![[Biz]進行管理の重要度](https://image.listen.style/img/OQsdttJyTPh5SzKaVSCOF_sGSSIYHqoJg6fnRuXMzn4/resize:fill:1200:1200/aHR0cHM6Ly9kM3Qzb3pmdG1kbWgzaS5jbG91ZGZyb250Lm5ldC9zdGFnaW5nL3BvZGNhc3RfdXBsb2FkZWRfbm9sb2dvLzExNDQwNzM5LzExNDQwNzM5LTE3Mjg0NDY3ODIzMTMtMmFhMDEyZDEyNGU1Yi5qcGc.avif)
進行管理の重要性
BtoBコミュニケーションとB2Bビジネス談話-コロンバスプロジェクトの緒方です。
今日は、プロジェクトにおける進行管理という担当の存在、この重要度についてお話をしたいと思います。
きっかけとしては、先日、あるプロジェクトは年間で動いているようです。
簡単に言うと、主催会社さん側の複数の展示会が動いているわけです。
マーケティングマテリアル展示会は、ウェブサイトやパンフレット、小さなチラシ、広告用の画像、
それらの製作企画とフォーマットを定めていきたいというご要望もあって、
それらをどうやって運営していくかという話を、こちらが提案している要素も非常に強かったのですが、
提案をどうやって組み立てるか、お外部のパートナーさんとも一緒に話をしていたら、
当社としては、この進行管理の担当者をしっかり配置するということが今回は肝になる。
なぜなら、お客さんが、展示会の運営は現場でトタバタの中で運営されていることが結構多いのです。
なので、お客さんからのフィードバックとか、お客さんからのレスポンスがないことによる遅延って非常に多く発生すると思っていまして、
そのあたりをうちのほうで率先して、確認・把握・情報収集をして、現場を動かしていくというようなことをしたいなと、
それが必要だなというふうに思って、そんなご提案をしようと考えたのですが、
そんな話をしていたら、外部の各パートナーさんからは、
そういう人がいてくれたらありがたいけど、私もやっていると思うけど、そういう人がいてくれたらありがたいですね、みたいな話になって、
今一度ご意見をいただいたので、進行管理担当がいてくれたらうれしいなというご意見をいただいたので、
でも他社があまりやっていないと。進行管理の重要性ということについてお話をしたいと思います。
進行管理の具体的役割
当社は小さい案件でも、スケジュールが出てくるものに関しては、小学でも担当をつけて、
しっかり作業ステップなども把握した上で、いつまでに何をするということを管理する。
タスク管理でもあるんですけど、大きくなってくると、WBS、複数の関係者さんの各タスクがどんな状況にあって、
どこら辺が難しそうだとか、そういったことを全体把握をしていくような仕事にもなってくるんですけど、
そんなことをするんですよね、進行管理担当。
多くのプロジェクトにおいては、この辺りのタスク管理というのは皆がそれぞれ分担してやってたりとか、
営業がちょっとやってるとか、ディレクターがやってるとか、お客さんのリーダーさんがやってるとか、
PMがやってるとか、そういった近隣型が多いと思うんですけど、これは結構やっぱりない場所にされがちで、
結局スケジュールってどうなってんだっけっていうと、3週間前から変わってませんねとかってなってて、
遅延が起きててこれやってないじゃん、あれやってないじゃんってどうしようって言って、
最後の2週間で徹夜するみたいな、徹夜まではいかなくてもですね、結構苦労して対応するとか、
不備が出てきて困るとかですね、そういったことはよくあるわけですよね、ちょっと品質が悪かったとか、
印刷物なんて言ったら、印刷の事故が起きてしまうとかですね、あり得るわけなんです。
それをしっかりですね、みんながスムーズに実行していくために、
振興の管理担当者というのを1000人で用意するってことですね。
それによってプロジェクトを滞りなく、スケジュール遅延も起こさずに進めていくっていうのが、
当社の一つのやり方なのかなと、他社にはないのかなというふうに感じた次第ですけど、
そういうことをやっています。
