声かけとアポイントの調整方法
新米広報のための質問箱。こんにちは、朝日デジタルラボの新米広報津田です。
こんにちは、広報の先輩竹田です。
このポッドキャストでは、ひょんなことから広報を兼務することになった津田が、
広報の先輩である竹田さんに、広報って何なのと、広報のいろはを伺っていく、そんな内容でございます。
今回はですね、前回の続き、発表会の開き方後編となります。
いろいろな準備があって、発表会の日取りも決まってというところで、
今日は当日どうするかって話もしていきたいと思うんですが、
その前にですね、新米広報として、メディアの人の呼び方というか、
どういうふうに声かけて、どういうふうにやっていくのが普通というか、
どういうふうにやっていくものなのかというのを伺いたいんですけど。
これは強く皆さんに訴えかけたいんですけど、
発表会って当然先生となるようにそこで発表することが多いから、
例えば協業だったり新製品だったり、話せないこと多いから、
例えば発表会の当日まで、私たちが広報で動くときに、
この日発表会やります、やるのはこの会社です、以上みたいな情報で記者さん呼んでくれって言われることがとてもあるんです。
どうですか記者さん、そんなことで呼ばれて、分かりました、行きますって言います?
正直関係性によりますね。普段から取り上げててとか、
この人の呼ばれたやつだと内容あるなとかっていうのがあれば行きますけど、
見ず知らずの人からそう言われたら、はい、検討しますって言ってください。
そうですよね、検討しますって言われると思うんですけど、
行っとかないとなって思ってもらえるには、
もちろん関係性もあるんですけどね、行った方がいいネタだなと思ってもらわなきゃいけないじゃないですか。
皆さん、例えばこういう商品の記者発表を予定してますとか、
こんな感じの業界の会社との協業を予定してますとか言うと、
それで勝手に先に記事書かれちゃうとか思うかもしれないけど、
そんなことでは記者さんは記事は書かないので、
もちろんセンセーショナルな協業とかで会社名出しちゃったらちょっと危ないかもしれないですけど、
そこは広報さんが頑張って微妙にオブラートを包みつつ、期待してもらえるギリギリのところまで、
一体発表会で何をお話しできるのかを先にお伝えするっていうのがまずとても重要かなって思います。
あとは記者さんたち、みんな忙しいので、
物理的に来れるタイミングなのかどうかっていうのをできるだけ早く打診して、
何だったらアポイントと同じで日程調整して最大公約数というかね、
一番皆さんが来てくれやすい日程とか時間とかを調整するっていう、
まず最低限それをしてから案内状かなっていうのはありますかね。
記者対応・発表会当日の広報の役割
結構発表会の多い時期とかだと時間も含めてダダかぶりだったり、
ずれてても30分しかずれてないから移動したらそれいけないね最初からとかってあるあるだったりするんですよね、記者の時って。
よく記者さんに発表会を公約する時の新米候補さんとか、
エージェンシーの若手の候補さんでありがちなのが、結論早くしてくれって急かしてしまう。
来ていただけるでよろしいでしょうか。お約束していただくってよろしいでしょうかって言われたら、
当然なんかね前日にスクープ入るかもしれないし、
ちょっと約束、確約しろって言われたらってなるじゃないですか。
確約しろって言われたら確約できないので、じゃあ今回はって断られちゃったりするんで、
できるだけファジーに、なんだったら当日いきなり思いついて来てくれてもいいんだよぐらいの感じで、
記者さんたちとコミュニケーション取るっていうのは割と大事かなと。
来るか来ないかわからないとハラハラすると思うんですけど、来てくれるって信じてるわみたいな感じでですね。
まずお呼びするのがいいのかなっていうのは思います。
会場に来ないとちょっともったいないなと思われるような準備をして、それをお伝えしとくっていうのも。
例えばMockが動いてるの見れますとか、実際に操縦してもらえますとか。
そういう情報があるといいですね。
そうですよね。
取れ高がわかりやすくなるので。
結構本当に内緒のままで、なんかヒントをくださいとか、やってる会社さんの領域が広い場合は何系のネタなのか、
プロダクト側の話なのか、企業のビジネス的な何かの話なのか、
それによってモチベーションも違えば所属する媒体によって書く内容変わるんで、
それぐらいは教えてほしいなという。
あとは大きい会社とか、社長さんが有名人だったりする会社とかだと、会場に来ていただけたら別途インタビューの時間を作れますとか、
なかなか話せない人間が直接お話に応じますみたいなことをお約束するっていうのも効果的かもしれないですよね。
