Excelの利便性と限界
ふて寝するほど話したい。この番組は、システム開発25年の株式会社プラノザが、赤坂より開発現場の今と本音をざっくばらんに話していこうという番組になります。
進行は私、鴨志田と、代表の島田と、賑やかし役の辰巳です。よろしくお願いします。
よろしくお願いします。
そうしました。今回のタイトルですが、肥大化を続けるExcelベースの社内システム、いつ限界に向かえるのかというタイトルになります。
やはり、そうですね、個人的にもまだまだExcelというものがたくさんの会社さんに使われているなというふうに思っているんですが、その認識はまずあっていそうですかね。どうでしょう?辰巳さんいかがでしょうか。
業務システムとして使うかは別として、全世界で一番使われているソフトウェアなんじゃないですかね。マイクロソフトの。
やっぱりExcelって便利ですよね。
便利だと思います。
どういう点が特に便利だと思われているんですかね。どうでしょうか。個人的にはなんですけど、ある種のバージョン管理っていうんですかね。
いただいたものを修正してまた戻すというか、ローカル帳に保存されるっていうことがかなりやりやすいなと思ってたりするんですが、
辰巳さんいかがでしょうか。Excelってなんで選ばれたり使われ続けてるんでしょうか。
そうですね。お手軽だよね。基本的にね。ファイルで閉じられてるんで、スプレッドシートとかってなるとクラウド状にあったりするんで、
お手軽さはなくて、とりあえずネットに繋がってないとできないし、他の人が触ってる、それはないのか。
でもファイルになってると自分のローカルにあるっていうのがすごい安心感があって、それをちゃんと管理しとけばなくなることはないし、
さっき辰巳さんが言ったみたいに、人からもらったものを自分で直して名前をちょっと変えて、
島田加筆とか、2025年7月の1みたいな感じで書いて返すと自然とバージョン管理ができるんだよね。
これ今私編集しますねって言ったら、編集権がこっちにあるっていう話になって、向こうはその間直さない。
暗黙のルールができるよね。みんなで触れるよってなると便利だけど、
Googleスプレッドシートの話だけど、便利だけど一体誰が今ボール持ってるのかって分からなくなっちゃうっていうね。
確かにスプレッドシート触っていて思うのが、一応見ようと思えば誰がいつ修正したかっていうのは見れるとは思うんですけど、
元がどうだったっけみたいなところがパッて見えづらかったり、全体で共有されているものをいじるっていうのはちょっと怖さがあったりというのは個人的には思ったりしますね。
関数とかを書き間違えない限りExcel自体はエラーを出さないんだけど、自分でよく間違えてしまってどう動いているのか分からなくなる。非常に多いのかなと思いますね。
ありがとうございます。Excel、やっぱり便利っていうところは間違いないのかなというふうに思うんですが、
これがExcelの限界というんですかね、これをそのまま使っていればいいじゃないかというわけにやっぱりいかないですよね。
いかないですね。うちの経理も使っているのかな、今。しばらくはずっと使っていて、どんどんそれをやめにして、経理の人も今2人体制でやっているので、
少なくともスプレッドシートにやって、誰でもアクセスできるようにしてって言っているんだよね。
何がダメかというと、すごいやっぱり属人性が高まるんだよね、Excelってね。
属人性っていうと、個人で何を今いじっているのかとか、そういったものが完全にそこで完結してしまうみたいなかつしですかね。
マイルールがね、そこに詰め込まれているんで、ここは編集していいとか、編集しちゃダメとか、
ここの部分は単純な関数じゃなくて別のシートを参照しているとか、わけわからなかったんだよね。
下手すと別のブックを参照しているんで、
同じフォルダの中に別のマスターの情報を管理しているExcelがないと動かないとかね、大変なことになるんでね、放っておくとね。
確かにExcelですと、ある種のデータベース代わりみたいに使えちゃうので、それがローカルの中でもできてしまうので、
そうすると他社から見たら残っちゃうというところになりますよね。
そうですね。
あと僕の方で思うこの限界って、いろんな人がたくさんいろんなことを書いちゃうとファイルの容量が上がってくるじゃないですか。
Excelってその数字じゃなくていろんなメタデータを包含している。
そうなってくるとファイルを編集するどころか開くことすらできなくなってくるみたいなことも。
どうすんねんってことはよく起きますよね。
基本的にはそれの量が多くなってきたりとか複雑になればなるほどExcelはどんどん使いづらくなってくるという認識であってますかね。
システム化の必要性
重くなりますね。
実はですね、自分も一番初めに入った会社はメーカーで、そこで全然コンピューターがわからなかったんで、
でもコンピューターをあてがわれて、総務部だったんだけどね。
そこで管理をするようにしてって言われていろいろとやり始めたんだよね。
その時やったのは当然Excelで、初めやってたけど段々関数を駆使していくとだんだん重くなってくるんだよね。
すごい重くなって、特に集計関数みたいなのをたくさん使っていくとめっちゃ重くなってくるっていうのがあって。