ということでですね、その振興管理業務って何あるのっていうことを簡単にお話しさせていただきたいなと思ってまして、
実際ですね、会う人会わない人がいてですね、責任感が強すぎるとですね、
逆にもうみんなが動いてくれないから嫌だっていう人が出てきた経験もありますね。
いやいやいや、あなたの仕事そこまでじゃないから、だって誰も動いてくれないし、
いやそれ伝え方あるでしょみたいな話になってくるんですけど、
そうですね、振興管理の担当というのはですね、まずざっと言っていくと、
全体のタスクをやっぱり理解している関係者さんのやり取りというのも理解をしていると。
今、マーケティング系のやり取りでいうとメールよりもバックログだったり、
タスク管理ツール入れてることが多いかなというふうには思いまして、
それらを把握しておくと。
スケジュール、全体スケジュールも把握していると。
各連携の面倒さとかですね、お客さん側のタスクっていうのもある程度理解をしていると。
あとちょっとスケジュール変更が起きた時とか、不明瞭なスケジュールに関しても明確にするというのも役割の一つになっています。
いろんな遅延が起きないように、投げかけをしていったりとか案内をしていくってことはやはり大事で、
先ほど申し上げた通り、人が動いてくれないみたいなことを先ほど言ったんですけども、
人を動かすことまでが仕事ではあるんですが、
自分で実行しないっていうことは非常に大事なことなんですよね。
現場管理に近いような形なんですけど、何か問題が発生しそうな場合は、
例えばプロジェクトマネージャーとかリーダーとかお客さんのほうに相談をして話してもらうっていうのが仕事になります。
その話をするのに中心的な存在になるわけではないということですね。
それは結構重要な分担領域なんで、実行側には回らないようにするっていうことですね。
進行管理の成果と理解
PMとかリーダーは実行側に回ることはあります。
ディレクターとかですね。
ルールとか役割が変わった場合は、ちゃんと的確に指摘をして、
今までこうだったんであればこの部分、例えば誰がやるんですかとかどうなるんですかみたいなことは確認をしっかりしていって明確にしていく。
そうですね、明確にしていくっていうのがやっぱり仕事になります。
こういった方がいるメリットとしては、やはりプロジェクトのタスクだったりマイルストーンの遅延が非常に起きにくくなります。
責任が明確なので、周囲の方々もそういった指摘などをして明確にしていくのも受け取っていただくと。
最初はやっぱり慣れない方多かったりするかもしれないんですけど、
そういう存在だというふうにだんだん分かってくる。
もしくはそういった存在であるこの人がいてくれるのが助かるっていうふうになってくれば、
しっかり皆が場合によってはタスクもやってないですよっていう指摘になる受け取り手としては、
そういう受け取り方をしてしまう可能性もあるわけなんですけど、
それらがちゃんと機能してくるというような形になってきますね。
この振興管理などには含まれない業務というのがですね、
兼任をするようなことで言ったら、営業の兼任要素で言ったら、
例えばお金の管理とか交渉ごととかはやりません。
ディレクターで言ったら企画とか、
プロジェクトマネージャーであればもっと全体の構想企画とかですね、
例えば調整ごととかですね、
大きく物事を動かすとかですね、
そういったこともしません。
人を追加して調整するとか、
そういったこともしません。
なのでお客さんとの接触とか、
複数関係者の調整とかですね、
遅延時の対応とかですね、
そういったことに入ってしまうと、
大体大きなタスクが発生したり、
あとは整備ができなくなってしまう、
そういったこともしません。
なので、お客さんとの接触とか、複数関係者の調整とかですね、
遅延時の対応とかですね、
大体大きなタスクが発生したり、
あとはセッションとかに入るとですね、
責任が発生してしまうんですよね。
そうするとですね、
本来やってもらいたい振興管理業務自体がおろそかになってしまって、
振興管理という業務の金質が落ちるという風になってしまうんですよね。
なのでここはしっかりですね、
振興管理担当というのを混同させないような、
周りのプロジェクトメンバー、
プロジェクトチームの各認識としてもですね、
