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今回は、仕事の仕組みづくりについて話をしたいと思います。
分かるは分けられるということを前提に説明していきたいなと思います。
まず、仕事を仕組み化していくということなんですけど、
その仕組みには、定常の業務と、新しいことをするという意味でのプロジェクト型の業務という、大きくこの2つに分けることができるんですけど、
定常の業務というのは、書いて字のごとくなんですけど、常に決まった業務があるということなんですね。
基本的には業というのは、不特定多数の人に反復継続して行うというのが業なので、1回限りしか取引しないとか、そういったものは業には当たらないわけですね。
なので、業である以上、繰り返し繰り返し行われていく業務というのがあって、それが定常業務ということになります。
結論から言うと、繰り返し行われていく同じ作業なので、仕組みにしてしまった方がいいということが1つですね。
ただ、時代というのはどんどん変わっていきますので、決まったことだけをやっていたら、どこかで外部環境が変わったときに、ビジネスというのは廃れていってしまうということで、
新しい改善だったりとか、新しい価値を作るということでのプロジェクト型の業務というのも必要になってきます。
仕組み化をする意味だったり、その先に何があるのかということなんですけど、極力その定常の業務を少ない労力で行える状態にして、
未来の価値づくりとか、付加価値を作るということに時間が割けるようにしていくということが、仕組みづくりの目的になります。
自分たちの仕事というのを大きく3つに分けてみると、単純なコピー&ペーストをしていくだとか、単純作業と呼ばれるような業務、
条件分岐、Aの場合にはこういうふうにすると、Bの場合にはこういうふうにするというふうに、条件分岐で行っていくような選択型の業務。
そして熟練の技が必要だったりとか、感覚的な、その人にしかわからないサジ加減という感覚型の業務という、大きくこの3つに仕事が分類することができます。
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定常業務の大半は単純型だったり選択型の業務であることが多いですし、
付加価値を生んだりとか、新しい価値を生むようなプロジェクト型の業務になると、感覚的な業務というのも増えてくるのかなというふうに思っています。
この単純型、選択型、感覚型という3つの業務を、単純と選択については、極力効率化したりとか、
あるいは自分以外の人にやってもらう外部化をするための仕事というふうに位置づけていきます。
感覚型の業務、付加価値業務については、自分にしかできない価値づくりということになりますので、極力この時間を増やしていくということになります。
まずは、自分の業務の中で単純型、選択型という業務をどれくらいやっていて、感覚型の付加価値を生む業務をどのくらい時間を使えているのかという現状を把握をして、
仕組みを作ることで単純型、選択型にかかっている時間を減らして、その分、感覚型、付加価値業務に使える時間を増やしていく。
このために仕組み化を考えていくということをぜひやっていきたいなというふうに思っています。
ぜひご自身の業務についても分けて考えてみるというところから始めてみてください。
本日は仕組みづくりとその先へということでお話をさせていただきました。