そうですね。
あと、ベテランの広報さんほど何度も言ってくれますね。
何ヶ月も前にこの時期発表会があるという情報からだんだんそれが正確になっていって、
前日とかに明日これそうだったらお願いしますみたいなのも含めて、
良い感じと同じようなことをやっているというか。
良い感じですからね。
ぶっちゃけ発表会の準備なんて感じですからね。
それはすごい丁寧にやってもらっていると。
そうそう、優秀な広報さんって感じ能力高い人多いですね。
ですよね、多分ね。
そう思います。
細やかにそういうのをやってくれるイメージありますね。
まさにそうだと思います。
で、メディアに声をかけて当日発表会の日になったとします。
はい。
当日って広報さんって、僕は発表会行ってるんで超バタバタしてて、
あっちこっち動いてるタイプの広報さんと、
受付のところにいて、どうもみたいなことをやってる広報さんとって
結構パターン分かれるなと思ってるんですけど。
発表会って複数の人が来るから、
一人広報でやってると大体軽いパニックとかになると思うので、
まずベストはやっぱり広報さんは受付に、
受付に必要な準備と運用
少なくとも始まるまではずっと受付にいるっていうのが、
私はいいんじゃないかと思っていて、
やっぱり呼んだ人に直接挨拶してお礼を言って話した方がいいですよね。
そうですよね。
とはいえね、マイクテスト側とかね。
そうそうそう。
そういうのもあるから。
映像をやってる人もいますもんね。
広報さんできれば、当日までに同僚なのか外部なのか、
違う部署の人とかでもいいので、スケットをお呼びして、
自分が受付で接客できるように心強いスケットをですね、
キープしておいた方がいいかなっていうのと、
あと受付にいるためには、
完璧に始まる前にリハが終わっている必要があるので、
それを前倒しして、
しゃべる社長さんとかね、準備してくれる開発の人とかと、
大体ギリギリまでやってるから、
ギリギリまで会場にいるから受付間に合わないんで、
そうですね。
発表会によっては何時からスタートで何分前とか、
30分前とかに入ったとして、
会場からリハの音がきまるぎ声のパターンありますかね。
ありますよね。
今やってるなみたいな。
難しいかもしれないんですけど、
準備してできれば受付にいた方がいいと思います。
大きい会社さんとかだと、
広報さんが代理店の方々に、
あ、この人は記者なのでこっちの席へとかやってたりしますね。
そうですね。
でも一人広報さんとかの会社とかだと、
広報さんが発表会の進行役をやってたりもするじゃないですか。
しますね。
あの時って実際どうするんですか。
受付にずっといられないですよね、そうなってくると。
そうですね。
一人広報さんで進行役をやらなきゃいけない場合、
一概には言えないのは私個人の意見ですけど、
進行役はやらないが正解かなと思いますよ。
経営戦略部なのか、秘書さんなのか、営業なのか、
お話が上手い方は社内に必ずいると思うので、
その方にお願いをする。
もうね、そこですよ。
結局なんか発表会とかイベントって、
広報の仕事でしょってなりがちで。
だからなんかそういう。
本当にかわいそうなくらいてんてこまいな人いるじゃないですか。
一人一人全部準備するのは広報さんってなっちゃうことが多いんですけど、
広報の仕事はメディアさんによく情報を伝えて、
拡散していただくことなので、
そのためにはやっぱり挨拶必須って思うとですね、
受付にいて、もし何だったら始まったら横とかに控えて、
ずっと記者さんたちの動向に気を配り、
例えば発表会終わった後とかに声をかけて誘導したりとかね、
デモ見てもらったりとかって、そっちに注力したほうがいいから。
なるほど。
どうしてもそうは言っても誰も手伝ってくれないんですっていうこともあると思うんですけど、
それはもう訴えかけるしかないかなっていう。
会社のイベントではね、
本来別に広報さんが全部やるっていうのはちょっと、
人数いるなら別だけど広報部門に。
どうしてもどうにもならないときとかは、
それこそ私たちみたいなPRのプロを発表会のお手伝いに召喚してもらって、
受付を変わってもらう。
そうすると私たちは記者さんとのリレーションというか、
指令も多いし慣れてますんで、受付対応して、
何だったらそれで始まってから、
どの記者さんが何を言ってたよとか、
この記者さん来たよとかっていうのを引き継いでもらって、
後でフォローするっていう。
少なくとも何かわからない人に受付を頼んじゃうっていうのは、
できれば避けたほうがいいかなとは思います。
結構そういうふうにお仕事の依頼とかもあるんですか?
テレビ局との発表会
受付ちょっと足りないんでとかっていうこともあるんですか?
