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ワーママの皆さんお疲れ様です。40代のワーママが好きな服をかっこよく着るためのファッションかけるワークアウトトレーナー、知花いずみです。
ちょっとリード文変えてみました。今日は、とっとと他力を使おうぜっていうお話をしたいと思います。
このお話はですね、何事も自分でどうにかやろうと頑張っちゃうワーママさんで、
エクセルとか苦手なんだよねとか、あとデータ分析とかも嫌なんだよねっていうワーママさんに聞いてもらえたらなというふうに思います。
私の現状はと言いますと、7月の末に10年ぐらい勤めた会社を退職して、今はフリーランスとして業務委託の仕事をしています。
業務委託の仕事は月間90時間ですね。だいたい週4で1回あたり6時間で、月間15日間稼働しているという状況です。
この仕事をメインでやっていきたいわけではないので、冒頭のリード文でもお伝えした通り、好きな洋服をかっこよく着るための40代のワーママさんのファッション×ワークアウトトレーナーになりたいので、
そっち方面のお仕事を今育てているという最中でございます。
足利きを使った話なんですけれども、業務委託の方の仕事で足利きを使わせていただきました。
具体的に誰に何をやってもらったかというと、親木さんという問題解決が大好きで、
エクセルとかを扱うのも趣味みたいなものですって言っているスーパーワーママさんがいるんですけれども、その方に私の業務委託で使うエクセルの管理シートを作成してもらいました。
私の本業を詳しくお伝えしたことがないので、管理シートと言っても何のこっちゃイメージが湧かないと思うんですけど、
本業というか、今は元々やっていた本業と同じ業界で、業務委託で今仕事しているんですけれども、
元々やっていた本業というのが、コールセンターの仕事をしていました。
コールセンターと言っても、業務の種類がたくさんあると思うんですけれども、
私はコールセンターで電話を受ける人じゃなくて、電話を受ける人たちを育成したりだとか、
電話窓口に入ってくる電話を管理したりだとか、
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そういう仕事をしていたんです。
コールセンター10年勤めたので、関わっているクライアントさんによってやる業務もちょっとずつ違ったりするんですけれども、
主にやっていたのは、窓口の管理ですね。
この何々問い合わせ窓口っていう窓口の管理を私がする、みたいな仕事をしていました。
私がこの一人親分なのかというとそうじゃなくて、私と同じ、私はスーパーバイザーという役職で働いていたんですけれども、
だいたいどこのコールセンターも、何々窓口っていう窓口に対して、スーパーバイザーSVと呼ばれる役職の人が窓口の規模にもよるんですけど、
2人以上は必ず、3人以上は必ずいるっていうような運営をしているセンターが多いように思います。
今やっている業務委託なんですけれども、今やっていることはですね、これまでね、自分は電話かけることなかったんですよ。
コールセンターに勤めながらも。なんですけど、今は自分がめちゃくちゃ電話してて、
業務の内容としてはなんか営業みたいなことをしているので、リストに基づいて電話をかけて、
何か物を売ってるわけじゃないんだけれども、あるお願いをして、それに対していいよって言ってもらうための電話をする。
で、いいよって言ってもらえることなんて基本ないので、まず電話切られるんで、
そのいいよって言ってもらうための目標のパーセンテージですね、がだいたい1%っていう数値を目標に掲げて、
日々その電話をかけているっていう仕事の仕方をしています。
この業務に関する管理シートを親木さんに作ってもらいました。
シートの内容としては、エクセルで、
今月だったら10月1日から31日までの間の予定の電話、
電話をかける予定の件数に対して、実績が何件かけられて、
担当の人と会話ができたのが何件でとか、担当の人と会話できた率は何%でとか、
あとそのいいよって言ってもらえたのが何件で、そのいいよって言ってもらえた率は何%なのか、
みたいなのを日々記録するシートを作ってもらいました。
シートの仕組みとしては、もともとの集計をするデータのファイルがあって、
そこから値を引っ張ってきて、親木さんが作ってもらったエクセルのシートの貼り付け用のシートに貼り付けたら、
別の集計の方のタブで、ステータス別にカウントされて割合も出してくれて、それが大いじゅんに並べ替えができる、みたいな仕様になっているシートとか、
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あと月集計で最初にお伝えした1日から31日まで日付が入っていて、日々の電話のかけた件数だとか、
制約いいよって言ってもらえた件数だとか、率の動きが目で見える、みたいなシートを作ってもらいました。
私、これめちゃくちゃ調べたら自分で作ることも多分できるから、最初自分で作ろうと思ってたんですよ。
