仕事の複雑さ
思考のハンマー投げラジオ、2026年1月30日の金曜日。
昨日、一昨日と、ちょっとだけ仕事を早退して、本当にちょっとですね、帰って夕飯の食事の準備をしていたわけです。
私は、私の母と同居しているので、私の母もある程度サポートはしてくれたところもありますけれども、
それを経て感じたのは、結局なんとかなるなと、仕事の方はね。
ただね、結構きつい、はきつい。で、なかなかね、進まない、なんていうのかな。
だからね、私の仕事はね、毎日毎日同じようなことを繰り返して、とにかく量をこなしていかないと、どんどん溜まってしまうというものがあるんです。
それがまあ本当はメインなんですけども、それ以外にも突発で出てくる、あの、イレギュラー案件みたいなのがあって、
それはそれで、1週間か2週間スパンの間に、処理をしていかなきゃならないというのもあり、
それも割とね、突発とはいえ、結構ね、1日1、2件程度の頻度で新しい案件が増えてくるわけなんですよね。
そうすると、まあそれを、その対処っていうのが結構かかるんですよ。
数日とかスパンでかかったりして、まあ1日ずっとこん詰めてやれば1日で終わらなくもないんだけれども、
結構、何だろうな、注意することとか、慎重にやらなきゃいけないっていう、そういう部分もあるので、
あんまり短期間で集中してやってしまうと、ミスに気がつかないということもあります。
そもそも、まあ期限もだいたい1週間程度っていう風に設定しているので、
1日で急にやらなくてもいいんですけど、かといって、何日もかけてやっていると記憶が薄れていって効率も下がってしまうので、
だいたいおおむね3日くらい、3日間くらいに分けて工程をした準備と骨格作りと最後の実行みたいな、そんな感じで進めているわけなんですけども、
それもね案件によっては結構複雑で、もうちょっと時間かかったりとか考えるのが大変だったりとかするので、結構時間が取られるんですね。
そればっかりやってればいいわけじゃなくて、そっちはどっちかというと突発のイレギュラー系の仕事なので、
もともとの毎日毎日かなり量をこなさなければいけないようなもの、これは一件一件はそんなに時間かからないです。
簡単なものだと3分、ちょっと複雑なものだと10分とか15分くらいかかる場合とか、その中でも色々調べなきゃいけないものとかがあったらもうちょっと30分とかかかるかもしれないし、
また差し戻しをして前の工程の担当者に直してもらったりとかっていうのも出てくるわけなんですよね。
そういう仕事、大体2種類の仕事が私のメイン業務で、その他にも毎日毎日決まった量をやる仕事の一番最初の工程ですね。
私の仕事の一番入り口の工程ですね。前の工程。
そこの担当者の業務っていうのも結構みんなでサポートしないと、それはその日1日の間に、1日というかもう1時間とか1時間半の間に完結させなければいけないものっていうのもまた同じく毎日毎日結構な件数をこなさなければいけない。
だから結構複雑なんですよ。複雑というかそんな複雑じゃないですけども。
まず第一に1日単位で完結させなければいけないもの。
第二に私のメインであるものっていうのはその1日単位で完結しなければいけなかったものを数日から1、2週間以内に完結させるっていう後処理工程みたいなものですね。
それをやる担当が私のメイン業務。
それとは全く別に突発で発生してくる対応業務っていうのがある。
それぞれ期限間隔とかが違うものを1日の中でどういうふうに時間配分していくかっていうのを考えていかなきゃいけないので、
結構タイムマネジメントというか取り味みたいな医学でいう優先順位を決めてもう間に合わないものは捨てるっていうね。
捨てるものはあんまりないですけど自分はやらないで他の人にやってもらうとかね。
そういう判断をするとかね。
そういうのを日々、日々というかもう刻々とねそういう判断をして、
電話も鳴ったりして、鳴った電話をじゃあ俺が取るのか、私が取らないで他の人に取ってもらうのか、
お願いしますっていうのか、それとも黙って自分の仕事もこもこと続けて誰かが取るまで電話を鳴りっぱなしにするのかとかね。
それでも誰も取らなかったら結局私が出るとかそういう時もあるんですけども。
もうなんかね刻一刻と優先順位付けをしなければならないっていう。
まあどんな仕事もそんなもんかもしれないですけども。
結構、日々日々頭が疲労するような関係なんですよね。
タスク管理の方法
まあとはいえ、昨日と一昨日ちょっとだけ早退するまでということはすなわち残業とかサービス残業とかもしないという、
