仕組みの重要性
はい、おはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。
今日のテーマはですね、連続してお話ししていこうかなと思うんですけれども、
仕組みを整えるということについてお話ししていこうかなと思います。
この内容はですね、前回というか、過去に放送したことがあったんじゃないかなと思っていたんですけど、
どうも放送したことがなかったみたいなので、改めて収録して放送させていただこうかなと思っております。
今回のこの仕組みっていうとね、なんか堅苦しい話かなと思うと思うんですけれども、
この仕組みを整えるというのはですね、ルールを作るということになります。
ルールを作るとなんか堅いわ、みたいに思うかもしれないですが、
UNOとかね、トランプ大富豪とか、バワヌキとかありますよね。
これ全部ルールがあるんですね。ルール、仕組みがございます。
なので仕組みがあるということは、誰でもいつでもどこでもそのルールを知っていれば、
仕組みを知っていれば再現ができるということになりますので、
この仕組みというものをですね、いかにして作ればよいのかということを本日から連続でお話しできればなと思っております。
今一人社長なんだよ、もう社員を増やすつもりはないんだよっていう方もね、いらっしゃるとは思うんですけれども、
一度こう仕組みを作っておくとですね、振り返りというものができるようになるんですね。
振り返りを行うことでですね、大掃除みたいな形で、
ここの部分ってちょっと効率がいいと思ってたけど、実は効率悪そうだな、もうちょっとこうした方がいいな、みたいなができるようになりますので、
実際に頭の中で思い描いている業務フローというか、手順というのはあると思うんですけれども、
書き出してみることによってですね、可視化することによって見直すことができるようになりますので、
今回は機にですね、ぜひ見直しを行えるような環境整備をしていただければなと思います。
ファーストステップの実践
この番組は業務瞬殺エンジニアの加紋が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さて、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、
まず、いくつかステップがございます。
5ステップですね、5ステップあります。
今日は1つ、そのうちの1つをお伝えさせていただこうかなと思ってます。
時間があればね、2つ目とかお話しさせていただこうと思うんですけれども、
まず最初のね、ファーストステップからお話しさせていただきますと、
最初のステップって、まず自分自身を調べるということになります。
調べるというか、深掘っていくことになります。
どういうことかというとですね、業務を行っている人というのは、
もちろん社長だったりとか部長だったりとかするわけなんですけれども、
その人たちがルールメーカーなわけなんですよね。
仕組みを作っている皮皮になります。
ということは、その人の頭の中にあるものを玉卸ししてですね、
そのものを他の人に共有するという過程が必要になります。
プロセスが必要になるということになります。
その際にですね、その人がどういう人間なのかということを知っておく必要があります。
会社だった場合はですね、ミッションビジョンバリューとか、
今後の方向性だったりとか、そういったものもしっかり落とし込んでいくという必要がございます。
何のために会社をやっているんですか?
なぜ会社を経営しているんですか?
今後3年間でどういう方向性を走っていこうと考えていますか?
何を大事にしていますか?
長所短所って何ですか?会社の強みって何ですか?
あなたのサービスを使って、誰がどのように喜ぶんですか?
ということをですね、考えていくという過程が、プロセスが必要になるわけですね。
この自分自身を知るということをやっていただきまして、
会社自身もいいんですけれども、自分自身もですね、
それをやっていただいて、何に喜びを感じるのか、何に怒りを感じるのかとかもそうですし、
何が一番感動したのか、何に一番大事にしている価値観なのかとかね、
そういったものをしっかり落とし込む必要がございます。
ここまでちゃんとしっかり落とし込むことができるのかどうか、
自分自身をちゃんと把握することができるかどうかというのがですね、
まず最初のステップになるわけですね。
他にもですね、自分ルールっていうのが実はあったりするんですよ。
その自分ルールっていうのも何かあるんじゃないかっていうのをちゃんと見極める必要があります。
他の人には何かない、自分だけの特殊なルールっていうのもあると思いますので、
そこら辺もやっていただければなと思います。
次に業務ですね。
自分自身を知るというのは会社もそうですし、個人もそうです。
最後に業務のことを知るということになります。
この業務というのはどういうことなのかというとですね、
顧客層だったりとか、受注までの動線だったりとか、受注後の処理ですね。
起評された後どういう風な処理をめぐっていくのかとか、
サービス提供はどのタイミングで行われるのかとか、
どういう風なことがあったらですね、キャンセルだったりとか、
サービス提供をやめる。
お客さんからキャンセルの場合もあるが、
こちらからサービスの提供ができませんとお断りをする場合もあると思いますので、
そっちの2パターンも考えたりとか、
あと入勤出勤のタイミングとか、
あと関係者ですね。
サプライチェーンとかよく言われますけれども、
こういったものとかね、
こういったことをですね、まず言語化するということが必要になります。
この自分を知るという過程をですね、
ステップ、ファーストステップをですね、
しっかり落とし込むということが一番重要になってまいりますので、
まずはこの自分を知るというところをですね、
やってみていただければなと思います。
今後のステップについて
次、セカンドステップなんですけれども、
セカンドステップはね、人に頼らない。
3つ目が意思に頼らない。
4つ目がチェック&トライ。
5つ目が手離れという風になっております。
人に頼らない、意思に頼らないところはですね、
また後日ですね、放送でお伝えさせていただきますので、
ぜひ聞いていっていただけると幸いです。
はい、ということで今日の放送はここまでとなります。
業務の仕組みを作るためにはですね、
まず自分が一番業務をやってますので、
その自分って何なんだろうとか、
そもそも会社って何なんっていうところとか、
あとその業務全体ってどういう風になってんだっけっていうのを
俯瞰して客観視できることが重要になりますので、
この俯瞰して客観視できるぐらいまでですね、
ちゃんと自分自身を落とし込む、
これが重要になってまいりますので、
ぜひやってみていただけると幸いです。
はい、ということで今日の放送はここまでとなります。
皆さんのためにね、
何か学びになったなとか、ためになったなということがございましたら、
いいねボタンを押していただけると幸いです。
それではまた次回の放送でお会いしましょう。
カモンでした。バイバイ。
