手伝う側の心得
日々考察-ヒビコウラジオ。このチャンネルでは、広島でサラリーマンをやっているたしずんが、日常の出来事について、あれこれと考察をしていきます。
第261回の放送ということで、今回のテーマが、手伝う側の心得とスケジュール感、というお話ですね。
258回目の放送の時に、ヘルプを頼まれた側がね、スケジュールを組み直すと、そのようなお話をしました。
第258回では、ヘルプを頼む側のお作法ということだったんですが、今回はね、手伝う側のお作法ということでお話ししていきます。
ねえ、仕事が残念ながら早くない人ですね。共通の口癖があってですね。
途中で邪魔が入ってはかどらない、これです。 これを必ず言うんですけど、それはなんか違うなというふうに思いますね。
あの、 いろいろと途中で割り込み仕事が来るって結構あると思いますけど、
その都度、組み直さないといけないんですよね。 仕事って一つのことにガーッと集中して終わりっていうことはなくてですね、
複数のことを同時に行っているというのが、大半、ほとんどのケースはそうだと思います。
ですから、
スケジュールのいろいろなことを同時進行でやっていく中で、 今やりたい作業ではなく、別の作業を割り込ませる、
こういう必要性はですね、どんな時にも発生すると思います。
そう、なので、
割り込み仕事が入った場合に、じゃあ次は何を優先しよう、みたいな感じでですね、
全部をしっかり組み直さないといけなくなるんですよね。 これが手伝う側の
必ず意識しないといけないことになります。 スケジュール管理に
最も必要なものがあって、それはバッファと呼ばれるものです。
皆様、バッファというのはご存知でしょうか。 科学の
実験をやったことがある人だったら、わかるんですけど、干渉剤と呼ばれるものです。
剤は、材料の剤じゃなくて薬剤の剤ですね。 つまり、薬品AとBを直接混ぜてしまったら、
化学反応が起きて、例えば性質が変わってしまって本来の目的を果たさなくなったりとか、
最悪の場合はですね、有害なガスが出てしまうとか、 そのような組み合わせがあります。
その際に1回バッファと混ぜることによって、その薬品がですね、
薬品同士がダイレクトに混ざらないっていう状況になったり、 元々の成分の
性質をですね、保ったまま混ぜ合わせることができたり、 いろいろあるんですよね。温度が急激に変化しないように
バッファを混ぜるとかね、そういう目的の用途の物質をバッファとして混ぜることによって、
温度が急上昇急降下しないようにするとかね、いろいろあるんですけど。
要はクッション剤のことなんですよね、バッファって。 スケジュール管理の場合のバッファっていうのは簡単に言うと、余白のことです。
つまり、何らかの割り込み仕事が入ってきて、
スケジュールが押し込められる、そういう状況ありますよね。 押し込められたとしても、その
余白部分をですね、その割り込み仕事に使うこと、あるいは割り込み仕事によって後回しにされた仕事をその余白部分の
時間に充てるということができて、
要はね、何が言いたいかというと、余裕を持っていれば少々予定が狂っても大丈夫だよと、そういうことなんですよね。
ですから、仕事っていうのはどうしても割り込み仕事が多くありますから、
割り込み仕事があったりとか、あとはトラブル、そういうものがある前提で余白を作ってスケジュール管理をするってことですね。
部下へのフォロー
まあ1日の中で3時ぐらい、午後3時ぐらいまでに終わる作業だったとしたら、 3時から別の作業を入れるんじゃなくて、
いろいろなトラブルを想定して3時30分から次の作業をする予定にしますとか、 簡単に言うとそんな感じですね。
あるいは、 私が今やっている仕事では、農機が設定されます。
なので、農機の例えば前日に書類をすべて完備させて、
当日に納品というのがよくあるパターンのスケジュール。 私の場合はもうトラブルが起きるの怖いので、
かなりバッファーを作っています。 農機の2日前くらいにお客様に納品するっていう、それぐらいの動きをします。
なので書類がすべて揃うのは3日前。 でも3日前の夕方に出来上がって、そこからチェックだったり、
納品の準備をするっていうのでは間に合わなかったり、残業するっていうことになりかねません。
ですから、お渡しする想定の前日の午前中にはできていると、
あるいはその2日前の午後にできるというようなスケジュールを組みます。
例えばたまに図面を書かないといけない作業がありまして、 じゃあ図面は手分けして作業をしますので、
あの、 図面の下書きを私が書いて、図面作成担当に渡すんですよね。
じゃあ下書きはその お客様にお渡しする予定の3日前には出さないといけないっていう計算なんですけど、
私の場合は 1週間くらい前に下書きを渡せるようにします。
で、そうすることでですね、図面担当の人も何らかの割り込み作業だったり、 トラブルが発生しても対応できるんですよね。
対応できた上で私のそのお仕事には、私の業務には何の支障もないということです。 たまにあるんですけど、
こういうトラブルがあったのでこの作業が途中までしかできませんでしたと言って、 その図面担当の人がね、
お返しをすることがあるんですよ。返却することがある。 でも私の場合は返却じゃなくて、
その優先作業をやってもらった上で、 で後回しでいいんでこれ最後までやってくださいっていう形なんですよね。
日にちに余裕があるんでこれ後回しでやってくださいっていう渡し方をします。 まあそうすることによって、
その次の工程の人に作業を渡している間に 別の仕事に取り掛かれる。
まあこんな感じで同時に複数のことを複数の人と いくつもね何重にも同時に進行で
