業務マニュアル作成の重要性
今回は、外注や社内の業務マニュアルとして使える、マニュアル作成をAIでやってしまうという方法、これ革命的な方法をお伝えしようと思います。
スタッフやメンバーさん、外注さんに何度も何度も同じ作業だったり、何かの制作手順を説明して、
あ、この時間何度も同じこと言ってる、超もったいないなって思ったことないでしょうか? その気持ち痛いほどわかります。
我々も昔は自分たちのやってる仕事や作業の手を一時的に止めて、月っ切りでチームメンバーさんやスタッフさんに作業の手順を教えたりだとか、
共有したり、何度も何度もしていました。 多い時だとね、30回40回とか同じ説明を何度もしていたことがあります。
ところが今回の方法を使うことで、その説明の手間、時間が劇的に減りました。 これはまさに革命だと思っています。
そして減ったのは時間だけじゃなくて、細かいミスとか認識のズレみたいなものもすごく減ったんですね。
結果時間がよりできたということになります。 まさにこれAI時代の現代ならではの働き方だなぁというふうに思っています。
もしあなたが同じ説明をスタッフさんとかメンバーさん外中さんに2回以上しているんであれば、
あなたの貴重な時間、お金、この時給というものが説明コストによって溶かされてしまっているかもしれません。
古代ローマの哲学者セネカはこう言いました。
我々に与えられた時間は短いのではない。我々が多くの時間を浪費しているのだ。
まさにこの同じ説明の繰り返しっていうのが、あなたの貴重な人生の時間というものを浪費させてしまっている原因の一つになっているということかもしれません。
でももう大丈夫です。それはもう今日で終止符を打ちましょう。それができる時代がですねやっと到来しました。
Loomによる画面録画
この動画を見終える頃には、あなたが周囲に繰り返し説明をするというタスクから永久に解放されるツール、手順、これが明確にわかるようになります。
それでは行ってみましょう。
はいでは早速AIを使った高品質なマニュアル作成のやり方を見ていきたいと思うんですけども、
まず何で何度も同じ説明を繰り返さなきゃいけないかというとですね、
もう結論からわかる通りマニュアルがないからなんですね。マニュアルがないんですよ。これやっといてね。後よろしくねみたいな。
こんな簡単に手渡せる手順書みたいなものがあれば何度も同じ説明を繰り返す必要はないんですね。
はいなので高品質なマニュアルさえあれば ok と。じゃあこの高品質なマニュアルをどう作るかってことでやっていきます。
はいじゃあここからパソコン画面に行きたいと思うので一緒に行ってみましょう。
はいということで画面に来ました。今回そのね高品質なマニュアル作成を叶えてくれるツールっていうのがこの
ルームというツールになります。L O O Mでルームですね。これ平たく言うとどんなツールかというと画面録画。
画面録画以外にも自分をね写してカメラ代わりに使えたりするんですけども まずは画面収録ということで説明します。
画面収録ができるツールなんですよね。画面収録して録画が終わったらボタンクリック一つで共有の URL を取得できてそれを送れると。
めっちゃ秒速で動画が共有できるっていう優れもののツールなんです。結構ねこれ話題になっているので知っている方もいると思いますがすごく便利です。
ルームのアカウントを作っていただくとこんな感じの画面が出てくるので左下とかにこういうふうにレコードビデオとかっていうのがありますし
Google Chrome の拡張機能を使うとここに拡張機能があると思うんですけどこういった形でルームっていうのを起動させることができますので拡張機能で使っていただくのがおすすめかなと思いますね。
はいということで Google Chrome の拡張機能であるルームっていうツールを入れていただいてここからの作業は進んでいきます。
今回何か例があった方がわかりやすいと思ったんで今回は YouTube のサムネイル画像を外注したり誰かスタッフさんとかメンバーに頼んだり業務を依頼するっていう体でマニュアルを作っていきたいと思います。
ではまた画面に戻っていきましょう。はいということで画面に戻ってきましたが今回は YouTube のサムネイルを依頼するってことで仮に超簡単なんですけどこういうシートをね
Canvaを使ったデザイン指示
サンプルで用意しました動画管理シートみたいな感じでタイトル URL サムネワードがあるとこのサムネワードを基本的には使ってもらってサムネイルをデザインしてもらうということを頼みたいとします。
デザインについてですねこのタブの方でデザインについてはこういうふうに使ってほしい色は黒緑です
メインはこのダークブルーのシャープ00008Bみたいなアクセントカラーはゴールド金でシャープFFD700みたいな
で使ってほしいフォントがひらぎの格号式画像素材はビジネス系のやつをまあ素材探して使ってくださいみたいなちょっと荒いですけどこういう依頼をするとしますね
これをスプレッドシートに一通りまとめてデザインはこのキャンバー今回はキャンバーにしましょう
