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みなさんこんにちは、のりです。このラジオでは、3人の子供を育てながら会社員を退職し、フリーランスとして活動を始めた僕が、これまでに経験したことや学び、気づきなどを発信していくチャンネルになります。
今日は6月11日、水曜日ですね。もうあっという間に週の真ん中になりましたね。
オンラインコミュニケーションのテクニック
今日のテーマは、返信がないあなたへ。誤解されない報連相の意外なコツ、というテーマでお話しします。
オンライン上でのやり取りで、この連絡ちゃんと伝わってるかなとか、返事がないけどもしかしてわかりにくかったかなとか、そんな不安になることってありませんか?
特にチャットツールでの非同期のコミュニケーションって、相手の顔が見えない分、ちょっとした言葉の選び方とか情報の伝え方で受け取られる方が変わってしまいますよね。
僕もSE時代、広告書や仕様書の作成で伝わる、伝えることの難しさっていうのを痛感してきました。
これが曖昧だとプロジェクトがちょっと滞っちゃったり、進捗が止まっちゃったりするんですよね。
フリーランスになった今もこの経験はめちゃくちゃ生きています。今日はそんなオンラインコミュニケーションでのすれ違いをなくして、信頼を積み重ねられるための報連相のテクニックをシェアしますね。
会社員時代からフリーランスになった今も、これからお話しする3つを意識するだけで仕事の進み方が変わりました。
結論から言うと、報告は事実と所感を分ける。 連絡は相手の質問を先回りする。
相談は選択肢と自分の意見をセットで。この3つになりますね。順番にご紹介します。
まず一つ目、報告は事実と所感を分けるということですね。 トラブルや進捗を報告する時って起きたこと、つまり事実と自分がどう思うかっていう所感が混ざってしまうと、相手は正しく状況を判断できません。
または判断しにくいです。 例えば〇〇の作業が遅れていて、多分これが原因だと思うのでやばいです。
これだと何が起きてどう考えているのかっていうのはわかりにくいですよね。 これを例えば先頭にご報告〇〇の作業遅延について、その後に事実として〇〇の作業が予定より1日遅延しています。
その後に所感ですね。つまり原因の推測として、こういう仕様変更が影響している可能性が高いと考えています。
その後に今後の対応策として、まずはこういうことを優先して進めますというふうな順番ですね。
こんな感じで事実と所感を分けるだけで、相手は今どうなっているのか、あなたはどう考えているのかっていうのを正確に理解して次の判断がしやすくなります。
2つ目は連絡っていうのは相手の質問を先回りするということですね。
相手に何かを連絡するときは、相手がこれを聞いたら次は何を知りたがるかなと一歩先を想像するのがコツです。
例えば来週打ち合わせしませんかとだけ伝えると、いつ誰が何をどうやってっていうふうに質問の嵐になって、相手の考えるコストとか時間のコストっていうのがかかってしまいます。
そうではなくて、冒頭に○○の件、打ち合わせのご相談として、その後に目的はこれこれの仕様について最終確認。
広報日時は例えば6月12日水曜日18時、または6月13日木曜日14時から。参加者はAさんBさんと私。場所はZoomでURLは後ほど送付します。
っていうみたいに、ここまで書けば相手は日程を選ぶだけで済みますよね。
テクニックというより相手の時間を奪わないという思いやりが信頼につながるのかなと思います。
最後3つ目は相談は選択肢と自分の意見をセットでということですね。 どうしたらいいですかという○○の質問は相手を困らせてしまいますよね。
コミュニティでそんなに頻繁に言うまで見かけることはないんですけど、こういうことがあった時に相談する側も少し考えてから質問することで、より的確なアドバイスがもらえます。
例えば○○の件で困っています。どうすればいいですか?ではなくて、冒頭でご相談○○の件についてというふうに書いて、現在A案とB案で悩んでます。
A案のメリットは○○、デメリットはこれこれです。一方でB案のメリットはこういうところで、デメリットはこういうところです。
みたいに書いた上で、個人的にはコストを重視してA案がいいかなと考えているんですけれども、ご意見をいただけますでしょうか?
というふうに伝える。こうすれば相手はあなたの思考プロセスを理解した上で、より的確なアドバイスができるかなと思います。
ここまでご紹介した3つのテクニックは、突き詰めれば相手の立場だったらどう伝えてもらうと助かるのかという想像力に行き着きます。
僕がいつも大切にしている心理的安全性も、こういう小さな配慮の積み重ねから生まれるのかなと思います。
そして小さな配慮があなたへの信頼を育てて、オンラインでのコミュニケーションを円滑に進めてくれるはずです。
まず1つでもぜひ試してみてくださいね。
今日は返信がないあなたへ誤解されないほうれん草の意外なコツというテーマでお話ししました。
では今回の配信は以上になります。最後までお聞きくださりありがとうございました。ではでは失礼します。
