DXチームの立ち上げ
皆さん、こんにちは。今日も明日も授業道、黒瀬直美です。
この番組では、中学校・高等学校の国語教育、働く女性の問題、デジタル教育についてゆるっと配信しています。
今日は365回、校務分掌DXチーム爆誕というタイトルでお届けしたいと思います。
私は、入試候補部というところに所属しておりまして、
昨年度は、担当者、主担当の先生の下についてやっていたんですけど、
今年はもう慣れたということで、メインで入試候補部のポスターとそれからリーフレットとパンフレット作成のチームを任されることになりました。
校務分掌をどうにかコンパクトに、時短で効率よくやりたいなとずっと兼ねてから思っていたし、
それからやり取りする業者さんは、ほとんどがクラウドでやっている、デジタルでやっているということだったので、
今までは紙でやり取りをしたりとか、
本当に私からしたら、時間がかかって非効率的な昭和チックな手作業でのお仕事が多かったんだけれども、
もう私に任せてもらえるということだったので、DXチームというふうに銘打って、
デジタルでやり取りして、できるだけ効率化を図っていこうという、
そういう思いで今回、ポスター、リーフレット、パンフレットチームを任されることになりました。
ともあれ、先に校長先生に、そういった私たちチームのこれからの方針とか予定とかをお話しして、
方向性について一応目線合わせと、それから承認をいただこうということで、校長先生のところにミーティングをしに行きまして、
校長先生に一応現案、昨年度の反省と、それから今後の計画について現案をお見せして、
それで許可を得るというミーティングを行ったんですね。
その昨年度の反省というのも、はっきり言って今まで反省というのをいただいていたので、
それに自分の気づきとか、そういうのをどんどん入れ込みまして、当然のことながらオブシリアンで整形して、
それで校長先生とのミーティングの資料にしました。
校長先生に書いてあるものを共有して、これもあらかじめAIにまとめてもらいましたと言って、
それから校長先生とミーティングして、いろいろなところで助言をいただいたり、
それからここを考え直さないといけないという課題をいただいたりということで、校長先生のすり合わせが終わりました。
またまたすぐにですね、私は自分のデスクに行きまして、そのメモした内容を一気に音声入力し始めました。
やっぱりミーティングをね、いちいちパソコンを持っていてカチャカチャしたら、
私としては話している人と目線を合わせるということ、対話をするということをすごい重視したいので、
パソコンを持っていてカチャカチャしたくないんですよね、私はね。
なのでその場でメモを取りながら、鉛筆でさらさらとメモを取りながら、
すぐに忘れてしまわないうちに決まったことをどんどん音声入力しまして、
それで持っていた原案とプラスして新しい今年の方針というのをね、
もう一回当然のことながらObsidianにサクサクと作ってもらいまして、
当然のことながらそれをコピーして、それをGoogleドキュメントにマークダウンをとってペーストして、
そしてそれをGoogleのクラウドにちゃんと置いてリンクをTeamsに貼って共有しました。
業者との連携
Teamsで見ない人もいるので、当然のことながら印刷して渡すというふうなこともしましたけれど、
そうやって警戒にスタートしました。
そしてその後はまず業者さんとミーティングをしまして、
当然のことながら業者さんとのミーティング内容も全て議事録をAIに作成してもらいまして、
業者さんも本当にしっかりしていらっしゃるというか当たり前なんだろうなと思うんですよ、こういったことはね。
ちゃんと議事録を終わった後にまとめて、それをちゃんとデータで下さいまして、
そのデータと私が議事録で思ったこととか決まったこととかを書いたものと、また音声入力で合わせまして議事録強化バージョンを作りまして、
これも業者さんと共有をして、これも当然のことながら業者さんはリンクを投げれば共有終了でございます。
ということで、このポスター、リフレット、パンフレットチーム、別名DXチームはですね、スタートしました。
私と一緒に仕事してくれる仲間を考えたんだけども、もうデジタルでやりたいからデジタルが使える人っていうのを人選して、
それで新吉広報部長にこれだけの人をお願いしたいというふうにお願いしたら、もちろん開拓してくれまして、そのチームでやることにして、
