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はい、おはようございます。 業務時間9割削減は当たり前。業務瞬殺エンジニアの加門です。
今日のテーマは、なぜマニュアルを渡しても業務改善されないのかというお話です。
よくですね、うちは仕組み化をしていますと言っている会社さんの事例で、どういうふうに仕組み化してるんですかというふうにお話を聞くとですね、マニュアルを作ってるというふうに言っている会社さんが多いなと思っています。
印象なんですが、そういった会社さんというかマニュアルでのあるあるなんですけれども、マニュアル読まれない説っていうのね、ありますよね。
実際自分もですね、マニュアルをそんなに見たことないなぁと思います。 なんでというとですね、文字だからなんですね。あんなにね細かくね。
見ないですね、人間。特に最近はですね、動画、YouTubeとかインスタとかがですね、流行っているせいもあって、文字媒体というのはなかなか見られないことが多くなっています。
そこでマニュアル、今回はですね、マニュアルを渡したからといって上手いこといかないその原因と、じゃあどういうふうに対策をしていけばいいのかということをですね、お伝えする会となっておりますので、気になった方はですね、ぜひぜひ最後まで聞いていただければなと思います。
マニュアル作ってるのになんか読まれないっていう方はぜひ聞いてみてください。
この番組は業務瞬殺エンジニアのカモンが、業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さて、その前にですね、ちょこっとITコーナーに行きたいなぁと思います。 このコーナーではですね、IT領域のニュースを一つ簡単にシェアするコーナーとなっております。
今回のですね、ITニュース、ちょこっとITニュースはですね、なんと電話を出る前に詐欺ってわかっちゃうという、まあ、電話を出る前にというか、電話を出ている最中に、この電話は詐欺なんやねみたいなのをわかってくれるようなもの、そんなのが出るようになったよということですね。
出る前にもわかるようにどんどんなっていってはいるんですけれども、それよりも音声を通じた中で学習していって、最終的に自動で振り分けていくっていうのを目指すというシステムが今開発されているという話でございます。
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どういうことかというとですね、シニア世代とか副業ユーザーを狙った迷惑電話、詐欺電話ですね、が増えているんですね。
音声AIを通じてですね、電話内容をリアルタイム分析を行います。
あれ、これちょっと怪しいんじゃないっていう電話番号に関しては、電話番号というか電話内容だった場合はですね、その電話大丈夫ですかという警告が表示されるというものになります。
例えば、今すぐ講座番号を教えてみたいな、そういうふうな言葉が出たタイミングでですね、詐欺の可能性がありませんみたいな、そういう表示をしてくれると。
あと録音機能もあるので、後から確認もできるというふうな仕組みもですね、取り入れているというふうにニュースで拝見しました。
ということでですね、今後ですね、こういうオレオレ詐欺みたいな、そういう電話がですね、どんどん撲滅できるような、そういうIDツール、IoTがですね、開発されていくんじゃないかなと思います。
ということで、早速本題入っていこうかなと思います。
マニュアルね、渡しても全然読まれないよみたいな、あると思うんです。
で、これってなんでそんなことが起こるのかというと、やっぱ文字媒体なんですよ。
マニュアル読んでください。読んでくださいなんでね。
なので、目的が違うわけですよ。
マニュアルって何のために用意するんですかっていうと、
画一的、統一的に、誰がやっても同じ業務ができるようにするということが目的で作られたものなんですが、
どうしてもマニュアルを作って終わり。
作ることに目的が行っちゃって、ゴールを作っちゃってですね、
その後の運用フェーズで全く使われないということが多いです。
これが一番のポイントというか、読まれないポイントなのかなと思います。
やっぱり実際作ってみたけれども、これがちゃんと運用できるのかなっていうところですね。
そこのポイントをチェックしていかないとダメですよね。
2つ目、さっき言ったのと似てるんですが、
業務フローとマニュアルがずれてはいないかのチェックでございます。
チェックでございますというか、ずれてるということですね。
マニュアルの方は古いんですよ。
なので、この場合はこうします、この場合はこうしますって書いてあるから、
