フォーマットの重要性
松田幸之助の仕組み化経営のヒント
このチャンネルでは、仕組み化経営コンサルタントの松田幸之助より、
仕組み化経営の考え方や成果を出すためのヒントをお届けする番組です。
みなさん、こんにちは。
パーソナリティを染めます仕組み化経営コンサルタントの本間亮介です。
本日は、成果の出るフォーマットの仕組みということで、
様々な角度から松田さんにお話をお聞きしたいと思います。
それでは松田さん、本日はフォーマットの仕組みの力というテーマということで、
今回のテーマであるフォーマットというのはどんな話なんでしょうか。
これは日報であったりとか、会議のフォーマットであったりとか、報告書のフォーマットとか、
いわゆるテンプレートにも近いものですね。
こういうものを少し工夫するだけで、現場の動き方が変わったりとか、
大きなシステムを導入しなくても、本当に小さな仕組みを工夫するだけで、
大きく効果が出ることがありますよ、みたいなところですね。
どうぞ。
日報とか報告をするときに、どんなふうに書いてねっていうところのフォーマットで。
そうですね。
です。
ありがとうございます。
このフォーマット、小さな仕組みというところで、このフォーマットを整えていくとどんな効果がありますか。
フォーマットって一般的にどういうふうに作ります?
日報とかであれば、どういう報告をしてもらいたいかっていうところを項目にして、
それをどんなふうに報告してもらいたいかを、例文みたいな感じにしてフォーマットを作っています。
ですよね。
なのでフォーマットの仕組みを作るときにまず考えてほうがいいことが、
これいつも言っている通りに仕組み化は3層に分かれていますよと。
経営の仕組み化と事業の仕組み化と業務の仕組み化というふうな視点があります。
例えば日報を通じて業務の仕組み化を早く改善していきたいのであれば、
日報のフォーマットは現場にそぐったフォーマットになるんですよ。
例えば、小売店だとしましょうか。小売店で現場の声をたくさん上げてほしいとなったときには、
フォーマットは今日よく売れたと思うような商品とか、
もしくはお客様から言われたお客様の声というところであったりとか、
今日仕入れた中で売れそうな商品とか、こういうフォーマットになるじゃないですか。
これが経営の視点で考えたときには、その情報をもとに経営戦略につなげていきたいなと思っているので、
例えば、生成AAを使って業務効率化できそうな取組とかワークフローとかというものであったりとか、
つまり経営計画者の方針とつながったフォーマットになっていると、これ経営の視点でのフォーマットになるわけじゃないですか。
フォーマットを経営の視点、事業の視点、業務の視点でうまく紐付けて、
どのフォーマットはどういう情報が欲しいのかというのをうまく変幻自在に変えていくと、
すごい効果がありますよというところが、今日の一番お伝えしたいメインメッセージではありますね。
報告内容の工夫
なんとなくこれ欲しいよねで決めるのではなく、方針に沿った項目を作っていくと効果が出やすい。
そうですね。
ありがとうございます。
その方針別の報告フォーマットって具体的にはプリマベラだとどんなものがあったりしますか。
これも当然事業とか業務の事業によって会社によって見るべき数値や指標は変えるというのは当然ですけれども、
私たちの会社でいくと、私たちのコンサルの方でいうとお客様の声とかそういうものであったりとか、
あと今はめんどくさいなって思う業務みたいなのもフレームの中で挙げてもらっています。
なぜかというとこのめんどくさいと思う業務をAIに代替することができたりとか、
そもそもそのめんどくさい業務をなくすことができれば皆さんの仕事に対するストレスが減るわけじゃないですか。
なのでそういう部分でそういうフォーマットを入れているというのはあるので、
何を目的にフォーマットを作るかというのはすごい大事で、
ただただ今までずっと同じフォーマットだからそのフォーマットを使っているというのは、
考え直すだけでもものすごく効果があると思いますね。
会議のフォーマットにしても日報にしてもいろんなフォーマット、
フォーマットは本当にそれがあるだけで報告が上がってくる仕組みになりますし、
何もない中で報告してくれて難しくないですか。
難しいですね。
