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こんにちは、自分でデザインする鍛冶リスト、リセッターリストの山本香織です。あの人の毎日は鍛冶や暮らしをテーマにしたポッドキャスト番組です。
さて、2月4週目なので、今日は山本香織の一人会になります。
今日は最近よく聞かれることが多いので、ちょっと話まとめてしてみようかなと思っていることがあって、
タスク管理とかスケジュール管理どういうふうにやってますかっていう話を聞かれる機会がなんか最近ちょっと多かったので、お話ししてみようかなと思います。
タスクの話とスケジュールの話を分けて話そうかなと思っているのと、あと紙とデジタルの使い分けがポイントになるかなというふうに思っています。
このポッドキャストでもこれまでも何度かこういう話はしてきてるんですけど、ずっと決まったスタイルがあるっていうわけではなくて、
私も常にトライアンドエラーであれこれ試し続けてるっていう感じなので、
2024年の2月、今現在の話っていう感じです。
だからまたね、今日話した内容から今後も変わってったりすると思うんですけど、現時点のお話をしたいと思います。
スケジュール管理
じゃあまずはスケジュールについてお話をしてみようと思いますが、
何か仕事の約束事だったりプライベートの約束事だったり、誰かと何かをするっていう約束予定が入ったら、
まず最初に私がやるのはアップルのカレンダーに入力することです。
私は普段仕事がデザインとかイラストっていうこともあって、もう20年以上?もっとか30年近く?
そう、Macユーザーなんですよね。
なので家族もみんなMacを使っているので、Googleカレンダーじゃなくて、
アップルのカレンダーを家族間共有しているっていう感じです。
家族の予定のみ共有していって、それぞれ自分の仕事とかプライベートはここで管理しているっていう感じなんですが、
私の場合は、例えば新しいお仕事が入ってきたら、最初のミーティングをまずカレンダーに入れます。
で、そのミーティングで決まった次のプレゼンの日程とか、最終的な締め切りとか、そういうのも明確になった段階で日程を入れていきます。
それが終わった後に、じゃあ実際の作業はどんな風にしていこうかなっていうのを、
この辺りまでに資料を集めて、この辺りでラフを着手して、プレゼンの数日前には完成して、ここで見直してみたいな感じのざっくりした予定を組み立ててカレンダーに入れています。
で、ポイントはGoogleカレンダーでこれができるのか、あまり使わないのでわかんないんですけど、
Appleのカレンダーだと、週日っていう形で予定を入れておくと帯で表示できる機能があるので、
具体的に何時にミーティングみたいな予定は、1週間で表示できるバーチカルの予定表みたいになってるカレンダーのバーチカルのここみたいなブロックで予定を入れるんだけど、
ここからここまで数日間ざっくりみたいな作業計画予定みたいなのは、私は週日の予定っていう風にチェックを入れて、カレンダーの上部に簡易的なガントチャートみたいな感じで表示できる機能があるので、
ガントチャートって言っても1週間単位でしか見えないから、何ヶ月単位でのチャートっていう形ではないんだけど、そんな感じで表示しています。
なので、そこでこの数日はこのプロジェクトをやるみたいな形が、1週間分のカレンダー開いた時に見えてるっていう状態にしています。
これはイラストとかデザインの単発のお仕事、このプロジェクトをやりましょうっていう風になった時のお仕事の場合は、そういう感じで締め切りに向けて作業を分割して登録していくっていう形で管理しています。
それとは別に、リピートで毎週やるお仕事っていうのもあって、それをお話しします。
例えば、リセッターリストの60日プログラムっていうのが私はやってるんですけれども、それを開催している時期は60日なので約2ヶ月なんですが、
その期間中は毎週Zoomで講座があるので、繰り返しのお仕事があるっていう場合は、Zoomの講座は時間が決まっているので、さっきの単発のミーティングと同じような感じでバーチカル表示で何時に1時間とかブロックで予定を入れて、
その時に繰り返しっていうところにチェックを入れることで、毎週自動表示されるっていうような形にしておきます。