そういう日々を過ごしたわけですけど、まあなんとかはなるんで。
それを前提に考えると1日の組み立てというのを本当に無駄がないように考えていくようになるし、
本当に自分がやらなきゃならないこと以外はもう諦めるばっさりと他の人いるんだから、
他の人がやってもらうというふうに割り切るという考え方もしやすくなってきました。
最近やってるタスク管理みたいなものなんですけども、
単純に紙に書くっていうのをやっているっていうのはこの間話をしたわけですけども、
今さらに中長期的なタスクと、あと今日やるタスクっていうのを、
あと紙を分けて管理するのを今週やってみてます。
どっちもA4の紙を使うんですけども、
中長期的な方はA4一枚全体を使って書いていくようにしていて、
それをバインダーに挟めてますね。
そのバインダーとは別にA4の紙を何個に折ったかな。
半分に折って半分に折って半分に折って半分に折ってだから、
16等分くらいですかね。
そうですね、16等分か。16等分して小さい紙にして、
それをそこの中に今日のタスクっていうのを毎日、
今日のタスクというか明日のタスクを夕方のうちに書き出して、
5分くらいで終わるんでね。
それを翌朝机の目立つところに置いておいてやっていくというのをやってみてます。
やってみたところね、全然思い通りにいかないです。
思い通りにいかないんだけども、ちゃんとできる部分もある。
それをやってなかった時に比べるとかなり進むようにはなったと思いますね。
そのタスクを書いておかないと、
まず自分は何をしなければいけないんだっけっていうところから始まっちゃうんですね。
それってかなり時間の無駄で、
無駄っていろいろあるかと思うんですけど、
物を探すっていうのが私は無駄としては最たるものだと思っていて、
あとは同じことを何回もするっていうのも大きく大きな無駄だと思ってますね。
探すっていうのは物だけじゃなくて情報ですね。
タスクっていう情報を自分の中から外に出しておいて、
それをすぐ参照できるようにしておくっていうことの効果が、
多分紙で書いておくメリットとしては一番大きいんじゃないかと思ってます。
パソコンでいろいろ管理するとかスマホで管理するっていうのもあるわけですけども、
それはもう画面を出さないと出てこないわけですね。
紙に書いておけばその紙は物理的にその目の前に存在するわけなので、
探すという手間が全く発生しないですね。
あとは同じことを2回するっていうのは、
1回考えたタスクを書き出しておかないと、見えるところに置いておかないと、
もう1回考えなきゃならなくなるっていうことが発生するので、
やっぱりその1回も外に出して言語化して見えるようにしておいて、
おくっていうのが無駄を排除するために非常に有効なんじゃないかなと思って、
タスクの見える化
今結構いいかなと思ってます。
ちっちゃく折るのは1日ってそんなに長くないので、
ちっちゃくしてます。
同じ紙を見ながら、まず夕方に終わったものにチェックをつけて、
終わってないものに次の辺の繰り越しっていうような布団みたいなマークをつけて、
それを隣のページとかに隣の区画ですね、そこに書き写して、
新たに発生したものとかをまた書いたりとかしてますね。
赤ペンと黒ペンを使っていて、赤ペンでまずタスクを書いて、
翌朝に追加されたものを黒ペンで月に出してってやってるんですけども、
夕方は赤ペンで書いたところのタスクを終わったら黒ペンでチェックをして、
線を引くみたいな。
終わってなかったら、黒ペンで布団をつけて赤ペンで次の日に書き写すっていうことをやってみたんですけども、
ちょっとそれは今どういうふうにしたらいいかっていうのを今考えているところですね。
まあ何でもいいと思うんですけども、ちょっとペンが何色もあると結構めんどくさい。
でもペンが何色になっていると終わっているかどうかの見分けがつきやすいっていうメリットがあるので、
どうしたらいいかなとは思っています。
追加された仕事を黒ペンで書き足すっていうのはやらなくてもいいかなと思いますね。
なんか最初から書いてたものの下に線でも引っ張っておいて、
その下に追加されたものを書くとかでもいいと思うな。
あとはちょっと考えているのは、夕方黒ペンでチェックをつけて、
その黒ペンで次の日のものを書くっていうふうな使い方もできるような気もするけど、
日によって色が違うのをどうなんだろうっていうのはありますね。
まあそれは些細なことなのであんまり気にしないで、
とりあえずやってみて自分が心地よい方法に落ち着いていくのかなと思っています。
というわけでこんなところですかね。