自由に報告しています。
何書けばいいんだろうってなります。
それだけでまた30分1時間かかるんですよ。
その分他の仕事してくれってなる。
なのでフォーマットを作ってその必要な情報を吸い上げるというのは非常にいいんじゃないかなと思いますね。
ありがとうございます。
ちなみに今出た話だと結構めんどくさいこととか現場の行為とか
訂正的なものが多かったかなと思うんですけども、
いわゆる定量的な数字の報告とかもフォーマット化していく必要はあるんですか。
数字の報告はそもそも別のところでやっている場合が多いじゃないですか。
日報以外の。
日報以外じゃないですか、一般的な企業さんは。
もちろん数字もフォーマット大事ですよ。
それはフォーマットというよりも何の数字を管理するかという話になってくるので、
ちょっとフォーマット化はずれちゃうかもしれないですね。
項目というようなところですかね。
そうですね。指標ですね。
指標。ありがとうございます。
ということでフォーマットを作ることで報告の質が上がるというようなところですかね。
です。そうなんです。
なので仕組みって考えなくてもできる。
脳死でやるような人を増やすみたいな感じで思われがちなんですけれども、
フォーマットがあることによって考える力を育てる仕組みというのもなります。
フォーマットがあると何を報告すればいいんだっけとか、
何が重要なんだっけとか、
どこにアンテナを立てればいいんだっけというふうな形になるので、
仕組み家の方がまたアンテナがピンと立つんじゃないかなと思います。
ありがとうございます。
さっき言った経営の仕組み、事業の仕組み、業務の仕組みで
フォーマットを分けたりするというお話があったと思うんですけど、
事業によってもそういった仕組みの種類であったり、
事業ごとにフォーマットを変えるって結構大変、手間かなと思うんですけれども、
どうですか?大変ですか?
そうですね。大変かどうかはどうとるかというところだと思いますけど、
ただ共通項はあるんですよ。
どの会社であれ事業であれも基本的に入れた方がいいのは、
お客様の声とライバル情報と改善提案ですね。
この3つは基本的にどの業種業態でも効果的。
実際私たちも4事業部17業態やってますが、
全ての業態でお客様の声、ライバル情報、改善提案を
共通項目で挙げてもらってます。
なのでこの共通項目を7割ぐらい持っておいてもらって、
残りの3割を自社において、役割において
少し修正していくというのでも効果がありますので。
効果的なフォーマットの活用
ただ全部が全部やっぱり来ると大変だと思うんで、
最初はお客様の声、ライバル情報、改善提案、
これだけ入れてやるでも全然いいと思います。
この3つはもう業種業態関係なく、役職も関係なく、
共通で使っちゃっていい?
そうですね。共通であっていいと思いますね。
残りの何個かを業種業態によったり役職によって変えたりとか、
そういった形で運営して。
そういった共通の項目ではなく、
カスタマイズ、自社に合わせて作る項目、フォーマットを作る時に、
ここは意識しておいた方がいいなという考え方、ポイントってありますか?
フォーマットを作る時に意識した方がいいのが経営の仕組み。
つまり経営計画書であったりとか、仕組み化方針書という部分に
繋がっているものを入れてもらうと、それだけでも効果があります。
ポットでの欲しい情報ではなくて、
ちゃんと方針として定めたものの声が上がるようにする。
例えば私たちのお店で、
金属を取り扱っているゴールディーズというお店があります。
そのゴールディーズというお店では、
金の買取に力を入れるという方針があるんですね。
であれば、金の買取に力を入れるという方針を、
その業態の最重要の方針、KPIだとしましょう。
であれば、それをブレイクダウンして、
会議の報告フォーマットとかに、
私であれば金の買取が増えた事例みたいなのを入れる。
そしたら金の買取が増えた事例を書くじゃないですか。
こういうふうな反則ポップを書いたら、
こういうふうなお客様の声をもらってこうなりましたとか、
リピートのお客様に今金の相場がこうなっているんですよ、
こうなりましたという事例が上がってくるじゃないですか。
なければ上がってこない。
なので経営者の方針とフォーマットを
うまくつなげるという視点を持っておくだけでも
