仕組み化の基本
はい、おはようございます。業務診察エンジニアの加門です。
今日はですね、前回と引き続きまして、仕組み化についてお話をしていこうと思っております。
前回はね、自分自身を知りましょうね、というお話をさせていただきました。
超絶簡単に言うと、自分のことだったり、会社のこと、そして業務のことについて、ちゃんとしっかり棚卸しをしていきましょう、というお話をしてまいりました。
この仕組み化をすることによって、どういうメリットがありますか、というとですね、
まず人に、この業務、あなたが代わりにやってください、というときに、すごく役立つということになります。
やっぱりレシピを分かっていないとですね、料理を伝えることができないんですね。
例えば、お母さん、お父さん、なんとか君に、ご飯を、生姜焼きを作ってあげたいんだけど、生姜焼きのレシピを教えて、みたいな。
まあ、今やったらインターネットで調べろよ、という話なんですけれども。
まあね、そうなんですが、そういうふうに言われたときに、いいよ、じゃあ一緒にやろうね、こういうふうに作っていくんだよ、みたいな感じで、
0から10まで教えることができればいいわけです。
で、しかしながらですね、うちのお母さんとかはですね、感覚派でございますので、うん、適当、みたいな。
まあ、とりあえず、醤油と砂糖、生姜、みたいな。
ね、ほんとわけがわからなかったわけですね。
なので、僕はね、当たり前ですけれども、本を読みながら、ああ、なるほどね、1番もこうね、2番もこうね、3番もこうね、みたいな。
だから、母親に聞くと大体、1番と2番と3番の順番がバラバラになってたりとかするわけでございますが、感覚派でいく人はね。
そうすると誰にも伝えることができなかったりするわけでございます。
で、この誰にも伝えることができないということがですね、引き継ぎ問題に関わってまいります。
また、自分自身で振り返ったときにですね、自分の業務が果たして効率的なのかどうか、合理的なのかどうかっていうのをチェックすることができるかどうかでございます。
ちゃんとレシピというか手順があればですね、本当にこれでいいのかっていうチェックができますので、そのチェックをね、やるということができます。
したがいまして、仕組み化というのはレシピを作る、ルールを作る、テンプレートを作るということになりますので、ぜひね、やってみていただければなと思います。
で、この仕組みを整えることによってね、後にやってくるIT化だったりDX化だったりとかにも役に立ちます。
日本がなぜITかDX化ができないのか、それはですね、業務の内容をわかっていないからなんですね。
なんか適当にやってる仕事をですね、システムを入れればなんとかなると思っているんですけれども、適当にやってればですね、どのシステムを入れればいいのかもわからないので、適当にやるということはですね、やらないでいただきたいなというふうに思っております。
人に頼らない業務遂行
この仕組みを整えることによってですね、なんと業務効率アップするというケースもありますので、ぜひやってみていただければなと思います。
さあ、今回ね、やっていくところなんですけれども、自分を知るというところをお伝えさせていただきましたので、ステップ2についてね、今日はお話ししていこうと思っております。
ステップ2はですね、人に頼らないということになります。
もし時間が余ればですね、ステップ3についてもお話ししていこうと思っておりますので、今日の手順をですね、しっかり聞いていただければなと思っております。
この番組は業務瞬殺エンジニアの加紋が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さあ、本題に入っていこうかなと思うんですけれども、ステップ1は自分を知るということで、自分自身だったり業務全体、そして会社全体のことをね、知りましょう。
棚卸ししましょうということをお伝えさせていただきました。
この時に業務の内容を棚卸ししておりますので、業務手順というのはあらかた理解しているという状況になります。
知ってんのかい、みたいなね。
そこの棚卸しに関しては喋ってないんですけど、機会があればどういうふうに棚卸しするのかっていうところもね、またお伝えさせていただければなと思うんですけれども、
今日はもうすでに棚卸しをしているという状況でございます。
その状態で、仕組みを整えるということなのでね、ステップ2の人に頼らないということはどういうことかということでございます。
まず、あなた自身ができる業務というのは、あなたのスペック、能力、スキル、あらゆるものに依存している状況でございます。
