自己紹介とイベントの告知
こんにちは、人生加速コーチのなおこです。このチャンネルでは、管理職を捨ててライフコーチとして独立した私が、これから企業復業を目指している方の背中を押せるようなお話をしていきます。
今日は午前中が毎週恒例のお話会、週次ミーティングということで、私の回だったんですね、今回が。毎週週替わりでそれぞれの担当会があって、直近の状況とかいろいろ相談をさせていただくっていうのが回ってくるんですけど、今日が私の回でした。
今日はちょうど札幌で、話し合うなおこさんと優しいトレーナー育成コーチ山口哲也さんのセミナーがあり、ご本人たちプラス、それに参加するメンバーもそれぞれ移動していたりするので、いつもより参加人数は少ない回ではあったんですが、それぞれチャットで参加していただいたり、なおこさんもフライト直前にちょこっと顔出してくださったりで、濃いディスカッションができたかなと思うので、
その中でちょっと出たお話をしていこうと思うんですが、先に告知をさせていただきます。昼スナックを12月も開催します。12月29日月曜日14時から18時まで場所が東京笠上付のスナック引き出しさんで開催します。
チャージ等は概要欄でご確認お願いします。参加したい方はご連絡いただければと思います。
その中でいろいろ話したいことはあったんだけど、引き出しさんでやっているようなスナックも別の機会で開催したいなという話も出ましたので、その辺はまたベッド壁打ちの佐紀さんと細かい話をさせていただいて、それも含めて来年年明け2月ぐらいかなに実施できればななんて思っています。
そういうイベントを開催するにあたって、考えることやることを洗い出して、何をどう考えて作っていくかみたいなそのプロセスですね。
思考回路、過程のところも含めて出せるものを出していこうという話を今日していたというか、お話しアナウンサーの昨日のラジオの中でも、やっぱりその自分がやってきたことをそれを今度人に教えるとか伝えるということを、それがやっぱり自分のまず最初に得るべきものだよねっていう話があったので、
私はその管理職を捨ててと言っているけれども、その管理職をやる中で培ってきた能力とかは、自分では当たり前だと思っていることも他の人からしたら、そんなことができるんだみたいなことを言っていただくことが多い。
特に集団の中で発揮されやすい能力ではあるので、最近だとおそらくセミナーをやるときの段取りだったりとか、あとはこの間の経営合宿の中での立ち回りという表現を使っていただいたんですが、
私が何をどう考えて、どう判断して、その行動に出ているのかっていう、その行動の部分だけ聞いとると、やれる人というか、すぐパッとできる人みたいな風に映るんだけど、その行動に出るまでにも私もいろんな考えとか葛藤があって、こういう風に考えて、こう判断して、その行動に出ているっていうところがあるので、
いくつかパターンがあった上で、今はこれが最適かな、今の状況と自分の置かれている立場というかポジションを考えたときに、こういう風にするのが一番その場にとって最適かなみたいなことを自然と結構考えてやっているところがあるので、
なんかそういうその内側ですよね、思考の内側みたいなところを出していくと、それがすごい参考になる人がいるんじゃないですかっていう話をしてもらって、なるほど、はぁはぁと思ったんですけど、その中でも出てきた話を今日も一つしようかなと思っていて、
タスク管理ですね、やっぱりセミナーをやるにあたっても、今回新宿の11月27日のセミナーをやるにあたっても、かなりいろんな細かいことをいつのどのタイミングでどういうことをやったのかっていうのを全部一回洗い出してみたんですよ。
その上でそのタイトな期日の中でやっていくタスクをね、言い方悪いけどさばいていくわけなんですが、それをどうやってるのかみたいな話とか、基本私大量行動の人なので、その大量行動をどうやってんじゃいみたいな、その頭の中ですよね、どうなってるんだっていう話を今日はしてみようかなと思って、
基本的に人間はマルチタスクができないと言われているので、マルチタスクをめちゃくちゃこなしているように見える人も、実は細かいシングルタスクを小さく小さくしてそれを順番に大量にさばいているだけであるっていうのがまず考え方の前提ですね。
だから多分その細かく小さくしたタスクをどんどんどんどん次々っていう風にリスト化というかしているっていうことを多分息を吸って吐くように私は多分やっているんだと思うんですよ。
それをどうやってどういう考え方でやっているのかっていうところを話しようと思うんですけど、これは全然会社員でも参考になると思うし、それこそ自分で全てのスケジュールを作ってきてやっていく。
