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お疲れ様です。経営企画のたばこ部屋シーズン2の第14回目の配信となります。 今日はみんな大好きスプレッドシートの話をしてみたいなと思います。
Excel じゃなくて Google スプレッドシートの方が、むしろ最近私はよく使うまで来てます。
もちろん企業の規模によると思いますが、かなり中小企業、スタートアップでこのシェアが増えてきているというのは、もう肌感で高まってきてますね、感じています。
確か去年の8月とかそれぐらいに、どこかの企業がアンケートを取っていて、全ての企業を募集団にしていたので、数字としては少なくなるんですが8%、それでも8%ぐらいは
Google スプレッドシート、スプシを使っている会社が増えてきているのだということを定量的に示されていました。
これがスプレッドシート、もっと中小とかスタートアップに絞れば、もっとシェアは高いんじゃないかなというふうに思いますね。
なので、今エクセルを主にお使いの方も、このスプレッドシートが使えるように徐々に慣れていっておいた方が、時代に取り残されない経営企画をできるのではないかなと思います。
今でいうと、やっぱり生成AI、これを業務に使わないという手はないぐらいまで来ているじゃないですか。
これが使えないとなると、もはやパソコンがよくわからないとか、キータッチを人差し指でしか打てないみたいなおじさんになってしまうみたいな、そういう話になりうるんですよね。
本当に時代についていけないという意味で、このエクセルかスプシかみたいな小さい話ですら、一つ一つですね、この時代にちゃんとついていかなければならないなという、そんな危機感を持ちながら利用しているところでございます。
皆さんもぜひスプシを使ってみていただければと思っています。
とはいえですね、今エクセルを使っている方からすると、なんでそんな使いづらいスプシを使わなければならないんだろう、エクセルの方が色々と便利じゃないかみたいな、
使い慣れたショートカットも使えるし、アドインも使えるし、色々カスタマイズしているんだという声も聞こえてきそうなんですけれど、
もちろんそうだと思います。エクセルでしか使えないアドインとか、既存業務がエクセルベースで組まれていて、わざわざ作り変える必要が全くないという場合もあるとは思うので、
それはそれでいいとは思うんですけれど、他の部署とのやり取りとか、そういう場合でまずは使い始めていただくのがいいかもしれません。
今、ちらっと申し上げたショートカットが使えないとかですね、色々あると思うんですけど、ショートカットもですね、
Windowsベースのものを使えるようにするみたいなボタンが実はあったりするので、それも有効化していただくとか、そういう工夫でなんとかカバーできたりもします。
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じゃあエクセルのその介護感、なんとかなるからエクセルに近しくなってきていますよという話だと、やっぱりまだまだ魅力がないと思うんですが、
エクセルを超えてきてますよという話がいくつかあるんですね。これはエクセルを超えるというか、ちょっと別軸の機能として、
別軸の使い方が生まれ始めているという考え方の方がいいかもしれないんですが、いくつかあってですね、ひとつよくあるのはまずは同時編集。
これもちろんGoogleスプレッドシートの得意分野ですね。
複数の方が同時に同じシートにアクセスをしてみんなで一緒にいじるということができるのは、このクラウドベースのソフトウェアの有利な点かと思います。
これは何を言ってるんだと、それはもちろんOffice 365の方でもできるじゃないかという話はあるので、これはどちらかというとエクセル側の方が追いついてきたっていう話でもありますが、
その同時編集という点では非常に優れた挙動パフォーマンスを見せてくれるのがスプシですね。
あとは権限管理の話、これはわりとわかりやすい価値かなと思っていまして、
例えば予算を作るとか事業計画を作るみたいな時に人員計画とか作ると思いますと、あるいは部署別のいろんな部署で何を費用、購買したかみたいなものについても情報をまとめたりすると思うんですけれど、
誰がどこの情報まで見せていいのか、誰にどこの情報まで見せていいのか、これを適切に管理しないと、例えば他の部署の全然関係ない人に人件費、誰々さんの人件費が見えてしまうとかっていうのは大事故ですので、
それをしないためにですね、このシートは誰が見ることができるとかいう権限をちゃんとバイネームで付けるとか、それが管理ができて、
追加で私も見せてくださいみたいな申請が来てOKとしたりできるわけなんですよね。そういう権限管理をちゃんとできるということがもう一つ魅力としてあるかと思います。
