発表会のプロジェクト開始タイミング
新米広報のための質問箱。こんにちは、朝日デジタルラボの新米広報津田です。
こんにちは、広報の武田です。
はい、このポッドキャストでは、ひょんなことから広報を兼務することになった津田がですね、
広報の先輩である武田さんに、広報って何なのという、何ぞやというイロハを伺っていく、そんな内容になっております。
今回はですね、広報といえばというところもあるかもしれませんが、
発表会の開き方というのを伺えたらなと思うんですが。
なるほど、来ましたね。
そうですね、僕もメディアの人間としてたくさん発表会に行ってますけど、
広報さん側での準備とかの経験は全然ないので、
まずどういったところから始めるのか、初歩の初歩から伺えたらなと思うんですけど、
発表会をその会社がやりましょうとなったとすると、
そのどれくらい手前からプロジェクトとしては動き始めるものなんですか。
一般的によく言われるのは、
大体3ヶ月前ぐらいには最低でも動きましょうというのをよく言われていて、
なんで3ヶ月前ってよく言われるかというと、
まず記者の皆さんもご多忙なので、
大体予定って1ヶ月以上前ぐらいの予定を埋めていくじゃないですか。
なんで予定が埋まっちゃう前ぐらいからお声掛けしなきゃねっていうのが一つと、
あとは会場がここぞっていうところの会場を抑えられるスケジュールっていうのがあるので、
その辺とか、
あとは発表会って大体偉い人がしゃべるんで、
社長さんのスケジュールを抑えなきゃいけない。
さらにプレゼンするための資料を作らなきゃいけない。
会社によっては資料をデザイナーさんが作ったりとかするところも多いと思うので、
そういう制作業務が発生するみたいなことを逆算して、
最低3ヶ月前ぐらいからっていうふうに言うんですけど、
それってあくまでも正しくギリ準備をできる間に合うタイミングってどのぐらい前かって話で、
プロジェクト開始時の準備
3ヶ月なんですよね。
私的にはですね、
できれば発表会で話すべき内容、いろいろあると思うんですけど、
新製品だったりとか、
新しいサービスとか、
あと協業とかが多いと思うんですけど、
会社設立とかかな。
その話が最初に出たタイミングから、
できれば広報に記者発表会の相談をしてもらって、
もしくは広報が記者発表会やりましょうって話しかけられるように、
そのプロジェクトがスタートした時点から準備を始めるっていうのが、
本来は一番いいんじゃないって思ってます。
商品なり企画がスタートして、
だいたい流れを作りますよね。
これぐらいの時期に製品を量産してとか、
プロトタイプができてとか、
全部タイムラインに置いていくときに、
この辺りで発表会やるも含めて全部流れを作っちゃうってことですか?
スタート時点がプロジェクト開始タイミングからだったとすると、
例えば積み上げていって商品ができるのが6月だったとしたら、
商品が出たタイミングの6月に発表会やろうと思ってるんですってなったとするじゃないですか。
そのプロダクト的に、サービス的に、
6月が商品が一番ベストだったとしたら、
そこに記者発表をするためには確実に記者に来てもらわなきゃいけないとしたら、
なんだったら半年ぐらい前から、
このぐらいの時期に発表会やるんで、
海外行っちゃうなら事前に言ってくださいねって言っとくとかね。
あとはたくさん準備があれば、
例えば発表会をするためのプレゼンのために、
例えばMockを作るとか、
サービス用の資料に出せるような画面を作るとかっていうことを、
その時点から製作チームとかデザイナーに相談できるじゃないですか。
例えば発表会出してニュースに紹介してもらったけど、
そのプロダクトのホームページ間に合ってませんみたいなことにならないようにするためには、
ウェブデザイナーさんにも相談しなきゃいけないじゃないですか。
そうすると3ヶ月前ぐらいにリリースの話が出て発表会しましょうって動くこと、
発表会準備のタイミング
大抵の場合は開発チームとかには、
そんなタイミングで言われてもこっち忙しいんだよねって言われちゃうと。
確かにそう考えると3ヶ月って全然余裕ないですよね。
そうなんですよ。
あくまでも広報の担当者側が発表会のイベントのことだけをするために、
ギリギリ間に合うタイミングが3ヶ月で、
でも実際記者発表って広報だけがやるものではないから、
開発者や企画や営業が一緒に発表会をするつもりで
動いてもらえるようにするためには、
多分プロジェクトスタートから一緒に動いた方がきっといい。
だからこの新米広報さんのための質問箱を聞いている人は、
メーカーさんとかサービス提供者さん側の広報さんが多いと思うから、
できるだけ社内アンテナを光らせて、
プロジェクトが開始されるタイミングでその情報をゲットして、
そこから調整していけるようにした方がきっといいだろうなと。
PRアジェンシーさんだと、そんなタイミングから情報をもらえるってレアなんで、
なかなか難しいのかもしれないんですけど、
私はお手伝いしている会社とかにも、
急に言われてもできることには限界あるよっていうのを話して、
なくなるかもしれないでもいいから話してもらう。
そこから準備しておくと。
例えば会場なんかは1年前から予約できるんですよ。
仮押さえしておくこともできるわけですね。
キャンセル規定のギリギリお金がかかるところまでは、
キープしておくってことができるわけですよ。
あと自社で例えば会議室でやるんだったら、
