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おはようございます、あさひです。
このチャンネルでは、ADHD当事者でうつ病診断も受けている僕が、
営業職としてどのように働いているか、平日毎朝7時から発信しています。
今日は再び、PMGの基本から引用しつつアウトプットしていきます。
生産性に関する内容でいきたいと思います。
そのためのポイントが4つあるんですが、
本章では、部下に仕事を振るとき、引き継ぐときにやるべきポイントとして4点挙がっているんですが、
僕は個人的に、仕事を人に振るときだけじゃなくて、
自分自身が仕事を進める上でも、
これはやらなくていいよね、これとこれを一緒にやった方がいいよね、
そういう自分自身だけで完結するような業務にも断然使えると思うので、
何せ仕事というか、日々時間に追われているADHDですので、
どれだけ産性を上げて自分の時間を確保できるか、
やるべきことにフォーカスできるかというところは、かなりここは鍵だと思いますので、
そういう意味でも、プレイングマネージャーであれば、
両方に使える一挙両得の技だと思いますので、
ここはぜひ、僕自身も押さえたいし、
聞いている人のお役に立てばいいなと思って、今日は進めていきます。
まず一つ目は、排除です。やらなくていいことを排除する。
これは具体的なところでいくと、報告書、会議、ミーティング、
それから出社事態だとか、直記するとか、
そういうのでいちいち会社に行かないというような、
これは最近のご時世だから余計かもしれませんけど、
そういうことをして、やらなくてもいいことはやらない。
いかに生産性を上げるために効率よくやるかというところを考えがちですけど、
そもそもやらないに勝るものはないというところは、
これは抑えるべきポイントかなと思いますので、
まずやらない方法を考える。
形外化している報告書とか、
なんかずっとやってるからレポート書かなきゃいけないとか、
そもそもそれやらなくていいんじゃないのっていうのは、
総合職、平社員だったら難しいかもしれませんが、
プレイングマネージャーだから持てる視点だったり、
実際にそれを上と掛け合えるっていうところがあるかなと思うので、
より実践、実行しやすいものかなと。
これやるときに、行動するときに考えるべきポイントとしては、
それを排除して、要は報告書を例えばやらないようにしたとして、
業績に影響が出ないか、
それから社員の職員のモチベーションが下がらないかどうか、
この2点が基準になるそうです。
業績に影響がないか、
要は辞めることによって起こり得る影響をきちんとマネジメントするっていう部分ですね。
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業績に影響が出ないか、社員、職員のモチベーションに影響が出ないかっていうところ、
ここをクリアできれば即辞めましょうっていうことです。
はい、2つ目が排除でした。
2つ目、2つ目が結合です。
2つのものを1つにまとめる。
2つ以上でもいいですけど。
会議が無駄にたくさんあるのであれば、
いちいち会議を開催しないで、
○○会議と△△会議は同じような内容だから、
1つにまとめてしまいましょうというようなこと。
要は一石二鳥で終わらせられることはないかなっていう視点です。
この本と全然関係ないんですけど、
さっき読んだ何か忘れましたけど、
ティッシュ配りのアルバイトがありますよね。
かけ持ちして2つのティッシュを別々な業者から集中して、
それを同時に配ったら、
同じ時間で2倍の収入を得られるっていう、
そういう頭のいいアルバイトをしていた人がいたそうです。
これも一石二鳥ですよね。
同じ時間、働く時間は一緒なんだけど、
2つ同時に配れば一石二鳥で終えられるみたいな、
そういうような発想がすごく大事かなと。
これが結合です。
続きまして3つ目が順序変更や交換。
これは例えば仕事を進める順番を変えることで
効率よくいかないかだとか、
例えば何か倫理だとか承認を得る場合で、
一気に中間を省いて決済者に行き着けないかというような感じで
アレンジというか、そもそも構造を変えるみたいな、
そういうイメージですね。
営業であれば外回りするときに訪問する順番を変えて
効率化できないか、動線を変えられないかっていうところ。
社内でずっとデスクワークする人であれば、
夕方にまとめて何かやるタスクがあったとしたら、
それを午前中に持ってこれないか、
午前中のまだ頭がクリアな状態で
サクサク仕事を進めた方がいいのではないかという意味で
仕事を進める順番を変えるというのを検討してみる。
これが順序変更や交換です。
そして最後、最後が単純化です、単純化。
例えばデータ入力の単純化、それから議事録とか
資料作成の時、必ずA4一枚にまとめるというような単純化。
もしくはテンプレなんかを用意して
それを埋めていくような感じにするフレームワークでもいいですけど
テンプレートを用意してそれを利用して穴埋め形式にしていくなど
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そういう感じで簡素化する、単純化する。
これが単純化、最後の単純化です。
以上4つ確認すると
1つ目が排除、これが一番効果が高い排除です。
排除、次が結合、そして順序の変更や交換、最後が単純化。
この4つを用いれば自分の作業、仕事の生産性は上がるはずですし
部下に何か仕事を引き継ぐ時もこれをやってから引き継ぐと
受ける側も分かりやすいですし
上司が一生懸命ひしこいて作っているデータとか作成方法を覚えなくても
シンプルにこれをすればいいんだというような受け止め方ができるので
仕事をフルだとか、後輩や部下に引き継ぐ時も
これをしてから渡すことが効果的です。
ちなみにこの本書、プレイングマネージャーの基本の中から
僕が名言だなと思ったワンフレーズを抜粋しますと
部下に仕事を引き継げないのは部下のスキル不足が原因ではなく
引き継ぎの型ができていないからだそうです。
これはちょっと痺れました。
僕も引き継ぎをいろいろしてきましたが
引き継ぐ方もたくさんやったし
後輩に顧客を引き継ぐなんかもやってきましたが
だいたい型は存在しませんでした。どっちの立場にしても。
なので型を作ってそれに当てはめて渡す
もしくは受け取ることができれば
こんなに頭がクリアになることはないですよね。
何をしたらいいのか手探りで始めちゃうので
それが非常に無駄ですよね。
何かを始めた当初は手当たり次第やったり
試行錯誤しながら
その当事者はやり始めた人はそれでいいんですけど
それを引き継ぐ2番目以降3番目とか4番目とか
その業務を引き継ぐ場合
ちゃんと前任者の試行錯誤のプロセスも
一緒になって引き継がないと
プロセスを引き継ぐというか失敗談とかも
いろいろ話してあげないと
結局また同じ失敗をしてみたりとか
なってしまうので
どうせ失敗するなら前の人が経験した経験値を渡して
また別な失敗をするべきだって
同じ失敗をわざわざしなくてもいいかなと思うので
型を作って渡す
もしくは自分の中でも型を使って
いろいろ業務効率化していく
この考え方はかなり重要かなというか
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使えるなと思いましたので
最後に引用してみました
もしこれが役になれば
皆さんの業務効率化のお役に立てば嬉しいです
ADHDは頭の中がごちゃごちゃしがちで
いろんなことをやりたいとか
あれもやりたいこれもやりたいとか
なりがちですので
極力生産性を高めて
本来やるべきであることにフォーカスできるように
時間や集中力を確保していきましょう
一応プレイングマネージャーの基本のアウトプットは
今回を最後にします
また明日から何か別のアウトプットをしていこうと思いますが
ちょっとまだ考えていないので
それはまた多分放送を聞かないとわからないと思いますが
ネタはいっぱい持っているので
ちょこちょこ発信していこうと思います
もしよければフォローしてまた聞いてください
ではまた