受付っていうか当日の運用というか、
進行も含めて運用で、
一人しかいないんで助けてくださいは結構あります。
段取りですもんね、全部ね。
事前にリハ全部やって済ませて、
受付とかに何を準備しなきゃいけなくてとか、
イレギュラー対応のメディアのやつもいて、
とかになってくると、さすがに一人じゃ厳しい。
一人厳しいですね。
例えばテレビ局が来るような発表会だったりしたら、
もう絶対に無理ですね。
そうですね。テレビ局とか…
テレビ局に誰か一人つかなきゃいけない。
くっついてますもんね。
そうそうそう。
いますもんね、一緒にそういう人が。
そうなんですよね。
テレビ局とかだと要求が多いとかそういうことなんですか?
必ずいるなってイメージあるんですけど。
要求が他の記者さんたちとは違うっていうのがまず大きいかなって。
どういうふうに違うことが多いんですか?
ケースバイケースですけど、
それこそその日のニュースに載せるみたいな時っていうのは、
撮ったものそのまま撮った出しして、
番組作っていかれるじゃないですか。
彼らはとにかく絵を撮りたいから、
段取る場所からはまず違う。
確かに。
例えばテレビさんだと大きいテレビクルーが来てる場合っていうのは、
後ろからこう俯瞰で発表会の絵だけをテレビで抑えて、
音声を別撮りで撮りたいから、
まずピンマイクのアウトが欲しいですし、
カメラを設置する場所が欲しいし、
普通の会場とかだとカメラの位置が下がっちゃうんで、
台が必要だったりするんですよ。
カメラ台よく用意されてると思うんですけどね。
方法にあったりしますよね。
あとは一番ベストポジに行きたいから、
みんなベストポジに行きたいので、
優先順位どうするかみたいな相談もしなきゃいけない。
記者発表会の目的と成功の定義
CD券配ったりとかしてたりとかね。
大きいイベントとはしますね、確かに。
当然商品だったら記者発表始まってからブーツ撮りしたいかもしれないし、
社長さんのアップのインタビュー撮りたいかもしれないし、
マイク一緒に音撮ってるんで、
できるだけ他の人たちが喋ってないところで撮りたいかもしれないとかね。
いろいろ要求が違ったり。
バウンシーって今動画メディアをやるようになったら、
違う時間を割り当ててもらえたりするんですよ、テレビとかと一緒に。
まさにそうです。
バウンシーさんはテレビ局と同じ枠カテゴリーですね。
映像だとどうしても周りの音が邪魔になっちゃったりとか、
映り込みが激しすぎてとか、記者の人たちの。
そうですよね。
なりがちなので結構そういうのでやったりとかしますね。
そうするとその対応してると他の記者さんたちの要望を聞いたりとかできない。
そっちばかりに構ってらんないですもんね。
そうです。だから一人だとちょっと辛いかなっていう感じですね。
発表会の運営に必要な人員
最低何人必要とかあるんですか?
記者発表会っていう形状でやるんだったら最低3人は。
広報として動くような人が3人は必要。
いたほうがいいかなって。
その他に例えばマイクランドをするのとか。
マイクランド?なんか愉快な話ですからね。
インタビュー。質問どうぞでやる人。
ずっとあれやってる早い人とかいますよね。
あれやる人が例えば必要とか。
あとタイムキーパー。話してる人の時間を後5分ですとかやる人とかね。
確かにああいうのは代理店にまるっとお任せしてる会社さんとか結構いますよね。
時間出すのとかね。
代理店さんがいるなら任せればその辺マイクランドも含めて全部やってくれると思うんでね。
確かにそう考えると規模とかやる内容によっても結構また違う。
あと意外と落とした穴なのが記者さんはみんな決められた時間きっちりに全員が来てくれるわけではありませんっていう。
もうすいませんしかないですね。
そうすると受付始まっても無人にできないっていうですね。
誰かいなきゃいけない。
遅れてきて受付いなくていいのかなここを空けてっていうパターンは。
そうですよね。そういうのもあったりするっていうね。
はしごだと結構遅れる可能性あるんですよね。
間が30分しか間がなくて移動してとかなると前を押したりすると。
いかない選択をするか。
映画とかライブの公演じゃないので記者発表会はどんなに遅れてきても入っていただきたいので。
何だったら入りづらいし帰るかと思われちゃったら大変なんで。
確かにね。
呼んだ人が全員一人残らず来るまでは絶対に無人にしないっていう方がいいよねっていう。
あといろいろ発表会終わりました。
多分どれだけ人を呼べたかとかって話に絶対なると思うんですけど。
発表会をやってたくさん人を呼べたというのが成功になるものなんですか?
