生産性向上のためのメモの重要性
はい、松田幸之助の仕組み化経営のヒントということで、本日はですね、生産性を上げる3つの仕組みというものをお話ししていければなというふうに思っております。
生産性を上げるといったときに、様々な取り組みがあるんじゃないかなと思うんですけれども、今日はその中でですね、私たちが実際に社内で浸透させている3つの仕組みというものをご紹介できればなと思っております。
まず1つ目の仕組みがどういうものかと言いますと、メモを取ってもらう仕組みというふうなものになっております。
当然ですね、いろんな仕事をしていく中で、メモを取るということを日頃の習慣にしている人もいれば、なかなかメモを取れない、メモを取らないというふうなですね、人もいるんじゃないかなというふうに思います。
私たちはですね、このメモを取るということに対して非常にですね、社内の文化としてしっかりですね、現場の皆さんにちゃんとメモを取ろうというふうなことをお伝えして、このB5サイズ、B7サイズというんですかね、小さめのメモをこの従業員の皆さんに使ってもらう、そんなような工夫とかをしております。
なぜメモを取らなければいけないかというと、当然ですね、人は仕事をいろいろと依頼されたときに忘れてしまう、そんな生き物となっております。
エビングハウスの忘却曲線というものがありますけれども、人はですね、本当バクッと30分前のことですが、50%ぐらいはですね、忘れてしまうというふうなものがございます。
なのでやっぱりメモを取らないとですね、依頼された仕事を忘れてしまったりとか、お客様からのお願い事を忘れてしまうとかね、パッと浮かんだ改善提案、お客様にこういうふうに言われたというようなことも忘れてしまいますので、なのでしっかりメモを取りましょうと。
なのでちゃんと、私たちはですね、このポッドキャストでも何回もお伝えさせていただいているとおりに、現場の従業員の皆さんの仕事は実施することと報告すること、この2つが大きな役割ですというふうに、仕組み家経営の中で伝えています。
メモを取らないとですね、どうなるかと言いますと、まず実施の確率が下がります。リーダーから言われたお願いされたことであったりとか、お客様からお願いされたこと、これメモを取らないとですね、30分経ったら忘れてしまいますので、なのでちゃんとメモを取る。
なので実行確率を上げるための手段として1つメモを取っているという側面があります。そしてもう1つ報告ですね、報告もお客様からご要望いただいたことであったりとか、さっきほどお伝えしたようにパッと浮かんだ回転提案というものもメモを取らないと、これ報告するときですね、日報であったりとか会議の場で報告するときに忘れてしまうということが起きてしまいます。
なのでちゃんとメモを取る習慣を作るということが非常に大切なんじゃないかなというふうに私たちは考えております。
メモというものは記憶力があるみたいな人も中にはいるんじゃないかなと思うんですけれども、年を取れば取るほど記憶力というのはですね、落ちていくというふうな傾向がありますし、メモを取らないという時点でお客様であったりから、もしくは同僚からの信用とか信頼というのが出てしまいますし、
今の時代、より付加価値をつけるというふうな作業というのはどの業界でも必要になっているんじゃないかなと思っています。
AIを使えば簡単にですね、いろんな知識にアクセスしたり、自分の考えをどんどんどんどんアウトプットすることができるかもしれないんですけれども、
メモなどですね、自分の考えを一旦外に出す、思考の外科というふうに言えたりするんですけれども、自分の思考を外に出すことによって初めて思考をさらに深掘るということもできます。
じゃあその最初のパウトステップは何かというと、やっぱりメモというふうなことになってきますので、従業員の皆さんの自主と広告、この生産性を上げるというところでメモというのは非常に重要じゃないかと私たちは考えております。
新入社員研修であったりとかですね、そういうところでもこういうふうにメモを取りましょうと、デジタルでメモを取るときにはこういうふうな記号を使ってメモを取ると後で管理しやすいですし、実行の情報を抜き取りやすいですよみたいな、そういうことも新入社員研修でお伝えするくらいこのメモというふうなものにこだわっております。
メモというところでは、本当私たちすごいいろんな取り組み、昔から私たちはエヴァノート経営みたいなことを言ってたりしています。今はエヴァノートに限らずいろんなツールを使いながらやってますけれども、結局このメモの大事なところというのは情報の環境整備、情報をどう取り扱って、その結果どうやって業績成果につなげていくかというのがメモの本質的な部分だと思っています。
メモを取ること自体の意味があるというよりも、そこから大事な情報を抜き出してアクションを起こすということが大切だと思っていますので、その一つの仕事の型、生産性を上げる型というのを私たちは新入社員研修であったりといろんなところで従業員の皆さんにお伝えする、そしてその仕組みをちゃんと生かしてもらうために、朝礼の中で今日やることは何ですかというものを報告してもらう、そんなふうな仕組みを導入しております。
