報連相の重要性
お疲れ様です。経営企画のたばこ部屋、41回目の配信です。
この番組では、戦略コンサルから事業会社の経営企画、FP&Aに転身した私、きりんが、
今日も経営企画のニッチな話題をお届けしております。
今日から週1配信になります。今日以降もまたよろしくお願いします。
今日のテーマはですね、報連相、報告連絡相談。結構こすられまくったテーマではあるんですけれども、
経営企画という立場で、これを少し捉え直してみようかなというふうに思います。
経営企画に限った話ではないんですけれども、報連相ってとても大切ですよね、というところの話です。
前者の資座を持って、前者の企業価値の向上をミッションとして働く経営企画ですから、
そういう意味で関わる人は非常に多くなるんですよね。現場の実務を動かすにしても、現場の方々といろいろ共同する必要はありますし、
経営企画としてやらなくてもいい仕事というものが定義できないからこそ、人事とかITとかいろんな方と関わることになります。
そういう意味で縦をつないだり横をつないだり、この場合でいうと縦というのは経営からの意思を現場に伝えるという意味ですけれども、
横というのは必ずしも支持系統にないけれども連携が必要な、例えば経理とか人事とかそういったところとの連携、横をつなぐということもありますし、
斜めですね、自分の上長ではないけれども、例えば人事の部長のところと会話をしてみるとか、
PRじゃないけれどもそういった偉い方、斜め上の偉い方の協力を仰ぐとかそういうこともありますので、
こういった形で関わる人が非常に多い企画の働き方の上で報告連絡相談というのは非常に大切だということでございます。
報告と連絡の定義
たまにこの話をするきっかけにもなったんですけれども、この報告って何のためにしてるのかとか、
報告するだけ時間が無駄じゃないかとか、そんなことを思ったりもすることがあるんですけれども、
そういう意味でなぜ報告ってしなければならないのか、これは報告なのか、何なら連絡なのかっていうところの違いだったりとか、
そういうところも含めて今日は整理してみたいなと思っております。
という意味でまずは法連相の定義からいきましょう。やっぱり定義から遡るのは非常に大切だと思います。
実際にこの辞書を引いてみました。報告だったら、与えられた任務の結果などについて告げ知らせることと書かれていました。
任務を与えられてその結果について告げ知らせるっていうことらしいんですよね。
だからこの与えられた任務、任務が与えられているのであればそれに対して結局どうなったのっていうことを告げ知らせるというのは、
それはそうですよねっていう感じじゃないですか。
連絡ってどうなのっていう話で、連絡定義を読むと関係の人に情報などを知らせることと書いてあるんですね。
これ違いが何なのかというと、任務が与えられているか否かというところの違いって考えていいと思います。
任務が与えられているのであればその結果について報告を待っている人がいるというわけですよね。
連絡は方や関係しているから、ただただとりあえず知らせておこうと。
別に任務を授かったわけではないけれども、その人に対してその連絡をしておくことで、
内容を告げ知らせることで何かしら意味があるからお話をしておこうというのが連絡だというその違いがあります。
任務があるかどうかっていう違いですね。
一応触れておくと相談っていうところも定義を見ておくと、
報告の役割と影響
物事を決めるために他の人の意見を聞いたり話し合ったりすること、これは分かりやすいですよね。
報告と連絡の違い以上にもはっきりとして違いがありますよね。
物事を決めるために意見を聞いたり話し合うっていうのが分かりやすい定義ではあるんですけれども、
報告からもう一度いきましょうか。
与えられた任務の結果報告として告げ知らせるというものですから、
これは上長に対して当然に行う情報共有のことですよね。
上長から任務を授かります。
直属かもしれませんし、もうちょっと上の人から直接振ってくることもあるかもしれません。
なので、すなわち報告というものはする意味があるのかなとか、
これ報告したって結局何も変わらないじゃないかとか、
そういう手間がかかるからとか意味があるかないかとかそういう話ではなくて、
任務を授かった以上行うのが必要になる、義務であるという、
そういうふうに心得たほうが良さそうなものだと思います。
全ての仕事は何かしら与えられた任務に沿って行われているはずなんですよね。
経営企画の場合はその任務が企業価値の向上みたいなふうに、
かなり大きなもので降ってきているので、
自分で自律的に自発的に動くっていうこともあるわけなんですが、
そういう意味であっても、
企業価値の向上のために今私はこういうことをしていて、
その結果こういうことが起きていますっていうことを、
その都度上司の方に報告をしておくっていうのは、
これは正しい態度なのかなと思います。
これ言っても仕方ないとか言ったところで何も変わらない、