要は他人に締め切りを決めてもらえない個人企業の皆さんっていうのもいると思うので、そういう人たちにも役立つ考え方かなと思います。
基本の考え方は、私は2社目に行ったベンチャー企業で、そういうレクチャーというか、それはリーダー以上向けだったかな、一応役職者向けにそういう講習がありましたね。
自分で本を読んで勉強したところとかもあるんですけど、ベースはそのベンチャー企業のめちゃくちゃ頭のいい人たちに教えてもらったとですね。
東大とかそういう国公立とかを出た新卒1,2年目の優秀な子たちが、そうでもない中等社員にいっぱい教えてくれるっていう感じでした。
本当に頭のいい人たちっていうのは、できというか、そもそも本当に同じ脳みそ、エンジン積んでますか、みたいな感じだったんですけど、それがベースに今もすごい大事にしているところではあるんですけど、
まず一番大事な根幹のところですね、っていうとタスクはなるべく忘れるようにするっていうのがもう大前提にあるんですよ。
タスクは忘れられれば忘れられるほど良いというものであるっていうのが一番大事なベースにある考え方なんですね。
これ何て言ったっけな、GTDみたいな、GTOみたいな感じなんだけど、Getting Things Doneの略だったかな。
GTDとかでググれば出てくると思うんですが、そういう考え方に基づいたタスク管理方法で、タスクを忘れるとはどういうことかっていうと、
その必要なタスクを必要なタイミングできちんと思い出せる仕組みを作って、そのやるべきタイミングが来るまでは忘れていられるようにする仕組みみたいな考え方なんですね。
要はその逆ですよね。逆の状態で言うと、人はあれもやらなきゃ、これもやらなきゃっていう頭の中にタスクがたくさん残っている状態って、
脳みそのワーキングメモリーをめちゃくちゃ食うんですよ。覚えてなきゃいけないから。そのタスクを忘れないように覚えておくということに、めちゃくちゃ思考のエネルギーとか脳の容量を食うんですよ。
だからその状態をなるべくなくして、今やるべき目の前のことだけに集中できる状態にして、それ以外のタスクはその必要な時まで忘れておけるように、一回その頭の外に出すっていうのが基本的な考え方です。
あれかな、今パッと思いついたイメージで言うと、わんこそばってあるじゃないですか。あれって一口で食べれるおそばが目の前にひたすらお椀にパッと注がれて、それを食べると次が来るっていう、多分思考停止じゃないですか。目の前の小さい一口のわんこそばをひたすら食べるだけじゃないですか。
自分はその状態でよくって、そのタスク管理の仕組みがそのそばをついてくれる人みたいな感じですよね。
全体の量が、これから食べるべきそばが何十杯も見えちゃってると、これ全部食うのかよみたいな感じになると思うんですけど、ただ目の前の一口大のおそばを食べるだけだったら多分何も考えなくていいかなって。
こんなに?って多分思わないと思うんですよね。
タスク管理もそういうイメージでやるといいのかなと思ってまして、だからその一口大のタスクが次々と勝手にやってくるような仕組みを作るっていうところなんですね。
ツールは別に何でもいいと思うんですけど、私は基本Googleカレンダーを使っています。
タイミングが決まっているタスクかな。
タスクを忘れる重要性
まずそのタスク管理、これも基本スタンスですね。
基本スタンスとしてすぐできるタスクはすぐやる。
すぐやれば忘れられるじゃないですか。
さっきの覚えている必要がなくなるので、すぐできるタスク。
このすぐの基準としては大体2,3分ぐらい。
2,3分ぐらいでできるタスクはその場でやる。
例えばちょっと変身するとかですね。
ちょっと入力して済むとか、それぐらいの軽作業で済むタスクはためないですね。
すぐやるからもう忘れられる。
自分ボールをなくすってことですね。
相手があるやり取りであってもすぐ返すとかにして、
一旦自分の中からはリリース出すっていうのがその軽作業、すぐできるやつ。
これはちょっと時間かかるなとか、ちゃんと時間をとって考えたりとか、
じっくりやりたいな、やるべきものだなというものに関しては、
いつやるかを決めて、いつやるをカレンダーとか何かしらに、
今年の場合はGoogleカレンダーに入れて、
そのいつやる、いつ何をやるということがわかっている。
例えば明日の3時にやるみたいなものが決まったら、
それをカレンダーに入れて、明日の3時まではそれを忘れているという状態にする。
基本もうこの2つなんですね。すぐやるか、いつやるか決める。
忘れる、それまで忘れるというこの2つに分かれます。