それぞれ講座の前日に講座で使用する課題っていうのがあるので、それを共有するっていうタスクが毎週発生します。
なのでこれも各講座の前日に繰り返しチェックを入れたリピートタスクとして登録しています。
そうすると忘れてたっていうことがないし、確実に毎日その予定はチェックするから安心っていう感じでリピートタスクはかなり愛用しております。
例えばこのポッドキャストの編集とかだったら、大体月曜から水曜までの3日間のどこか空き時間でやるっていうのが多いので、
週日の予定としてGanttチャート的に毎週月から水の間、帯でポッドキャスト編集配信予約みたいな感じの項目が表示されているっていう状態を毎週作っています。
そうすると今日の予定とかを確認するときに確実にそれが目に入るので忘れないでできるって感じですかね。
なので人との約束があるときは必ず時間指定でカレンダーに登録して、作業に関しては週日指定でGanttチャート的にカレンダーの上部に表示されるっていう使い分けをしています。
AppleのカレンダーはもちろんiPhoneでもそのまま表示できるので、そこの同期も便利に使っています。
プライベートの予定に関しては、家族に関係ありそうなことは家族用の共有カレンダーに登録して、全員が見られる状態にして登録するっていう感じで、
これは夫も娘も私もそれぞれが判断したことを入れてる感じ。
例えば学校の予定とか病院通院の関係とか、あと夫は東京と松本をすごい行き来頻繁にしたりするので移動の日程とかっていう感じかな。
なのでスケジュール管理はもう基本デジタルっていう感じで手帳に書いたりはしていません。
Googleカレンダーに関しては私はあんまり使わないんですが、先方がミーティングをGoogleで設定してくれたりする時があるので、
でもそれが自動的にAppleのカレンダーの方にも転送表示されるので、私がGoogleカレンダーを開いて作業するっていうことはほとんど普段はあんまりないかなっていう感じです。
次に細かいタスクについてお話しします。
タスク管理
タスクについてはいろいろ試してきたんですけど、今現在実行してる方法はちょっとマニアックというかちょっと変わってるかもしれないんだけど、
Appleのリマインダー機能をタスク管理に愛用しています。
私の大好きなタスク管理といえばタスクシュートっていう、タスクシュートクラウドっていうアプリがあるんですけど、それも使ってるんですけど、それはちょっとまた後編というかちょっと後でお話をしていきます。
先にAppleのリマインダーについて話します。
これはiPhoneにも最初から入っている機能で、Macにも同期されてるっていうか、いつも普通に使えるアプリなんですけども、タスク管理はNotionで管理してたときもあったし、手書きで管理してたこともあったんだけど、今はこのリマインダーに落ち着いてるっていう感じかな。
その理由といえば、何と言ってもやっぱり軽くてすぐ立ち上がって、スマホとパソコンの同期が早くて、そして見やすいっていうところです。
私のiPhoneの設定がちょっと面白い感じになってるんですけど、iPhone立ち上げると最初に出てくる画面が、左上にアナログタイプの時計、デジタルじゃなくてアナログタイプの時計があって、
右上にカレンダーがあって、その下にすごい大きい面積でドーンとリマインダーを表示させています。
面積、それぞれが占める面積をアプリの個数で言うと、時計とカレンダーがそれぞれアプリ2つ分×2つ分で4個分ずつを時計とカレンダーが占めてて、
その下にあるアプリ4×4の16個分の面積がリマインダーになってるっていう、すごいちょっと変なんですけど、そんな感じに設定しています。
で、その隣の画面にスワイプすると普通に他のアプリが並んでるっていう状態なんですけど、
この形を今ちょっと試してどうかなと思ってやってみてるんだけど、今のとこね、とっても気に入っているので、この状態をキープしようかなと思ってるんですが、
これは立ち上げるとすぐにタスクが目に入る状態になっているのと、タップすればすぐ今日のタスクの全体像が分かる状態になってるっていう、
ここでタイムラグがゼロ、見たいと思った時に素早く立ち上がるし、探さなくていいし、スワイプしなくていいしっていう状態がストレスフリーで気に入ってるっていう感じです。
で、パソコンでの作業でももちろん早いし、反応がとにかく早いっていうのが便利です。