会議室なんて押さえとけばいいわけじゃないですか。
そうやってできることから準備しておくと、
クオリティー上がりやすいというか、
やりたかったことが実現しやすくなるよね。
ハードウェアのモックアップなんか本当にそうだと思ってて、
広報からするとモックも何もなくて、
画像だけ出されて記事かけてつらいじゃないですか。
発表会ってものが本当に先進的でとかだったら別ですけど、
ものの側もないのとかだと。
ちょっと待っててなるじゃないですか。
そうですね。
あとよくあるのが、せっかく大々的に記者呼んだ発表会やって、
例えばその発表会の翌月とか翌週に、
商品リリース予約開始ですとかなってたとしても、
記者さんに貸し出せなかったらレビュー書いてもらえないじゃないですか。
その貸し出し、例えば10機お願いしますみたいなのを
3ヶ月前に開発に言ったら、
発表会の準備
何言ってんのお前ってなるじゃないですか。
そういうのとかもありますよね。
そう考えるとすごい会場を裁いたりとか、
社内を調整したりとか、
発表会のための紙資料だったり、
モックだったり、いろんなものを準備したりとかって考えると、
仮に新米広報さんがスタートアップの一人広報だったら絶対無理ってことですよね。
多分無理ですね。
よくありますけどね、そういうことはね。
そういう場合って、
そういう人たちが代理店にお願いする感じなんですか。
それとも社内に、普段広報さんじゃないけど、
そういう発表会チームというか、
そういうのを作ってやっていくようなものなのですか。
会社によると思うんですよね。
例えば実名出すのも慣れなんで、
外資系とかでハードウェアとか扱っているスタートアップさん、
スタートアップじゃ既にないような会社とかだと、
新製品出すことにセンセーショナルな発表会をやることを常にしているから、
常に発表会とかイベントとかをやっているチームががっつりいて、
ずっとその広報さんとかマーケット、スケジュール詰めて、
イベントの準備をしているチームがいる会社もありますし、
それはあれですよね。
要は発表会がなければ、何かイベント出展したりとか、
そうですね。
やっている人たちがいるということですね。
空飛ぶものとか扱っている会社さんとか、
そういう会社があったり、
すごいなってよく思うんですけど、
そうじゃないところだと、
どれだけ広報が早く情報を得られるかによってくると思うんですけど、
一体もう商品のプロとかが出来上がって、
ベータテストが終わって、
リリースの日にちが確定したぐらい、
あれどうやって販売サイトを作るんだっけぐらいが始まってからやっと多分、
リリース日はとか発表会やろうかみたいな話に社内でなって、
広報さんが呼ばれ、
広報さん発表会来月やりたいんだけどどうかなみたいに言われ、
っていうのが一番多いと思うんですけど、
そうなると多分、私たちのような外部のPRエージェントに、
助けてくださいっていう連絡がおそらくいただけるという。
確かに結構発表会って本当に大勢の人数をかけてちゃんとやってらっしゃるなっていうところと、
おそらく社長とかが発表会やろうって言い出して、
プレゼンすりゃいいんだろうと思って、
プレゼンの場だけ作ったんかなっていう発表会もあるんですよ。
製品系でそれやられると結構、
取るもん社長の顔しかないんですかとかなったりとか。
なりますよね。
だからやっぱり発表会ってどうしても結構大変だから、
準備することとかに頭行っちゃいがちなんですけど、
なんで発表会するんだっけってことと、
発表会した後どうなってほしいから発表会やるんだっけってところを頭に置いて、
アフターフォローというか事後どうなっていくことがベストなのかまで考えて、
たぶん準備しないともったいないなって感じになるのかなとは思うんですよね。
やったことが目的化しても意味がないというか。
そうね、もったいないですよね。
確かにそういうところありますね。
いろんなことを社長の予定を抑えたりから発表会場を抑えたりとか、
いろいろやることあると思うんですけど、
会場とスケジュールの重要性
全方位でできない、ただ人数を限られているってなったら、
まずどこからやるべきなんですかね。
準備のどの手順から抑えるか。
僕がその仮に立場だとしてやれって言われて、
うーん、会場か?みたいな。
だいたいは会場を考えちゃいますよね、最初。
でも発表会をやるゴールって、
たぶんできるだけ記者の人たちとか関係者をいっぱい呼んで、
お披露目して知ってもらったり紹介してもらったりしたいからだと思うので、
いろいろ意見あると思うんですけど、
私はまず絶対に来てほしいお客さんとか記者さんのスケジュールを抑えから。
あー、そうだよね。来てもダメとは意味ないですもんね。
ただね、社長さんが大々的にやりたいという会社さんだと、
豪華な会場じゃないと、みたいなことがあったりするかもしれないから、
発表会タイミングの影響
会場祭も大事かもしれないですけどね。
ホテルとかでかいところで定番の場所とかだと、
たぶん取り合いですよね。
取り合いですね。半年くらい前でも半分期は埋まってるみたいな。
例えば今タイミングで私が相談を受けたりしている例だと、
既にもう10月のスケジュールは結構埋まっちゃってます。
半分期っていうのはいつなんですか?その場合。
なんか業界によって違うんですけど、
一番めっちゃ込むのが大体10月、11月。
その辺はこう、いわゆるイベントの半分期みたいに言われてるのと大体一緒?