したがって、あなたにとっては普通でも、他の人では普通ではなかったりするということなんですね。
これを人に頼っている状況と言っております。
俗人化するというのはこういったものですね。
人に頼ってしまう。
例えば田中さんだったり鈴木さんはこういうことができるから田中さん、鈴木さんじゃないとできない。
他の水野さんだったり山口さんはそれはできませんみたいなことは、人に頼っているということになるんですね。
なので、業務の内容として確実にその資格を持っていないとできませんとか、
このスキルがないとできませんというようなものでない限りは、人に頼らないものであるべきになります。
今言った資格だったり能力だったりとかは、後で獲得できるものであればOKです。
じゃあそれを獲得できればみんなできるんだねって話になるんで。
でも極力そこの部分を落とすっていうところですね。
どうすれば他の人でもできるようなステップが組めるのか。
例えば手順が1から10まであって、1から5までは誰でもできる。
6から7まで、8までは専門家じゃないとできません。
90は誰でもできるっていうふうにちゃんと分解するということですね。
全てが全て専門家じゃないとできないというふうに考えてしまうのは
これは俗人化の始まりですので、ちゃんと分解していくということが大事になります。
役割分担ということですね。
何でもかんでもね、やっぱりそのお母さんに任せてしまうと
お父さんはずっとスマートフォンでゲームしているとですね、お母さんのイライラも溜まっていくわけでございますよ。
なんですけれども、それはワンオペっていうんですね。ワンオペ家事というんですけれども。
お母さんが例えば長男、長男というか子供のご飯を食べさせてるなと思ったら
ごみ出しをしてみるとかね、お茶碗を洗ってみるとかね、その他のことをやってみるとかね
いろんなことができるわけですよね。同じ時間生きているので。
その時間生きているのであればですね、わからなかったら聞けばいいわけですよね。
今どういうことやって、嬉しいとか。
それでイラってされたらね、たまったもんじゃないんですけども。
そうやって人に聞く、人に聞くじゃない、人に頼らない。
お母さんにめちゃめちゃ頼ってしまっているというのは、その人の負担にしかならないし
オンブに抱っこにしかならないので、それは会社も一緒でございます。
会社も一緒で人に頼らない。この人がいなくなった瞬間会社は倒産するみたいな状態を作らないということが重要になります。
6から8までがですね、専門家じゃないとダメ、このスキルを持ってないとダメだったら
この6から8を持つ人を増やせばいいというふうな考え方になれるので
そこが把握できればバッチリだと思います。
意思に頼らない仕組み
次ステップ3、それがですね、意思に頼らないということになります。
ちょっと時間あるんでね、ちょっとあと2分ぐらいでいけるかなと思うんですけれども
意思に頼らない。意思というのはですね
意中の意、意識の意に志すですね。
この意思に頼らないというものになります。意思というのはですね、やろうっていう
この、なんていうんですか、よいしょーっていう感じですね。
皆さん息を吸ったり吐いたりするのに意思ってありますかって話なんですね。
多分ないんですよ。ここによいしょーって思ってたらとっても大変ですよね。
ということで仕事も一緒なんですね。意思に頼らない状況を作ることができれば
継続することができるということになります。もちろん最初の方が大変なのかもしれないんですけど
新しいことをするということでね。なんですけど、極力この意思というのに頼らない。
例えば、男性が言うとちょっとあれなんだけど、女の人って、うちの奥さん見ててもあれなんですけど
1日1日におけるパフォーマンスじゃないな。なんかあるじゃないですか。
今日頑張れるけど、昨日全然頑張れなかったみたいな。
心の変化だったり体調の変化だったり、男性にはあんまりそういうの感じない人の方が多い。僕も感じないんですけど
うちのお母さんとか、うちの姉ちゃんとか姉とかも感じにくいタイプなんですけど
意思に頼らない仕組み
感じやすい人ってやっぱり感じやすいと思うんですね。
この時に意思に振り回されてしまう。よいしょってやっとかないとできないってなると結構損じゃないですか。
でも最初のステップが簡単です。次のステップも簡単です。その次も簡単。その次も簡単。その次も簡単。
あれ何か知らんけどできてったっていうのを積み重ねると自然と気持ちが上がっていって
結局最初の気持ちの落ちてる感じからどんどんどんどん上がっていって仕事ができるようになるっていうのって
体験したことってあると思うんですね。最初めちゃめちゃしんどいなーって思ってたけど