明日の動きが変わらない、何なら報告するだけ時間の無駄っていうふうに思うと、
それはそれで任務を、与えられた任務に対して今何をやってくれているのか分からないっていうふうになってしまうので、
今の状況としてはとても不安だと思うんですよね。
例えば評価のときとかに、これは顕著なんですけれども、
別に評価をされるために働いているわけではないんですが、
評価する側を困らせないっていう意味で、
判断材料をちゃんと与えておきましょうというそういう観点も持てるかと思います。
報告をしておかないと評価いい悪いっていう以前に、
あなた何してたかちょっと分かんないですっていうふうになっちゃうと思うんですよね。
せっかく現場レベルではすごく活躍をして価値を出していたとしても、
それが伝わっていなければ、やっぱり評価としてはノットアプリカブルというか、
NAになってしまいますので、判断材料がなくなると評価ももちろんされませんという意味でもったいないから、
ある程度報告は義務としてやっておきましょうというふうに思います。
意味があるとかないとかそういうのではなくて、定常的に報告の場を持っておいて、
それがないのであれば自分の方から進んで情報を入れておくということが必要でしょうね。
これがいわゆる縦との情報連携、自分の冗長に対する情報連携、これが報告だと思います。
連絡っていうのがどうなのかというと、さっきも言ったように関係の人に情報などを知らせることというのが辞書の定義でした。
この場合、ミッションになっていない、任務を与えられていないけれども情報を入れておくというのがこの連絡だというふうな違いだと申し上げましたが、
つまり指示系登場にない、報告義務のない人間に対して情報共有を行えば、それは連絡という位置づけになります。
斜め上の人とか人事部長とか経理部長とかそういう方に対して情報を共有しておくというのは、
任務を授かっていないのに何でそんな連絡をする必要があるのかという話なんですけれども、
それは私が思うに経営企画としては、いざというときに相談がしやすくなるからだと思っています。
相談をするってそもそもどういうことかと言いますと、連絡の後にくるものですよね。
相談というのは、情報をまず現状を共有して、その現状にどういう問題があるのかということを共有して、
その問題点に対してこういう解決策がありそうでというところをお話をしていく上で、中で行われていくのが相談だと思います。
が、いざ何かが起こったときに初めて相談していると、相談される側の負荷って非常に高いんですよね。
なんだなんだと、そもそもあなたが普段何をしているか知りませんというところから入るのと、
普段あの件聞いてましたよと、そんな状況に今なっちゃったんですねというふうに入りがスムーズなのと、
事前に連絡をしていると、こういうことをやっているというのは分かっていましたというところからスタートするので、
そういう意味で相談のハードルを下げることができる。相談のハードルが下がればやっぱり解決策の精度も上がりますし、
やっぱりこう深く現状を理解してもらっていて、いきなりいろんな情報を聞いて処理するってやっぱり大変だと思うんですよ、頭の中で。
だからそういうところも負荷を下げて、どうしたらいいかというところをちゃんと考えていただくところに脳のリソースを割いていただくことができる。
そういう意味でも事前に連絡をして現状を共有しておくとか、何かの途中経過を共有しておくということは非常に有意義だと思いました。
例えば何かの契約を巻こうというときに、もともとはフォームとやり取りをしているはずなんですよ。
そのフォームとこの契約書の文言とかのやり取りをしているはずなんですけれども、途中でこれもしかしたら経理上ちょっと処理がややこしいやつになるかもしれませんねとかっていう話になれば、
もう経理部長もCCに入れておくとか、これについて誰に報告をして、その方から相手方にコンタクトを取っていただかないといけないなとかっていうことが仮にあるのであれば、その方もCCに入れてっていうことをしておいて、
裏ではさっきメールした件なんですけれども、実はこういうことが起こっていて、こういう文脈でこういう話があって、だからそれについて〇〇さんに直接この件お話しいただきたいんですよねとか、そういうことを連絡しておくと非常にスムーズというイメージはつくかなと思っています。
まとめますと、報告というのは任務を得た以上それはもう義務であって、やる意味があるとかないとかそういう話ではなくて、縦で情報を共有しておく、ミッションを授かった人に対して打ち返す情報共有のことであって、連絡というものがあるとすれば、やっておくとこれは進めやすくなる、プロジェクトを進めやすくなるものであって、斜めとか横の情報共有のことなんじゃないかなというふうに私は思います。
以上ですね、今日の話は報告と連絡の違いでございました。
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以上です。お疲れ様でした。
