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お疲れさまです。経営企画のたばこ部屋第 6 回の配信になります。前回の続きです。
予実管理システムに関する初巻の後編となりますので、まだ聞かれていない方は第 5 回のほうから聞いていただければと思います。
前回は Excel 管理の問題点と、その問題があるとすれば、その Excel の問題があるとすれば、予実管理システムがどのようにそれを解決してくれるのか、
どんな価値があるのかというところをお話しさせていただきました。今日は、素晴らしい予実管理システムなんですが、実際自分が使ってみて、
どのようなことをハードルに感じたのか、あるいは利用者としてどのようなリテラシーを持たなければならないのかということを少し話をしてみたいと思っています。
まずは、利用のハードルとして単純にあるのは値段の高さですね。これはやっぱりシステム導入の ROI がどうのという話にどうしてもなってしまうんですけれども、
経営者のリテラシーも問われるところかと思います。あなたが今回してるんだからいいじゃんとか、あなたの業務を軽くするためにシステム入れてどうすんだよみたいなふうに言われてしまうと結構見込みがないんですよね。
値段の価値というのがどこにあるのかというのは、前回もお話ししたような俗人化をさせないための価値だったりとか、標準化をして自動化してというところもありますけれども、
その人が今いるからいいじゃんという発想になってしまうような会社だと導入はそもそも ROI が認められないという意味で難しかったりするでしょう。
幸いにしてそれを乗り越えることができたとするとどうでしょうという話が次に来るんですが、難しいです。
これ単純に難しくてですね、どこからどう触ればいいのかというのはやっぱり Excel のような表計算システムとは違って、
ユーザーインターフェースを介してその背景にデータベースであったりマスターであったりというものがたくさん格納されている当然ですけれども、
代物なので、見えないこの背景の構造をちゃんと頭の中で想像して理解しながら使わないと大事故が起きますというのがこの余実管理システムですね。
もちろん、これは CS 担当の方もいらっしゃいますので、どういうふうになっていますということは説明を受けながら使い始めることになるとは思うんですけれども、
初期導入の時にはそれでいいかもしれませんが、新しく担当者が入った時にその人が毎回そのサポートを受けられるかというとまたどうかわかりません。
どうしてもヘルプのページとかそういったところを見ながら自力でキャッチアップするみたいなシーンが出てくることもあるでしょう。
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実際私はそうでしたね。説明いただくこともなくですね、ひたすらいろいろとヘルプ見ながらキャッチアップした感じなんですけれども非常に大変でした。
今もう本当に100%理解できているかというと怪しいところはありますが、いろんな落とし穴にはまりながらこれをやると間違うんだなということは一通り理解できたようなそんな感じになっています。
これはやっぱりエクセルのところで普段からちゃんと意識して作られている方はいいんですけれども、いわゆるリレーショナルデータベースというものをちゃんと概念として把握しながらエクセルを設計されていらっしゃるかどうかというところで一つハードルがあると思います。
データベースとはなんじゃらというところからだと思いますし、マスターとかトランザクションというところのすごい基本な話ですけどね、これを区別ができていないと大混乱するとも思います。
実際使う上では取引先マスター、環状科目マスター、組織マスター、ユーザ権限マスターとかそのあたりのいろんなマスターを設定した後で毎月の仕分けを登録して予算デイビー、実績デイビー、見込みデイビーみたいな感じで各種データベースをそれぞれ別に分けて保存するというところにミソがあるんですが、
こういったデータベースの構造について説明されなくても分かるぐらいでないと使いこなせないといいますか、使ったときにこの数字、今表示されている数字が実際どこのデータベースからどう取ってこられているのかということすら分からなかったりしますと。
だから表示されている数字を読み間違えてしまうみたいなこともあって恐ろしいわけですね。実際裏で走っているのはSQLか何かだとは思うんですが、それの想像とかもしないと使いづらいというのは実際あると思います。