キャンバーでテンプレを使って文字だけちょっと入れ替えてくださいねとサムネワードを使ってくださいねみたいな感じでやるとしますね
はいでそういう時にこの ここのシートを見てこのサムネイルワードを見てキャンバーに行って
テンプレ選んでみたいな文字を変えてみたいなこれでサムネを制作してくださいっていうこのフローを言葉で説明するのって結構難しいじゃないですか
そういう時はやっぱり画面を録画してその動画まにやるみたいな感じにした方がわかりやすいと思いますのでこういう時に
ルームというツールを使いたいということなんですねではここからルームという拡張機能を使って実際に画面の録画のやり方をね
簡単にお見せしたいと思いますはいではですね録画を開始したいスタートの画面に行っていただいて
この右上のルームというね拡張機能のアイコンをクリックして録画を始めていくと左下の アイコンでも行けるのでどちらでも大丈夫ですね
はいスタートしたい画面のところからやっていくとでこのルームのリンクをクリックするとこんな感じで カメラありなしマイクはどれにしますかとかが出てきますのでこれを設定して
いただいてでウィンドウとかフルスクリーンとか選べるんですけど画面全体録画したい場合 フルスクリーン特定のウィンドウだけ
やりたい場合はウィンドウでタブだけとこの現在開いているタブみたいなを録音したければこのタブを選ぶという感じですね
基本ウィンドウでやることが我々は多いということなんですけどねはいウィンドウでやるとでスタートレコーディングを押すと
現在開いているウィンドウどれにしますみたいな感じで言われるのでこれを特定のものをこうやって選んで共有みたいな感じですね
共有っていうふうにやりますねじゃあ共有ってやるとはい今ですね321みたいな感じではい
ここからルームの録画が開始されるという感じになっています 今録画されてます左下にこのね秒数があると思います
でまぁ今回はねあのサンプルなんで適当に喋っちゃいますけど録画されるんですよ 例えばこれね
はいじゃあよろしくお願いしますと動画管理シートがまずありますのでタイトルと動画の url サムネワードを
チェックしてくださいサムネイルのデザインで使うのはこのサムネワードなのでこれを必ず使ってください
これをコピーしていただくでもいいですしちゃんと覚えておいてですね このキーワードをベースにCanva
に行っていただいてCanvaのYouTubeサムネイルテンプレートというテンプレート 出来合いのものでいいのでCanvaが用意してくれている
YouTubeサムネイルのテンプレートの中から何か希望のものを選んでいくということですね まああったものを選んでサムネイルを作ってみてくださいみたいな感じですね
まあ何でもいいんですけどこういうふうな例えば これみたいなこれを選ぶとしたらえっと注意してほしいのは
キーワードももちろんなんですけれどもこのデザインのタブに行っていただくと ここですね
デザインのところに行っていただくと使ってほしい色っていうものが指定されています ベースカラーは黒緑シャープ333631ですね
そしてメインのカラーがダークブルーでシャープ00008Bと アクセントカラーがゴールドでシャープFFD
のFFD700ということでアクセントのカラーとなっております 使ってほしいフォントはひらぎの角ゴシック
画像素材はビジネス系であれば大丈夫です ビジネス系っていうふうにCanva上で検索をかけていただいて出てくるような素材を使ってください
ということでこのCanva上でデザインをしていってください 変更するのはここのテキストと写真ですね
写真素材はこちらから提供しているものが事前にあると思うのでその写真素材を使ってください
一通り話終わったらですねこの停止ボタンを押します ということで録画を停止するとこんな感じでもうタイトルも作ってくれてて
サマリーも作ってくれててねチャプターまで作ってくれてるんですよ すごくないですかこれすごい便利でありがたいですよね
もちろん記録した動画もあると でこのURLポチッとするだけでもう共有できちゃうんです
Loomを使った動画マニュアル作成
このリンクを送れば相手にこの動画マニュアルを共有できるということなんですごく便利ですよね
これだけで十分これだけでもねちゃんと撮れさえしていればマニュアルとして使えると思うんですけども
ここからがですねルームの新骨頂が発揮されるんですよ
はいここまででルームを使って画面収録して動画マニュアルっていうものをね作っていただきました
でルームのすごいところ新骨頂はここからでなんとこの記録した動画文字起こしも一緒に作ってくれてます
この文字起こしを使ってあとチャットGPTを掛け合わせてより高品質なマニュアル作成っていう段階に次進んでいきたいと思います
では行ってみましょうはいということでルームっていうものは先ほど言った通り文字起こしも同時にしてくれてるんですよ
どこから手に入るかというとこのトランスクリプトっていうのがありますんでここクリックするとほらこんな感じで文字起こししてくれちゃってるんですね