ボールを止めない仕組みの構築
生産性を上げるための2つ目のポイント、仕組みというのがですね、ボールを止めない仕組みというふうに私たちは言っております。
このボールを止めない仕組みというのはどういうことかと言いますと、とにかく早く動くと、これに限るんじゃないかなというふうに思っています。
ボールを止めないというのはどういうことかと言いますと、例えばですね、営業の仕事の中で、営業のお客様にテレアポリストを作成して、そのお客様に電話をしてアポを取る、そういうふうな工程を、例えばチーム3人、4人でやっていたとします。
そうすると、例えばこのリーダーの方がですね、テレアポリストを作成するとなったときに、そのリーダーがテレアポリストを作成しない限り、後ろに待っている従業員の皆さんのBさん、Cさん、Dさんって全く動けないですね。
なので、そのAさんが名簿を作るというふうになっているときに、ボールが誰にあるかというと、Aさんがボールを持っています。このリーダー。このボールを早くBさんに渡して、このテレアポリストができたので、このテレアポリストを今度、Bさん、Cさん、Dさんで役割分担をしてくださいというふうに早く渡さなきゃいけないですね。
次、その役割分担してくださいと受け取ったBさんは、Bさんにボールがあるので、早く役割分担をしないと、今度Cさん、Dさんの仕事をテレアポリストにかけられないという状況になってしまいます。
つまりこれ何が言いたいかと言いますと、仕事をするときに誰がそのボールを持っているのか、別の言葉で言うと、いわゆるボトルネックはどこなのかみたいな、そんな表現をしたりするんですけれども、どこでボールが止まっているのかというのを、これはチェックを通じて見つけ出して、ボールが止まっていたら、そのボールを持っている人に早くボールを渡しましょうというふうに、こういうふうに助言をする、フィードバックをする。
他の仕組みを私たちは会議の仕組みであったりとか、タスク管理の仕組みであったりとか、そういうものでやっているんですけれども、ボールを持ち続ける人というのは中にはいます。
ボールを持ち続けていることによって、他のですね、Aさんがテレポリストを作っている間に、他のBさん、Cさん、Dさんが他の業務があれば、まだいいんじゃないかなと思うんですけれども、もしこれ仮にですね、Bさん、Dさんはテレポリストがない限り、他の仕事、業務がないとなってしまったら、
その間のBさん、Cさん、Dさんの人件費というのは、特に仕事がない中で払い続けるようなことになってしまいます。なので特にリーダーとか管理職になる人は、このボールが誰が持っているのか、そしてちゃんと皆さんがその仕事を回しているのかというのを見るということは一つ大事なことじゃないかなというふうに思っています。
なのでですね、ボールを早く渡すということも、じゃあどうやったら早くボールを渡せるかという、やっぱりそれがですね、メモをちゃんと取って、自分の中でやるべきことと報告するべきことを分けて管理をしておけばですね、それが組織としてチームとしてどんどんどんどんこのボールも早く回っていく。
つまり、報告と決定と実施とチェック、この決定サイクルが早く回ることによって業績が出てくる、上がっていく、そういうふうに私たちは考えております。
ボールを早く回すという時はですね、一つの注意点が、ボールを早く渡して、早く渡してというふうにやっていくと、どこかでボールが宙に浮いているというふうな状況が出ることがあります。
これはどういうことかというと、ボールを受け取った人、そしてボールを渡した人で、どっちにもつかない宙と反対の状況に宙に浮いているという状況がですね、これ起きたりします。
例えば、どういうふうなことが考えられるかというと、先ほどのテレアポの流れで言いますと、テレアポをしましたので、アポが獲得できました、アポが獲得できましたという報告を、例えばチャットワークやスラックに報告をしたとします。
Dさんはテレアポの担当でアポを獲得するというまでが役割だとします。アポを獲得しましたとなっているけれども、具体的にいつ訪問してとか、商談をしてとか、どういうふうな提案書を作ってとか、商談資料を作ってとかというのが、まだ役割が決まっていないと、アポを取りました、でもそこからだけが宙ぶらりんで、ボールが宙に浮いています。
これよくよくあります。
なので、このボールが宙に浮いているという状況も、結局これは報告決定実施チェックのサイクルが正しく回っていないというふうなことになりますので、回っていない、宙に浮いているボールがあったら、それはやっぱりですね、ちゃんとリーダーは回収して、また正しい人にそのボールを渡していくというふうな作業が必要になってきますので、
ボールを早く回すというのとともに、ボールが宙に浮いていないかというのもですね、これも気をつけていくと、そしてそれを見つける仕組みというのもセットにあると、非常に生産性が上がってくるんじゃないかなというふうに私たちは考えております。