効果的かなと思います。
前々回の生成AIの時もありましたけど、
どこが一番成果が出るのかというクリティカルなポイントを
まず見定めてからそれをフォーマットに落とし込む。
そうですね。
それをすることによって成果が出やすいというところですね。
そうですね。
あとはフォーマット自体どんどん変えちゃっていいので、
この3ヶ月だけ力を入れているプロジェクトであれば
その内容だけを3ヶ月だけフォーマットに入れて、
3ヶ月後はまた別のものに変えていくというのも全然いいので、
基本的にフォーマットって風景になるんですよ。
誰も上げてくれないんじゃないですか、
今さっきの面倒くさい仕事、やりたくない仕事。
小松さんも上げてないんですよ。
誰も上げてないんですよ、最近。
なぜかというと風景になっているんですよ。
フォーマットって結局書いても書かなくてもいいってなったら
誰も書かなくなるんで、
なんで書かなきゃダメですよっていうものを
フォーマットの重要性
限定的なフォーマットにしてやってもらった方が
本来情報は集まるので、
強制で書いてもらうフォーマットと任意のフォーマットと
あとはその期間というのをうまく使い分けていかないと
うまくいかないなというのを最近すごい私も感じていて、
任意にしてるとフォーマット絶対書かないですよ。
みんな書かないですよ、フォーマットだけじゃなくて。
だって任意ですもん。
任意はこれ良くないなって私最近思っているので、
フォーマットに経営戦略の中からつなげたフォーマットであれば
月何回も書いてくださいねっていうところまでやらないと
セットにしないと効果薄いなっていうのは
私の反省点、失敗事例なんで
皆さんはそういうふうな失敗をしないようにしてもらえるといいと思います。
特に集めたいものは
強制にして、なおかつチェックとか評価にひも付けない。
ありがとうございます。
報告のバランス
ちなみにさっき少しブレイクダウンというお話が出てきたと思うんですけども
やっぱり細かくすればするほど報告しやすくなるかなと思うんですけど
どこまで細かくしてあげるかって
やっぱり役職に応じてちょっと変えていったほうがいいんですか?
細かくしすぎちゃうと脳死っていうか
簡単すぎて負荷が少ないのかなというところで。
それは目的によりますよね。
業務の仕組みとしてミリ単位に調整したいのであれば
具体的なものを書いてもらった方がもちろんありがたいですし
AIで仕事を代替できるものってなったときに
あまりに細かいものをもらっても
それはみたいになっちゃうと思うんで
その出口をどこに持って行くかとかで
書いてもらうのがいいんじゃないかなと思いますね。
ありがとうございます。
ちなみにフォーマットを作っても
うまくいかないっていう落とし穴とかってありますか?
まだ書いてくれないじゃないですか。
さっき言った通りに書いてくれないんで
任意のモールは書かない。本当に書かない。
アンケートありました。
該当アンケートありました。
任意の項目があります。書きますか?
書かないです。
書かないですよね。わざわざ任意ってみんな書かないので
必須にしないと書いてくれないっていうのは
よくある落とし穴だと思います。
あとはテンプレートとフォーマット
多すぎ問題っていうのがあると思うんですよね。
多すぎるってことは報告する時間に時間がかかります。
報告と実施ってどっちが成果出るかって言ったら
実施まずしなきゃダメなんですよ。
報告だけ何もやらない。
ホモさん何も仕事しないでずっとこうやって報告だけ。
こんなことありました。
今日は雨ですよ大松田さん。
晴れですよ。
成果出ないじゃないですか。
出ないです。
当然。
なのでそこの実施と報告のバランスってすごい大事で
報告に偏りすぎても良くないし
実施に偏りすぎても良くない。
バランス塩梅ですし
時流の変化。
例えばすごい強いライバルが自社の証券に入ってきました。
ってなったらそこのライバル情報は
報告の時間を増やした方が良いですね意図的に。
なのでここは実施と報告のバランスを上手く分けるっていうのは
大事なポイントにはなってきますね。
報告の見直し
バランスを見てそこを考えていくというところで
ありがとうございます。
ちなみにこのフォーマットを作って報告してもらうに対して
現場のリーダーはどんな役割をしていけばいいんですか?
