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はい、おはようございます。業務瞬殺エンジニアの加門です。
さあ、本日のテーマなんですけれども、まだ電話で受注している会社さん、その会社さんは想像以上に危険です、というお話をしていこうかなと思います。
どれだけ危険か。
もはや致命傷と言ってもいいぐらいのレベルです。
でもね、これ、もうね、日本の会社さん見てると多いんですよね。本当に多い。本当に多いんですけど、電話受注っていうのがですね、かなり致命傷なんですよね。
その理由をですね、ちょっと今日お伝えしようかなと思います。
5つございます。
1つ目がですね、受波中、そもそもミスが起こるということですね。電話なんでね、しょうがないことかなと思います。
2つ目っていうのがですね、思い出す作業でミスるということですね。
3つ目というのがですね、俗人化して組織が弱体化するということです。
4つ目というのがですね、信頼、信用を失うということで。
5つ目がですね、責任者、つまり社長ですね。社長が倒れたら業務が終わっちゃうよということです。
この5つございます。どうですこれ。やばくねーですか。やばいんですよねこれ。
で、従業員数が5名以下の会社さんというのはですね、日本の会社のほぼ大半になります。
なので、社長イコール会社というところが多いわけですね。
そこまで組織化されてませんよということでございます。
うちの会社もそうですね。
なので、そんな状態でですね、社長が倒れたらどうでしょう。
会社が倒れたのと一緒ってことになります。ゾッとするわけですよね。
受注がやばくなっちゃうわけですよ。
本当は受注受けてたのに、社長が例えばコロナで倒れました、2週間隔離です、連絡もできませんみたいな状況でですね。
今はそこまでひどくはないですけど、そういう状況で、じゃあどうしますかっていうお話ですよ。
お客さんからしたらですね、皆さんの会社を頼って発注してるわけですよね。
それが2週間後に、すいませんちょっとコロナにかかってまして、みたいな連絡が入ったと、とてですよ。
仕方ないですよねって言ったら、収まらないかもしれないわけですよ。
その方が多いと思います。
なので、その対策をしっかりするためにもですね、電話受注というのを廃止した方がいいよというお話でございます。
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もしですね、今皆さんの会社で受注ミスが減らないなーとか、メモを探し出したりとか思い出したりするので結構苦労してるわーとか、
お客様とですね、コミュニケーションしてる時にですね、言った言わない問題、これがあってですねちょっと辛いとかね、
そういうふうなお悩みを抱えている経営者の皆さんがいらっしゃれば、
特に今回のこの会はですね、神会になるんじゃないかなと思いますので、ぜひ最後までお付き合いいただければなと思います。
この番組は業務瞬殺エンジニアの加紋が業務効率化とITニュースを語るチャンネルです。
さあ本題の前にですね、ちょこっとITニュースのコーナーを挟んでいこうかなと思います。
このコーナーではIT領域のニュースを一つ簡単にシェアするコーナーとなっております。
はい、ということでですね、今日のちょこっとITニュースのコーナーなんですけれども、
KDDIがですね、auスターリンクダイレクトというサービスを本格運用をしましたよというニュースがですね、
6月18日、結構前ですね、に来ましたよということでございます。
スターリンク皆さんどうでしょう?ご存知でしょうか?