やばい状況の特定と対処法
そして最後3つ目ですね、センサー性を上げるための3つ目の仕組みとして、やばいという状況を見つける仕組みというのも結構私たちは大切にしております。
やばいというのはどういうことかと言いますと、先ほどの例で言いますと、とにかくアポが取れて取れて、たくさん取れちゃって、やばい状況です。
商談できる人がいません、どうにもこうにも人の手が足りませんというふうな状況ですね。
やばいみたいな、そんなこと結構社内でもあるんじゃないかなと思うんですけれども、やばい状況になった時にどうしなければいけないかと言いますと、
やばい原因をちゃんと見つけていくということを私たちは大切にしています。
やばい理由というのは生産性が低くて、自分たちの業務のやり方、時間管理の問題でやばい状況が生まれているのか、
それとも自分自身ですね、それを行う担当の人のスキル不足によってやばいという状況が起きているのか、
はたまた、リソース不足でやばいという状況が出ているのか、ここをしっかりと見極める必要があると思いますし、
それが仕組みを作る上で非常に大切なポイントになってきます。
もちろん、やばいという状況は、その従業員の皆さんであったりとか、自分自身をストレッチを着かせて成長させるために、
やばいという指定というのは必要な時もあると思うんですけれども、
ただ、自分の成長、ストレッチを着かせているやばいという状況と、その裏側に課題が潜んでいるというのは別枠で考えた方がいいと思っています。
なので、自分はやばい状況だからストレッチが効いていて成長していると考えるのはいいと思うんですけれども、
でもよくよく見たら、ただ単に自分の仕事の生産性が低いだけで、そこのプロセス、業務プロセスにAIを使ったら、
今の業務時間を半分にできることができるということがあると思いますし、またまた自分のスキル不足ですね。
その営業の商談をするまでの一定のプロセスの中で自分のスキルが足りていない。
例えば、あまりタイピングが遅いというスキル不足によって、やばいというエラーが出ているかもしれません。
そして最後ですね、本当にシンプルにリソース不足ですね。
いってみんなの生産性も高い状況で、みんなのスキルもちゃんとある状況で、モチベーションも高くみんなやってくれているという状況で、やばいという状況が起きていたとしたら、
それはやはりシンプルにリソースが足りていないというふうなことになってくると思うので、そしたらこの人を採用したりとかですね、そういうふうなプロセスになっていきます。
なので、このやばいという状況もですね、生産性を高めるにあたって、何に課題があるのか、何がやばいのかというのをちゃんと見つけて、そこに精査してあげるために手を入れていくというところが大切だというふうに考えております。
なので、このですね、やばいというのを見つける方法としては、今現状何が課題なのかというものを洗い出すということを私たちもですね、年に1回ぐらい業務の棚下ろしみたいなことをやっていたりします。
生産性向上のための取り組み
今やっている業務を全部棚下ろして、その中で生産性を上げる、つまり業務効率を上げるような打ち手があるのか、それはAIを使うことによったりとか、自動化を使うことによってそのプロセスを削減することができないか。
さっきも私たちはですね、営業に関してはAIのワークフローを構築して、その業務プロセスをですね、短くできるんじゃないかというのを工夫していたりとか、あと営業の準備のやり方もこれを工夫することによって営業自体を削減したりとか、そういうふうなですね、生産性を上げるための取り組みというのを棚下ろしをして、じゃあこの項目とこの項目とここのポイントに関しては、AIを使って生産性を上げられるのではないか。
この項目に関してはスキルアップですね、勉強会を通じてちょっとこう生産性を上げられますよね。この分野に関しては本当にもうどうしようもないから人を採用しましょう。そういうふうなことをやっていくことによってですね、全体の人のリソースというのがですね、最適化できるんじゃないかというふうに思っておりますので、今日お伝えしたですね、3つ。
1つ目がメモを取る仕組みということで、社内でメモを取る文化がない場合はメモを仕組みとして社風文化としてみんなが取れるようにしていく、そういうふうな教育というのを取り入れていただければと思います。その目的は何か実施と報告の確率を上げるためにメモを取るというところになります。
2つ目のテーマが何だったかと言いますと、ボールを早く渡す。実施をしない限り当然成果というのは出ません。どんなに戦略を立てたとしてもそれを実行しなければ絵に描いたお持ちになります。
実施こそですね、大切な、本当にお客様に価値を届けるというところになりますので、実施をするために、それを早く回すためにボールを宙に浮かせない、ボールを早く渡す、これをまた文化にしていきつつ、仕組みとしてチェックの仕組みを用いてボールがどこで止まっているか、宙に浮いていないのかをチェックする、そんな仕組みもですね、ぜひ検討していただければと思います。