非常に混乱しました。僕も最初これ見て、これ実績かと思ったら見込みなんだみたいな逆もしかりみたいなこともあったので、なんせキャッチアップが難しい。キャッチアップしてしまえば非常に明快に安心して使うことができるというものなんですが、そのハードルが高いなというところは非常に思いました。
もう一つ、ハードルといいますか、便利なんですが完全にExcelワークを撲滅することができるわけでもないというのも注意点ですね。例えば、ある部署とある部署との内部取引について事前に取りまとめて、それを実績としてシステムに投入するための下準備をしないといけないとか、
あとは本社の費用配付とか、共通費用をどの部署に配付するかみたいなところのロジックを事前に決定して、単純に売上に応じた配付割合とかであれば、それはそれでシステムでも実現できると思うんですが、結構その辺って複雑なロジックを組みがちなところだと思います。
それに必ずしも対応できるロジックをシステム上で実現できるかどうかというのは、まだまだ個別事情はExcelでやってから投入みたいなことになることも多いと思います。
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他にもありますね、いろんなCSVとかを投入するわけです、システムに、その投入するときにこの行とこの行に重複して値が入っていると、思った値の倍入ってしまうとかですね、そんなこともあるんですね、恐ろしいんですけど、
売上がパッと見ると2倍になっているとか、だいぶ意味がわからないんですけど、そういうことが仕様を理解してないとあり得るということも起こります。これが大事項の話ですし、そういったところと、あとはこれも一つ重要な話でですね、
常常性、予実管理についてやっぱり俗人化を防ぐことができるというのが一つの価値としてありましたけれども、逆に言うとですね、こういったやや複雑な仕様とかを理解せずに、この手順で投入するんですよとかって決まった手順としてマニュアルを作ってしまうと、
そのオペレーションは理解しているが、その背景になぜそのオペレーションが必要なのかとかっていう理由だったりとか、応用が効かない担当になってしまいがちというのがあると思います。
パワークエリの回でも申し上げたかと思いますけれども、自動化をするとか、ボタン一つでとかっていうふうにやると副作用として考えなくなります。どうしても楽なので、それで済むんだったらいいやって感じでですね、考えなくても回ってしまうという副作用があります。
そうすると何が問題かというと、組織が増えますとか、無くなりますとか、部署が今まではある部署にあったところを切り出して新しく別のところに持っていきますとか、感情科目も同じでこれを追加したりとか、これとこれを合わせて一つの感情科目にしたいとか、いろいろと変更はもちろんありますよね。
そういったものに自力で対応できなくなってしまう可能性があります。CS担当そのためにいるんじゃんっていう話かもしれませんが、それでいいのかという話ですね。もちろん手伝ってもらえるとは思いますし、お金を出せばそういった方々に設定をしてもらうことももちろんできます。
ただ、それをしていくということはどんどん外注先に依存するみたいなことになってしまうということにも気づかなければなりません。非常にそれはリスクであって、やっぱりそこにどんどんコストが加算でいきますし、企業としてのROIが本当にそのシステムに対して合っているのかという議論にはなりがちですよね。
ですし、そういった外部に依存すればするほどリスクなんですよね。単純に費用だけの問題ではなくて、これまで使っていた機能が使えなくなる可能性ももちろんあります。システムなのでアップデートされていくとありますし、単純に一番のリスクとしてはそのシステム自体が使えなくなるみたいな話がありますよね。その会社が潰れるみたいな極論があるかもしれません。
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なので、こういう利用のハードル、難しいとか値段が高いとか、あとは単純に便利に使えたとして担当者が考えずに使ってしまうみたいなリスク、結果的に外注先に依存してしまうみたいな話になると本末転倒ですよねというのがこれを使ってみた自分なりの一つのリスクというかハードルかなというふうに思ったところでした。
という感じで、いろいろとマイナスの話も含めてさせていただきましたけれども、総論、このシステムの発展、すごく期待しております。経営企画の生産性を上げる一つの良いプロダクトだと思いますので、これからも応援しております。
はい、前後編にわたってお届けしましたけれども、こちらで以上とさせていただきます。お疲れ様でした。