そのじっくり時間をかけてやりたいことの中にも、またその分解があるわけじゃないですか。
具体例で言うと、セミナーの準備で思い出すとすると、
今回セミナーをやるにあたってチケット販売サイトのMOSHというのを使ったんですが、
私MOSHを初めて使ったんですよ。
MOSHのチケット販売ページを作るというタスクがあるとして、
ただそれって結構大きい塊のタスクなんですよ。
その中ですぐできることとか、先にやっておいた方が後々の作業がスムーズになるよなと思うことを
ちっちゃく切り出して前倒しする。
これだけだったら今できるな、やっておけるな、みたいなことをちっちゃくしていくんですけど、
例えばMOSHのアカウントだけ作るとか、
とりあえずそのページのUIっていうんですか、そこだけでも見ておく。
何が必要か、どういう項目があるのかとか、いきなり何を書くかとかまで考えずに、
とりあえずこういうUIになってて、こういう項目があって、
これがないと進めないんだな、みたいなことを確認しておくみたいな、
そういう作業とかですね、その辺は先にやっておく。
それを見ておくことで、これやろうと思ってすぐ取り掛かれないじゃん、みたいなことがそこで分かったりするので、
じゃあその前にこれはやっておかないと、実際に本題の作業に入るまでにめっちゃ時間かかっちゃうな、
これみたいなことを潰しておけるので、とりあえず見ておくとか、
そういうのはやるようにしてますね。
それをまた今すぐやるのか、先にここでその時間をちょっと取ってやっておくとかっていうのもカレンダーに入れるんですね。
Googleカレンダーの便利なところはやっぱり、どうしてもスケジュール通りにいかないことも多い。
わけなんですけど、スライドするだけなんで、パズルのように、
これちょっと今日できなかったわ、じゃあここでやろうみたいな、何時にやろうとか、
ちょっと今日中難しそうだから、明日の何時にやろうみたいな感じで、
明日やろうじゃなくて、明日の何時にやろうっていうのをブロックを動かして、
パズルみたいな感じですね。それをひたすらやってます。
あっとあっとに置いてあるブロックですね。
明日やろうと思っていたこととかがあると思うんですけど、
今日やろうと思っていたことが、思ったより早く終わったとか、やらなくて済んだとかっていうので、
開くことがあるわけですよ。
ってなった時に、じゃあ明日これやろうと思ってたけど、
今日のうちにやっちゃおうみたいなこともできるので、
タスク管理の基本
未来のブロックを、タスクを逆に手前に持ってきて、先にやっちゃうみたいなことも結構ありますね。
だからちょっと時間ができたなと思ったら、カレンダーの先の予定を見て、
今のうち、今日に前倒ししてできることないかなっていうのを探してやっておくみたいな感じですかね。
そうするとまた未来にバッファーが生まれるので、
余裕ができるっていうのがあります。
あとそのタスクをやるにも、これぐらいかかるだろうっていう時間の見積もり。
時間の見積もりですよね。
それは多めに見積もる。
30分ぐらいでできるだろうと思うタスクであれば、1時間取るとか。
だいたい2倍からそれぐらいかかるつもりで抑えとく。
時間通りにいかないことの方が比較的多いんじゃないかな。
だいたい自分を過信して短く見積もってしまうので、
自分の体感の見積もりの倍ぐらいは時間取っておくみたいな感じですかね。
それで時間かかったら時間かかったで、もちろんそれでも終わらないこともあるし、
逆に何か思ったより早く終わったっていうときは、
それで空いた時間を別のことに使えるので、
多めに見積もっておいて損はないかなっていう感じです。
一番やっぱり良くないのが、できるだろうと思ってカツカツに詰め込んで
どれも終わらないみたいなのが一番悲劇かなと思いますので、
とにかくバッファーを取る。
移動時間とかそういうのを含めて多めに見積もる。
移動なんて本当その時間通りにいかないことも結構あるじゃないですか。
電車遅れてるとかもあるし、何か忘れ物したとか、
いろんなことがどうしても自分の要因以外でも起きちゃうことはあるので、
そこは結構多めに見積もるかな。
そんな感じかな。
あとはその生活の中で大事な予定というか、
食事とかストレッチとかお風呂とかもそうですけど、
その体のメンテナンスの時間もちゃんとブロッキングですね。
カレンダーの中に入れておくっていうのはすごい大事にしていて、
タスクばっかり詰め込んでその合間で食事をするとかじゃなくて、
ちゃんとご飯の時間はご飯の時間、お風呂の時間はお風呂の時間、
っていう生きていくための時間ですね。