最後にこのやばいですね、課題となっているところを見つけて、そこにピンポイントで手を入れていく。やばいと言うというのは大きく3つです。1つ目がシンプルに時間管理であったりとか、生産性のプロセスの中にエラーがあると。2つ目がスキル不足ですね。3つ目がシンプルにリソースが足りない。こういうところがやばいを解決する一つのお持ちになってまいります。
ぜひこういう部分を参考にしていただいて、ぜひ生産性を上げるという取り組みをやっていただきたいなというふうに思っております。
今本当にですね、採用難が続いていると思いますし、これからも続くと思います。そういうふうな状況になっていくと、よりですね、今働いてくれている従業員の皆さんの戦力化をしていくというところと、戦力化できるような仕組みを整えていくということ。
そしてこの仕組みを通じてしっかりと業績が上がっていく、こんな土台を作っていくことも大切だというふうに考えておりますので、ぜひ参考にしていただければと思います。
というところで、今日の仕組み掛けのヒントをお届けさせていただきます。今日の仕組み掛けのヒントは、メモを取る仕組みがあるかというところを、ぜひですね、改めて社内で確認検討していただければと思います。
一人一人従業員の皆さんがメモを取って、その効果で一人一人の実施と報告の確率が上がったとしたら、業績イコール戦略確率×実行確率で決まりますので、その高かメモ、されどメモというぐらいメモの効果というのは高いというふうに私たちは考えています。
課題解決へのアプローチ
そのメモを取る重要さ、取り方、生かし方というものを早い段階、新入社員のうちから教育をしていくことによって、実施と報告の精度が上がるというふうに私たちは考えておりますので、ぜひぜひ改めて自社で考えてみていただければと思っております。
というところで、本日の仕組み掛けのヒントは以上になるんですけれども、ここから雑談というか、お話をしていきたいと思います。
今日このポッドキャスト、ないし、今ビデオポッドキャストですね、YouTubeであったりとかでも流れていると思うんですけれども、撮っているのが今10月の2日に撮影をしております。
先々週ですね、私の松田幸之介の仕組み掛け実践会というものの第1回を開催いたしました。おかげさまでですね、体験会にも50社近く実際にご参加いただきました。本当にありがとうございます。
そこではですね、タスク管理の仕組みについて、今日の話でいうと、ボールを誰が持っているのかを見つけて、宙に浮いているものを見つけて、早く回していこう、そんな部分の話をさせていただいたんですけれども、その体験会を通じてですね、また多くの方に実践会をご入会いただきまして、
今日時点でですね、すでに40社近くの方がこの仕組み掛け実践会にご入会をいただいております。業種業態も本当にいろんな企業様にご参加していただいております。
10月、そして11月は生成AIに関する定例勉強会を開催させていただこうと思っておりまして、11月は部付会として東京の八重洲でですね、私がやっている生成AIの実践編ということで、社長×生成AI×仕事術。
今のところこういうふうに社長×生成AIを使うと業績に対するインパクトが高いんじゃないか。そんなものをですね、これオンライン配信はございません。東京駅のTKPですね、東京駅すぐ口から徒歩1分ぐらいの場所で対面で開催させていただきます。
非常に濃厚な、濃い時間になると思っています。
報酬旅行は希望者のみで懇親会も開催しようと思っておりますので、既に実践会に入会されている皆様も、生成AIに興味があるという方もですね、下の概要欄からチェックすることができるようになっておりますので、ぜひぜひ多くの方にご参加いただければと思っております。
現時点で、11月4日の現地開催に関しては10社以上がご参加するというふうなことが決まっております。
懇親会も今のところ10社、同じくらいですかね、参加ご希望されておりますので、結構懇親会の場でもAIであったりとか、仕組み掛けへの情報交換ができるんじゃないかなというふうに思っております。
というところで、ぜひまた皆さんとも現地でですね、お会いできればと思っています。
そうです、仕組み掛け実践会はですね、初回1回限り体験会が無料となっておりますので、このYouTubeなし、Podcastなし、聞かれている経営者の皆様は一度ぜひですね、直接お会いに来ていただけると嬉しいなというふうに思っております。
それでは本日の仕組み掛けへのヒント、以上となります。また次回お会いしましょう。さようなら。
松田光之助の仕組み掛けへのヒント、ここまでお聞きいただきありがとうございます。この番組への感想や質問は、ハッシュタグ松田光之助でXに投稿いただけると嬉しいです。
YouTubeでも仕組み掛けへのノウハウを発信しております。松田光之助の仕組みか実践チャンネルでご検索ください。
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この番組は毎週1回配信されます。それでは次回もよろしくお願いいたします。