イベントもあるし、秋口の新製品リリース多くないですか?
多いですね。
そこがやっぱり多い。
なるほど。
私、もともとカーナビの業界だったんで、
車とかカーナビのタイミングって大体秋口で。
モーターショーとかもあの辺でしたっけ?
そうですね。
大体展示会イベントがあるときって、
そのタイミングに新製品出したい人がいっぱいいるタイミングだから、
秋とかも多いし、今の時期も多いですよね。6月とか。
6月増えますね。
6月も多い。
絶対6月増えるのって、5月にゴールデンウィークがあるからですよね。
そうでしょうね。
分かりやすいぐらいそうなりますもんね。
お盆になる前にやろうって考えるんですよね。
はい。
大体連休の合間にそういうイベントがある感じはするな。
そうすると、絶対ここがいいっていうタイミングに会場が取れないってこともあるんですけど、
でも同じように会場が取れない発表会が多いってことは、
記者さんの予定も開かないってことなんですよ。
そうですね。
結構なんかね、13時スタートとか多いんですよ。
あと15時発表会とかっていうパターンが多くて、
大体みんなそこにかぶるんで。
お昼前後、午後1時とかは、
多分朝から準備して、
リハとかが終わってできる準備がするのが大体昼ぐらいで、
昼かかっちゃうとお昼どうするのってなるから、午後にするっていう。
リアルですね。
発表会のスケジュールについて
あとは15時とかはよく株の影響とかを気にしてたりとかすると、
15時っていうのもよくありますよね。
15時ね、大手の会社とかは結構こういうパターンが多いんで、
なんかあるんでしょうね。
あくまでも私が発表会をするときですけど、
まずできるだけ早く動いて、日にちの目処を立てて、
例えば6月2週目から3週目ぐらいの間ぐらいのバッファーで抑えて、
その2週間のスポークスマン、例えば社長さんとかの、
できる限りのスケジュールを全部ロックして、
その状態で記者さんたちに予定どうですかって聞いて、
何だったらギリギリまで日にち確定しないで、
最も記者さんたちが来やすい日程に変更したりとかする感じ。
それ正しいですよね。
多分ね、長く記者とかやってるやつはあるあるですけど、
本当に発表会で一人ってパターンあるんですよ。
記者がもう地獄で、全ての人に見られてるんですね。
普通の発表会だと後半に質問時間とかあるんですけど、
絶対質問しなきゃいけないんですよ。
気の利かない広報さんとかだと、他に質問あるかどうか言うんですよ。
マジ地獄で。
すごい、でもそこまでいったら記者発表会じゃなくしたくなります。
ワンワンでいいじゃないですか。
でもそうはいかない事情がきっとある会社もあるんでしょうね。
発表会の体をやったっていう形の何かが必要だったりするのかもしれないですけど。
でもそれぐらい広報の人たちは何が一番ハラハラするかって、
当日記者さんたちがどれだけちゃんと来てくれるかどうかでずっと言いがいたいんですよ。
始まるまで言いがいたいので。
なのでみんな思い出してって感じで、
ほらやっぱ一番大事なのはみんなが来てくれることじゃないですか。
まずそこ。で次は記者の皆さんの怒らせないこと。
怒らせるってことは。
気持ちよく来てよかったなって思ってもらうことってもうこの2大最重要事項。
書いてもらうためにとか、メディアに出してもらうためのことだもんね。
それ以外のことは大丈夫なんとかなるよって思えばいいっていうことで。
もうそこにつきますよ。
ありがとうございます。
次回についての話とアナウンス
この発表会の話ちょっと長くなりそうなので次回後編という形で、
さらに当日どういうふうに振る舞ったらいいのかとか、
メディアの人実際どういうふうに呼んだらいいのとか、
そういうお話もしていけたらなと思います。
朝日デジタルラボのミッションはコンテンツで明日のワクワクを作るです。
バウンシームーブーといったメディア事業の知見をもとに
自宅制作ウェビナーなどいろいろやっております。
最近企業研修なんかもやっております。
今積極採用中でございまして、
ウォンテッドリーのほうに朝日デジラボのページを作りまして、
いろんな人を募集しておりますのでぜひご興味あったら
我々と一緒にお仕事をしてもらえたらなと思います。
アルバイトも随時募集してますのでどうぞよろしくお願いします。
武田さんありがとうございました。
ありがとうございました。