そこもちゃんととっています。
そうやってカレンダーを埋めていくと1日であっという間なんですよ。
効果的な予定管理
とてもとても会社に勤めて8時間働いて、
行き帰り通勤をしている暇がないということに気づくんですよ。
カレンダーに大切なことを入れていくと。
あんまりその早朝、深夜とかは基本的によっぽどじゃない限り予定を入れないようにしているので、
その日中にいろいろ予定を入れておくと、
ほんとあっという間というか、この貴重な時間をどう使っていくかっていうのが可視化される。
意外と時間ないぞっていうことがすごい可視化されるので、
その合間でこうやって発信とかもしていくわけですから、
スタイフもちゃんと1時間取っているんですよ。
スタイフを取る時間というのも1日1時間ブロックに必ず入れているので、
朝できるときもあるし、朝できないときは午後に動かしてというので、
だいたい今日のスケジュールでこのタイミングでスタイフ取れそうだなというのをあらかじめ入れておくという感じですね。
あとはちょっと小技的なテクニック的なところになりますけど、
時間が決まっていないタスクに関しては、これはGoogleカレンダーの話ですけど、
特に時間の指定がなくて、この1日の中でどこかでやればいいよねみたいなことは
マイタスクとかの終日という設定にして、1日のどこかでチェックがつけばいいかなというぐらいのものはそれにしていますね。
あとはそのカレンダーのブロックの中にも必要な情報を入れておくとか、
例えば行き先が決まっているものであればそこにお店のURLとか、
必要な持ち物とかがあれば、
ここの日のセッションでこういうことを話そうと思っているみたいなことがあればそこに入れておいたりとか。
タスクに関連する情報ですね。
関連情報がそのカレンダーの中に入っていると、
それも思い出したりするコストがかからないというか、
思いついたときに入れておいて、後でその必要なタイミングが来たときに思い出せるようにしておく。
そんな感じかな。なるべくGoogleカレンダーと連携できるものはさせてますね。
例えばズームとかもそうだし、
あと電車の乗り継ぎとか調べるときは、
ナビタイムかな。ナビタイムだと調べた経路で、
これで行こうっていうのを決めたらそのままGoogleカレンダーに反映できるので、
それも入れたりしてますね。
あと子供に対して言うこととか、そういうのも入れてますね。
テレビ8時までとか歯磨きとか、毎晩のタスクに。
これは時間指定のタスクで入ってます。
入れとかないと忘れちゃうんで。歯磨きとか忘れちゃう。
自分も忘れるし、子供が歯磨きしたかの確認も忘れちゃうんで。
私ね、習慣化結構得意なんですけど歯磨き忘れちゃうんですよ。
最近はホワイトニングとかしてるから、そこら辺やっぱ気付けるので、
歯磨きは前よりは忘れなくなりましたけど。
娘が寝る前に歯磨きしたかどうかのリマインドは毎日忘れちゃうんで。
そんなところかな。一応紙の手帳も使ってはいるんですけど、
予定が変わった時のスライドが楽なのがどうしてもGoogleカレンダーなので、
紙の手帳は合ってないようなものっていうか。
結局予定を抑えるときに紙の手帳とGoogleカレンダー、
両方確認してから入れるみたいなところがあるんで、
あんまり紙の手帳が使いこなせてない感は否めないんですけど、
一覧性がマンスリーでのですね。
一覧性はどうしても紙の手帳の方が高いので、
そういう意味での使い分けというか、
細かいタスク管理はGoogleカレンダーで、
全体的な予定が詰まりすぎてないかとか、
全体観を見るのが紙の手帳っていう感じかな。
紙の手帳はそんなに細かいタスクは入れてないですね。
人と会う予定とか、娘の習い事とか、
基本そうですね。
誰かとの予定っていう感じかな。
人が絡む予定は手帳に必ず入れるセッションとか。
そういう感じかな。
合間に自分が何をするかみたいな細かいところはGoogleカレンダーで、
ちょこちょこ管理するみたいな。
そういう使い分けをしているな。
一旦思いつくところはお話ししてみたんですけど、
もし質問とかがあればコメントとかいただけると、
またそれにお答えしたいなと思います。
そして私の今この後のGoogleカレンダーは、
牛乳と納豆を買いに行くというタスクが入っておりますので、
OKまで歩いて牛乳と納豆を買いに行きたいと思います。
さっきまで忘れてました。
これぐらいでいいんですよ。
忘れてていいんです。
忘れているのがいい。
何か参考になれば幸いです。
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