進めるっていうのがまあ仕事 基本的な考え方だと思ってます。
ですからね、割り込み仕事ってある前提で スケジュールを組まないといけないんですよね。
えーと、まあここで今回のテーマ、手伝う側の心得ってことなんですけど、 人の仕事を手伝うっていうのは
部下の立場であれば 雑用を手伝うっていうことはあると思います。
部下の立場ならばそんなに自分自身が抱えているお仕事ってたくさんありませんよね。
ですからまあ一つ一つ順番に片付けるで問題ないんですよね。 ところが上司っていうのはもういろんな仕事を分かった人が上司をやっているわけですし、
部下に対するフォローっていうのもその上司の業務のうちの一つなわけです。 ですから部下を助けるっていうのが
まあ業務の一つなわけで 普段から部下を助けないといけないっていう
そういう前提で仕事のスケジュールを組まないといけません。 何らかの部下の手伝いっていうのを
どこかで挟むっていうのが、そういう想定をした上でのスケジュール管理 これが必要になりますよね、そう。
だからバッファーが必要ってことなんですよね。 もう一つあって、いろいろと質問を受けたり
相談をされる ということがあると思います。
上司の場合ならそういう相談事や質問っていうのが他の人よりも多い回数受けると思うんですよね。
ですから、一個一個の自分の作業になかなか集中できないってことがありますよね。
部下を助ける重要性
ちょっと集中していてもどっかで声をかけられて、また集中力を戻して、でまた声かけられて、こういうことがよくあります。
ですからね、やっぱりそれ難しいんですけど、集中力を戻すっていうテクニックを身につけていってほしいんですよね。
だから例えばどこまでやったっけってならないように、 中断するときに、今何をやっているかが完全にわかる状態で中断する。
これがね中断のテクニックとしてとても重要です。 まあそれから
そうですね。 まあ声をかけられたときにだから
作業が完全に終わるまでちょっと待ってくれるかって言うとね、言い返すっていうのも大事ですよね。
すぐ再開できるような状態を作ってから中断して、お待たせって部下の相談に乗ると。
こんな感じでちょっとしたテクニックですけど、すごく
積み重なると大きな差を広げてしまうっていうことなんで、このちょっとしたテクニックはぜひ大事にしていただきたいなと思うんですよね。
場合によっては席を離れて、別のところで集中する時間を作るとか、それも大事ですよね。
いろいろと工夫ができると思うんですよね。
で、やっぱり手伝う側の心得っていうのでもう一つは
部下を助けるのも職務の一つ。上司はそういうもんですよということですから、この人に声かけていいのかなーって。
まあそういうふうにね、部下に思わせないように、いついかなる時でもしっかり相談を受けることができて部下のパフォーマンスを上げてやる。
その上で自分のパフォーマンスもキープする。 こういう動き方をね、いろいろと工夫をしてほしいなっていうのが
私が世の中のね、上司と呼ばれる立場の人にお伝えしたいことですね。 なので
そうですね、やっぱり私も経験があるんですけど、相談しにくい上司の人って圧倒的に成果が出せない。
特に 上司、その管理職や中間管理職っていう立場だと
チーム全体の成績に責任を持たないといけないということです。 なので
自分の仕事がいくらうまくいってても、部下がうまくいってない そういう人がね、複数にいるとチーム全体の成績は落ちていきますから
そうなるとですね、やっぱり 上司っていう立場の人も評価をされないということで
ですからしっかりね、部下を助けてあげるっていうその状況をね 作っていってほしいなと思います
それと今まで何度も見てきたんですよね スケジュールの見立てが甘くて、ギリギリになって問題が発生して積む
効果的なスケジュール管理
要はゲームオーバーになるっていう人。 なので
スケジュールにバッファーを持たせる。 あともう一つね、別の放送会で語ったかもしれないんですけど
ロケットスタートで 最初のうちに仕事の大半を終わらせるっていうことを意識して
後半は調整っていうのをする。 案件ごとにスケジュール管理をするならばロケットスタート
プラス調整。これがいいと思います 最後のラストスパートに頼ろうとすると、ラストの段階で問題が発生したらアウトなんですよね
そう ラストで部下がものすごく大クレームを起こしてしまって
それで例えば謝罪に行かないといけないですとか 作業を2人で分担して作業をしないといけなくなったとか
上司の立場だとそういうことってかなり あのあるものです
ですから まあねそうならないようにしっかりバッファーというものを作る
その上で
部下に相談されても自分の作業の邪魔にならないような そういうテクニック
この2つをぜひ意識したいなということですね 今回の放送は
世の中の上司にモノモースみたいな感じになってますけど 要は私自身のことを言ってるんですよね
私も先輩という立場で後輩がたくさん今までもたくさんいて この会社に入ってから何人も後輩を助けてきたんですよ
でその中で こういう
まあスケジュール割り込まれたとかそういうことでね もちろん困ったこともありました
その中で少しずつあの問題点の解決っていうのをやってきました ですから自分に対する戒めもありますし
世の中の先輩だったり上司っていう立場の人にね エールを送るっていう意味も込めて今回はこのようなお話をしました
はいということで 日々考察日々考ラジオ
第261回の放送手伝う側の心へとスケジュール感というお話をいたしました ここまで聞いてくれてありがとうございました