部下の方に対して。
フォーマットに対する役割ですか。
リーダーがどこまでの権限を持っているかによるんじゃないですかね。
例えばうちの店長であれば
店舗会議の資料って多分
多少自店舗のローカルルールでフォーマット追加できるはずなんですよ。
仕事の業務の生産性、物的環境整備を通じて
業務のオペレーションをもうちょっと見直したいと思っていたときに
店舗会議のフォーマットの中で
備品の場所を変えることによって
生産性が上がるものや場所を教えてくださいというのを
強制で1人1個ずつ挙げてもらうというふうにすれば
上がってくるじゃないですか。
6個7個上がっていきます。
それを6個7個全部実践すれば生産性上がりますよね。
それが365日じゃないですか。
というふうなことなんで
結局リーダーは自分たちの役割を持っている中で
どのフォーマットに基づいた報告を挙げてもらうと
成果につながるかというのを考えて
入れ込むというのが大事になってくると思いますし
自分の持っている権限以上のものであれば
それをリーダーに報告して
こういうフォーマットを一時的に追加してもらっていいですか。
ちゃんと了承をもらえれば
そのフォーマットを追加することができるので
そういうふうに使っていくのがリーダーの役割になってくるんじゃないですかね。
ありがとうございます。
結構うちの日報とかだと報告をしてもらって
コメントとかリアクションフィードバックをしているかなと思うんですけども
ちょっと話し戻して
強制的に報告してもらったものには
基本的にはフィードバック必須で運用していく必要があるという感じです。
フィードバックってどんなイメージですか。
これいいねとかこれ実行していこうねとか
フィードバックってリアクションですからね。
フィードバックって言うと多分見てる方、聞いてる方
日報に対して指摘してるのかなって多分思います。
確かに。
プリマーベロスは日報に全部ダメ出ししてるんだ。
嫌だなその日報みたいな。
って僕はリスナーさん視点で聞いてて
プリマーベロスはそんなに日報でダメ出しするんだみたいな。
逆にちょっと興味持っといて。
リアクションはした方がいいんじゃないですか。
どんなものでもいいと思いますけど
少なくとも自分が欲しいと思って
あげて欲しいと思っている情報をあげてくれてるんだから
そこに対してリアクションをしてあげた方がもちろんいいと思います。
日報だといい報告に対してインセンティブを出してると思うんですけど
そこは絶対あった方がいいんですか、インセンティブは。
どっちでもいいんじゃないですかね。
仕事なんで。
あやふやにしちゃいけないと思うんですよ。
仕事としての役割ってあるんですよね。
皆さんが業務としてやってもらわなきゃ困る役割っていうのと
インセンティブってまたちょっと違うんですよ。
ここをぐっちゃぐちゃにすると変な組織になってしまうのはあるので
あくまでもその情報に対する付加価値の対価ですね。
自分気づかなかったとか
それはやったらお客様が本当に喜んでくれるよねっていう部分での
インセンティブであればいいですけれども
まず仕事なんで。
今日はこれポッドキャスト撮ってますけど
マサハさんポッドキャスト1個撮るために毎回収録で出演代1000円くださいよ
仕事だろって話じゃないですか。
そこはぐちゃぐちゃにしちゃダメなんで。
何でもかんでももらおうもらおう。
よくないんですよ。
くれくれ族になっちゃう。
その場に与えることをやっぱり意識していった方が
中長期的に絶対自分に戻ってくるんで。
こういう会社もどっかやりたいですね。
くれくれ族多いですよ。
よくない。
それに行き過ぎる会社も僕もよくないと思ってるんで
何事もバランスですね。
ありがとうございます。
最後にちょっとまとめとして
今日フォーマットのお話いろいろとお聞かせいただいたんですけれども
フォーマットがない企業様が
何から手をつけていったらいいのかなというところで
まずはフォーマットを作るっていうよりかは
報告の場、環境づくりが必要になってくるんですか?
そうですね。
フォーマットない会社って多分ないと思うんですね。
リーダーに何かしら報告してもらってると思うんで
LINEでもそうですし
何かしら報告っていう業務がない会社ってないと思うんです。
従業員が数人いれば。
なので今やってる報告を
フォーマットが全くなかったとしたら
どういう情報があると社長が助かるかっていう視点で
フォーマットを作り直したりとか
もしすでにフォーマットがあったとしたら
今のフォーマットって風景になってないか
つまり誰も入力してくれてなくない?