なんですけど、業務をしながらこういう管理のシートを作るっていうのは、非常に時間の使い方として無駄が発生するんですよ。
あとは、私こういうの好きじゃないんで、やるにしてもわからないから調べながらやらなきゃいけないので、めちゃくちゃ時間かかるんですよ。
そもそもやりたくないしね。そこにどうしようかなって思ってたところに、親木さんが問題大好きとかエクセルなんて趣味みたいなもんですみたいなことを言われている配信を聞いたから、
ご連絡させていただいて作ってもらったっていう経緯があります。
今の業務の委託の仕事ですごく非効率だなって思うことがあって、こういう管理シートがそもそもないんですよ。
だからその電話した結果を記録するシートはあっても、その実績を管理するシートみたいなものがないから、
多分私以外の方たちは皆さん自分で、手計算とまでは行かないけど、エクセルで一覧をその日だけに相当かけて、ステータス別で並べて1,2,3,4,5で数えるとかそういうことをして、
日々日報で報告しなきゃいけないんですよ。今日このぐらい電話してどうだったみたいな。
それを作られているんだろうなぁっていうイメージをしてて、私も最初そういうやり方してたんですけど、そんなことをやっていると1個の報告書を作るのに30分とかかかるんですよ。
私の稼働時間5時間6時間なので、日報を作るのに30分もかけてたら電話できる時間減るんですよ。
で、1ヶ月にこれだけの件数かけてくださいって与えられている件数があるので、それこなせなきゃ意味がないというか、つつかれるわけではないけれども、
約束してるね、いいよって言ってもらえる率が達成できないんだったらせめて件数はかけようよって私思うんで、件数だけは絶対に達成したいんですよ。
でもその日報にそんな30分も40分もかけてると本来のやるべきことができなくなっちゃうんで、絶対管理シートはいるなと思いつつも自分でやるにはそれやるための時間がまたいるし、どうしようかなって思ったところに親木さんにお願いしたっていう流れでございまして、
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一応親木さんにお願いするにあたって、どういうものを作ってほしいんだっていうお願いをするのにテキストでこういうことができて、こういうものができるものが欲しいんだって伝えてもいいと思ったんですけど、文字で全部を伝えるの難しいなって思ったので、私はサンプルでこういうイメージのものを作ってほしいんだっていうお願いの仕方をしたところ、
こういうものってイメージしていたそのままのものが帰ってきて激しく感動しているところでございます。
加えて肝心なそれを活用して業務をしたらどうだったのかっていうこともお伝えしておくと、生産性がかなり上がりました。
今まで日報の報告書を作るのに、1案件長いと30分ぐらいかけていたものが半分になりましたね。15分でこの間できたので1個。
だいたいクライアント4、5件対応しているので、日報って1日に4個か5個書かなきゃいけなくて、30分×4だとそれだけで2時間使うんですよ。
15分になると4件だったらそれでも1時間かかるんですけどね。1時間かけていいのかっていう問題はあるものの、今まで1個あたり30分かけてたものが15分に短縮されたっていうのはめちゃくちゃ大きな効果かなっていうふうに思っていて、
あとは日本の書く内容をもっとそこまで考えて書きすぎないとか、そういう工夫の仕方はあるのかなって思ったり、あとそもそも日報っているんですかっていう私の腹の中にある大きな疑問もあるんですけれども、
おやきさんにシートを作っていただいたことに関して、一番作業効率を上げたいって思っていた部分が今までかかった時間に対しては半分に短縮されたっていう効果がありましたっていうところでございます。
おやきさんはご自身の配信でも言われてるんですけど、業務の効率とかが大好きで、Excelの関数を考えるのが気分転換になるって言ってました。
あとアプリを作ることの勉強をしているとか言われてたりとか、RPAっていうシステムの勉強もされてたりとか、ちなみにおやきさんは臨月の妊婦さんなんですよ。
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臨月の妊婦さんがそんな勉強とかを一生懸命されてるんですよ。お腹が大きい状況でシートを作っていただいて本当に感謝しかないんですけれども、産後もそういったことをお仕事にしていきたいなっていうふうにおっしゃられていたので、
出産のタイミングもあるので、ちょっと今は対応できないというタイミングももしかしたらあるのかもしれないんですけれども、業務の効率化だとかデータ分析だとか、私みたいなファイルの作成だったりとか、あと今勉強中だとおっしゃられていたアプリ作りとかですね。
もうちょっとお願いしてみたいなって思うことがある方は、ぜひおやきさんの公式LINEで確かねされているはずなので、ご連絡してみていただければと思います。最後まで聞いていただきありがとうございました。