理解してもらうことが重要になってきますね。
こういった方がいるとですね、
結果最終的に遅延が起きないということと、
スムーズに進めやすい、
大体人のなんか忘れちゃったとかですね、
ごめんなさいみたいな話で、
プロジェクトってズブズブズブズブですね、
良くない方向に流れていくので、
そのあたりをしっかり運営ができると、
最終的な満足度だったり、最終的なクオリティ、
プロジェクト自体を評価したときのクオリティは、
結果上がってくるので、
こういった存在役割というのは非常に重要ですよということですね。
この振興管理業務だけで今まで、
人を一人配置をしていない会社であれば、
今までどんな会社だったかというと、
いままで通り専任を立ててしまうということはあるかもしれないんですけど、
場合によっては有能な、
プロジェクトマネージャーとして良さそうだなという若手などに、
ここに特化してですね、
プロジェクトに入らせるということで、
経験を積むというのも非常に良いかなと思いますね。
振興管理っていうのはですね、
いくつか担当を、
業務経験があるメリットとしては、
やっぱり全体感を掴んでいきやすいんですよね。
どちらかというと現場の方々って、
先ほどの展示会の各マテリアルの開発とかってなってくると、
プロジェクトマネージャー全体見てますけど、
その下っていうのは、
営業とプロジェクトマネージャー、
クリエイティブディレクターなどは全体見てますけど、
現場の細かいことまではよく分かってなかったりすると。
それ以下はディレクターが複数の各マテリアルだったり、
ジョブに担当がついて、
小チームで運営をしていったりして、
プロジェクトの中にチームが複数出てきていく、
みたいな形になってくると、
そのチームに閉じてしまうことが多いんですよね。
そうすると全体を掴む、
PMになるまでのギャップが非常に多くなったりするわけですが、
振興管理として、
各チームの業務を把握するとか、
プロジェクト全体の把握をして、
現場のことまで見に行くみたいなことを、
進行管理の理解とリスク予測
つまりPMの下で動くようなところもあるので、
アシスタントではないんですけど、
しっかりそういったことをするようになると、
全体の業務把握の理解力は非常に高まると思いますし、
人がそんなに関わっている中で、
こういうことがあると、こういうことがあると、
こういうことがあると、
リスク予測みたいなことも経験上積み重なっていくので、
この辺りの経験があると非常にいいかなとは思いますね。
かつ、手が早い人がいると、
すげえ良いというようなところがありますね。
ドキュメントを作っていく、
スケジュールを確認していくみたいなことも、
パパッとやってくれる人がいると、
だいぶ助かる存在になりますね。
そういったことを、
プロジェクトが安定していくかなと思います。
今日は当社は、
ほぼ必ず配置している、
信号管理という、
お客さんからノーと言われたら、
分かりましたとは言うんですけど、
お金もかかるんですね。
基本的には通していただいて、
チームとして重要なので、
経験がないと分かりにくい部分があるかもしれないので、
何かご相談、アドバイスとか、
信号管理を配置したいんだけど、
何やったらいいのかなみたいなこととか、
やらせないこととか、
何か必要であればご相談いただければ、
対応できるかなと思います。
今日は以上です。
特許関連の関心
信号管理担当者の重要度というのを、
話をさせていただきました。
では、B2Bのコミュニケーションということで、
今後も話していきたいと思います。
どうでもいい話です。
今日は私が愛用している、
ストラバという、
元はロードバイク、バイク乗り、
バイクといっても自転車が中心ですけど、
のSNS、
ストラバというのが海外でありまして、
もう一つは、ガーミン。
ガーミンはポッドキャストでもちょっと話しましたけど、
GPSのスマートウォッチですね。
スポーツ系で、ランナーとか自転車乗りの方々は、
かなりの比率で使っている製品、
ブランドメーカーになります。
ストラバとガーミンですね、
どちらもコロナ含めて、
長く事業をやっている2社であって、
日本ではストラバを使っている会社の人は少ないと思うんですけど、