スターリンクって言うとですね、テスラのイーロマスクさんが持っている会社さんの一つですね。
衛星からですね、電波が届いてですね、どこからでも受発信ができますよというようなサービスでございます。
他のサンキャリア、楽天ソフトバンクドコモはですね、2026年参入をしますよとなっております。
空が見えればつながりますというサービスですね。
地下とかになってくるとちょっと難しいんですけど、例えば雪山に遭難しましたよってなるとですね、
今までだったら電波がなかったらですね、送信できなかったんですけれども、
これから先はですね、スターリンク衛星からですね、電波を受信することができますので、
遭難しましたっていうことを言うこともできるし、そこから電波を発信すればですね、
今どこどこにいるんや、みたいなことができてですね、遭難者の救助も簡単にできるんじゃないかなと思います。
こういうのはね、本当にいいことだなと思います。電波塔がなくなるとね、すごくいいですよね。
警官とかもいいですし、いちいち穴を立てるっていうのもリスクなんで、そこら辺も踏まえてですね、いいんじゃないかなと思うんですが、
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衛星っていうところは今度ね、軍事利用できるんですよね、あれ。
なので必ずしも手放しで、「よい!」というふうに言えるかと言われるとですね、ちょっと怪しいというところもありますが、
便利な生活になるので、我々としてはね、戦争じゃなかったら軍事利用しないであれば嬉しいなと思います。
さあ本題に入っていこうかなと思うんですけれども、電話受信がやばいよと言いました。
で、その5つの理由、皆さん覚えてますでしょうか。
1つ目がですね、受発中のミスっていうのが起こりやすいですよということと、
2つ目はですね、ミス自体は起こってなかったとしても、思い出すという作業でミスるということですね。
3つ目がですね、俗人化となっちゃうんで、組織が弱体化しちゃいますよということ。
4つ目がですね、信頼・信用を失うということ。
5つ目がですね、責任者が倒れたら会社が終わるよということですね。
この5つございます。
これらをですね、ちょっと簡単に今日はお伝えしようかなと思います。
1つ目がですね、受発中のミスが起こりやすいということなんですが、
口頭なので履歴が残らないわけですよね。
ということは聞き間違いとか書き間違いということが発生しやすいということになります。
東京商工会議所で出た調査でもですね、受注ミスが深刻やったわっていう風に言った企業数がですね、
実に4割もいるという風なレポートが出てますので、
電話受注というのがですね、思った以上にやばいという風に言えるかとなります。
4割も深刻でしたって言ってる会社さんがある。
件数として言ってるわけではないので、
10件の受注があったうちの4割っていう風に言ってるわけではないです。
そこでは10社あるうちの4割の会社は、
やばかったわ今年の受注、めっちゃミスったみたいに言ってるということですね。
なんで電話受注は思った以上にミスが多いということになります。
どうです?ポテトチップスって言われて何想像しますかって話なんですよね。
小池屋とかね、カルビーとかもあるわけじゃないですか。
他にもポテトチップスを作っているメーカーさんあると思うので、
どのポテトチップスなのかがわからないみたいなこともあります。
海苔塩なのか関西脱醤油なのかね、そういうのもありますし、
本当同じポテトチップスでも本当多種多様でございますので、
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聞き間違いというものは発生すると思った方が良いということになります。
2つ目はですね、聞き間違いしなかったとしても、
神に書いたその神が間違いの元であるというケースですね。
書き間違いしたらあかんでっていう話もあります。
じゃあ書き間違いしませんでした。
じゃあその神なくしませんっていう話です。
なくしませんでした。
じゃあその神読めます?っていう話ですよね。
時間経ったら自分の字すら読めないという時があります。
それはですね、パパーって書くからですよね。
走り書きだからです。
それを聖書するということはまあまあないわけですよね。
なので、それをですね、自分がしっかりちゃんと最終的に、
1年後、2年後になってもそれを読んだ時にちゃんと理解できるのかっていうレベルまで書いているんだったら話は別なんですが、
そんなこと書かないので、
なおかつ伝言ゲームみたいな時ですね、
受付の人がパーって書いたやつを、
例えば社長にパーって渡すとかだった時にですね、
3時間後ぐらいにですね、社長が見てですね、
これ何?みたいな。
なんて書いてるの?6?0?何?みたいな。
こういうケースが結構あるので、
本当にミスが起こるよということでございます。
3つ目、俗人化して組織が弱体化しますという話なんですが、
電話かかってくるということはですね、
お客さんはその人を担当者として考えているというわけなんですね。
この関係性というものはすごくいいことではございますが、
その人しかできません。その人しか知りません。
その人の頭の中しか情報はございませんみたいな感じやと、
その人がいなくなった瞬間詰むんですね。
退職でも詰みますけれども、
例えば明日対応しようと思って帰ったらですね、
翌日になったらコロナでしたみたいな。
インフルになりましたみたいな。
で、頭朦朧としている中でですね、
引き継ぎなんてできないわけですよ。
わかりますよね。
インフルエンザで40度の熱でうなされている状態で
引き継ぎをしてくださいと言って満足にできるかと言ったら
まあ無理ですよね。
