業務改善のフレームワーク
こんにちは、自動化エンジニアのみきです。
このラジオでは、これまでの経験や最近学んだことなんかをヒントに、
毎日をちょっとよくする考え方や、働き方についてお届けする、
ゆるりでも学びがある、そんな場をお届けできればと思っています。
さて、今日は、それって必要?今すぐ使える業務改善のコツ、
というテーマでお話ししていきます。
ここでは、業務改善のフレームワークで、
なくす、減らす、変える、というものがあるんですけど、
こちらを何かしら持ち帰ってもらえたらいいかなと思っています。
この考え方は、IT部の時の直属の上司の上司が教えてくれたフレームワークですね。
このフレームワークを授けられるとともに、ミッションも与えられまして、
それは、会中の皆さんにお願いしている業務の整理とコスト削減をできないか、
というミッションで、それに取り組んでおりました。
なくす、減らす、変える、この3つのステップの前に大事なステップがありまして、
それは、まず見える化というステップですね。
業務改善、この業務ってコスト削減できないかとか、もうちょっとやり方変えれないか、
みたいなのを考える前に、やっぱり何の業務があって、
どういうフローで何のためにやってて、どのくらい時間かかってて、
というのを1個1個の業務、作業のフローに対して抜け漏れなく洗い出していきます。
これが見える化ですね。
その上で、業務改善のフレームワークなくすから入っていきます。
この業務をなくしたら誰が困るかとか、どういうインパクトがあるかとか、
もしなくなったとしてもインパクトないなってなったら、思い切って削減しちゃう。
もしくは削減の候補に入れるっていう感じですね。
次に減らす。
なくしちゃうと影響があるけど、なんかちょっと減らせそうじゃない?みたいな。
例えば、毎週レポートを上げてもらっているけども、これを月1回に減らせないかとか、
また毎週上げているレポートの項目を50個から20個に減らしてみることができないかとか。
これだけでもかなり磨かれるし、何ならその後また半年後とか1年後とかに振り返ったときに、
あれ?もうもはやこの業務ってなくせるんじゃない?月1だったらとか。
そういう思考にもなりやすいので、この減らすっていうステップも重要です。
最後に変える。
これは担当者を変えたりだとか、あとは業務自体のやり方を変えたりっていうステップになります。
例えば、マニュアルを作っちゃえば単価の低い担当者にでもお願いできるんじゃないとか。
あとは、害虫じゃなくて自社の中で吸収してやっちゃおうよとか。
あとそもそも人がやるんじゃなくて、AIとかロボットで代替できないかとか。
そういう形で業務を変えるっていうステップを最後やったりします。
なのでこんな感じで例としてですけど、
一個一個の業務に対してこのステップで削減可否を判断していくっていう感じで取り組んでおりましたね。
ただ一個ここで失敗談も話させていただくと、
失敗談と成功体験
ちょっとこのフレームワーク外のことにはなっちゃうんですけど、
私が外住先の管理者に結構正面からこの相談をしちゃったっていう失敗があります。
なんかちょっと業務整理今やってて減らせるとしたらどういう案がありますかねみたいな。
つまりその取引先の取り分を減らす案をそっちにも出してって言ってると、
本当に同じ長がそう言ってしまったんですよね。
それで最初頼んじゃって、これは今考えると本当に申し訳ないし、
相手の事業のこともあるし、もう切り出し方下手くそだし、
相手のこと何も考えてなかったなって大反省してる案件です。
でもやっぱりそんなことを言われちゃうと向こうも気が乗らないし、
やっぱり進み良くないしみたいな感じで全く前向きにはなってもらえないという状況でした。
そこでベンダーマネジメントが神がかってた当時の私の直属の上司が、
相手に共感してもらいながらも依頼するっていう方法を取るべきって教えてくれて、
背中でも見せてくれて。
例えば役員が本当最近うるさいんですよ、うちの。
なんか良さもどんどん削られちゃってるし、
うちもそれなりの案を出す必要があって。
でもあっちのプロジェクトは結構成果出てるから多分予算今後もいっぱい取れると思うので、
一旦ちょっとこれに関して一緒にいい感じの設置案出して早いとこ役員やっつけたいんですよね。
ちょっと協力してほしいんですよねって感じで、
あくまでベンダーと我々の対立構造みたいなの意識はさせないで、
一つのチームとして考えたいっていう姿勢で向かっていってて、
相手の協力を得るという。
何においても人の感情が結果変えていくってことがいろんな場面であるよなっていうの。
もっとその辺を大事にしないといけないなっていうのを本当に反省してかなり勉強させていただきました。
今そのおかげもあって、その後うまくコストを削減することに成功して、
他のことにリソース配分できるようになったっていう良さがありましたね。
そんな失敗談もありつつも、業務改善のフレームワーク、
なくす、減らす、変える。
どうでしょう、何か皆さんのお仕事にも使えそうでしょうか。
ぜひぜひちょっと使ってみてもらって、
業務を今一度見直してもらって、
さらに磨き上げる何かきっかけになると嬉しいなと思ってます。
ということで、今日はですね、
それって必要?今すぐ使える業務改善のコツ。
なくす、減らす、変えるっていうテーマでお話ししてみました。
よかったら参考にしてみてもらえると嬉しいです。
今日の話が何かしらの気づきのきっかけになったら嬉しいなと思ってます。
感想やあなたのお話もぜひコメントで教えてください。
今日も聞いてくださりありがとうございます。
それではまた明日、また次回お会いしましょう。
素敵な一日を。ミキでした。バイバイ。
