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こんにちは。現場のAI業務改善ラジオの大地です。 今日は、会計事務は領収書をフォルダに入れるだけで終わらせられる、というテーマでお話します。
AI以前は、会計事務に毎月膨大な時間がかかり、会計ソフトを年間契約で払い続けていました。
ですが、AIの活用で、僕の会計事務は月1時間から5分になり、会計ソフトの費用も年11,880円から2,816円に削減しました。
今日は、AIによって会計事務のコストと時間を減らした具体的な方法をお話します。
今の僕の会計事務で、人がやることは、領収書や明細書をGoogleドライブの未整理会計フォルダへ入れ、月1回AIに整理を依頼するだけです。
あとの作業は全部AI任せです。 具体的には、月1回、たまった領収書や明細書を未整理会計フォルダへ放り込み、AIに仕分けデータを整理して、と一言頼みます。
これでファイル名のリネームとフォルダ移動、仕分けデータ作成まで終わります。
そして、半年に1回会計ソフトを1ヶ月契約して、仕分け登録をして、とAIに頼めば、半年分の仕分け登録も終わります。
この作業になっているのは、オープンAIのCodeXというAIエージェントです。
これに関する作業は、エージェントスキルという形でまとめています。
スキルとは、AIに繰り返しやらせる作業の手順をあらかじめ決めておく仕組みです。
エージェントスキルの解説会は概要欄に貼っておくので、興味があれば見てみてください。
話を戻すと、会計事務作業は先ほど説明したレシート整理スキルと仕分け整理スキルの2つで行っています。
これからそれぞれのスキルの内容を解説します。
レシート整理スキルは仕分け登録以外の会計事務を全部引き受けてくれます。
未整理会計フォルダに入れた領収書や明細書をこのスキルが順番に処理します。
まずファイルの中身を読み取り、
頂部保存法に合わせてファイル名を日付、取引先、金額、書類名のフォーマットでリレーンします。
処理したファイルを確定申告用の年別フォルダへコピーし、仕分けデータを作ります。
最後に内容を検証してから、未整理会計フォルダに残っている元ファイルを削除します。
仕分けデータは会計ソフトにそのまま登録できる形で、金額や環状科目を整理したCSV、
つまり框枠切りのデータとして作っておきます。
レシート関連ファイルの読み取りからリネーム、フォルダ分け、仕分けデータ作成、元ファイルの削除まで10ファイルあたり5分ほどで終わります。
次に仕分け登録スキルは、レシート整理スキルが作った仕分けデータを半年に1回まとめて、マネーフォワードクラウド確定申告へ登録します。
登録に使っているのはマネーフォワード公式のMCPです。
MCPとは、AIと外部サービスをつなぐ仕組みです。
マネーフォワード公式がこの連携の窓口を用意してくれているので、AIが僕の代わりに会計ソフトに接続し、仕分けの登録から反映の確認まで直接やってくれます。
処理は3段階です。まず仕分けデータを使い、重複がないか確認しながらMCPで仕分け登録します。
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次に登録した内容がマネーフォワードクラウド確定申告に反映されているかをMCPで確認します。
最後に登録が完了した仕分けデータを削除します。
これで約150件の仕分け登録が10分ほどで終わります。
では、なぜスキルをわざわざ2つに分けたと思いますか?
シート整理と仕分け登録、この2つのスキルは1つにまとめることもできます。
その方がシンプルに思えるかもしれません。
ですが、1つにまとめると会計ソフトを契約している間しかスキルが使えません。
シート整理はいつでもやりたい作業なのに、その度に会計ソフトを契約する必要が出てきます。
そこで、シート整理スキルと仕分け登録スキルは分けました。
これなら、シート整理は好きなタイミングで実行でき、会計ソフトが必要なのは仕分け登録のときだけになります。
会計ソフトを解約したらデータも消えるのでは?と思うかもしれません。
ですが、マネーフォワードクラウドは、有料プランを解約しても登録済みのデータは消えないと公式に明記されています。
マネーフォワードクラウドは半年に1ヶ月だけの有料契約で済むようになり、
費用は年契約の11,880円から2,816円に下がりました。
年1回1ヶ月だけ契約する運用でもいいのですが、半年に1回は財務を確認して経営戦略を立てたいので、この頻度にしています。
ちなみに、作業を担っているCodeXはChatGPTのプラスプラン、月3000円で使っています。
この仕組みを構築するのにかかった時間は約2時間です。
経理を丸ごと任せるのは不安と思う方もいるかもしれません。
実際、使い始めた最初の数回は、ファイル名や仕分けデータの誤りを僕が確認して直し、その度にスキルを調整しました。
ですが、今は手直しゼロで運用ができています。
ファイルや仕分けデータは全て変更履歴をGitというツールで管理していて、案外一AIがミスをしてもすぐ元の状態に戻せます。
解説会は概要欄に貼っておくので、興味があれば見てみてください。
結果、2時間の構築作業と最初の数回のスキル調整だけで、会計事務の時間もコストも大幅に減らすことができました。
まとめます。僕の会計事務は今、領収書や明細書を未整理会計フォルダに入れて、月に1回AIへ仕分けデータを整理してと頼むだけです。
すると、レシート整理スキルがファイルの内容を読み取り、リネーム、フォルダ分け、仕分けデータ作成までを10ファイル5分でこなします。
仕分け登録スキルは半年分、約150件の会計ソフトへの仕分け登録を10分ほどで終わらせます。
スキルをレシート整理と会計ソフトへの仕分け登録に分けたことで、会計ソフトは仕分け登録をする月だけの契約で良くなり、
企業は年11,880円から2,816円に減りました。
構築にかかったのは2時間、最初の数回だけ手直しをしましたが、今は手直しゼロで回っています。
毎回の会計事務や会計ソフト費用に負担を感じているなら、会計事務をスキル化できないか、ぜひ考えてみてください。
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概要欄に今回の内容を解説した記事を貼っておきます。興味があれば見てみてください。
質問やご意見、取り上げてほしいテーマがあれば、ぜひコメントお願いします。
それでは今日はこの辺で。