やってたら夕方になったらめちゃめちゃできるわみたいな。この感じ。
テンション下がるわ朝みたいな感じだったのに夕方は無敵感があるみたいな。
こういうのってあると思うんですけどこれをいかに簡単に作るかっていうのが重要になってきます。
この意思に頼らないというのをどういうふうに作ればいいのかっていうとステップをめっちゃちっちゃくするということになります。
そのステップっていうのは本当にちっちゃくていいです。本当に信じられないぐらいでいいんですね。
パソコンのボタンを押すとか、このレベルで全然いいです。
顔認証でパソコンのロックを開けるとか、キーボードのボタンをつけるとか、そんなんでOKです。
もう本当にこのぐらいのレベルで全然いいです。
1文字1文字で、1文字はあれか、1文字はあれか、ワンセンテンスで終わるみたいな。
なんとかでなんとかでなんとかでなんとか、なんとかなんとかなんとかって書いたらダメですね。
本当になんとかですみたいなすぐ終わるようなステップを作っていく。
ステップをだーって繰り返していくと気持ちが上がっていくようにしておくと便利じゃないな。
すごくやりやすいので、最初のうちはそのやり方でやっていただければ、
どこに何が問題であるかとかすぐチェックできるんで、
ぜひこの意思に頼らないためにも小さなステップを積み重ねるということを考えていただければなと思います。
人に頼らない状況作り
どこまでも小さくしてOKです。本当にどこまででも小さくしてください。
ここまで小さくしても大丈夫?って思っても小さくないんで。
思っているほど小さくないんで。本当に小さくないんで。
ここまで小さくしても全然大丈夫だなっていうのが本当に限界値までないんで。
全然できないはずですのでぜひやってみてください。
本当にこんなこと言うと怒られそうだけど、
幼稚園時に自分の仕事を教えたらどうなるんだろうみたいなぐらいのレベル感でもうもうちっちゃくするみたいなぐらいですね。
パソコンのボタンをポチッと押して当てたらわーすごいみたいな。
本当こんな感じで小さくていいのでぜひやってみていただければなと思います。
ということで今日の放送もここまでとなります。
人に頼らないっていうのと意思に頼らないっていうのは
本当に仕組み化を考える上では非常に重要なところになります。
国語力がある人ばかりではありませんし、能力がある人ばかりではありません。
僕も決して能力が高い方ではないので、
共有マニュアルを作ってくれた人の能力値で作られたマニュアルなんて本当読めないんですよね。
お前はできるかもしれんけど俺はできへんねんみたいなね。
そういうことも結構あるので、
自分はできるんやけどなみたいなそういう感じで作るのだけはやめましょうということで、
ぜひ今日の放送を聞いた上で、
人に頼らない、誰もができるような状況を作るということと、
どんな状況でも意思に頼らずに行動ができるという仕組みを作っていただければと思います。
ということで今日の放送はここまでとなります。
1月17日にコラボライブが開催されます。
15時開催になっております。
ここのコラボライブでは、私が運営しているコミュニティがございまして、
そこのコミュニティの作戦会議みたいなところをやっていこうかなと考えております。
翌週になりますとですね、19日にまだコラボライブがございまして、
20時からですね、作家兼マーケターの、
面白いですよね、作家とマーケターね、一緒になるんだと思うんですけれども、
作家兼マーケターのですね、岡淳さんとコラボライブさせていただきますので、
ぜひ聞いていただければなと思います。
また、もう一つお知らせがございまして、
私がプロデュースしております、アンクスミスというロックバンドがございます。
ロックバンドって聞くと嫌だなっていう方も、
ロックなんて聞きたくねーやっていう方もいらっしゃるかなと思うんですけれども、
いろいろ面白い内容になっておりますので、
古代エジプトをテーマにしているコンセプトバンドでございます。
スノーAIを活用したバンドでございますので、
ぜひ聞いていただければなと思います。
今、2ndアルバムをリリースしまして、
ちょうど1週間ぐらい経ちますが、
ぜひ聞いて楽しんでいただければなと思います。
今、3rdアルバムを作っている最中でございますが、
来月間に合えばリリースしたいなと思っておりますが、
ぜひ聞いていただければなと思います。
はい、ということで、今日の放送はここまでとなります。
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それではまた次回の放送でお会いしましょう。
カモンでした。バイバイ。
