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はい、お疲れ様です。経営企画のたばこ部屋第5回目の配信となります。
今日はテーマとして、予実管理システムについてお話をしてみようかなと思っておりますが、
こういったものが出てきて、まだ久しいですよね。予実管理システム。
いろんなものを思い浮かべられるかもしれませんけれども、早い話がExcelではなくて、
予実、予算の策定、実績の管理、見込みの管理みたいな、この3つの取り扱いをシステム上でやってしまおうという、
そういうシステムが最近出てきていますし、かなり勢いをよく伸ばしているのかなというふうに思っています。
Excel じゃ駄目なのかという話から、まずしてみようと思いますが、
前提として、私は別にこのシステムの関連する会社に所属しているわけでも何でもないですし、
案件でもないので、非常にフラットな立場でものを申し上げることができるというところはお話はしておきたいんですが、
Excel って何で駄目というか、Excel だと何が起こるのかというところからお話をしてみると、
別にいいわけですよね。Excel でもちゃんと業務は回っていると思いますし、
大多数の会社が今そういうふうに予実管理を回しているんじゃないかと思います。
これは小さい会社だからとかっていうのではなくて、大きい会社でも本当にフォーマットさえ決めてしまい、
各部署に配布して回収してそれを一つにほっちキスするみたいな、
そういうオペレーションさえちゃんと回すことができれば、多少手はかかるだろうが正しく運用することができるというのは、
これはもうこれまでの実績が証明してきていることだとは思います。
ただ、それが複数人、大きな経営企画の部署があるのであれば冗長化することはできると思うんです。
何々さんが仮に倒れたとしたら、Bさんこれやってくださいとかいう話ができるので、
そういった意味で組織に人が余裕があれば、その辺の俗人化のリスクというのもあまりないと思うんですが、
小さい会社だともうAさんが倒れたら、その場で予実管理のシステムというか仕組みがもう止まってしまうみたいな、
そんなリスクをはらんでしまうのは、このExcelの怖いところだったりもすると思います。
仮にそのAさんが倒れなかったとしても、Aさん辞める可能性はいつでもありますよね。
その人が辞めた時に辞めるから、公認のCさんを連れてきましたとした場合に、
Cさんの力量次第かもしれませんし、AさんのExcelの設計の美しさ次第かもしれませんが、
それ次第でこれまでのオペレーションをちゃんと引き継ぐことができるかというのは非常に疑問なところだと思います。
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非常にこだわりを持って作られた予実管理Excelであればあるほど、
内容がごちゃごちゃとしてしまって、その人にしか読み解けないような迷宮になっていたり、
それが一つのファイルだけじゃなくて、あらゆるところに散らかってしまったりとか、
これはもう本当に管理者の力量次第だとは思いますが、そういうものは珍しくないのかなと思っています。
いかにそれが仮に美しいとされる作り方をされていたとしても、
それを読み解く側がちゃんと関数を読み解ける側であったり、
データベースの構造について思想の部分まで含めて引き継ぐことができるかだったり、
これまでできていたことが、仮にオペレーションとして会社がやりたいことが変わったとか、
部署が変わった、環状科目が変わったみたいなことにちゃんと対応できるかというのは、
やっぱり担当者の力量に依存してしまうという問題もあります。
なので、Excelがどうという話以前に、
予実管理というものが非常に経営企画の担当者の力量に大きく依存してしまうというのは、
よくある困りごととしてあるんじゃないかなと思います。
であれば、それを解決できるのが、予実管理システムの価値であろうという話なんですが、
一定のところ、今までのサービスで解決はできているんじゃないかなと思っています。
例えば、効率化の面では非常にいいですよね。
システム上から各部署に対してメールを飛ばして、このリンクを踏んでもらえれば、
今月の見込みを入力してもらうためのスプレッドシートのほうに飛びますとか、
あるいはCSVを直接アップロードしてくれれば大丈夫です、
みたいなふうにしているシステムもあると思いますけれども、
そういう形で、経営企画が各部署とのハブになるまでもなく、
そのシステムから各部署の担当者とインターフェースするみたいな、
そういうやり方ができることもあると思いますので、
それで非常にコースが削減できた、みたいな話はあるかと思います。
だから、根付けとしてもなかなか高めの根付けをされていらっしゃるところもあって、
これは経営企画の人1人、もうほぼ大体できますよぐらいの、
そういった思想でサービスを設計されているところが現れているのかなとも思ったりしますけれども、
そういった業務の標準化とか自動化みたいな価値が1つありそうですし、
やっぱりもう1つ非常に重要なのは、オペレーションが俗人化しないということだと思います。
最悪、今やっている予実管理を担当しているピカピカのAさんが倒れたとしたら、
公認で引き継ぐ間もなくアサインされた人がいたとして、
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Excelを読み解けないではなく、極論ですけれども、
そのベンダーの方ですね、予実管理システムの担当者、CS担当とかきっといるはずなんですけど、
その人にシステムの使い方を教えていただくということもあり得る話だとは思いますし、
お金はかかると思いますけどね。
そういうことを1つの業務の冗長性としてみなすこともできるであろうという意味で、
会社としての経営の目を維持することができる価値はあるだろうというのはもう1つ価値としてありそうです。
これももう1つあるかなというのが、確定版としてのデータの置き場所が間違いなくここにあるのであるという、
信頼感みたいなものかな。
何月何日時点の見積みのデータはここに入っているとか、
バージョン管理が怪しかったりして本当の最新の予算ってどれなんだとかいうことがわからなかったりするじゃないですか、
Excelの場合って。
バージョンFinとかいいんですけど、
バージョンFinRevとかそういうのないですか。
Rev2とかね。
Revって多分Reviseのことなんですけど、
バージョンFinRevRev2とか意味わからないものがたまにあると思うんですけど、
本当に最新のデータってこれなんだっていうふうに客観的に見てわかるようなデータの格納ができるのはシステムの優れたところであるということも言えそうですね。
こういう非常にどこに何よっていうところを明確にする意味での価値もあると思います。
こういったExcelの管理の問題点をいくつか解決してくれているのがこういった予実管理システムだとは思うんですが、
私も今業務上これを利用させていただいているもののいくつかやはり問題点、
これはこれから解決しなければならない問題点、
これはシステムの問題点もそうですし、
使う側のリテラシーの向上みたいな点でも改善の余地というか一緒についていかなければならないんだろうなという話があるので、
これはまた次回詳しくしてみようかなと思いました。
予実管理システムの利用上の注意というか利用するためのハードルというか、
担当者が持つべきリテラシーというかそういった話ができればいいかなというふうに思います。
ということで少し今回はこの辺で一旦切りまして、
次回予実管理システムに関する利用のハードルみたいな話をさせていただければと思います。
今日のところはこちらで失礼いたします。お疲れ様でした。