ガーミンは、
私はランを走る方で言ったら使っていますし、
知り合いのバイク乗り、
自転車のですね、ロードバイクなどやっている人はやっぱりガーミンで、
結構製品を買っているというのは話を聞いたりしています。
結構そのコロナもあってですね、
非常に伸びた2社ではあるんですが、
最近までは連携がすごくできるので、
相互に良い提携関係があったようなんですけど、
今はですね、
ストラバの方の、
もうちょっと昨日お話しすると、
ストラバはですね、SNSなんで、
走っている方とかバイク乗りの方々がそのSNS上で
やり取りができるんですが、
走ったデータとかですね、
バイクのロードの距離とか時間とか、
スピードとかですね、
それらがそのストラバのSNSのマイページなどにですね、
ずっと蓄積することができるんですね。
SNSで地図と連携していて、
どこを走っている仲間というか、
同じような、
例えば同じようなスピードで走っている、
どこを走っている、
フールマラソンで目指している人が、
同じようなところを走っているぞ、
みたいなことが見えたりするわけですね。
そうすると全然会ったこともないんだけれども、
このぐらいのスピードでここを走って、
5キロ10キロ走ってみようかなとかですね、
その中でちょっと負けないように頑張ってみようかな、
バーチャル対決みたいなことができたり、
好きなランニングコースみたいなことを
自分でセグメントといって
設定していくこともできたりするんですね。
これStravaが実は特許を持っているんですけれども、
これがですね、
GarminというGPSウォッチメーカー、
StravaはSNS会社ですと、
GarminはGPSスマートウォッチでかなり強い会社なんですけど、
そこのGarminがですね、
いろんな機能拡張の中に、
Stravaが持っている特許に定職するような機能、
具体的に言うと今言ったセグメント、
走っているとあるAというコースを記録したり、
管理したりできるような機能と、
あとヒートマップ機能があるらしいんですけど、
この2つに関してはStravaが特許を取っているようで、
セグメント機能もそうなんだと思うんですけど、
ヒートマップ機能だけかもしれないですね。
まあまあ、
そこで訴訟を起こしたということで、
求めている要求としては、
Garmin製品の差し止めまで、
製品販売の禁止まで言っているそうなんですね。
最近の機能拡張で、
サービス追加、
Garmin Connectというサービスがあるんですけど、
オンラインサービスがあってですね、
そこでそのような機能拡張を行って、
訴訟が9月末ぐらいに起きたというようなことでした。
特許関連の事業もやっていたりする部分もあって、
ちょっと情報が入ってきたのかなと思うんですけど、
なかなかこれは興味深いこともありつつ、
私はStravaも結構好きで、
Garminも好きなんですけど、
何なら一緒になってくれたらいいなと思っていたぐらいの
サービスがあって、
それに対しては、
Garminがなくなるとか、
製品が発売されなくなるというのも嫌だし、
Stravaが分けて、
Garmin中心になっていくみたいなのも嫌なので、
上手いパートナーシップ関係を結んどいてほしいなと
思うんですが、
ニッチビジネス、
どちらもニッチ、
ランナーとバイク乗りというニッチビジネス、
非常に大きなビジネスをされている2社なので、
やはりぶつかるところが出てくるというのは、
これはこれで、
他でも起こり得ることではあるのかなと思って、
興味を持ってウォッチしていきたいなと
思った次第でした。
特許関連で、
特許の話はあんまり話していないんですけど、
特許関連で、
特許の話はあんまり接触することないかもしれないんですけど、
やるとむちゃくちゃ複雑でディープで、
お金も絡むので、
なかなかビジネスとしても大きい領域ではあるので、
ビジネスやられている方、
ビジネスというかもっと事業代表者とか、
新規事業をやれるみたいな時には、
この特許の面は結構アンテナを張っておくと、
いいことがあるかもしれないですね。
どうでもいい話が長くなりましたが、以上です。
では、B2Bのコミュニケーションということで、
今後も話していきたいと思います。
ではでは。
