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はいおはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。 今日のテーマなんですけれども
あなたのその業務、本当に必要ですか?というテーマをですね、お話ししていこうかなと思います。
いつの間にか増えた作業に追われてるよねっていう方とか、本当に必要かどうかはよくわかんないけど、まあ
惰性でやってますみたいなね方とか、意外に多いんですね。 まあそれはですね、真っ向からね、惰性ですよねみたいなこと言うとですね反発されちゃうんですけれども
今日の放送を聞いてですね、ご自身の
お仕事の内容だったりとか、そういうワークフロー、業務フローをですね、見直すきっかけになればね、幸いだなぁと思っております。
こうやってですね、あの業務フローを見直すことによってですね、劇的に効率を上げることもできますので、ぜひ本日はですね、本日配信を聞いてですね、
その見直すということをね、やっていただければなと思っております。 やらなくてもいいお仕事を手放すことでですね、組織全体がですね、軽くなる。そんなお話を今日はお伝えしておきますので、ぜひ最後まで聞いていてください。
この番組は業務瞬殺エンジニアのカモンが、業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さあ本題の前にですね、ちょこっとITニュースのコーナーでございます。このコーナーでは、IT領域のニュースを一つ簡単にシェアするコーナーとなっております。
今日のちょこっとITニュースなんですが、Nメディアでご存知でしょうか?Nメディア。
投資しているよという方はですね、ご存知の方が多いのかなと思うんですけれども、
中国向けにですね、チップの販売ということが、AIのチップですね、販売をですね、できなかったんですけれども、
つい最近ですね、その販売というのがですね、まあ行われるようになりましたよというニュースがありました。
アメリカの輸出規制というものがあるんですけれども、その輸出規制を避けるためにですね、
メモリー体をですね、帯域を落として、価格をですね、6500から8000ドルに設定してですね、
この輸出規制の網を買いくくった輸出をスタートするそうでございます。
Nメディアはですね、もともと中国のAIチップの輸出規制を反対していた会社でございます。
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何で反対してたのかというとですね、輸出できなくなるとですね、Nメディア自体の経営の悪化というのもあるんですけれども、
それ以上にですね、中国が勝手に勉強するんですよ。
作れるようになるよりかは、中国がね。
中国が作れるようになるよりかは、自分たちが、Nメディアがですね、AIチップを提供することによって、
作れるようにならない状態を維持し続ける方が利益であるという風にですね、主張していたんですけれども、
トランプ大統領はですね、断固拒否、中国嫌だ!みたいな感じで、
AIチップもですね、輸出規制の対象になってたんですね。
その結果ですね、中国もですね、今はある程度のAIチップの開発ができるようになっちゃって、
Nメディアの言った通りになっちゃったね、みたいなお話があるんですけれども、
この度ですね、NメディアがそのAIチップの販売を再開したということになりますので、
どうなるのかなというところです。
はい、ということでですね、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、
今日の本題はですね、改めてお伝えさせていただきますが、
その業務は本当に必要なんですかというところ、
そういう視点からですね、お話をしていこうかと思います。
業務の効率化という点でですね、IT化がやっぱり注目されるところではあるんですけれども、
実はIT化をするまでもなくてですね、見直すというだけで業務の効率を上げることができます。
なんでこんなことを言えるのかというとですね、私たちみたいに業務の効率化をITの力でやっている会社がですね、
お客様とお話しさせていただくとですね、1,2,3,4,5,6,7,8,9,10というステップがあったとして、
3から5が同じとかあったりとかするんですよ。
信じられます。
それ、1,2,3,6,7,8,9,10やんか、みたいな感じ。
なんでシステム化しちゃうと、3,4,5がカットできるんで、
そこの部分をカットしちゃうということもまあまああるんですよ。
そこの部分をアナログでやってしまった方がいいよねというお話でございます。
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アナログというとまた言葉が悪いのかなとは思うんですが、
それを今日は詳しく簡単にお伝えしていこうと思っております。
具体的にどういうことなのかというとですね、
皆様の業務をもう一度振り返っていただきたいんですけれども、
昔からやっているからこういう形であるとか、
とりあえずルールで決まっているからとか、
そういうふうな言葉が悪いんですけれども、
惰性で続けてしまっている業務というのはございませんでしょうか。
これ意外に多いんですね。
バカにならないんですよ。
例えばですね、毎週出している報告書、
実は誰も見ていませんとかね。
定例会議を開いているけど何も決定されませんとかね。
終わってるやんみたいな。
定例会議10人ぐらい集まって1時間やります。
10時間ですよこれ。
10時間かかってるんですね。1回につき。
何も決まってませんみたいなのがあるんですよ。びっくりする。
もう一つあるのは紙のチェックですよね。
紙のリストバーってあって、
パソコンに書かれてある内容を見ながらチェックしますみたいな。
ここまでやったらいいんですまだ。
これもシステム化したらいいのにとは思いますけど、
ここまでやったらまだいいんですが、
その後ですね、AというサイトとBというサイトがあって、
そのサイトを見ながらまたチェックするんですよ。
まあまあまあそこはいいよ。
次ですね、Cというサイト出してきてですね、
CとAをチェックするみたいな。
を2人3人でやってますみたいな。
何のため?みたいなね。
こういう風な二重チェック三重チェックをですね、やっている。
それを2人で3人でやっているみたいなこともですね、結構あるんですね。
こういう風にですね、なんとなくやっている業務、
良かれと思ってやっている業務というのがですね、
放置していくと時間とエネルギーをですね、
奪っていくんですね。じわじわじわじわと。
こういうことがですね、会社の大きな大きな損失になりかねないことでございますので、
もう一度見直していただければなと思っております。
じゃあどうやってこの必要不要というのを見極めたらいいの?というお話になるんですが、
そのためにですね、3つの質問をご用意しました。
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3つの質問を投げかけてみましょう。
この業務って誰のためにやってるの?っていう。
はい、これ一番重要ですね。
顧客のためにやっていますか?