ということで、じゃあ落ち着いてからやりますってなったときに、
じゃあそれ落ち着いてやって、
例えば2週間後にやりました、1週間後にやりましたって言ったときに
お客さんに迷惑かかりませんって話なんですよね。
やっぱり、何でしょうね、電話受注ダメですよ、
それデジタルに買えませんかって言ったときに
いやお客さんがかわいそうやから、みたいな言う方いらっしゃるんですけれども、
どっちがかわいそうなん?みたいな。
ぶっ倒れて、1週間後にようやく処理を実行しましたって言った方が
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かわいそうじゃない?みたいな。
あなたしか知りません、みたいな状態で、
あなたしか知りませんっていうか、その人しか知りませんっていう状態で
その人が退職しましたってなったら、
じゃあそれかわいそうじゃないの?みたいなね。
っていう風になります。
ということで、まあ洒落にならんわけですよね、体制的に。
なので会社として、組織としてはですね、
こういう俗人化してしまっているという状況は、
早いうちに解決した方がいいと思います。
当然ですね、社員数が少なければ少ないほどですね、
そういうことは難しいことになりますので、
例えば2人でやってますとか3人でやってますみたいなときは、
余計ですね、難しいと思いますが、
5人以上になってきたときはですね、
ここの部分は考えていかなければならないと思ってますので、
ぜひ5人以上の会社さんはですね、
ぜひここの部分考えていただければなと思います。
4つ目がですね、今までのものに付随するというか、
関連するというか、ものになってくると思うんですが、
信頼信用を失うことにつながりますよということになります。
受発中にミスがあるということはですね、
当然信用信頼に関わりますよね。
頼んだ数と違いますとか納期が違いますとかね、
1週間後ですと言われたのに実際に納期があったのが
2週間後3週間後でしたと言ったら、
まあ切れますよねお客さんね。
は?みたいになるわけですよ。
早い方は別にいいんですね。
1週間と言われて3日でできましたということは
お客さん喜んでくれるんですけれども、
逆のパターンはですね、喜んでくれないわけですよね。
個数が多いものに関してはサービスですと言ってくれたらね、
お客さん本当ありがとうって言ってくれるんですけど、
お金請求しますけどって言われたらですね、
え?なんで?みたいになるわけですよ。
数が少ないもっと悪いですよね。
そういうふうにですね、
ちゃんとお客さんのことを考えてますか?
というお話になります。
こういうことが積み重なるとですね、
信用信頼というのがですね、
なくなるわけですよね。
なくなる方は1週なんですよね。
積み重ねてきた信頼信用というのは、
結構時間、努力かかりますけれども、
失うのは1週でなくなりますので、
こういうことが電話対応によって起こっちゃうよということはですね、
覚えておかないといけないのかなと思います。
5つ目ですが、社長倒れたら会社終わるよというお話です。
まあそうですよね、普通に考えてね。
なので健康でいましょうというのは、
社長の責任ではあるんですけれども、
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ここに関してはもう言わなくてもわかりますよね。
社長倒れたら会社終わるよという話ですね。
ということで、じゃあどうしたらいいのという話を
今日はお話ししようと思うんですが、
簡単に言うとウェブ化すればいいんですよというお話になるんですが、
ウェブ化って何やねんというお話になるので、
じゃあここについてちょっとお話ししようかなと思います。
ウェブ化をするということは、
何もクラウドサービスを導入してくださいというお話ではございません。
正直クラウドサービスを導入するほうが簡単ではあるんですけれども、
別にクラウドサービスを導入することだけが
全ての選択肢ではありません。
例えばマイクロソフト365とかGoogleワークスペースを使っているのであればですね、
無料で作ることができるアプリというものもありますので、
ノーコード、ローコードツールだったりですね、
そういったものもありますので、
そういうのを活用するのがいいのかなと思います。
例えばGoogleですね、
GoogleワークスペースだったらGoogleフォームとか、
Googleアップシートとかそういうのがございますので、
そういうものを一度チェックしてみていただければなと思います。
もしですね、いやいやわかんねえよとか、
そんなん言われたってちょっとできねえみたいなとかね、
あともうプロに任せた方が早くねみたいなとか、
そういうのもございます。
そういう場合はですね、公式LINEから私にご連絡いただければ対応できますので、
ぜひ公式LINE見ていただければなと思います。
今AIあるんで、ある程度時間あってITディテラシーがありますという方は、
AI使いながらやっていただくのが一番いいかなと思います。
それでも難しいという場合は私たちにご連絡ください。
はい、ということでですね、最後まで聞いていただきまして誠にありがとうございます。
今日の放送はここまでとなっております。
電話放送じゃねえ、電話で受注するというのは思った以上にやばいことにつながりますので、
早めに電話受注という数を減らしていくという努力をしていただけると、
会社の組織の強化になりますので、ぜひ挑戦してみていただければなと思います。
この放送がですね、面白いなと思ったりとか、
気づきになったな、学びになったなという方はですね、
フォローといいねをぜひぜひよろしくお願いいたします。
それではまた次回お会いしましょう。
それじゃね、バイバイ。
