいいんじゃないかな。
すぐ、例えばポイント1のとりあえず置きをやめて捨てる、すぐ使う、保存するができていればですね、このポイント3の見直しタイムっていうのがかなり短縮できるかなというふうに思います。
ただ月1回ぐらいは見直していただくのがいいんじゃないかなと思うのが、先ほど確認待ちとか保存するものっていう分類に分けたものに関して、今の段階であればいらないものになってくる可能性もあります。
確認待ちしてたのがもう終わったようであったりだとか、保存するその時は保存するで必要やったけれども、月1回見直すことによって、これはもうこの月で終わりやから次の月のやつに変えるとかね。
いう形で、1、2が整っている方はですね、月1回ぐらいは見直していただくっていうふうにしていただければいいかなというふうに思います。
これは、いつっていうのも決めた方がいいですね。
何日って決めてもらうとか、月末って決めたら30か31、その月の月末って決めてもらうとか、月曜でもいいですね。
っていう形で、ご自身のやりやすい、ちょっと時間ここは取れるなっていうところをもうスケジュールに入れちゃう。
時間があったらやろうやらないんですね、皆さん。やりません。私もですけど。
なので、スケジュールに入れる。スケジュールにも学校で整理を見直しタイムをすると、ファイルの1ヶ月に1回は見直しタイムをする。
1ヶ月に1回じゃ足りないんですっていう方は、2週間に1回とか1週間に1回とか、ご自身のスケジュールに合わせてですね、もう自分のこの5分10分だけなんですよ。
ちょっとだけ、それをでも、やろうかなじゃなくってスケジュールに入れちゃう。タイムスケジュールがある方はですね、タイムスケジュールにガンと入れちゃう。
何時にやるって習慣づけるまではもう確実にスケジュールに入れる。アラームでも鳴らしちゃってください。
っていうぐらい、それをスケジュールに入れちゃうっていうのが大事ですね。
やろうかな、ごちゃごちゃなってきたらやろうかな、やらないので。そんなね、やる習慣がこうやってごちゃごちゃなってきてからやろうかなってやってらっしゃる方は、悩んでないと思います。
書類がごちゃごちゃになって、どこ行った、調べたり探したりするのをやってないと思います。
なので、これ聞いて私は心当たりあるなっていう方はですね、やらないので。ほっといたら。私もですが。
とりあえずスケジュールに入れちゃって、自分がここの日にはリセットするっていうのを決めていただければいいんじゃないかななんて思います。
私自身もですね、書類ってやっぱりまだまだペーパーレスになっているといえど、やっぱりたくさんあります。
まだまだあるし、見やすい場合もありますよね。やっぱり紙で見た方がわかりやすい、早い、さっと見れるっていう場合があって、あえて印刷するものとかもあったりもしますので、
そういった部分が結構積み重なると、本当に紙って一枚薄いんですけれども、積み重なってくるとかなりね、かさばってきます。
そしてどういった現象が起こりますので、ぜひこれを機にみなさんすっきりしていただきたいなというふうに思います。
でですね、最後にちょっとポイントをまとめたいと思います。
まず1つ目は、とりあえず置きをやめちゃいましょうということで、密に分けるってお伝えしましたね。
効果的な整理術
セールすぐ使う保存する、密に分けてください。
ファイルは2つ目のポイントとして、ファイルは今使う確認待ち保存とか3種類、できるだけ種類を少なくしてあげてください。
人別にご家族のファイルであれば分けてもらうのも1個かなと思いますね。
あと3つ目はですね、月1回でいいので見直しタイムを設けてください。
そしてスケジュールの中に入れ込んじゃってくださいっていうことですね。
これね、この3つのポイントを実はですね、細かく毎日コツコツと、
このサッと最初のとりあえず置きをやめるっていうのが一番大事かなと思うんですけど、
これをやっているとですね、書類って本当に仕組み作り作ってしまうと散らかりません。
今までたまっている方は1回頑張ってみてください、書類。
1回頑張るとですね、仕組みがもう整えば、これを手放す、これを使う、残すっていうことの自分の判断が決まれば、
全然ね、書類ってたまっていかないんですよね。
この最初のこのとりあえず置いてたとか、いるかもしれへんなっていう迷いが多ければ多いほどたまっていきます。
でも事実を確認してみてもらって、とりあえず置いておこうって置いてって、
じゃあ半年以内にこれ見た?1年以内にこれ見た?ってなったら全然見てへんわ。
っていう書類って山ほどあると思うんですよ、迷った書類の中に。
自分の性格、私ちょっと見直してみました、そういう時に。
見たいなぁと、例えばなんかのコラムとかね、読みたいなぁと思ってて読んだ試しがあるのかと。
置いといて読んだ試しがあるのかというところでないんですね、私はね。
なので、その場で読む。読みたいと思うんやったらその場で読んで、読んだら手放す。
もう一回見直すのコツなんてもうゼロです、私は。
っていうところで自分の性格、こういうところは読むよなとか、こういうところは読まへんなという事実も分かってるかと思います。
ご自身の時間の管理の中で忙しい中、それでも読みたいものは読んでると思うので、
その事実もちゃんと踏まえた上でですね、手放すか残すかの判断もしていただくのは大事かなというふうに思います。
本当にお仕事の効率も良くなるし、家事の効率も良くなるし、
本当にこうちょっとしたこの仕組み作り、書類やるだけですごく時短になると思いますので、
ぜひこれを聞いた方はですね、いいきっかけだと思っていただいて、すっきりしていただければ嬉しいなというふうに思います。
それでは最後まで聞いてくださりありがとうございます。
皆様にとってすっきりした暮らしになりますよう願っております。
すっきりしたお月でした。
またお月のチャンネルにお越しやす。