で、このリマインダーに何を登録しているかというと、ここは仕事のタスクとプライベートのタスクが混ざっているっていう感じになっています。
で、使い方なんですけど、まず朝仕事を開始するよっていうタイミングでパソコン、机に座ってパソコン開く。
その段階で最初に画面上にAppleのカレンダーとリマインダーを並べます。
で、今日の予定を確認していきます。
で、今日の予定を見て、時間が関係する予定、ミーティングが入っているとか、送迎があるとか、収録があるよとか、そういう約束しているミーティングがあるものだったり、インスタライブを今日やるよとか、時間が関係しているものをまず手動でリマインダーに一個ずつ入れていきます。
で、必要なものに関しては何分か前に通知みたいなのを設定するときもあります。
で、Appleのカレンダーに終日予定でGanttチャート的に入れた作業計画がある場合は、それもリマインダーに登録していきます。
で、例えば、今日から1週間の予定でやるつもりの作業があるとしたら、それは登録する段階で繰り返し設定で、毎日とか平日のみとか、そのリピートタスクの頻度をそこで設定していきます。
そうすることで、今日少ししかできなかったりしても、実行したらチェックを入れるので、翌日また同じものが表示されるので、引き続きタスクとして忘れずに取り組めるという状態を作っています。
で、数日後、完全にその作業が完了したらタスク自体を削除しています。
そんな感じで、単発のタスクとリピートタスクを都度入れていくっていう感じになっています。
なので、なんか手動でね、一個一個入れていくの大変じゃないって思われるかもなんですけど、もう毎日使い続けていると、もうすでに動いている仕事はもう登録されているので、新たに毎日入れるものってそんなにたくさんはなくて、ほんと数個ぐらい、今日ある時間を間違えないで実行しなきゃいけないものを入れるぐらいの感じですかね。
新しい仕事が始まった時は、それを入力するっていう感じでできるようになっています。
デジタルでのタスクの管理
で、タスク名の頭に絵文字をね、ちょっと追加したりして、朝毎日必ずやってることはなんか太陽のマークついてたり、夜寝る前にやることはお月様みたいな感じで、例えば娘の薬を飲んだか確認するとか、そういうような感じのはお月様がついてるみたいな感じで、プライベートなことだったらそういうのが入ってたりします。
あと、毎日のタスクじゃないんだけど、暮らしに関する月目標みたいなのを立ててるんだけど、それはダーツの的みたいな絵文字を今頭につけて記入してるっていうのもあります。
目標って立てても忘れちゃうので、目に入る工夫っていうのをしていて、必ず目に入るもので景色にならないで確認できるものってなると、私の場合はこのリマインダーは必ず毎日よく確認しているので、そこがいいかなと思ってやっています。
はい、ちなみにね、2月あと少しですけど、まだ残ってる月目標としては、リサイクルセンターへ不要品の持ち込みとか、あと本の処分とかが残っております。
はい、これあとね、1週間ももうないかな、1週間くらいかな、あるので、ちょっとこれをね、2月中になんとか実行したいなというところです。
はい、なので、毎朝ね、このカレンダーとリマインダーを並べてチェックするっていう作業をやることで、1日の仕事の流れとか予定を把握するっていうのが、いつもの習慣になってます。
なんかちょっとね、そこで入力するっていうのが二度手間ではあるんですけど、それがあることで忘れず確認できるという側面もあるのかなと思いつつも、でもなんかこうカレンダーに入力したタスクをリマインダーに表示するボタンとかね、あったらいいなって思ったりしています。
今のところね、このカレンダーとリマインダー連動してないと思うので、そのうちね、連動してほしいなとは思っているんだけど、なんか全部は連動しないでほしいから、ピンポイントでね、こうリマインダーに表示するボタンみたいのがついててくれると一番助かるっていう感じかな。
はい、ただね、ちょっと機能が便利になっていくと動きが遅くなっちゃうっていうのがこう、もしね、あのどうしてもそうなっちゃうくらいだったら、あのサクサク動いてくれる方が嬉しいので、いらないかなっていう気もするっていう感じです。