Excelでもできるじゃないかというのはもちろんそうです。このローカルのネットワークドライブとかどこかに格納したものの権限をちゃんといじれば大丈夫なんですけれども、
それについてダウンロードしてExcelのファイル自体をメールに添付して誰かに送るみたいなことを禁じることはなかなか難しいんじゃないですかね。
そういうセキュリティ上のリスクみたいなところは割と守られているかなと思います。スプレッドシートをダウンロードもできないみたいな、そういう設定もできますからね。
権限管理の話と、特にこれはExcelより優れているなと感じるものがブック関連系ですね。Excelの場合、ブック関連系をそもそもするなと禁忌だというふうに言われる方が非常に多いと思います。
私もパスが変わるとそのブック関連系が途端に壊れますので、かつ一つのブックで作業をしたいのに別のブックに参照先があると、
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追うのが大変になるというのがあるので、できるだけそれはしたくない派なんですけれど、それをやりやすくしているのがこのスプレッドシートですね。
元々のシートからインポートレンジ関数みたいなのがあるんですけれど、その関数で別のシート、別のブックにあるものを持ってきて、それを参照してということができるんですよ。
それをやるとですね、元のシートの情報を閲覧しながら、今使っているスプレッドで操作ができるみたいなことがあるので、そこの連携が非常にスムーズ。
かつ、元のブックのパスが変わるという概念がないんですね。
元のブックには元のブックの固有のURL、IDが付与されているので、それをどこのGoogleドライブ上のフォルダに移動させたとしても問題なくそれが連携できるというその価値があります。
やっぱり多くの経営企画のシートを扱うわけですね。経営企画は多くのシートを事業計画を取りまとめる上でも使うので、それらのシートをどうしても参照し合うことが多くなってきます。
特に予算とか人員計画はここからとか、購買計画はこの辺からとか、そういう感じで持ってくることが多いんですけれども、それに耐えうるという意味では、非常にこのスプレッドシートの使用は助かるなというところです。
ただですね、そういったメリットもありますけれども、デメリットもとても大きいものがありまして、まだまだここは頑張ってほしいなと思うんですが、Excelに比べると重い。どうしても重いですね。
Excelだと数十万行ぐらいは何とかしてくれると思うんですよ。列数にもよりますけれども、数十万ぐらいなら何とかギリギリ動くという感じなんですが、スプシになると1万行を超えだすともう結構限界ですね。数分計算にかかってしまうということもあると思います。
これは使う関数の種類にもよるとは思うんですよね。サムプロダクトとか、その起発性の関数を組んでいるとより重くなるんで気をつけないといけないんですけれど、その辺、気をつけないとですね、計算が終わったふりをしてまだ途中だったりとか、嘘の値を返してくることが実はあるんですよ、スプレッドシート。
それは非常に怖いので、できるだけ軽く作るという心がけが必要になります。あとはExcelのほうがまだ作れてるなという話があるとすれば、ローカルデータとの連携ですよね。どうしても別のセールスフォースとかSFAのツールから取ってくるデータってCSV形式であることが多いと思うんです。
なんですけど、Excelだったらそれをどこかのフォルダに格納しておけば、パワークエリで読んできてということが自動化できたりするんですが、そこはどうしても分断されてしまいますよね。CSVを読み込むっていう、もちろんGASとか組めばいいとは思うんですけれど、それがやっぱりExcelよりもひと手間分断されている感覚を覚えますね。
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あとは、アドインがそんなに充実していないということもあると思います。私はExcelとか結構その辺使うんですけれども、そういうのが使えないので、関数の読み解きというか、他の人が組んだ関数についての読み解く労力はやっぱりExcelのほうがまだやりやすいのかなとか、そういうこともあるとは思います。
そんな感じで、Googleのスプレッドシートのメリット・デメリット、それを踏まえても、やっぱり新しい関数だったりとか、新しいメリットがあるので、それについてキャッチアップしておくことは全く損はないと思いますので、今後の時代の潮流に乗り遅れないように、今後も使っていけたらいいなと思っております。
そんなところでしょうか。今日は以上にします。お疲れ様でした。