その場合はこうしますでやった結果怒られるっていうね。
うそーんみたいなマニュアル書いてあるけどみたいな。
それぐらい空気読みなさいよみたいな、空気読めるかほうみたいなね。
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そんなことがあるわけです。
なのでマニュアル通りに動いていないケースが多いので、
マニュアルを読んでもしょうがない、実際と違うというふうな感じになって、
マニュアルをどんどん読まなくなっていく形になります。
3つ目がですね、要はマニュアルって教える側の怠慢を招くということになります。
マニュアルを渡しました。だからこのマニュアル読めばできるよね。以上みたいな。
いやいやいやいやみたいなね。
さっき言いましたよね、そのマニュアルが作って終わり。
業務の流れと違うところがある。
なのにも関わらず、教えたマニュアルがあるんやからそれ見とけよみたいなで終わるっていう。
これはさすがに読まなくなりますよね。
この3つがね、結構ね、ワンセットで揃うんですよ。
それが非常にマニュアルの失敗する例というか、条件かなと思います。
1つ揃うと2つ3つがトントントンと揃っちゃうってことですね。
じゃあどうしたらいいのかということなんですが、
アクションプランですね。
1つはですね、マニュアルの見直しを必ずしましょうというところになります。
見直しをするというよりかはフィードバックを受けるというところですね。
作って終わりではなくて、運用して日々改善していくというところが重要になっていきます。
日々っていうのはなかなか難しいと思うんですね。業務をやっている中で。
なので市販機に1度、半年に1度、せめて1年に1度。
どんどん伸びたけど伸びていきましたが、可能なら市販機に1度の方がいいと思います。
ちょっと難しいとか、あと人数ですね。社員数にもよりけりです。
社員数が少ないうちではあればですね、
半年に1度とか1年に1度とかね、そういうふうな頻度でもいいのかなと思います。
業務がコロコロ変わるよっていう場合はですね、市販機に1度というペースで見直しをしてみてください。
2つ目、動画ですね。
動画。
今はですね、動画をつけることによってより理解度を深めることができます。
すごいめんどくさいんですけどね。
すごいめんどくさいんですが、文字媒体で読んでくださいっていうよりかは、
動画にして読ませる、聞かせる、見せるっていうこの3つを同時に進行でやらせた方がいいというところになります。
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動画にすることによってですね、デジタル媒体になるので、
マニュアルの検索しやすさっていうのも跳ね上がるのかなと思います。
で、3つ目でございます。
マニュアルを書く際のポイントになるんですが、
誰でも簡単に、いつでも、誰がやっても同じ結果になるように
細かくステップを作るということでございます。
で、この時はですね、3歳じゃない。
小学校3年生が今日来て、そのマニュアルを見せて、
理解できる平らな言葉、図解で小さなステップでやらせるということになります。
小学校3年生、特に男の子ね、全然やらないですよ。
わかんない、わかんない。
最近の子供、わかんない、わかんないんですけど、
僕が小学校3年生の時は、本当に蝶々が飛んでたら、蝶々を追いかけていくような子供だったので、
そんな子供でも楽しく、次に次に次に次に行って進めるようなマニュアルを作れるかどうかというところがポイントになります。
はい、ということでいかがだったでしょうか?
今日も最後まで聞いていただいてありがとうございます。
今日のお話ですね、聞いていただいたらですね、
うちのマニュアルって形だけだったかもなぁ、みたいな思う方もいらっしゃったんじゃないかなと思います。
ぜひ今回を通してですね、動画を使ってみたりとかですね、小さなステップにしてみたりとかですね、
見直し、フィードバックを受けてみるとかですね、そういうことをやってみていただければなと思います。
概要欄にはですね、私にご相談いただけるような窓口を作っております。
なので、どんなことが効率ができるのか知りたいとか、採用活動の苦しみから解放されたいとか、
あともっと自分の時間を大事にしたいという方はですね、
ぜひ僕にご相談いただければ、一緒に伴奏としてですね、ご相談に乗りますので、ぜひぜひお気軽にご連絡ください。
それじゃあ、今日の放送はここまで。
この放送が面白いなぁと思っていただいた方は、フォローといいねをよろしくお願い致します。
それじゃあまた次回お楽しみに。
バイバイ!