はい、なのでとにかく早くて軽くて、あの見やすくてすっきりしたデザインっていうのがね、一番嬉しいなっていう感じで、今はリマインダーとカレンダーを掛け合わせて管理しています。
はい、リマインダーについてはそんな感じかな。で、あとはなんかこう、目の前の仕事ではないけど、ゆくゆくしっかり着手しなきゃなみたいな仕事とかプロジェクトってあると思うんですけど、そういうのはNotionの方でざっくりわかるように並べてるっていう感じですかね。
でも、なんか忘れずにちゃんとやりたいなって思っているものは、もう改めてそこからNotionからカレンダーに移動すると忘れちゃったりすると困るので、もうカレンダーの何月になったらこれ着手するみたいに決めて、その例えば5月になったらやるみたいに今から思っているものは5月1日にも入れちゃうとかね。
そうすると、そこでもう1回自分に対してのリマインドにもなるので、そうやって入れちゃうこともあるかな。
ちょっとNotionの使い方はね、今日は長くなっちゃうのでやめておきますけれども、はい、そんな感じです。
で、あともう一つ、そのデジタルで管理しているタスクのツールとしては、さっきちらっと話した大好きなアプリ、Task Shoot Cloudです。
はい、これはね、もうずいぶん自分流にどうアレンジして使うのがベストかっていうのを、ほんといろんなパターンを試してきたんですけれども、最近はね、すごくシンプルに日常の行動、主に朝と夜の行動管理に使っているっていう感じです。
行動管理っていうとね、ちょっと窮屈なイメージを持たれちゃうかもしれないんだけど、やっぱり朝と夜って家事がすごい集中する時間帯で、何かと忙しいし時間がないってなりがちで、マルチタスクになっちゃいがちな時間帯なので、そこを上手に動けるかどうかで、
日中の仕事時間を確保する、できるかどうかに結構影響が出るっていうのを感じているので、1日の大まかな流れをTask Shoot Cloudで管理しているっていう感じです。
今ちょっと手元にTask Shoot Cloudを開いて、ちょっと数えてみたんですけれども、全部で17個でした、タスクの数。以前はね、ほんと30個40個登録してたと思うんですよね。もっとあった時もあったかもしれない。
でも今だいぶ絞って17個でやっております。どんな項目を登録しているかちょっと読み上げてみますけれども、まず着替えと体重測定とそういうのから始まって、家族に連絡っていうのがあったり、朝かじ1とか朝食とか身じたく朝かじ2っていうのがあって、
その後仕事のワーク1っていうのがあって、でお昼、でワーク2とワーク3があって、で夕方からは夜かじの1、で夕食、入浴、夜かじ2、自由時間、そして夜かじ3っていうのがあって、最後に産業日記と予定確認っていう感じです。
はい、なので本当に日常の流れが書いてあるっていう感じなんですけれども、タスクシュートってそのタスクと時間の管理が同時にできるので、現実的な予定を組むっていうのがすごく得意なツールで、それがね私はとても助かっています。
タスクシュートを使って暮らしてると、なんかこういつの間にかこんな時間になっちゃったみたいなことが減るのと、自分がこのくらいは寝たいなって思ってる睡眠時間を確保しやすくなったりとか、
あとは私は基本娘と私の2人で過ごしている時間っていうのがとても長いので、ワンオペでね普段やってるよっていう皆さんもそうかと思うんですけど、自分が行動しないと誰かがサポートに入ってくれるっていう状況はもうありえないので、
ってなると、体力と行動のバランスがすごく大切で、そこに時間をうまく組み合わせていかないと結局いろんなものが滞って自分が大変な目に遭うっていう感じになっちゃうから、だからなんかその健やかに過ごすために私はタスクシュートを愛用してるっていう感じです。
なんか以前はそこに仕事のタスクも細かく入れてたんだけど、そうするともうちょっとタスクシュートの中のタスクが本当に量が多くなってしまって圧倒されちゃったり、日常のことと仕事の区別がつきづらくなっちゃったりするので、
で、あと私の場合は仕事一つ一つを時間を測って進めるっていうのがあんまりうまくできなかったので、なんかこうその時間を測っていることに何ていうのかな、焦っちゃう。焦っちゃうしなんかこう気になっちゃうので、仕事は仕事時間っていう形でざっくりとった方がリラックスして進められるっていう感覚があります。