そこからVBAっていうやつで、言語で書けるんだよね、ビジュアルベーシックで書けるんだよね。
そうすると軽くはなるんだけど、それにしてもまだブラックボックス化していくんだよね、そこでやっていくとね。
あれも本当に良くなくって、それにしても管理項目が増えていくとどんどん重くなっていくのは間違いなくって。
特にVBAとかで作って、中間テーブルみたいなのをたくさん作るようになると、人間が書いたのではないすごいデータが出来上がるわけですよ、そこに。
中間のデータみたいなのがね。
こういう一人の編集者によってゴリゴリに書かれたものだとすると、その人以外分からないんで、やめちゃったりしたら大変ですよ、手がつけられない状態になるんですよ。
そうです、本当にやばい。
属人性がとても高まるっていうことと、あとExcelの仕様上っていうんですかね、多分つぎはぎつぎはぎだらけになってくるのかなっていうのもちょっと思っていて、そこら辺も重さとかまとまりのなさ、属人性っていうところに重なってきそうだなっていうふうに聞いていて思ったんですが。
本当そうです。プログラムと違ってリファクタリングもしにくいでしょうし。
リファクタリングというとすいません。
簡単に言うと最適化ですよ。
最適化、なるほど。
関数も便利なんで、多様していろんなことできるっていうので使うんだけど、特に条件分岐でif文とか使って書いて何々が0以下だったら赤くするとかそんなのも書いたりするんだけど、
そんなの多様していると、初めのうちは非常に便利と言ってるんだけど、データが1000件とか1万件になってくるととても重くて動かないみたいな感じになってくるんだよね。
VBAっていうものがExcelに対するソースといいんですかね、プログラミングコードだという認識ではあるんですが、あってますかね。
ちょっと違うかな。
関数は関数あるよね。
はいはいはい、関数はありますね。
関数は別でVBAで書くって言うと、セルA1とセルA2を足すとかっていうのをVBAで書くと実行するとそれが裏側で計算されて別のセルに入れられるみたいな。
関数書かなくてもそれで計算して入れられるみたいな。
何が嬉しいかっていうと、それを使って繰り返し処理ができるんで、関数ガーって何万行も書いておかなくてもVBAを走らせると何も書いてないところにガーってループで繰り返し処理で計算されて埋まっていくみたいなことができるんでね。
かつセル状に書かないからすごくちっこいじゃないですか、セルって。
に直接書くよりはVBAでまとめて書いた方が楽っていうところもすごくあると思いますね。
そうですね、もうあれね、関数を駆使してですね、もう何百文字になってるのがあるんだよね。
もうifがたくさん、何個付いてるのifがみたいな。
本当に。
それはもうメンテできないからね。
今の話を聞かせていただいていると、具体的なクライアント名は難しいかもしれないんですが、ただ事例はあったのかなっていうふうにお見向きをするんですが、いかがでしょうか。
その辺をちょっと具体例と、それまたどう改善したのかっていうのをちょっとお伺いしたいですが、辰巳さんいかがでしょうか。
エクセルからシステム化したっていうのがあんまり例がないんですけど、そういうところで一つ辰巳の方で例を挙げるとすると、
不動産会社さんでエクセル上で稟議を記入してそれを印刷して回覧していったっていうのをシステム上に変換していったっていう経緯がありますね。
そこでは本当にエクセルの内容が日々変わったりだとか、あとはその入力ミスとかを指摘するのが大変だったりだとか、
それがどうしても紙に最終的に印刷するので、じゃあ誰が今ボールを持っていてどういう状態なのかわかりにくかった。
まあ課題だったので、それをクリアできたっていうことはありましたかね。
改善事例の紹介
なるほど。ちょっと脱線してしまうかもしれないんですけど、授業内容的に紙ベースで扱うものが多い授業内容であると、
やっぱりエクセルっていうのもそこの便利さのままいけるので、なかなかシステム化に移行しないというところもあったりするんですかね。
確かにそのまま印刷できたりっていう話だと思うんですけど、それは本当に便利ですし、
あとは大体のシステム化していない業務における帳表ってエクセルで書かれてる。
なるほど。
そういうところは非常に属人化しやすい要因なのかなと思いますね。
なるほど。ありがとうございます。島田さんいかがでしょうか。
そうですね。過去たくさんあったんで、どれが具体的か思い出せないけど、
さっき言ったみたいなエクセルの関数のおばけみたいなシステムを作ってて、
それをやっぱりこれはいけないんでシステム化したいって話は結構ありましたね。
実際にシステム化して、普通のRDBのデータベースを使ったシステムにして、
みんなでブラックボックス作んないでみんなで見えるようにするっていうのはよくやってましたね。
でもここで一つ大事なことは、やっぱりみんな自分の部署だけでエクセル使いたいんですよね。
さっき一番初めに言った通りすごく便利なんで、
全部ウェブのシステムになってますんで、今までやってきた業務全部できますよって言われても、
いやいやいや、こっちにメモ書きたいこともあるし、メモも書けるようにしましょうかって言っても、
いやそうじゃないって、ローカルに自分のパソコンにファイルがあって、
そこで管理したいっていう要望ってどうしてもあるんですよね。