社内の誰のためにやっていますか?とかね。
そういう誰のためなのかっていうところを、
風ですね、を改めてチェックしましょう。
ここをね、見た時に誰も必要としていませんってなったら、
もうバスって消しちゃっていいです。いりません、そんなの。
誰もだって必要してないんですから、何のためにやってんねんって話ですよね。
2つ目がですね、それは成果につながっていますか?というところになります。
ここの成果というのが売り上げだけではありません。
必ずしもですね、売り上げに貢献するから成果だということではなくてですね、
例えば信頼に貢献しているということもそうですし、
次のステップ、業務というのは一連の流れで行われておりますから、
次のステップのためにこの業務が必要であるというふうにですね、確実に言えるのかどうかですね。
これをなくした時に次のステップが、
飛んだしてしまう、困ってしまうのかどうかっていうのもちゃんと見るといいと思います。
なのでどう影響しているのかになりますね。
その業務がどのように影響しているのかというのを考えていただければいいかなと思います。
3つ目がですね、自動化削減ができないのかどうかでございます。
ここでいう自動化とか言ってくるとですね、
IT製品入れないといけないんですか?というふうになるんですけれども、
そういうわけではありませんよという話です。
スプレッドシートとかエクセルとか、あとはマイクロソフトフォーム、
Googleフォームとか、そういうふうなですね、
Google AppsとかマイクロソフトのPower Automateとか、
そういうふうなね、いろんな機能、サービスというのがございます、
ツールがございます、無料で使えたりとかします。
なのでそういったものに置き換えることができないのかというのを検討していただきたいです。
もう一度まとめますと、誰のため?っていうこの視点。
成果につながっている、もしくは影響はちゃんと出ていますか?っていう視点。
3つ目が自動化削減ができないか?という視点ですね。
ここのところにお金をかける必要がございません。
やるのにお金かかるとかそういうわけではありません。
ただ見直すということなので、何か費用がかかる部分ではないというところは
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重々承知していただければな、
重々承知、分かった上でやっていただければなと思います。
この3つの問いをやりながらですね、今やっている業務フロー、
業務の流れを見直すことによってですね、
業務の流れというのをシンプルにすることができます。
なんでここって2回も3回もやってるんだろうとか、
ここはなんで3人でやってるんだろうとか、
そういう時にですね、ちゃんと書くたる理由が言えるのかどうかですね。
ヒューマンエラーを防ぐためです。
じゃあヒューマンエラーを防ぐために人って、人で解決しないといけないんですか?
それはExcelとかスプレッドシートとかGoogle Appsとかで代用できないんですか?
というふうな視点ですね。
こういうふうにですね、見直していただけるとシンプルになるかなと思います。
辞める勇気というのがね、やっぱ重要なんですよ。
中小企業というのはリソースが非常に限られています。
人手も限られていますし、時間も限られていますし、キャッシュも限られています。
だからこそですね、何をやらへんのかというのを決めるのが重要になるんですね。
全部やらないといけないってなると結構きついんですね。
リソースが足りない。
なので本当に大切な業務に時間と集中力を回すということが経営者の戦略的な判断になります。
なので業務の中でもですね、今までやってきた業務を本当に必要なのか、
ここの業務は本当に必要なのか、辞めるべきではないのかというふうな視点で見直していただくとですね、
未来を変えることができるので、ぜひやっていただければなと思います。
そこで今日のアクションプランでございます。
これ、そもそも必要?という一つの業務にですね、問いかけていただきたいんですね。
何でもいいです。本当に何でもいいです。
お客さんへの請求発行のプロセスでもいいですし、従業員への日報報告へのプロセスでも全然何でもいいです。
本当に何でもいいので、一つピックアップしてですね、誰が何故いつからやっているのかとかね、
どのようにやっているのかとか、そういうふうなところをですね、問いかけていただいて、
大体できるものは何があるのかとかね、そういうふうなところを見直していただければなと思います。
こういうふうにやってですね、見直す努力をやりながらですね、手放す勇気を持ってですね、
業務を削減していただければ、自由な時間が生まれてまいりますので、
ぜひぜひ一度チャレンジしてみていただければなと思います。
はい、皆様いかがだったでしょうか。
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今日の放送はね、ここまでとさせていただければと思います。
今日も最後まで聞いていただきまして、誠にありがとうございます。
この放送が面白いなと思った方はね、ぜひフォローといいねをよろしくお願いいたします。
今日の放送でね、何か学びとか気づきがございましたら、コメントでお知らせしていただけると、
この放送を聞いている他の方の何かヒントになりますので、ぜひお願いいたします。
僕もそのコメントを見てね、すごい励みになっておりますし、
番組内で取り上げさせていただくこともございますので、
ぜひぜひコメントもどんどん、どんどん、どんどん、どんどん、やっていただけると嬉しく思います。
それでは、今日の放送はここまで。
今日も最後まで聞いていただきまして、誠にありがとうございます。
それではまた次回の放送でお会いしましょう。
バイバイ。