はい、なので仕事のタスクはリマインダーに移動して、今は日常生活をタスクシュートにサポートしてもらってるっていう形で使っています。
はい、でもこれが今のところ本当にしっくりきていて、とても気に入っているっていう感じですかね。
週末はあのイレギュラーな感じで過ごすこともあるので、立ち上げずに過ごしていることもたまにあるんだけど、平日は必ず使ってるっていう感じかな。
家事もねすごい進みやすいので、家事時間っていう風に決めて時間をかかってやるとすごいサクサク進むので気に入っています。
はい、ちょっと長くなってきちゃったけど、あと少しだけ話して終わりにしようと思います。
ここからは紙の話にちょっと行くんですけど、Appleのカレンダー、リマインダー、タスクシュートクラウド、ノーションという風にここまでは全部ねデジタルの話で、
私は基本的にデジタルのサービスが大好きだし、積極的に使いたいタイプなんですけれども、圧倒的に紙で管理が自分には合ってるって思うものがいくつかあって、それは紙を使っています。
今思い返してみたら3つあって、1つはリセッターリスト、2つ目は日記、3つ目はノートっていう感じです。
今日はタスクとスケジュールの管理の話がメインなので、日記とかノートはまたちょっと別のタイミングで話せたらと思うんですけど、
リセッターリストに関しては、家事のタスク管理なのでちょっとここで話しておこうかなと思います。
リセッターリストの紙の管理方法
リセッターリストっていうのは、毎日の家事から月1回までの頻度の家事を整理してリストにしたもので、A4サイズの用紙にExcelとかスプレッドシートで作ったものをプリントして、1週間で1枚っていう形で使うものなんですけど、
これをね、例えば冷蔵庫とか見やすい場所に貼り出して、家事やって終わったらチェックしていくっていう風に使うリストです。
もともとはね、10年以上前にまだ私の娘が小さかった頃に、ワンオペで家事、育児、仕事の両立めっちゃ難しいってなって、すごい困ってた時期があったんですけど、
その解決のために、自分が楽になるために試行錯誤して作ったリストだったんですけど、今は講座を開いたりして、同じようにそれを必要とされている方に届ける活動っていうのをしています。
リセッターリストは紙で作るってことにすごくこだわっていて、今ってね、なんでもね、デジタルだしアプリだし、紙ってちょっとね古臭いっていうイメージあると思うんですけど、でも家事に関しては紙を押してるっていう感じで、
理由がね、全部で3つあって、一つ目がやっぱり張り出して使うっていうのが自然と目に入るリマインド環境なんですよね。
さっきの私がデジタルでも目に入るような形でリマインダーを使ってるっていう話をしたんですけど、でもやっぱりスマホを手に取らない限りは、今日のタスクは何なのかっていうのは全然わからない状態なんですよね。
でも紙にして張り出しておくと、家事に関しては1日のうちに何度も目にするから、自動的にリマインドされる環境が整うっていうことが結構大きいなっていうふうに思っています。
2つ目が家事の全体像を一目で把握できるっていうところです。リセッターリストって今日限りのトゥードゥリストではないんですよね。
1ヶ月っていう長いスパンの家事の内容全体を可視化しているので、使うのは1週間で1枚なんだけど、その中に1ヶ月に1回の家事も含めています。
なので今日の1日のできたできないに振り回されることなく、1ヶ月単位で家事の進捗がわかるとか、1週間単位でわかるから、
今日例えば忙しくてあんまりできなくても、これ明日に移動しようとか、明後日この仕事でめちゃめちゃ忙しそうだからちょっと先取りしとこうみたいな感じで、見通し立てながら家事を自由に動かしながらこなしていけるんですよね。
なので今日1日の出来に対してできなかったとかうまくいかなかったみたいな形で落ち込まなくてもよくて、なんかこうちょっと一歩引いてね全体像把握できるっていうのがすごく大事なところで、それができるのが紙の良いところだと思っています。
紙での家事管理の利点
どうしてもね長いリストだとスマホの中で管理とかしていたらスクロールしないと全体像ってわからないんだけど、紙でねあの一目見てわかる状態にしておくとチェックついてるとこついてないとこもすぐわかるし、そうするだけでもねこうやれた家事にも目が行くようになるし、そこがねとってもいいところだなと思っています。