これ精度が微妙なところは結構精度いいんですけど微妙なところはチャットGPTを使って整形すればいいのでここで文字起こしが取得できるってのは大きいですよね
はいそしたらこのコピーっていうところ行っていただくとトランスクリプト文字起こしがコピーできますのでこれをコピーした状態でチャットGPTに行きます
はいこんな感じでチャットGPTに来たらこのプロンプトを打ってみてください
あなたは新人研修を担当する超一流コンサルタントです以下の業務マニュアルの文字起こしテキストをもとに新人さんが一人で作業できるよう手順を明確にした業務チェックリストの作成をしてください
各ステップは具体的で分かりやすい言葉でお願いします文字起こしテキストはこちらにということなのでルームのところに行っていただいてこのコピーしたところからチャットGPTに貼ってください
貼ってくださいだったらもうこのまま行っちゃいましょうはいそしたら
より分かりやすい表現にしてくれて整えてくれますそうすると業務チェックリストYouTubeサムネイル作成手順ということでステップ1
録画データの確認とこちら管理シートの準備ステップ2キャンバーを開いてテンプレートを選ぶキャンバーのリンクも載せてくれてますね
ステップ3デザインルールに沿ってカスタマイズベースカラーダークブルーこれね言った通りですね
はい言ったやつですねフォント開きの各語式画像素材これみたいな言ったやつ文字起こしデータをベースにこんな感じでステップ
by ステップでまとめてくれていますそしたら直すところはね適宜直していただく必要あるんですけども今回この手順をご
説明しますのでこのままいきたいと思いますそしたらこの出来上がったらですね出力されたらこのコピーの
マークがありますのでコピーしてくださいそしたらこういう google ドキュメントか何かに行っていただいて貼り付けてください
はいコピーした内容を貼り付けると言うことですねはいこれは最後はいらないので消すとこんな感じで
はいここも消してですね業務チェックリストみたいな感じで作れるこれだけでも十分親切ですよね動画プラスこれがあるみたいな感じです
はいで動画は前とこれをの q へと url をコピーしてえっと一番下あたりにですね動画
ChatGPTによる業務チェックリスト作成
はこちらみたいな感じで用意しておいてルームのリンク こちらですねルームのリンクをこうやって貼っておけば ok なわけですよ
でど詳しくはこのルームを見てねみたいな感じで見せることができますよね はいこれだけでもねまあ丁寧なんですけどよりわかりやすく丁寧なマニュアルにするために
もうちょっと一工夫してみますね そしたらまたチャット gpt に戻ってきていただいてこのプロンプトをね入れてみましょう
この業務手順の要件を3つに絞り各項目を150文字以内で説明するサマリを作成して くださいと
はいそうするとこんな感じで3つの要点と150文字以内の説明文章が出てきましたのでこれも コピーします
でそこで最後のそうだなえっとまずこのチェックリストの前の要点みたいな感じで 冒頭に置いとく方が親切ですかね
うんと概要みたいな手順の概要みたいな 手順の概要ですねこんな感じで置いといてあげるといいかなと思います
これ見出しの設定とかはもちろん後からやるとしてですね こんな感じで先に概要を伝えて詳細な手順リストみたいな
こっちを詳細にすればいいんですかね こっちを詳細にして
こっちを概要にすればいいですよねはい まあこんな感じでやってあげればいいのかなと思うので
はいそして最後に動画があるみたいな感じはい っていう感じで動画付きのこういうマニュアル作成というのを簡単に ai を使って
高品質に素早くですね 時短をして作ることができますでここまで聞いていただいた方でとはいえ何から
マニュアル化しようって迷われている方がいるかもしれません その場合はこの質問をしてみてください
繰り返しを行っている作業や説明はないかですねこれを聞いていただければ 自問していただければマニュアル化するべきタスクっていうのが明確になると思います
一つずつやってみてください でマニュアル化で言うと似たような話でブログを書くとかメルマガを書くとかセールスレーターを
書く両オファーを作るとかですねセミナーを作るとかっていうのは結構繰り返しの 作業になってきませんか
スモールビジネスでやっているとそういう作業って何度も何度もやることだと思うんですよ これもできればマニュアル化しておいた方が業務の効率っていうのは上がっていきます
で我々この早はそういったブログの書き方がメルマガ書き方とかそういったね 成果物を作っていくためのテンプレートというものも無料で配っています
詳しくは概要欄の方からですね無料でテンプレート入手できるようになっていますのでそちらを 覗いていただいてその書くとか作るという作業の方も普段のマーケティングのね
タスクの方も効率化をしていってみてくださいはいというで今回の内容は以上になります こういった内容ちょっとでもね興味あるよとか気に入っていただけたらですね
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