記者発表会を何のためにやるのかっていう目的によってくると思うんですけど。
もしも記者発表会がたくさんのメディアに取り上げられるためにやるんだとしたら。
記者発表会が正解かどうかっていうのはタイミングとか内容によってくる。
場合によっては全部一件一件。
例えば50件のメディアを呼ぶより50件バラバラにメディアの人に連絡して50件キャラバンして商品を持ってった方がいいかもしれないんですよね。
例えば記者発表の絵面を紹介してもらいたい。
例えば競業だったりとか事業開始だったりするとその絵を紹介してもらいたいっていう場合もあると思うので。
その場合はできるだけ多くその写真を載せてもらうのがベストかもしれないし。
あとは株主さんとかお客さんに対してこの商品は期待していただいていいんですよっていうことをアピールするために発表会をやることもあると思うので。
その場合はたくさん来てにぎわって期待を持っていただけているような雰囲気が作れるっていうことが成功になるっていうこともあるんじゃないかなと思いますね。
確かに競業とかだと社長同士とか事業部の担当同士が握手して後ろに一抹っていうんですか。
両者のロゴが入った壁があってとかっていうパターンがよくありますよね。
あとはメディアの人たちだけじゃなくて関係者呼んでたりもするじゃないですか。
いっぱいいますね。関係者たくさん呼んでるイベントってここで拍手するっていう場所で拍手が起こるってすぐわかるんですよね。
いっぱい関係者来てるなっていう。
そうすると関係者同士のモチベーションだったりとか株主とかお客さんに対するデモンストレーションだったりっていうのもあると思うので。
そうするとにぎわってた方がいいからたくさんいてくれた方がいいってことになりますよね。
何をゴールにするかによってそこは。
とはいえ発表会って目で見て人がぽつぽつしかいないととっても雰囲気寂しくなるんで。
やっぱりひとまずそこそこ人が呼べた方がいいと思うし。
呼べないかもしれないならこれ本当に発表会やるべきだったんだっけって考え直した方がいいかもしれないっていう。
呼べないで映った時の寂しさ半端ないですよね。
そうなんですよね。
だからやっぱりメディアを呼ぶってことを最優先した方がいいってことですね。
そう思いますね。
あと最近はそうでもないのかな。
発表会とは別にブロガーさんのイベントみたいなのを同じ日にやってたりとかありますよね。
あれってクライアントさんというか会社さんからそういう風にやりましょうみたいなのがあってそうするものなんですか?
会社さんからそうしたいって言われることもあるし代理店から提案することもあると思いますね。
あれって一緒にやるっていうのは違うものなんですか?
発表会のアフターフォロー
一緒にやると記者さんに迷惑かかったりするんですよね。
でもそうか。嫌がる人が嫌がるか。
ブロガーがいるんじゃねーよの人もいますもんね確かに。
ブロガーは動画撮ってるから割と前側に行ってガツガツな感じになるし、記者さんたちは詳しくお話聞きたかったり動いてるものを触りたかったりするじゃないですか。
そこのトーンの違いもあったりとか。
ブロガーさんの方がファンの要素が強いですもんね。
そうですね。ブロガーさんにもよると思いますけどね。
確かにね。
前のメディアはブログメディアだったんですけど、エンガジェットで。
これは記者で行くべきなのかブロガーで行くべきなのかっていうのはたまにありましたよ。
どっちからも呼ばれてて。
エンガジェットさんの記者さんライターさんの中にはブロガーである人もいたりしたじゃないですか。
そういうのもあって、わざと分けるとか。
あと時間帯が違ったりするのも結構あります。
ブロガーさんって夜じゃないと来れないっていうのがあって、
メディアの人たちはニュースだったら早い時間とかの方がっていうのもありますよね。
そういうので分けてることも、あとキャパシティの問題とかもあると思うんで。
確かに会場の問題ありますよね。
コロナになってから多分そこも多少大変になってきたりしてるはずですよね。
いっぱい呼んじゃいけないとかありますよね。
だいたいだからあれですよね。朝ネットニュース、午後新聞、テレビ、夕方ブロガーみたいな。
1日でっていう方ありますね。
そうですね。
で、発表会やりましたと。
アフターフォロー的なやってた方が終わりじゃないと思うので。
本当そうですね。
アフターフォローのまずよくある落とし穴が、リリース何時に出すの問題。
確かに発表会中に出てたりとかもありますけど、なかなか出ないときもありますよね。
そこなかなか答えがいろいろ難しいなと思うんですけど。