ってなったらそれってもう機能してないんで
そこはちょっとまた中身を変えるとか
月に何回も必須で上げてもらうとか
っていう風に変えていくと
いいんじゃないかなという風には思いますね。
まず今ある自社のフォーマットを見直すところから
始めていただくというところですね。
ありがとうございます。
それでは本日の成果の出る
フォーマットの仕組みについては終了になります。
本日聞いた考え方を参考に
ぜひ自社のフォーマットの見直しを
行っていただければと思います。
それでは松田さん本日の
仕組み化経営のヒントをお願いします。
仕組み化経営って聞くと
大きいところから変えなきゃっていう風な
イメージもあると思いますし
私も常に経営の仕組み化から
手を入れた方が効果的ですよ
実はフォーマットっていう
報告のフォーマット
ここを経営の仕組みに紐づけるだけでも
すぐ大きな効果がありますし
これってすぐ簡単にできることだと思うんですね。
今上がってきている情報のフォーマットを
日報の再構築の重要性
経営の仕組みと紐づけるだけなので
これほんと小さい仕組みの改善ですけれども
大きな大きな効果に紐づくという風に
思ってますので
ぜひ既存のフォーマットを
経営の仕組みに紐づけて
再構築するということを
仕組み掛けのヒントとして
取り組んでいただければと思います。
はい、ありがとうございます。
それでは本日のメインのテーマは
これで終了になります。
それではここからですね
恒例の雑談タイムの方に
入っていきたいと思います。
今回はですね
寝る前にやっているルーティーンということで
睡眠毎日していると思うんですけれども
何か寝る前に
やっているなというルーティーンがあれば
教えてください。
本物はどんなやつをやっているんですか?
私はありきたりなところで言うと
まずコップ一杯の水を飲むというところで
やっぱり寝ている間すごい水分が
出ていっちゃうらしいので
水を飲むんですけど
その水を飲む時に
育毛剤も一緒に飲んでます。
ちょっと
フサフサになりたい
フサフサで痛いというところで
すごい効くやつがあるので
ぜひ知りたい方は
個人的に言っていただければ
ですかね
水と育毛剤
私は
まず水飲むんですね
水飲んで
あと
めっちゃいい香りがするクリーム
めっちゃいい香りがするクリーム
ボディクリームを
首元と腕に塗るんですよ
めっちゃセラピーなんですよ
ラベンダーの香りのやつで
秒で寝れるんですよ
リラックス効果
そのセラピーしてベッド入って
一行日記みたいなの書いてるんで
今日一日の中での
僕は学びになったこと
書いてるんですけど
それを
書いて
あとは
飲酒したかどうかと
飲酒
歩数
あとは体重
これ三つだけ毎日指標で書いてるんで
それ書いて
セラピーな状況に包まれて寝る
なるほど
セラピーおすすめです
睡眠の質高くなりますし
何よりもすぐ寝れる
この香り嗅いだら寝るっていう脳のセットができる
やっぱ脳は習慣なんで
香りと習慣って
すごいひも付くんで
パッと寝る
これおすすめですね
シングってこだわってますか?
こだわってないですね
今後も別に
今のところは
シングって
結構難しいと思いますよね
シングは
こだわりたいですけど
メンテナンス結構大変だと思うんですよ
こだわると高いじゃないですか
高いやつを
これほんと賛否あって
高いやつを買って
メンテナンスできないよりも
安いやつを買って
繰り返し買い直した方が
健康にいいっていうセットもある
なんで
私どっちかって言ったら
めんどくさがりなんで
そんなに
メンテナンスはしないんです
だってマットレスとかってできなくない?
フォブリーズするぐらいしかできない
こんな分厚いやつとか
どう考えたら結構増えてたと思うんですよ
確かに洗えないです
それなりのやつで
天気干しして
たまに洗濯機で洗ってとか
いいんじゃないかなって思ったりして
シングわかんないですね
シングはすごい
睡眠に興味あるけれども
シングは今のとこ答えが
私もまだ出てないんで
研究て言いますね今後
現状は都度買い替え
都度買い替えですね
っていうよりもあんまり
多分どこでも寝れるんで
そこまでシングは
あれじゃないかなっていう
シングよりも
多分お酒飲まないほうがいいですよ
そうですよね
睡眠の質上げたいんだったら
お酒が一番よくないんで
どんなにいいシングやってても
お酒飲んだ時点で
全く持っていい意味がないので
睡眠の質上げたいんだったら
お酒をやめるのが一番効果的なんだろうなって
思いますね私も
ありがとうございます
以上になります
次回も新しいテーマということで
よろしくお願いします
それでは本日の放送は
終了になります
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松田こまつけのクミカ実践会というですね
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それでは来週もお会いしましょう
さよなら
松田こまつけの仕組み家経営のヒント
ここまでお聞きいただき
ありがとうございます
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