だからもうそれは自分は本当に思うんだけど、いくらシステム化しても、
最後エクセルで吐き出すっていうのは必ず必要だなと思ってますよ。
実際、おそらく今お島田さんの話を聞いているとそういった会社さん多いのかなっていうふうに思うんですが、
それはやはり現場ベースの声も吸い上げて、エクセルにして吐き出すっていう機能をつけるっていうことで、
基本的には対応してきたって感じになるんですか。
そうですね。基本的にデータは入力はウェブのシステムでやっていくんだけど、
最後それ入れたものをエクセルのファイルで吐き出すようにして、
あとは自由に使っていいですよっていうのは、そんなふうにしておくと喜ばれますよ、現場からね。
なるほど。ざっくり次どんな会社さんを選べばエクセルからシステム化がうまくいく会社さんなのかっていうところを聞こうと思ったんですが、
そこら辺の今お島田さんのがほぼ答えかなっていうのを個人的に思っていて、
そこら辺の何でしょうかね、やっぱり勝手が分かってない会社さんですと、
そういったところも無視して作ってしまうとどんな弊害が出たりするもんなんでしょうかね。
やっぱり業務回らなくなることはありますよね。
回らなくなってしまうんですね。
そうですね。やっぱりその部署ではエクセルを元にして、さっき言ったような倫理だったり、
そこからそれを元にしてお客さんとのやり取りを記録していくとかっていうのを結構扱ったりするんで、
それが頻繁に変わるとか、刺激をちゃんとこのフォルダに何月分とかで取っておくっていうのが一つの業務のフローになってするんで、
そういうのを全部やめやめってシステム屋が言っているのは拷問ですよね。
今の話を聞いていた島田さんは当然のように言っているんですが、
お客さんの業務とかどういうシステムが欲しいのかっていうのをしっかり聞いていないと、
そもそも提案として乗っけられないんじゃないかなっていうふうに思っているんですが、
最初の時点で結構深く聞いていくってことはやっぱりExcelから移行していくっていうのは大事な点になるんですかね。
そうですね。やっぱり初めにヒアリングするときに今やっていることを教えてくださいって言って聞くんですけど、
お客さん、現場の人としてはこれちょっとなくなっちゃうんだろうなと思って恐る恐る出してくるわけですよね。
潰されるんじゃないかみたいな。
だけどそれを聞いて、こうやってうまく回っているのであれば、ここのところは残しましょうみたいなね。
いうことを言うとすごく非常にフレンドリーな会話になってきて協力的になっていきますよね。
大事なことですね。
ありがとうございます。ちょっと話が戻ってしまうかもしれないんですけど、Excelがもう回らなくなってきた。
属人化が多くなってきた。ブラックボックス化が多くなってきたっていうところの段階にきてから、
相談に来るお客様が一番多いのかなっていうふうに思うんですけど、だいたいその認識であってます。
それよりもうちょっと早く相談してほしかったみたいなこととかもあったりするんですかね。
まあだいたい限界までいきますよね。
なるほど。
で、社長が見かねてもうやめろみたいな。
なるほど。そういう状況であるからこそ、しっかりお客様のヒアリングをして、
現場がどういうことをしているかということもヒアリングに含めて聞いて対応していくっていうのが大事なところになってくるんですかね。
そうですね。今まで通りのやり方をそのままやってもらうわけじゃなくて、重くなっちゃうんで、
月単位でデータを吐き出すんで、その後は今まで通りの運用でとか、そういう提案ですよね。
そういうことはよくやりますよね。
そういう話に近いところで言うと、よくある話が絶対に効率化しなくていいみたいな業務が中にあったりしていて、
そこを逆に無理やりシステム化させちゃうと、社内でも不満が出てきたりっていうこともあるので、
そこの業務理解であったり、社内としてどういうことをしたいのかっていうのをちゃんと理解できる会社に、
そういったエクセル脱却を依頼するっていうのが重要なのかなと聞いていて思いましたね。
ありがとうございます。確かに今話を聞いていて、そこの業務理解も含めて、現場の流れも含めて、
それをヒアリングのときからしっかり聞いてくれる会社に依頼すべきだなっていうふうに改めて思ったのと、
それはちょっと営業臭くなってしまうかもしれないんですが、プラムザではそれをしっかりやっているというところで、
ただとはいえ、早めに相談していただくっていうことに越したことはないのかなっていうのも今聞いていて改めて思いましたので、
エクセルでまだなんとかなるかもと思っている会社様がいらっしゃいましたら、
ぜひ一度どこまで行けるかも含めて棚卸ししてみていただいて、
分からない点とありましたら気軽に相談していただければと思います。
ヒアリングの重要性
という形で終わろうと思いますが、いかがでしょうか。
ありがとうございます。
人間の体だけではなくて、システムも定期的な健康診断が必要ということですね。
素晴らしいまとめをいただいたところで、本日は終わりたいと思います。
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それではまたお会いしましょう。ありがとうございました。
ありがとうございました。