基本的には発表会の前にリリースするのはまずちょっと内反かなみたいな雰囲気があって。
せっかく記者さん呼んでるのに。
その内容だろうになっちゃいますもんね。
写真撮る以外にやることないになっちゃうとあれですよね。
あとはじゃあ後まで待つのかってどこまで待つのみたいな話とか。
あとネットニュース早いんで何だったら記者さんね。
発表会の最中にネットに記事をあげたりしてくれるし。
その場で書いてましたよ。
なのでケースバイケースだと思うんですけど、
基本的には始まってから終わるまでの間に出すみたいなのが一番多いかな最近だと。
あとは忘れちゃいけないアフターフォローで、
来てた記者さんたちにその場で撮っていた写真とか動画とか資料とかをできるだけ即時に渡すというのが。
その場で撮っていたっていうのはオフィシャル的に撮っていた写真とか動画とかをできるだけその日のうちに渡す。
よくあるのがカメラマンさんを呼んでて、
記者さんたちの混乱を避けるために写真はオフィシャルが撮っているものを渡ししますので、
写真の時間が少なくてすいませんみたいな。
映像利用の注意点
発表会とかで写真が待っても待っても届かないみたいなやつ。
なんでそうなるかというとカメラマンさんと最初に握ってなくて、
カメラマンさんとものすごい量の写真撮るんでね。
それの中で30枚だけ先にくださいって言われても、
発表会終わった後カメラマンさんそれ作業しなきゃいけなくなるわけですね。
整理からして大変ですね。
でもやってもらえるように事前に頼んでおけばそのつもりで準備されるし、
何だったら無駄な写真は多分撮らないんですよカメラマンさんが。
なので最初にカメラマンさんとその日のうちに、
何だったら発表会終わったら1時間以内とかに帰らないでその場で納品してもらうみたいなことをお願いしておくと、
サーバーとかも用意しておいてもらったら即そこにあげて、
メールするだけにしておくとかはあるし、
よく私がやるのはサーバーのフォルダだけ用意しておいて、
お送りしたリリースとか渡した資料にそのリンク先は伝えておいて、
ここに終わってから1,2時間で写真とか置くんで伝えておく。
それ楽でいいですね。
片付けのバタバタをしている時に広報さんにメールしなきゃいけないとか結構大変なので、
そうしておくとかだといい気がしますね。
あと最近だと動画もつけてくれるようになったなっていうのはすごい思いますね。
資料の中に発表会の模様というよりかは、
CM素材みたいな映像だったりとかっていうのがあって、
紹介してほしいですからね。
写真と違って使っていいですって言われないで映像を使うと、
後で権利の問題が発生したりするのでそれは控えてるんですよ。
写真もありますけどね。
例えば協業相手とか、タレント来てたりとか、
その許諾確認もできれば事前に確認しないで出せるように調整しておいた方がいいかもですね。
確かにタレントさんとかだと、最近少なくなりましたけどWebNGの人とか、
でも未だにあるのでそこでトラブルとか、
あとすごく掲載期限短くタレントさん切ってあって、
ちょっとそれは勘弁してくれって思う時はありますね。
消費罪とかじゃなくてね、CMでそのタレントを起用してるとかじゃなくて、
タレントさんを呼ぶ場合とかは、何で呼ぶんだっけってよく思いますけどね。
それで取り上げてるメディアもあるっちゃあるじゃないですか。
その辺もメディアによっても色々じゃないですか。
芸能系で取り上げるネタもあれば、そうじゃないのもあるんで。
僕らは芸能のパートが始まるとちょっと休憩タイムだなと思って。
休憩する感じになりますけど。
そうですね。
その辺はありますね。
なので、もうコゴさんは発表会終わって、
一段落して寿司食べたいのはわかるけど、
アフターフォローもしましょうねってことで。
はい。ありがとうございます。
じゃあ発表会の話、この辺で閉めさせていただきたいと思います。
朝日デジタルラボのミッション
朝日デジタルラボのミッションは、コンテンツで明日のワクワクを作るです。
バウンシー、ムーブーといったですね、メディア事業の知見を生かして、
自宅製作、ウェビナーなどいろいろやっております。
最近はですね、企業研修をやったりしております。
さらにですね、今積極採用中でございまして、
ウォンテトリーにですね、デジラボのページ作りまして、
いろんな人を今募集しておりますので、
ぜひご興味あったらですね、我々とミーティングしてみませんかという感じでございます。
武田さん、ありがとうございました。
はい、ありがとうございました。
ありがとうございました。