はいそして3つ目があの家事シェアがねすごい進みやすくなるのでこれは紙の本当利点だなって思ってます。
あのやっぱり家事を主体的にやっている方が頭の中だけで管理していると全体像ってご本人も把握しきれてないところもあるし家族はもっと把握しきれないと思うんですよね。
なので全体像が紙になっていることで家族全員がその家に必要な家事何があるのかっていうのが目に見えてわかるっていうところがあります。
なので元々ねあの家事シェアを目的として作ってなくてもそれをあの家事を主体的にされている方がそれを見ながら家事をやってやり始めることでパートナーさんとかお子さんが興味もって
参加が進んだよみたいな報告って結構ね講座とかやってても聞くのでなんかこうやっぱ頭の中だけに閉じ込めておくとそれをこううまくシェアするのってなかなか難しい。
でだいたい手伝ってほしいなって思うときって余裕がなくなっているから結構声がけもちょっとこうイライラしてたりとか焦ってたりとかでうまく伝えられなくてあのちょっとね揉めちゃったりとかちょっとねこうトゲトゲしちゃうみたいなことってあると思うんですけど
全体像が見えた上で家事をうまく手渡していけるとちょっと気持ちにも余裕がある状態で話せるしツールがあることで話し合いとかもしやすくなったりもするので
なのでこう伝えたいけど伝え方とか何を頼めば自分が助かるのかとかどこをサポートしてほしいかとかそういうのを客観視するという意味でもツールがあるのってすごく大事でこれってね本当神だからこそっていうところがあります
あとはその神だから自分以外の家族がやった家事に関しても記録が残るので感謝をね伝えやすくなるというメリットがあってこれはねすごくね受講生さんにも喜ばれているポイント
であの終わったものってみんなすぐ忘れちゃうなんか自分自身もそうだし家族の誰かがやってくれたこともそうなんだけど終わったものってなんかこう流れてっちゃうんで家事って特に
だけどあのやってもらって助かったよっていう声掛けとかってお互いあのやっぱりね声かけてもらって嬉しくないことってないと思うのでそういうなんかこうできたものやってもらったものみんなが協力しあった記録みたいのが残っていくのはなんかすごくいいことだなというふうに思っているので
そういう意味でも家族みんなで見れる紙の状態のツールがあることで家事しあって進むんですよねなのでそういう形で使えるからやっぱ紙っていいなっていうふうに思ってはい紙をねお勧めしているんですよね
はいなので私の場合は細かいその家事の流れとかやるべき家事項目の管理っていうのはリセッターリストで紙でやってるんだけど家事時間の管理はタスクシュートクラウドを使ってるっていう感じなのでデジタルとアナログのダブル使いっていう感じになってます家事に関しては
はいちなみにリセッターリストの内容っていうのは私はもうちょっとマニアックというか趣味みたいな半分趣味みたいなものになっているので1週間終わったらその使い終わったリスト見ながら振り返りをして常に改善改良みたいな形でもっと効率よく楽に動けるにはこの順番を変えてみたらどうかなとか
これの頻度をやっぱりこういうふうにしてみようかなとかそういうふうに作り替えを毎週毎週やってどうやったら今の自分にベストかっていうのを考えながらやっていますはいっていう感じですかね
なので今日はねちょっとタスクとスケジュールの管理をどういうふうにしてるかっていうお話だったので日記とかノートとかちょっと紙で整理するものを記録するものに関してはまたちょっとねどこか別の機会を設けて話せたらいいなというふうに考えています
はいちょっと一人でめっちゃ長くしゃべっちゃったけど皆さんはタスクとかスケジュールどんなふうに管理していますでしょうか
よかったらねお便りフォームとかDMとかどこからでも教えてもらえたら嬉しいです
なんか本当なんか最近よくねタスクとかスケジュールどうやって管理してるのかおりさんっていうふうに聞かれることが立て続けにあったので私のケースをご紹介してみました
何か一つでも参考になるところがあればいいなと思っています
今回のあの人の毎日はここまでとなります
概要欄にお便りフォームをご用意しています
感想、質問、トークテーマなど募集していますのでよろしくお願いします
それではまた次回お会いしましょう
山本香里がお届けしました