そのDXチームはTeamsの新しいグループを作りまして、それに招待して、
みんなにオリジナルプライベートアカウントでいいからGmailのアカウントを取ってくれと、
自分のでもいいけどデータが紛れたりとか面倒くさい人は自分自身のGmailアカウントを取ってくれというふうにお願いして、
それでDXチームのTeamsでのやり取りも自由にできるようになりました。
その次に行ったのは、パンフレットの変更箇所の洗い出しですね。
いろいろその方面に詳しい人にどこを直したほうがいいのかというのを一応パンフレットを持っていって、
パンフレットに○とか×とか付けるわけですけども、これもデータ化したいなと思って、
結局のところObsidianに何ページ上変更とか全部しゃべりました。
で、Obsidianに記録したものを、これ整理整頓はやっぱりGeminiだろうなと思ってGeminiに貼り付けまして、
Geminiにスプレッドシートにしてくれってお願いしたらスプレッドシートにしてくれました。
これで変更箇所を洗い出すことができるスプレッドシート、Excelシートですね。
これが完成しまして、そこに後は詳しくこの差し替えに必要な写真を撮るべき生徒の学年とか人数とかを、
これは打ち込まないとダメなんで打ち込みまして、そのリンクを共有して各チームに対象となる生徒をそろそろイメージして何人か見積もっておいてくれというふうに命令をして、
あっという間に見積もり終了でございますね。
これをもって業者さんと交渉して細かいことを決めて依頼をかけに行きたいと思います。
デジタル化の実践
その次にやったのは、パンフレットを今まで紙ベースで回してたんですよ。
そこに付箋を貼って手書きで修正箇所を書いて、業者さんにそれをまたスキャンして送ってたりなんかしたんだけど、
この構成が進むたびにスキャンしないといけないというこの非効率性が非常に私イライライライラ去年から来てまして、
もう今年はそのスキャンデータ、要するにパンフレットのPDFデータを共有すればいいと。
ただPDFには編集機能がない。
有料アカウントだったら編集できると思うんだけど、みんな有料アカウント持ってないのでどうしたもんかな。
これスライドにできたらいいのになと思って、当然のことながらPDFをスライドにすることができるんですよ。
これはウェブ上のツールを使えばできるんだけども、大量にあるとやっぱりアカウント登録しないといけないですね。
アカウント登録すると、いやれ有料じゃないとできないとか、いやれ宣伝メールが入るということでちょっとめんどくさいなと思ってたんですけど、
ふと思いついて、これもしかしてCanvaでできるんじゃね?って思って、検索してみたらCanvaでできました。
私Canvaは共有アカウントなんで、無料とか有料とか気にせずできるんだけれども、
CanvaにPDFをそのまま読み込ませたらPPTデータ、つまりPowerPointのデータになって返ってくるんですよ。
それをダウンロードしてそのままGoogleドライブに上げればGoogleスライドになるんです。
その共有リンクを業者に投げれば、変更箇所がクラウド上で同期できるというか、もう共有できるというか、
あちこちから編集して修正したものがクラウド上で共有できるということで、何回もスキャンしたり、メール添付で送ったりしなくても済む。
リンクさえ共有しておけば修正がすぐだと、しかも修正点間違えても後で遡って戻すこともできますよね。
ということで、本当にDXチーム警戒にスタートしております。
あまりにも仕事が早く終わっちゃったんで、11月中旬に洗い出ししてくれって言われたのはもうすでに終わりましたんで、
さっさと業者さんと撮影計画に入りたいなと思っているし、撮影の依頼についてはGoogleドキュメントで撮影依頼を書けようと思うんだけども、文章はすべてジェミニに作ってもらおうと思っています。
生徒の書いたものは回収するときはGoogleフォームで回収して、QRコードで生徒にお願いして、すぐに文章やり取りしなくてもいいように、紙で出したりせんでもいいように、QRコード完結でやりたいと思っています。
ということで、今日は公務文書でDXチームを誕生させて、順調に仕事を軽快に効率的に、爆速でこなしているという、そういうお話でした。
それでは今日の配信はここまでです。聞いてくださりありがとうございました。またお会いいたしましょう。
